.JPG)
Co to jest rentowność? Definicja
Rentowność jest miarą zysków przynoszonych przez firmę lub część jej działalności - na przykład projekt. Rentowność jest ważnym czynnikiem w analizie wyników finansowych i jest jednym z głównych wskaźników sukcesu firmy dla większości przedsiębiorstw.
W tym artykule skupimy się jednak na najbardziej ogólnej rentowności - tej obliczanej dla całej firmy i jej całej bazy klientów.
Jak poprawić marże zysku w firmie?
Uproszczenie rozliczeń
Czy wiesz, co łączy najbardziej dochodowe i najszybciej rozwijające się usługi IT? Prostota budżetowania i powtarzające się dochody, które pozwalają im codziennie odpowiadać na kluczowe pytania dotyczące ich finansów.
Jak znaleźć wysoce dochodowe operacje w swojej firmie?
Oblicz koszty każdego dnia roboczego dla każdego dewelopera, aby dokładnie oszacować koszty pracy. W ten sam sposób można również upewnić się, że nie marnują oni czasu na zadania niepodlegające rozliczeniu.
Użyj tych samych informacji, aby przydzielić ludzi i pozostać w budżecie. W tym samym czasie uprościsz również rozliczenia z klientami i zminimalizujesz ryzyko niefakturowanego wykorzystania.
Staraj się przydzielać projekty w dłuższej perspektywie i, jeśli to możliwe, korzystaj z modelu SaaS, który zapewnia stabilny, powtarzalny dochód. Wszelkie dodatkowe prace wykraczające poza początkowy zakres można w razie potrzeby rozliczyć osobno.
Monitorowanie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu
Większość firm IT pracuje zarówno nad projektami komercyjnymi, jak i wewnętrznymi. Niektóre z nich zdają się jednak nie zdawać sobie sprawy z tego, że praca wewnętrzna może pochłaniać wszystkie zyski generowane przez projekty zlecane przez klientów.
Monitorowanie rozliczalności określonych zadań
Aby upewnić się, że większość pracy jest wykonywana w ramach projektów zamawianych przez obecnych klientów, należy monitorować zarówno godziny podlegające, jak i niepodlegające rozliczeniu, zwłaszcza w przypadku kluczowych osób w projektach Jeśli stosunek godzin podlegających rozliczeniu do godzin niepodlegających rozliczeniu spada, projekty komercyjne mogą wkrótce nie być w stanie pokryć kosztów wszystkich operacji, stawiając firmę w trudnej sytuacji.
Obliczanie rentowności projektów przy użyciu formuły alokacji kosztów
W firmach świadczących usługi IT projekty są głównym źródłem przychodów, podczas gdy ludzie, którzy je realizują, są źródłem kosztów. Dlatego należy obliczać ich rentowność nie tylko po ich zakończeniu, ale także przed ich rozpoczęciem i w trakcie ich trwania.
Jak obliczyć marże zysku dla istniejących klientów?
Łatwiej jednak powiedzieć niż zrobić. Wynika to z faktu, że projekty muszą pokrywać nie tylko koszty godzin pracy i podstawowego sprzętu, ale także ułamek wydatków całej firmy, takich jak czynsz, rachunki lub działalność działów wspierających, takich jak marketing lub sprzedaż. Dlatego znalezienie najbardziej dochodowych klientów z wysokimi marżami zysku może być nieco trudne.
Uwzględnienie wszystkich tych cech może drastycznie zmienić wyniki finansowe projektów, a także ich marżę zysku i stan przepływów pieniężnych - i właśnie do tego służy formuła alokacji kosztów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o równomiernym rozłożeniu kosztów operacyjnych we wszystkich swoich projektach, to jest to zdecydowanie źródło dla Ciebie!
Przygotowanie analizy uwzględniającej wszystkie te czynniki to nie bułka z masłem, dlatego też napisaliśmy osobny artykuł na temat analizy finansowej projektu - zapraszamy do jego lektury!
Monitorowanie wykorzystania
Większość firm usługowych czerpie zyski z czasu swoich pracowników. Jednak w niektórych przypadkach nie jest on wykorzystywany w maksymalnym stopniu, generując mniej pieniędzy niż oczekiwano. Monitorowanie wykorzystania czasu może pomóc w zapobieganiu takim sytuacjom.
Jak obliczyć wykorzystanie?
Aby obliczyć wykorzystanie na pracownika, wystarczy podzielić czas spędzony przez niego w projektach podlegających rozliczeniu przez maksymalną liczbę godzin w danym okresie, w którym będzie on w pracy.
Co ważne, należy zauważyć, że pożądany wskaźnik wykorzystania może się różnić w zależności od stażu pracownika. Przykładowo, młodszy programista powinien być zajęty przez 95% czasu pracy, ponieważ zazwyczaj pracuje nad pojedynczym projektem, który nie wymaga dalszych działań do przetworzenia. Z kolei starszy programista ma wykorzystanie na poziomie około 50-65%, ponieważ oprócz kodowania bierze również udział w różnych dodatkowych działaniach, w tym spotkaniach z klientem, warsztatach i działaniach wewnętrznych.
Ze względu na te różnice, średni wskaźnik wykorzystania dla firmy powinien wynosić około 75-85%, w zależności od liczby starszych pracowników.
Jak monitorować wykorzystanie?
Chociaż wszyscy staramy się dążyć do poprawy wskaźnika wykorzystania zasobów, czasami po prostu nie jest on taki, jakiego oczekujemy. Ale co może zrobić menedżer, aby to zmienić?
Przede wszystkim należy zweryfikować liczbę działań niepodlegających rozliczeniu. O ile przerwy i spotkania są niezbędne, o tyle niektóre czynności należy pominąć, gdyż nie generują one żadnych zysków zarówno dla firmy, jak i jej klientów. Pamiętajmy, że każda godzina pracy kosztuje, a tylko godziny podlegające rozliczeniu generują zyski!
Po drugie, planuj i monitoruj obciążenie pracą. Korzystaj z dedykowanych narzędzi, aby być jak najbardziej precyzyjnym, unikać konfliktów harmonogramów i wykrywać bezczynnych pracowników, zanim staną się źródłem dodatkowych kosztów, nie generując przy tym żadnych zysków.
Ostatnią, ale nie mniej ważną kwestią jest zmniejszenie liczby pracowników oddelegowanych . Nadal trzeba im płacić, ale będą generować zyski tylko wtedy, gdy zostaną przydzieleni do projektu. Poszukaj nowych projektów, jeśli widzisz, że duża grupa deweloperów będzie się nudzić w pracy!
Czy mogę prognozować wykorzystanie?
Tak, oczywiście!
Korzystając z narzędzi do zarządzania zasobami, można planować pracę, monitorować jej postępy i sprawdzać, kiedy projekty się kończą. W rezultacie, we współpracy z działem sprzedaży, można zacząć szukać nowych projektów, zanim firmowa ławka stanie się zatłoczona. Te same narzędzia można również wykorzystać do znalezienia nieefektywnych pracowników lub po prostu osób, które byłyby znacznie bardziej opłacalne gdzie indziej.
Mierzenie kosztu pracowników odsuniętych od pracy
Wielu menedżerów w branży IT ma tendencję do myślenia, że nie mają wystarczającej liczby specjalistów. Jednak może to być tylko złudzenie - gdy ich wykorzystanie nie jest obliczane prawidłowo, pracownicy mogą wydawać się znacznie bardziej zajęci niż są w rzeczywistości. W rezultacie spędzają oni połowę swojego czasu bezczynnie, generując koszty.
Jak uniknąć niepotrzebnych kosztów związanych z ławkami?
Aby zapobiec gwałtownemu wzrostowi kosztów stanowiska pracy, należy mierzyć koszty osób, które nie są przypisane do aktywnych projektów. Jeśli zauważysz, że twoja ławka zaczyna się zapełniać, spróbuj znaleźć nowy projekt dla osób, które będą bezczynne w dającej się przewidzieć przyszłości. W ten sposób upewnisz się, że pieniądze firmy nie są wydawane tylko na utrzymanie pracowników, a może nawet zarobisz dodatkowe pieniądze dzięki nowym projektom!
Dodatkowo, wraz z recesją tuż za rogiem, liczba projektów może spaść jeszcze bardziej, rozszerzając ławkę wykładniczo. Obliczanie wykorzystania w takim przypadku jest szczególnie ważne, ponieważ może pokazać koszty bezczynnych pracowników i pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji.
Poprawa wydajności procesów
Jako właściciel firmy lub menedżer powinieneś wiedzieć, że niektóre koszty nie są warte swojej ceny i mogą - i powinny - zostać odcięte od budżetu. Inne z kolei mogą być nieefektywne i powodować utratę klientów. W obu przypadkach takie przypadki można wykryć za pomocą całej analizy.
Jak znaleźć kluczowe wskaźniki wydajności?
Aby poprawić marżę zysku swojej firmy, należy regularnie analizować jej sprawozdania finansowe. W tym procesie powinieneś skupić się na znalezieniu:
- wszelkie wydatki, które można od razu wyeliminować, ponieważ nie są one konieczne,
- nieznane wydatki, które powinny zostać przydzielone i ocenione,
- wszelkie operacje, które nie zostały uwzględnione w budżecie dla działu, zespołu lub całej firmy (w zależności od sytuacji),
- procesy komercyjne z małymi marżami zysku,
- wszelkie inne procesy odpowiedzialne za generowanie dodatkowych wydatków przy braku znaczących dochodów.
Po znalezieniu któregokolwiek z powyższych kosztów, przeanalizuj je dokładnie, aby ustalić, czy były one naprawdę konieczne i po prostu warte swojej ceny. Jeśli nie - czas wykreślić je z przyszłych budżetów!
Stałe budżetowanie
Każdy kierownik projektu i dyrektor wykonawczy wie, że każdy projekt, zespół i dział, a także cała firma, musi mieć budżet. Jednak niektórzy z nich często zapominają, że budżet nie jest kolejnym dokumentem, który ma zbierać kurz na półce z tyłu biura. Budżety powinny być monitorowane, oceniane i zmieniane w razie potrzeby!
Jak poprawić rentowność firmy poprzez budżetowanie?
Aby uzyskać lepszą kontrolę nad przepływami pieniężnymi i w rezultacie poprawić rentowność firmy, należy:
- Rozpocznij śledzenie czasu w swoich projektach. W większości przypadków czas pracy jest tym, co generuje większość kosztów w projektach. Śledź je i korzystaj ze stawek godzinowych i wynagrodzeń, aby określić rzeczywisty koszt pracy w czasie rzeczywistym.
- uwzględniać koszty ogólne w budżetach. Zarówno jednorazowe wydatki, takie jak nowy sprzęt i surowce, jak i powtarzające się koszty, takie jak subskrypcje, powinny być uwzględnione w budżecie. Bez nich można odnieść wrażenie, że koszty operacyjne są niższe niż oczekiwano!
- monitorować zmiany w budżecie. W miarę trwania projektu, koszty pracy i inne wydatki rosną, a kontrola jakości może iść w dół. Użyj kombinacji narzędzia do śledzenia czasu i budżetowania, aby śledzić te zmiany i reagować za każdym razem, gdy pojawi się gwałtowny wzrost kosztów.
Ciągłe badania rynku
Firmy usługowe, a w szczególności firmy IT, podlegają ciągłym zmianom. Nie można jednak pozwolić, aby firma była zaskakiwana za każdym razem, gdy te zmiany się pojawiają. Musisz przygotować się na przyszłość, aby zwiększyć rentowność - i o to właśnie chodzi w badaniach rynku.
Celem badań rynkowych jest pomoc kierownikom projektów i kadrze kierowniczej w uzyskaniu informacji na temat tego, czego klienci chcą teraz, jak zmieniają się ich potrzeby i czego mogą chcieć w przyszłości - oraz które nowe rynki mogą być zainteresowane ich kategorią produktów. Innymi słowy, prosta ankieta lub raport może pomóc ci zobaczyć, jak twoje produkty i usługi mogą się poprawić, aby przyciągnąć nowych klientów i zwiększyć rentowność.
Poprawa satysfakcji i zaangażowania pracowników
Jeśli kiedykolwiek miałeś kontakt ze specjalistami HR, z pewnością wiesz, że zatrudnienie nowego specjalisty jest nie tylko obciążeniem, ale także bardzo kosztownym przedsięwzięciem. Właśnie dlatego możesz poprawić rentowność swojej firmy, zapewniając najniższe możliwe wskaźniki rotacji.
Zwiększenie rentowności dzięki wyższemu morale - jak to zrobić?
Odpowiednie wynagrodzenie, rozwój pracowników na wysokim poziomie, przyjazne środowisko i satysfakcjonujące obowiązki są kluczem do przyciągnięcia nowych pracowników i przekonania obecnych do pozostania w firmie na dłużej. Dodatkowo, wszystkie te rzeczy są również cenne z perspektywy biznesowej: pozwalają zaoszczędzić pieniądze na zatrudnianiu nowych specjalistów i poprawiają rentowność poprzez zwiększenie wartości ich pracy.
Eliminacja nieistotnych czynników
Czy nowy ekspres do kawy jest naprawdę potrzebny? A co z tym narzędziem - czy naprawdę potrzebujemy kolejnej platformy do projektowania graficznego? Dodatkowo, nie sądzę, aby udział w tej konferencji był wart tych pieniędzy... Zwiększenie rentowności może polegać na pozbyciu się takich czynników, ponieważ ich postrzegana wartość może być wyższa niż w rzeczywistości!
Jak wyeliminować takie czynniki z procesów biznesowych?
Spójrzmy prawdzie w oczy - niezależnie od wielkości firmy, pewne dodatkowe, niepotrzebne wydatki po prostu się zdarzają. Z niektórymi z nich trzeba jednak po prostu skończyć (oczywiście, niektóre mogą okazać się naprawdę przydatne!).
Próbując poprawić rentowność w swojej firmie, należy zwrócić szczególną uwagę na takie dodatkowe wydatki. Choć mogą one wydawać się niewielkie, po zsumowaniu mogą być odpowiedzialne za zniknięcie dużej ilości pieniędzy z konta bankowego.
Znajdowanie i pozyskiwanie rentownych rodzajów projektów
Nie wszystkie projekty są sobie równe - niektóre z nich mogą być po prostu bardziej opłacalne niż inne. Twój cel jest prosty: znaleźć je i upewnić się, że będzie ich więcej!
Jak poprawić marżę brutto dzięki lepszemu doborowi projektów?
Analizując kondycję finansową wszystkich projektów (na przykład za pomocą raportu, który pokazujemy poniżej) można dokładnie zobaczyć, które z nich są najbardziej dochodowe, a które okazały się mniej niż zadowalające. Patrząc na takie podsumowanie, można wybrać rodzaje projektów, które osiągają najlepsze wyniki i skupić się na ich pozyskiwaniu w przyszłości, zwiększając rentowność firmy, znajdując lepsze oferty i obniżając koszty produktu lub usługi, których inne firmy pozbyły się lata wcześniej.
Zwiększanie produktywności
Redukcja kosztów ma oczywiście sens w zwiększaniu rentowności, ale nie jest to jedyny sposób na tworzenie dochodowych produktów lub opłacalność projektów. W branży IT umiejętności i praca ludzi są głównym źródłem zysków. Dlatego też zwiększenie produktywności jest najprostszym sposobem na poprawę rentowności.
Jak zarabiać więcej dzięki zwiększeniu produktywności?
Aby to zrobić, musisz:
- realistycznie planować możliwości pracowników. Tylko około 80% możliwości specjalisty powinno być przypisane do projektu. Reszta czasu i tak zostanie przeznaczona na organizację, przerwy i spotkania!
- monitorowanie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu. Niektórzy pracownicy mogą po prostu marnować swój czas na projekty wewnętrzne, podczas gdy mogliby zarabiać pieniądze na projektach komercyjnych. Upewnij się, że tak nie jest.
- Unikaj nadgodzin i ławek. Choć czasem jest to nieuniknione, nadgodziny i przestoje mają ogromny negatywny wpływ na motywację i produktywność pracowników. Dlatego też należy zadbać o to, by takie problemy pojawiały się w harmonogramie projektu jak najrzadziej.
- unikanie konfliktów harmonogramów. Z powodu błędów lub braku personelu, niektórzy specjaliści mogą zostać przydzieleni do dwóch lub więcej projektów - i nie będą w stanie wykonać tak dużej ilości pracy.
Jak mogę zrobić te wszystkie rzeczy?
Po prostu weź kartkę papieru i... lepiej odłóż ją z powrotem do szuflady.
Tak skomplikowanych obliczeń nie da się przeprowadzić w notatniku czy w Excelu - jest zbyt wiele czynników, które mogą wpłynąć na ich ostateczny wynik. Dlatego większość firm IT korzysta z bardziej skomplikowanych narzędzi, takich jak Primetric.
Jakie funkcje finansowe oferuje Primetric?
Primetric zawiera szereg narzędzi, które mogą pomóc w ocenie kondycji finansowej firmy zarówno w ujęciu ogólnym, jak i szczegółowym. Jego funkcje obejmują:
- szacunki czasowe i finansowe dla nowych lub przyszłych projektów,
- zaawansowane budżetowanie i rozliczenia projektów, które są już w toku,
- opcja obliczania różnych stopni marży, w zależności od potrzeb,
- koszty pracy w projekcie obliczane w czasie rzeczywistym na podstawie ilości przepracowanych godzin oraz informacji o wynagrodzeniach zawartych w systemie,
- szczegółowe informacje finansowe dla każdego projektu, w tym koszty ogólne projektu, koszty ogólne firmy i inne,
- szeroki zakres zaawansowanych raportów, w tym dotyczących rentowności, produktywności i innych.
Oczywiście to tylko ułamek funkcji, które można znaleźć w Primetric - oferujemy również śledzenie czasu, analizę biznesową, zarządzanie portfelem projektów i wiele innych.
Oczywiście nie musisz wierzyć nam na słowo
Chcesz dowiedzieć się więcej o finansach dla swojej firmy?
Nie ma problemu - mamy kilka artykułów, które mogą okazać się pomocne. Na naszym blogu możesz przeczytać o:
- wyniki finansowe i sposób ich pomiaru,
- Faktury Jira i inne funkcje finansowe,
- rozliczalne i nie rozliczalne godziny (i dlaczego warto z nich korzystać),
- mierzenie wyników biznesowych,
- prognozowanie przychodów.
A jeśli już szukasz narzędzia, które pomoże Ci zarządzać finansami, po prostu zarezerwuj demo z ekspertami Primetric lub rozpocznij okres próbny od razu!
