.JPG)
Co to jest wykorzystanie podlegające rozliczeniu? Definicja
Z definicji, wykorzystanie do rozliczenia pokazuje stosunek godzin spędzonych na działaniach komercyjnych do wszystkich godzin dostępnych w harmonogramie członka zespołu. Jest on zazwyczaj wyrażany w procentach.
Dlaczego śledzenie średniego rozliczanego wskaźnika wykorzystania jest tak ważne?
Wykorzystanie czasu rozliczeniowego jest proste: pomaga menedżerom zobaczyć, w jaki sposób ich pracownicy spędzają czas nie podlegający rozliczeniu i podlegający rozliczeniu oraz kto jest odpowiedzialny za generowanie większości zysków. Dlatego też wskaźnik wykorzystania czasu rozliczeniowego ma zasadnicze znaczenie dla tworzenia planu zarządzania zasobami i zarządzania zarówno zadaniami rozliczeniowymi, jak i godzinami niepodlegającymi rozliczeniu.
W firmach usługowych wykorzystanie czasu pracy jest naturalną dźwignią poprawy rentowności. Jest to również jeden z kluczowych wskaźników wydajności - utrzymanie wysokiej liczby rozliczanych godzin jest jednym z kluczowych elementów zarządzania firmami świadczącymi usługi profesjonalne.
Jak obliczyć podlegające rozliczeniu wskaźniki wykorzystania?
Teoretycznie, obliczanie wykorzystania faktur nie jest trudne. Jednak po szczegółowym przeanalizowaniu, wzór na płatny wskaźnik wykorzystania zawiera kilka wyjątków, które należy wziąć pod uwagę przed przejściem od razu do obliczeń.
Zobaczmy, jak można go użyć do obliczenia wskaźnika wykorzystania!
Formuła rozliczanego wykorzystania
Najprostsza formuła rozliczanego wykorzystania jest następująca:
Gdzie całkowita pojemność jest rozumiana jako:
Istnieje jednak kilka typowych błędów, które można napotkać podczas obliczania płatnych wskaźników wykorzystania w praktyce. Obejmują one:
- Nieprawidłowa liczba godzin w całkowitym czasie pracy. Wartość ta powinna być obliczana indywidualnie dla każdego pracownika, ponieważ każdy specjalista ma inną liczbę dostępnych godzin. Wynika to z faktu, że ich czas wolny może się różnić dla każdej osoby, wpływając na całkowitą dostępność.
- Nieprawidłowa liczba godzin podlegających rozliczeniu. Słowo "podlegające rozliczeniu" jest tutaj kluczowe, ponieważ liczba ta nie powinna obejmować żadnych godzin spędzonych na pracy wewnętrznej lub projektach niekomercyjnych zamiast projektów klientów. Całkowite wykorzystanie zasobów nie jest tutaj właściwą wartością!
Nie jesteśmy jednak fanami teorii, dlatego przygotowaliśmy przykład wykorzystania formuły billable utilization w praktyce.
Obliczanie rozliczanego wykorzystania - przykład
Kierownicy projektów chcą obliczyć wskaźnik wykorzystania dla Johna, przeciętnego pracownika firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania. Aby obliczyć wykorzystanie tego pracownika, zebrali trochę informacji zarówno o jego projektach rozliczeniowych, jak i pracy nieobliczeniowej.
Po pierwsze, John ma zamiar rozpocząć pracę w lutym - miesiącu, który zazwyczaj ma 160 godzin pracy.
Ma jednak również kilka dni wolnych: jeden z okazji święta państwowego i trzy na szybki wypad do miasta, który planował od miesięcy. W związku z tym całkowita liczba dostępnych godzin zostanie zmniejszona:
160 godzin pracy w lutym - 32 godziny wolnego = 128 godzin całkowitej wydajności.
Na podstawie dostępnych godzin pracy John został przydzielony do dwóch projektów:
- Komercyjny, płatny projekt na 90 godzin,
- wewnętrzna, niefakturowana praca w wewnętrznych projektach przez 30 godzin.
Ma również 8 nieprzypisanych godzin czasu niepodlegającego rozliczeniu.
W oparciu o te informacje wykorzystanie rozliczeniowe Johna wynosi:
90 godzin podlegających rozliczeniu w projekcie komercyjnym / 128 całkowitej wydajności * 100% = 70%
Na podstawie tych informacji kierownicy projektów mogą porównać wskaźniki wykorzystania Johna z docelowymi wskaźnikami wykorzystania i sprawdzić, ile godzin rozliczeniowych należy mu przypisać.
Dlaczego warto monitorować wykorzystanie faktur?
Ale dlaczego w ogóle miałbyś dbać o rozliczalne wykorzystanie? Czy liczba godzin nie jest wystarczająca?
Wskaźnik wykorzystania faktur zwiększa produktywność i rentowność
Po pierwsze, rozliczany wskaźnik wykorzystania pokazuje produktywność i rentowność pracowników. Im wyższy wskaźnik wykorzystania, tym wyższe przychody - co zostało naukowo udowodnione przez 2022 PSMB Projector.
Pomiar wykorzystania zasobów zapobiega marnotrawstwu
Po drugie, pomiar rozliczalnego wykorzystania może pomóc w zapobieganiu marnotrawstwu w firmie. Wyraźnie pokazuje, że pracownicy są odsunięci od pracy i jakie są ich specjalizacje, dzięki czemu można upewnić się, że będą mieli nad czym pracować w przyszłości. W rezultacie nie będziesz musiał płacić tym specjalistom za bezczynność.
Z drugiej strony, wskaźnik wykorzystania zasobów jest również niezbędny do zminimalizowania liczby nadgodzin. Jeśli obliczysz wykorzystanie, możesz również zobaczyć rozliczanych pracowników, którzy są obecnie przepracowani i mają wskaźnik wykorzystania zasobów wyższy niż 100%.
Monitoruj rozliczane godziny i kształtuj procesy sprzedaży
Wreszcie, monitorowanie wykorzystania zasobów jest kluczem do zarządzania projektami i pipeline'em sprzedaży. Pozwala to zobaczyć wykorzystanie zasobów, pomagając określić, którzy pracownicy są lub będą dostępni w przyszłości. W rezultacie możesz upewnić się, że masz kilka godzin rozliczeniowych, które możesz im przypisać, wpływając na procesy sprzedaży i kierując je we właściwym kierunku.
Czy muszę za każdym razem ręcznie obliczać możliwe do rozliczenia wykorzystanie?
Jak można sobie wyobrazić na przykładzie wykorzystania czasu rozliczeniowego, który pokazaliśmy powyżej, im większa firma, tym trudniej jest szybko obliczyć ten wskaźnik. Krótko mówiąc, im więcej osób masz na pokładzie, tym dłużej trwa obliczanie wykorzystania zasobów i monitorowanie rozliczanego czasu. Przy 20, 50, a nawet 100 pracownikach proces ten może zająć godziny, a nawet dni, nawet przy użyciu najlepszej formuły wykorzystania zasobów. Dlatego zautomatyzowaliśmy go w naszym oprogramowaniu do zarządzania zasobami.
Stopień wykorzystania mocy produkcyjnych organizacji? Sprawdź to w Primetric!
W Primetric można przypisywać pracowników zarówno do projektów podlegających, jak i niepodlegających rozliczeniom, rozróżniając różne alokacje. Zmiana ta jest bardzo prosta - wystarczy zaznaczyć jedno pole.
W późniejszym czasie rozliczalne wykorzystanie będzie również wyświetlane w kalendarzu pracownika. Alternatywnie, jeśli chcesz kontrolować to jeszcze lepiej, możesz dodać nieprzypisanych pracowników do projektu Bench nie podlegającego rozliczeniu, aby pomóc Ci kontrolować wszystkie nieprzypisane godziny i pracę niepodlegającą rozliczeniu oraz poprawić wskaźniki wykorzystania podlegające rozliczeniu, wykorzystując je do rozwoju biznesu.
Zautomatyzuj obliczanie wykorzystania środków już teraz!
Nie będziemy kłamać: samodzielne obliczanie wykorzystania czasu pracy może być wyczerpujące. Dlatego zautomatyzowaliśmy to w naszym systemie - a teraz możesz zobaczyć, jak to działa również w przypadku organizacji świadczących usługi profesjonalne!
Wystarczy zarezerwować demo z jednym z naszych doradców lub od razu rozpocząć okres próbny z Primetric, aby wyeliminować tę uciążliwą odpowiedzialność i uzyskać dostęp do wskaźników wykorzystania zasobów i innych danych dotyczących wykorzystania, a także obszernych informacji na temat zadań niepodlegających rozliczeniu.
Alternatywnie, jeśli czujesz, że przydałoby Ci się więcej informacji na temat zarządzania zasobami, zachęcamy do przejrzenia naszego bloga i zapoznania się z informacjami na ten temat:
- zapobieganie ławkom pracowników i dodatkowym kosztom,
- obliczanie wykorzystania zespołu,
- unikanie konfliktów harmonogramów w zarządzaniu zasobami,
- optymalizacja siły roboczej i jej korzyści dla firmy,
- stworzenie idealnego harmonogramu projektu.
