Product Champion kontra nowe narzędzie: jak nie ponieść porażki na etapie wdrożenia?

Kim jest Product Champion?

Zgodnie z najprostszą definicją, Product Champion to osoba z firmy zainteresowana danym rozwiązaniem, która jest odpowiedzialna za wybór i skuteczne wdrożenie narzędzia. 

Ogólnie rzecz biorąc, działa on jako przedstawiciel firmy i zajmuje się całą komunikacją, decyzjami i procesami związanymi z produktem. Z definicji powinien on definiować podstawowe wymagania, pozostawać w kontakcie z zainteresowanymi stronami i napędzać zmiany poprzez podejmowanie decyzji i dostosowywanie procesów. 

Ale co to tak naprawdę oznacza? 

Jakie są obowiązki Product Championa? 

Krótko mówiąc, mistrz produktu uczestniczy we wszystkich działaniach prowadzących do wyboru i wdrożenia nowego narzędzia. W większości przypadków są one tworzone w ramach płynnego procesu, który obejmuje wszystkie działania: od wstępnej analizy po wdrożenie nowego narzędzia. 

Kto powinien zostać mistrzem produktu w Twojej firmie? 

Product Champion działa jako łącznik między firmą a dostawcą; w rezultacie jest odpowiedzialny za sukces nowego narzędzia. Dlatego też jego działania nie mogą być pozostawione przypadkowi - musi on posiadać określone cechy, które pomogą mu odnieść sukces. Należą do nich: 

Renomowane stanowisko w firmie. Product Champion nie może być stażystą lub nowo zatrudnionym specjalistą. Najlepiej, aby był menedżerem lub dyrektorem zarządzającym z dużym doświadczeniem w branży. Powinien również wiedzieć, jak komunikować się z innymi menedżerami i zainteresowanymi stronami, aby skutecznie określić ich potrzeby. Innymi słowy, powinien wiedzieć, jak rozwiązać lub wiedzieć, do kogo się udać z każdym problemem, który odkryje na swojej drodze. 

Dostęp do danych w firmie. Wdrożenie nowego narzędzia wymaga przepływu danych na dużą skalę. Jednak nie każdy w firmie ma do nich dostęp i możliwość udostępnienia ich stronie trzeciej. Product Champion powinien mieć taką możliwość przez cały czas! 

Zrozumienie procesów. Firma ma dziesiątki procesów - a Product Champion powinien znać je wszystkie. To dlatego, że jest on odpowiedzialny za identyfikację kluczowych kwestii i możliwości, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w nowym narzędziu. 

Identyfikacja stron zainteresowanych narzędziem w organizacji, tj. zarządu, rady nadzorczej i pracowników oraz określenie ich potrzeb. Znajomość ich perspektywy pozwoli mu zweryfikować, czy procesy mogą być dokładnie odzwierciedlone w Primetric. 

Chęć wprowadzenia zmian. Niektórzy ludzie trzymają się starych sposobów, ponieważ uważają je za znajome, a nie dlatego, że rozumieją procesy, które za nimi stoją. Jeśli dana osoba rozumie pochodzenie danych, jest otwarta na ulepszenia i nowe możliwości oferowane przez nowe narzędzie i korzysta z nowych, lepszych wskaźników. 

Umiejętności miękkie. Jako że Product Champion jest odpowiedzialny zarówno za komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną, musi on zajmować się przypadkami użycia i jednocześnie rozumieć punkt widzenia dostawcy. Musi również być elastyczny i przekonujący, aby zaspokoić potrzeby obu stron zaangażowanych we wdrożenie. Dodatkowo, biegła znajomość języka angielskiego jest koniecznością w przypadku wdrożeń międzynarodowych. 

Pozycja Project Championa - kto powinien nim zostać? 

Ogólnie rzecz biorąc, Project Champion powinien być menedżerem lub - jeszcze lepiej - kierownikiem wyższego szczebla. Ogólnie rzecz biorąc, Project Champion może być: 

• doręczyciel, 
• CEO, 
• COO, 
• Wewnętrzny kierownik projektu,
• CFO,
• innego menedżera wysokiego szczebla.

Lista wciąż jest jednak długa - jak zatem dokonać wyboru? 

Zależy to od firmy i jej głównych przypadków użycia, które należy zdefiniować przed wyborem Product Championa. 

Na przykład, jeśli dana firma zmaga się z finansami i chce poprawić rentowność oraz kontrolować rachunki i wynagrodzenia, powinna wybrać kogoś z doświadczeniem w finansach na Product Championa - na przykład dyrektora finansowego. 

Jeśli firma koncentruje się na alokacjach, rozwijaniu stanowisk i zwiększaniu liczby ekspertów o różnych specjalizacjach, jej dyrektor operacyjny powinien być brany pod uwagę jako kandydat na mistrza produktu. Jeśli jednak firma chce skutecznie zarządzać swoim projektem za pomocą nowego narzędzia, powinna wyznaczyć wewnętrznego kierownika projektu do tej roli. 

W niektórych przypadkach - zazwyczaj w dużych firmach - zatrudniani są profesjonalni Program Managerowie. Ich zadaniem jest wprowadzanie nowych produktów i kluczowych zmian w organizacji oraz usprawnianie jej procesów. Jeśli w Twojej organizacji jest taka osoba, to naturalnie powinna ona zostać Product Championem. 

Czego potrzeba, aby zostać mistrzem produktu? 

Bycie Product Championem to nie tylko umiejętności i cechy - to przede wszystkim wiedza i zasoby. Nie ma tu miejsca na braki - Product Champion musi posiadać wszystkie poniższe cechy:

• czas poświęcony na wybór narzędzia. Dyrektorzy i menedżerowie najwyższego szczebla są zwykle zajęci licznymi obowiązkami. Tymczasem Product Champion powinien mieć czas na takie działanie; osoba, która zmaga się z bieżącymi obowiązkami, nie przeprowadzi szczegółowej analizy, nie zrozumie kluczowych procesów i w efekcie nie wybierze narzędzia dopasowanego do potrzeb firmy. 
• znajomość wewnętrznej struktury i procesów (planowanie, finanse itp.). Product Champion powinien rozumieć, jak działa jego firma. Jeśli tego nie zrobi, nie będzie w stanie odzwierciedlić tych procesów w narzędziu, które zamierza wybrać, utrudniając pracę wszystkim pracownikom firmy. 
• możliwość identyfikacji użytkowników systemu i niezbędnych poziomów dostępu. Narzędzie może być pomocne dla programistów, testerów, menedżerów, działu HR, kadry kierowniczej, marketingu i dziesiątek innych grup zainteresowań. Product Champion powinien określić, kto naprawdę może skorzystać z oprogramowania i jakie funkcje się z tym wiążą.

Kluczowe kroki do pomyślnej oceny i wdrożenia

Etap 1. Określenie kluczowych celów dla przyszłego narzędzia. 

Wybór w ciemno nie jest opcją przy wyborze narzędzia dla firmy. Zanim Product Champion dokona wyboru, powinien najpierw przeprowadzić analizę eksploracyjną funkcji, których jego firma naprawdę potrzebuje w swoim potencjalnym narzędziu. 

Aby to zrobić, powinien: 

• analizować procesy w firmie, 
• określić kluczowe kwestie i wąskie gardła w procesach, 
• przeprowadzić wywiad ze wszystkimi stronami zainteresowanymi korzystaniem z narzędzia w przyszłości, 
• Przejrzyj dostępne dane, aby odkryć wszelkie inne kwestie, które mogły zostać wcześniej pominięte. 

Działania te mają tylko jeden cel - stworzenie listy przypadków użycia dla dostawcy do wykorzystania podczas wdrażania. 

Przypadek użycia to konkretna sytuacja, w której produkt lub usługa może zostać potencjalnie wykorzystana. Innymi słowy, lista przypadków użycia zawiera wszystkie problemy, procesy, scenariusze i momenty, w których nowe narzędzie może się przydać. Powinna ona uwzględniać perspektywę wszystkich interesariuszy - tylko wtedy może pomóc dostawcy w usunięciu wąskich gardeł w kluczowych procesach. 

Co ważne, lista przypadków użycia nie musi zawierać tylko najważniejszych scenariuszy. W rzeczywistości wskazane jest podzielenie listy na kilka kategorii o różnych poziomach istotności. Na przykład, można oznaczyć niektóre funkcje jako obowiązkowe, przydatne lub po prostu możliwe do pominięcia.

Na podstawie listy przypadków użycia można łatwo określić priorytety wdrożenia i wybrać narzędzie dostosowane do swoich potrzeb. 

Szczegółowo przeanalizowaliśmy tę część procesu w naszym artykule na temat wyboru narzędzia do planowania projektów - zachęcamy do zapoznania się z naszymi poradami! 

Etap 2. Testowanie ograniczonej liczby potencjalnie użytecznych rozwiązań. 

Na rynku dostępne są dziesiątki narzędzi, ale tylko kilka z nich może okazać się przydatnych dla wybranej firmy. 

Na podstawie analizy przeprowadzonej w Etapie 1, Product Champion powinien być w stanie stworzyć listę rozwiązań, które spełniają wymagania jego firmy. Nie powinien jednak ograniczać się do podejścia teoretycznego; w tej części procesu powinien wypróbować narzędzia lub, jeszcze lepiej, zarezerwować demo, aby zobaczyć jego pełny potencjał prezentowany przez jego twórców. 

Dzięki takiemu proaktywnemu podejściu, Product Champion będzie w stanie wybrać rozwiązanie, które najlepiej pasuje do jego firmy i wykluczyć te, których w jakiś sposób brakuje. 

Jeśli jednak w firmie jest więcej niż kilka osób zaangażowanych w proces decyzyjny, Product Champion jest również odpowiedzialny za zebranie ich opinii i przekształcenie ich w jeden wybór. To może być jego największe wyzwanie w tej pracy - spotkanie z dostawcą to w takim przypadku dopiero początek! 

Etap 3. Omówienie szczegółów z dostawcą. 

Jeśli Twój Product Champion i wszystkie inne zainteresowane strony dokonały już wyboru odpowiedniego narzędzia, nadszedł czas, aby przejść do działania i przygotować się do jego wdrożenia z dostawcą. 

Na tym etapie Product Champion nie powinien ukrywać żadnych informacji przed dostawcą. Powinien jasno komunikować potrzeby swojej firmy, wyjaśniać wszelkie pojawiające się kwestie i wskazywać na wszelkie sprawy, które uważa za niepokojące lub konieczne. 

Ogólnie rzecz biorąc, Product Champion powinien zapewnić twórcom narzędzia: 

1. Wymagania różnych odbiorców docelowych.
2. Lista przypadków użycia - można je później wykorzystać w scenariuszach testowych. 
3. Przedstawienie kluczowych menedżerów i interesariuszy. 
4. Kluczowe dane stanowiące podstawę dla przypadków użycia. 
5. Wszelkie istotne informacje zwrotne. 

Nie powinna to być jednak rozmowa jednostronna. Product Champion powinien być otwarty na dostosowanie procesów w firmie do narzędzia, a także wprowadzanie wszelkich zmian, które mogą być konieczne w trakcie wdrożenia. Powinien on również zajmować się całą komunikacją między stronami, aby upewnić się, że wszystkie kluczowe kwestie są skutecznie przekazywane drugiej stronie. 

Etap 4. Wdrożenie. 

Etap wdrożenia może się różnić w zależności od rodzaju narzędzia i zakresu prac. Różnice nadal jednak wymagają szerokiej pomocy ze strony Product Championa. 

Na tym etapie Product Champion powinien: 

• regularne spotkania z dostawcą w celu monitorowania postępu prac, 
• udostępnić dostawcy niezbędne dane i nadzorować ich import do nowego systemu, 
• zebrać przypadki użycia, zagadnienia i problemy, które powinny zostać uwzględnione w narzędziu, 
• przeanalizować inne potrzeby organizacji, które powinny zostać uwzględnione w nowym narzędziu (np. role, dostępy, obowiązki itp.).

Jakie są konsekwencje wyboru niewłaściwego Product Championa? 

Teraz już wiesz, kim powinien być Product Champion. Ale co, jeśli nie spełnia on powyższych wymagań lub firma po prostu nie chce go wybrać ze swoich szeregów?

Cóż, w takim przypadku taką firmę mogą spotkać przykre konsekwencje - zarówno finansowe, jak i organizacyjne. Należą do nich: 

1. Porzucone lub opóźnione wdrożenie. Product Champion musi być siłą napędową wdrożenia narzędzia; bez jego woli i zaangażowania żaden z etapów procesu nie może zostać ukończony. Obowiązki nie zostaną przypisane do jednej osoby, a w rezultacie nie zostaną rozwiązane, co spowoduje opóźnienie lub porzucenie projektu. 
2. Ograniczona komunikacja. Wdrożenie wymaga dwukierunkowego przepływu informacji pomiędzy klientem a dostawcą. Bez tego narzędzie nie zostanie dostosowane do potrzeb organizacji, a pojawiające się problemy nie zostaną rozwiązane. 
3. Brakujące przypadki użycia w narzędziu. Oprogramowanie jest wybierane w odpowiedzi na konkretne problemy i sytuacje. Bez Product Championa nie można ich zidentyfikować, a tym samym dokładnie odzwierciedlić w narzędziu. W konsekwencji narzędzie po prostu nie spełni oczekiwań użytkowników. 
4. Nieprawidłowe procesy. Każda firma ma swoje własne sposoby, które należy uwzględnić w nowym narzędziu. Ich identyfikacja i opis jest obowiązkiem Product Championa. Jego nieobecność może spowodować chaos w licznych badaniach w różnych zespołach i działach, a co za tym idzie, niedokładne wnioski i niepoprawne procesy w narzędziu. 
5. Pominięte potrzeby jednej lub wielu zainteresowanych stron. Pojedyncze narzędzie może być wykorzystywane przez różne zespoły, działy i specjalistów - a Product Champion musi znaleźć ich wszystkich i zidentyfikować ich potrzeby. Bez tego narzędzie może po prostu nie być w pełni wykorzystywane, marnując czas i zasoby. 

Bezproblemowe wdrożenie? Wybierz Primetric! 

Rola Project Championa nie jest łatwa - ale można ją ułatwić, wybierając odpowiedniego dostawcę. 

Nasza metodologia szybkiego wdrożenia pozwala naszym klientom na ukończenie wdrożenia w ciągu zaledwie kilku tygodni, ze wszystkimi przypadkami użycia zawartymi w narzędziu. Możesz również liczyć na nasze stałe wsparcie i doskonałą komunikację, chwaloną przez wielu naszych klientów, w tym itCraft. 

A to dopiero początek naszej podróży. Dzięki jakości naszego narzędzia ponad 95% naszych klientów zdecydowało się pozostać z nami przez wiele lat. Możesz dowiedzieć się dlaczego w naszych studiach przypadku. 

Brzmi dobrze? Więc nie czekaj dłużej - zarezerwuj demo i zobacz moc Primetric w akcji!