Jak obliczyć wykorzystanie zespołu? Praktyczne przykłady

Czas to pieniądz - zwłaszcza, gdy mówimy o czasie pracownika. Oczywiście czas całego zespołu jest jeszcze cenniejszy. Jednak zarządzanie nim jest bardziej skomplikowane niż zarządzanie obciążeniem pracą poszczególnych osób. Na szczęście wykorzystanie zespołu może w tym pomóc i uniknąć najczęstszych przeszkód.

Co to jest wykorzystanie zespołu? Definicja

Wskaźnik wykorzystania - definicja

Wskaźnik wykorzystania jest miarą czasu wykorzystanego na pracę podlegającą rozliczeniu (lub innymi słowy, na pracę w projektach komercyjnych) i zadania niepodlegające rozliczeniu (praca wewnętrzna). Wykorzystanie jest zazwyczaj wyrażane jako procent całkowitego czasu pracy pracownika.

Wykorzystanie zespołu - definicja

Jednak w przypadku wykorzystania zespołowego sprawy są nieco bardziej skomplikowane. Wykorzystanie zespołu służy do pomiaru czasu, jaki grupa specjalistów spędza zarówno na pracy podlegającej, jak i niepodlegającej rozliczeniu. Dzięki temu wskaźnikowi menedżerowie mogą określić, jak przebiega praca i czy jest naprawdę tak produktywna, jak by chcieli. 

Dlaczego pomiar wykorzystania zasobów jest tak ważny? 

Dobre pytanie - nie chciałbyś dodawać kolejnego stosu obliczeń do swojego napiętego harmonogramu, prawda? 

Na szczęście dla kierowników projektów wskaźnik wykorzystania zasobów nie jest jednym z tych okropnych, bezużytecznych obliczeń. W rzeczywistości może on pomóc we wszystkich elementach zarządzania zasobami, w tym: 

• lepiej prognozować zasoby na nadchodzące tygodnie i miesiące, 
• Znajdź nieefektywności, nadgodziny, przestoje i inne problemy oraz zoptymalizuj siłę roboczą w swojej firmie, 
• poprawić morale pracowników, 
• zidentyfikować specjalistów i zespoły, które są odstawione na boczny tor lub przepracowane, i poprawić ich obciążenie pracą, 
• podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów. 

Jak mierzyć wykorzystanie zasobów? Wzór na wykorzystanie zasobów

Przejdźmy teraz do sedna: jak obliczyć wskaźnik wykorzystania zasobów zarówno dla wszystkich członków zespołu, jak i całego zespołu? 

Obliczanie wykorzystania zasobów: wzór ogólny

Obliczenie wykorzystania dla indywidualnego pracownika jest dość proste. Aby to zrobić, wystarczy podzielić liczbę przydzielonych godzin przez liczbę wszystkich dostępnych godzin . Na tę ostatnią liczbę mogą mieć wpływ nieobecności, zwolnienia lekarskie, święta państwowe i czas wolny, co sprawia, że zarządzanie zasobami i ich alokacja są nieco bardziej skomplikowane.

Załóżmy na przykład, że programista John nie ma zaplanowanych żadnych nieobecności w następnym miesiącu i jest gotowy do pracy przez 160 godzin. Jego przełożony zdecydował, że powinien zostać przydzielony do Projektu A na 120 godzin. W związku z tym wykorzystanie Johna w tym miesiącu wynosi 75%. 

Wykorzystanie zespołu: wzór ogólny 

Ale co się zmieni, jeśli John będzie miał również swoich kolegów w zespole? 

Na bardzo ogólnym poziomie, kierownik projektu obliczający wskaźnik wykorzystania zasobów musiałby po prostu dodać wszystkie zaplanowane godziny i wszystkie dostępne godziny wszystkich pracowników w zespole, a następnie podzielić tę pierwszą liczbę przez drugą. 

Jednak w tym momencie zarządzanie zasobami staje się nieco bardziej skomplikowane, ponieważ liczba dostępnych dni musi zostać dostosowana za każdym razem, gdy pracownik jest nieobecny z powodu nieobecności :

• dni ustawowo wolne od pracy, 
• choroba, 
• planowany czas wolny, 
• każda inna nieobecność. 

Dodatkowo, niektórzy pracownicy mogą pracować tylko w niepełnym wymiarze godzin. Ich sprawa może być jeszcze bardziej skomplikowana! 

W rezultacie liczba dostępnych godzin może być różna dla każdego pracownika.

Ale nie zniechęcajmy się: spójrzmy na kilka przykładów takich obliczeń poniżej.

Formuła wykorzystania zasobów dla zespołu: prosty przykład

Zaczniemy od dość prostego przykładu: bardzo spokojny miesiąc bez planowanych nieobecności i z jednym dniem świątecznym. 

Nasz zespół składa się z 5 osób, a każda z nich, gdyby w danym miesiącu nie było urlopu, przepracowałaby 160 godzin. Jednak przy jednym dniu wolnym maksymalna liczba godzin dla każdego pracownika spadłaby do zaledwie 152 godzin. Zespół został więc przydzielony do projektu A na 140 godzin miesięcznie. 

Ponieważ każdy pracownik w zespole ma taką samą liczbę godzin pracy i dostępnych godzin, wykorzystanie zasobów dla zespołu w tym przypadku będzie takie samo jak wykorzystanie pojedynczej osoby: 

(140/152) * 100 = 92,1%

Wskaźnik wykorzystania dla zespołu: złożony przykład 

Ale co, jeśli niektórzy członkowie zespołu planują jeszcze bardziej zmienić swoją dostępność? Dodajmy tę zmianę do równania. 

Podobnie jak w poprzednim przykładzie, załóżmy, że nasz 5-osobowy zespół miał w tym miesiącu pracować przez 160 godzin na osobę. Jak już wiemy, liczba ta spadła z powodu święta państwowego, które zmusiło nas do odjęcia kolejnych 8 godzin od ogólnej dostępności na osobę, pozostawiając nam tylko 152 dostępne godziny na osobę. 

Trzy osoby w zespole będą dostępne przez 152 godziny. Jednak osoba 1 bierze 3 dni wolnego i ma do dyspozycji tylko 128 godzin. Osoba 2, z drugiej strony, będzie nieobecna przez tydzień i pozostało jej tylko 96 godzin. 

Teraz menedżerowie muszą zadać sobie pytanie: czy mogę ponownie przydzielić temu zespołowi 140 godzin na osobę? 

Wskaźnik wykorzystania zasobów - podsumowanie

Aby to sprawdzić, obliczmy dostępność całego zespołu. Przy 3 osobach pracujących przez 152 godziny, 1 osobie pracującej przez 128 godzin i 1 osobie pracującej przez 96 godzin, zespół może być dostępny przez 680 godzin. Jeśli menedżer chciałby przydzielić temu zespołowi 140 godzin pracy na osobę, potrzebowałby 700 godzin, co stanowi 102% możliwości zespołu. Krótko mówiąc, zespół nie może wykonać swojej pracy bez nadgodzin!

Czy mogę uprościć obliczenia współczynników wykorzystania zespołu? 

Oczywiście - można mierzyć wykorzystanie zasobów bez wykonywania jakichkolwiek obliczeń w Excelu!

Istnieje wiele narzędzi do planowania wydajności, które są w stanie automatycznie obliczyć wykorzystanie zasobów i pomóc w stworzeniu skutecznego planu wykorzystania zasobów w oparciu o harmonogramy projektów i inne informacje. Primetric jest jednym z nich! 

Jak Primetric mierzy wykorzystanie? 

Primetric mierzy wskaźniki wykorzystania zasobów dla każdego pracownika za każdym razem, gdy zmienia się jego harmonogram. Każda dodatkowa alokacja powoduje zmianę wskaźnika wykorzystania w profilu pracownika, zapewniając kierownikom projektów informacje o ich dostępności w czasie rzeczywistym. Dzięki temu śledzenie wykorzystania zasobów jest znacznie łatwiejsze!

Co jeśli chcę sprawdzić stawkę firmy lub członków zespołu?

Nie ma problemu - nasze oprogramowanie do zarządzania zasobami jest do Twojej dyspozycji!

Jeśli chcesz zmierzyć wykorzystanie zasobów dla zespołów lub grup osób, możesz sprawdzić ogólne wskaźniki wykorzystania zasobów w swojej firmie za pomocą raportu wykorzystania. Obejmuje on zarówno planowane, jak i śledzone przydziały, wraz z ich kosztami i wykorzystaniem zasobów podlegających rozliczeniu. W raporcie można zobaczyć sytuację firmy, a także jej szczegóły dla każdego z pracowników - tak jak pokazano poniżej. 

Czy muszę sprawdzać wykorzystanie ludzi za każdym razem, gdy ich przydzielam?

Oczywiście nie musisz przeglądać profili wszystkich osób w firmie, aby zobaczyć ich dostępność - nasze oprogramowanie do zarządzania zasobami może to zrobić za Ciebie.

Wybierając odpowiednią osobę do projektu w pasku wyszukiwania, zobaczysz tylko osoby, które wciąż mają do zaoferowania nieprzydzielony czas. Jeśli jednak zdecydujesz się utworzyć przydział przekraczający ich podstawowy limit, zostaniesz o tym powiadomiony - w ten sposób staramy się zapobiegać popełnianiu błędów w planowaniu zasobów! 

A co jeśli chcę jeszcze lepiej poznać proces alokacji zasobów i zarządzania projektami? 

Nie ma problemu - oto kilka artykułów, które możesz przeczytać, aby poszerzyć swoją wiedzę o umiejętności, które powinni znać wszyscy kierownicy projektów. Kliknij poniżej, aby przeczytać o: 

• Zarządzanie konfliktem harmonogramów jak profesjonalny planista zasobów, 
• Alokacja zasobów Jira ze wszystkimi jej funkcjami, 
• harmonogramowanie projektów w zarządzaniu projektami, 
• plany zarządzania zasobami i ich tworzenie, 
• proces planowania zasobów, który po prostu trzeba mieć. 

Lub, jeśli już wiesz, że nie chcesz robić tych wszystkich rzeczy ręcznie, po prostu zarezerwuj demo z naszym doradcą lub rozpocznij okres próbny z Primetric już teraz! 

‍