Jak poprawić wyniki finansowe w firmie IT?

Dlaczego poprawa wyników finansowych jest takim problemem? 

Zacznijmy od odpowiedzi na jedno kluczowe pytanie: dlaczego poprawa wyników finansowych jest tak ważna (i tak kłopotliwa)? 

"Gotówka jest krwią w krwiobiegu firmy. Bez niej firma po prostu umiera; dlatego chcemy poznać dokładne miejsca, w których firmy mają tendencję do tracenia pieniędzy".

Jakub Domeracki, współzałożyciel Value Finance

Każda firma informatyczna lub usługowa w pewnym stopniu mierzy wyniki finansowe. Niektóre trzymają się tylko podstaw, podczas gdy inne chcą objąć wszystkie wskaźniki finansowe na świecie. Mimo to, choć proces ten jest tak powszechny, często zawiera liczne błędy i wpadki. 

Oczywiście możesz powiedzieć, że błędy się zdarzają i prawdopodobnie nie będziesz daleki od prawdy. Jednak w wynikach finansowych błędy te mogą mieć wpływ na firmę na każdym poziomie. 

W tym artykule połączyłem siły z ekspertami i współzałożycielami Value Finance, Jakubem Domerackim i Adamem Zagałą, aby pokazać, jak dokładnie wyniki finansowe mogą wpłynąć na Twój biznes - i jak możesz to wykorzystać na swoją korzyść. Dzięki tym spostrzeżeniom będziesz miał wgląd w lata doświadczeń z dziesiątkami innych firm tworzących oprogramowanie (i prawdopodobnie będziesz miał szansę ulepszyć swoje!).

Jaki wpływ na moją firmę mogą mieć nieprawidłowe wyniki finansowe? 

Na przykład nieprawidłowe wyniki finansowe mogą:

• zniekształcają wyniki raportów finansowych, powodując wyciąganie nieprawidłowych wniosków i podejmowanie błędnych decyzji, 
• Przekonywanie menedżerów, że ich projekty są rentowne lub mają wysokie marże zysku, nawet jeśli operacje po prostu tracą pieniądze, 
• odstraszają inwestorów, którzy mają tendencję do dostrzegania takich błędów przed podjęciem decyzji, 
• powodują, że budżet jest przepalany przez nieznane operacje,
• spowolnić rozwój firmy z powodu braku gotówki i, co ważniejsze, braku zrozumienia, które projekty naprawdę są siłą napędową całego biznesu. 

Brzmi źle? Powinno. 

Właśnie dlatego poprawa wyników finansowych w firmie powinna być tak ważna - w skrócie, może pomóc uniknąć podejmowania lub wspierania niewłaściwych decyzji, które hamują rozwój firmy.

Jednak, choć może to zabrzmieć dziwnie, rozwiązanie problemów z wynikami finansowymi nie musi być ciężarem.

Najczęstsze błędy w wynikach finansowych popełniane przez menedżerów

Na szczęście mamy dla ciebie dobrą wiadomość - w wielu przypadkach, zwłaszcza w sektorze usług, wyniki finansowe można poprawić: 

Nieprawidłowe śledzenie czasu 

Według ekspertów Value Finance, przedsiębiorcy często niewłaściwie wykorzystują funkcje śledzenia czasu, które mają pod ręką, niezależnie od tego, czy używają śledzenia czasu Jira, czy innych narzędzi. Dzieje się tak dlatego, że często  

• wynagrodzenie za nieokreślone operacje lub zaniżone godziny pracy, 
• nie analizują raportów lub danych historycznych i nie wyciągają z nich wniosków, 
• nie tworzą benchmarków dla poszczególnych działań i operacji, więc nie wiedzą, ile czasu zajmuje ich wykonanie, 
• nie wiedzą, czym zajmują się poszczególni specjaliści, 
• nie są w stanie przekonać swoich pracowników do prawidłowego śledzenia godzin pracy. 

"Kiedyś pomogliśmy firmie, która zatrudniła nowego pracownika do działu marketingu. Po dokładnej analizie śledzonego czasu odkryliśmy, że osoba ta spędzała 70% swojego czasu na sprzedaży i rekrutacji. Tymczasem kierownictwo nadal uważało, że osoba ta pracuje w dziale marketingu".

Adam Zagała, współzałożyciel Value Finance

Jakie problemy może powodować nieprawidłowe rejestrowanie czasu pracy? 

Problemy te mają szczególnie negatywny wpływ na projekty typu Time and Material, w których klienci płacą za każdą godzinę pracy. W tych projektach nieprawidłowe lub brakujące zapisy śledzenia czasu mogą skutkować zaniżonymi fakturami i niższą marżą zysku. Innymi słowy, eliminując te problemy, firma może zarobić więcej pieniędzy i jednocześnie zmniejszyć liczbę ławek. 

Z doświadczenia Adama wynika również, że wielu klientów odkryło, że ich pracownicy spędzali większość czasu na projektach wewnętrznych zamiast na projektach komercyjnych. Zwykle oznacza to, że niektóre projekty nie są odpowiednio kontrolowane - a ich finanse również mogą wprowadzać w błąd. 

Jak rozwiązać problemy ze śledzeniem czasu pracy i poprawić wyniki finansowe? 

Jeśli którykolwiek z powyższych problemów dotyczy Twojej firmy, możesz to zrobić: 

1. Zweryfikuj procesy śledzenia czasu pracy. Zapoznaj się z instrukcjami dotyczącymi śledzenia czasu i sprawdź, czy Twój zespół jest ich świadomy. Aby śledzenie czasu było dokładne, wytyczne te muszą być przestrzegane przez każdą osobę w firmie. 
2. Przeanalizuj liczbę godzin śledzonych przez poszczególnych pracowników i zespoły. Sprawdź, czy są one zgodne z liczbą godzin zapisaną w umowie i ich ogólnym zakresem obowiązków. Proces ten pomoże ci zweryfikować, czy masz problem ze śledzeniem czasu pracy i wskaże jego możliwe źródło.

3. Wybierz jedną osobę odpowiedzialną za jakość śledzenia czasu. Osoba ta powinna być odpowiedzialna za sprawdzanie godzin i porównywanie ich z planami, szacunkami i umowami. 
4. Pokaż, że śledzenie czasu ma znaczenie. Niektórzyspecjaliści nie zwracają uwagi na śledzenie czasu pracy, ponieważ nie zdają sobie sprawy, że ma to wpływ na pracę kierownictwa i całej firmy. Wyjaśnij, dlaczego proces ten jest konieczny i ważny - prosta rozmowa często czyni cuda! 
5. Przejście na stawkę godzinową z niechętnymi pracownikami. Nie będziemy kłamać - niektórzy pracownicy po prostu odmawiają śledzenia godzin, nawet przy najprostszych procesach. Chociaż jest to rzadkie, osoby te nie powinny być ignorowane. Zamiast tego należy im płacić tylko za godziny, które dodali do systemu. 
6. Śledzenie czasu niepodlegającego rozliczeniu. Aby zrozumieć, jak wygląda rzeczywiste wykorzystanie pracowników, należy śledzić zarówno projekty komercyjne (podlegające rozliczeniu), jak i operacje wewnętrzne (niepodlegające rozliczeniu), w tym spotkania, administrację i inne.

Zasady te nie dotyczą wyłącznie firm programistycznych - z porad z powodzeniem mogą korzystać również firmy usługowe, takie jak agencje marketingowe i firmy konsultingowe.

Nieefektywne zarządzanie czasem i naliczanie opłat

Nieefektywne zarządzanie czasem w firmie usługowej lub IT zwykle odnosi się do dużej liczby godzin niepodlegających rozliczeniu lub dziesiątek godzin spędzonych na pracy wewnętrznej. Są one źródłem niskiej rozliczalności - udziału godzin projektowych w ogólnej wydajności całej firmy. 

Ogólnie rzecz biorąc, uważamy, że zarządzanie czasem jest nieefektywne, gdy mniej niż 50% wszystkich dostępnych godzin w firmie jest przeznaczanych na projekty komercyjne. Jednak wskaźniki obciążenia różnią się w zależności od firmy. Na przykład, zgodnie z obliczeniami Value Finance, dobra obciążalność całej firmy powinna wynosić od 70 do 80%. Z drugiej strony, wskaźnik obciążenia dla zespołu programistów powinien wynosić około 90%. 

"Rekord najniższej rentowności, z jakim kiedykolwiek się spotkałem, wynosił około 45%. Właściciel firmy przyszedł do nas i powiedział, że ma świetny zespół, dobre stawki rynkowe i dziesiątki projektów, a mimo to traci pieniądze. Okazało się, że jego problemem przez cały czas była ściągalność należności".

Adam Zagała, współzałożyciel Value Finance

Jakie są konsekwencje niskiej ładowności? 

Nieprawidłowe naliczanie opłat ma dwie główne konsekwencje: 

• wynagrodzenia w firmie są zbyt wysokie w porównaniu do nakładu pracy, 
• pracownicy mogliby wykonać więcej pracy za to samo wynagrodzenie. 

Ale jak to działa w prawdziwym życiu? 

"Wyobraźmy sobie zespół produkcyjny, który dysponuje budżetem w wysokości 500 tys. euro miesięcznie. Jeśli obciążalność tego zespołu wynosi 80%, oznacza to, że 400 tys. euro trafia do projektu, a 100 tys. euro - do innych przedsięwzięć. Teraz wyobraźmy sobie, że obciążalność spada do 70%. Wówczas koszty pozaprojektowe wzrosną do 150 tys. euro. Tak więc 1% spadek wydajności odpowiada stracie 5 tys. euro miesięcznie i 60 tys. euro rocznie. Oto jak nieefektywne zarządzanie czasem powoduje utratę pieniędzy".

Adam Zagała, współzałożyciel Value Finance

Co możemy zrobić, aby rozwiązać problemy z naliczaniem opłat? 

Jeśli czegoś nie mierzysz, nie możesz tego kontrolować. W takim przypadku właściwą rzeczą jest rozpoczęcie pomiaru obciążenia i monitorowanie wyników finansowych, do których się ono przyczynia. Wówczas będziesz mieć bardziej precyzyjny obraz tego, z czego wynika problem. 

Następnie, w zależności od wyników badań, można podjąć kilka krytycznych decyzji, które mogą poprawić zarówno obciążalność, jak i wyniki finansowe firmy. Obejmują one: 

• Ograniczenie ilości operacji wewnętrznych do absolutnego minimum, 
• pozyskiwanie dodatkowych projektów dla specjalistów, którzy wciąż mają wolne moce przerobowe, 
• ograniczenie wsparcia dla istniejących produktów. 

Błędy w stawkach i ofertach 

Z doświadczenia Value Finance wynika, że błędy w stawkach i ofertach są często spowodowane kilkoma krytycznymi czynnikami, które rzucają cień na cały budżet. Są to między innymi: 

• nieprawidłowe dane wejściowe w obliczeniach. Jeśli części budżetu projektu są zakorzenione w nieprawidłowych założeniach, doprowadzą one później do coraz poważniejszych błędów. Na przykład, jeśli wartości dotyczące obciążenia są nieprawidłowe, cały budżet również będzie nieprawidłowy. 
• nieprawidłowy szacunki kosztów w przypadku ofert dla projektów Fixed Price. W takim przypadku oferty często obejmują zbyt małą liczbę godzin, co prowadzi do niskich lub nieistniejących marż zysku. Obliczanie Estimate to Complete i usprawnienie wewnętrznych procesów może rozwiązać ten problem.
• nieprecyzyjne obliczenia kosztów ogólnofirmowych (obciążenia/koszty ogólne). Należy je dodać do kosztów pracy w różnych zespołach; w przeciwnym razie koszty mogą zagubić się w tłumie i spowodować nieprawidłowe stawki i oferty. Użyj formuły alokacji kosztów, aby uniknąć takich sytuacji. 

Jakie są konsekwencje nieprawidłowych ofert? 

Nieprawidłowe oferty i stawki to zazwyczaj najpoważniejsze błędy, jakie może popełnić firma. Są ku temu 2 główne powody:

• Firmy mogą rozpoczynać projekty, które mają niewielkie marże zysku lub są całkowicie nieopłacalne. Jest to najgorszy scenariusz dla każdej firmy, ponieważ takie oferty powodują, że firma aktywnie traci pieniądze zamiast je zarabiać. 
• sprzedaż może rosnąć, a zyski spadać. Każdy projekt wymaga dodatkowych specjalistów, narzędzi i zasobów. Jeśli tylko ułamek projektów generuje rozsądne zyski, w ciągu kilku miesięcy menedżerowie mogą znaleźć się z dziesiątkami projektów w swoim portfolio - i ani grosza na koncie firmy. 

W obu tych przypadkach zapotrzebowanie firmy na gotówkę gwałtownie rośnie, podczas gdy zyski pozostają takie same lub nawet spadają. Jeśli Twoja firma znajduje się w takiej sytuacji, musisz działać natychmiast - oto jak to zrobić. 

Jak rozwiązać problemy z nieprawidłowymi ofertami? 

Po pierwsze, zacznij od bliższego przyjrzenia się kosztom. Zidentyfikuj koszty projektu i oddziel je od kosztów ogólnych i kosztów ogólnych generowanych przez administrację, marketing i HR. 

Obliczenia te pomogą ci określić rzeczywiste koszty wszystkich operacji w twojej firmie - oraz dochody, które firma powinna wygenerować, aby pokryć je wszystkie i pozostawić trochę zysku do zadowolenia. 

"Menedżerowie często mają coś wyliczone i wierzą w to. Zdają sobie sprawę, że są w błędzie, dopiero gdy zostaną poddani audytowi. Wtedy okazuje się, że podejmują decyzje na podstawie błędnych informacji".

Jakub Domeracki, współzałożyciel Value Finance

"W Primetric sugerujemy wielu naszym klientom, aby podzielili swój status finansowy na koszty planowane, śledzone, ale niezafakturowane i zafakturowane. Ułatwia to sprawdzenie, jaki był plan, jak przebiega realizacja i ile z tego już zafakturowaliśmy. Taki przejrzysty obraz ułatwia szybkie zrozumienie sytuacji projektów lub całego portfela".

Arek Terpiłowski, współzałożyciel Primetric

Następnie zapewnij swojemu zespołowi sprzedaży niestandardowy kalkulator do tworzenia ofert. Jeśli masz już taki kalkulator w swojej firmie, upewnij się, że jakość obliczeń jest na właściwym poziomie; w przeciwnym razie możesz tylko pogorszyć swoje wyniki finansowe. Ponadto należy upewnić się, że w całej firmie stosowane są te same stawki; wszystkie zespoły muszą być na tej samej stronie. 

Brak kontroli nad kosztami ogólnymi 

Brak kontroli nad ogólnymi kosztami w firmie oznacza brak kontroli nad wydatkami poza zespołem programistów. Jest to powszechny problem dla działów wsparcia, takich jak marketing, HR, Employer Branding i innych. Jednak całe firmy borykające się z tym problemem są również powszechne.

Istnieje kilka powodów, dla których tak się dzieje:

• Koszty są analizowane po ich wygenerowaniu i nie można ich zmienić ani dostosować, 
• Koszty nie są podzielone na kategorie, a ich pochodzenie jest nieznane, 
• brak dokumentowania wydatków, w szczególności płatności dokonywanych kartami firmowymi, 
• rosnące podatki spowodowane nieprawidłowymi fakturami, 
• niepotrzebnych narzędzi i subskrypcji.

Jak brak kontroli nad kosztami ogólnymi wpływa na wyniki finansowe? 

Główny problem spowodowany brakiem kontroli nad kosztami ogólnymi można opisać w kilku słowach: pieniądze są wydawane nieefektywnie na niepotrzebne wydatki, podczas gdy mogłyby przynieść więcej pożytku na innych polach. W rezultacie środki te nie poprawiają rentowności - zamiast tego ciągną ją w dół. 

W innych przypadkach firmy wydają zbyt dużo pieniędzy i podejmują decyzje, na które ich nie stać. W rezultacie takie firmy mogą akceptować projekty lub dokonywać inwestycji, które powstrzymają ich rozwój w dłuższej perspektywie - lub przyczynią się do całkowitego upadku firmy. To samo dotyczy kredytów obrotowych; choć mogą być kuszące, mogą również generować dodatkowe koszty, które mogą być szkodliwe dla firmy w nadchodzących miesiącach. 

Co możemy zrobić, aby zapobiec takiemu scenariuszowi? 

Zacznijmy od podstaw - każdy dział w firmie powinien mieć budżet i planowanie finansowe odpowiadające jego potrzebom. Powinien on zawierać tylko niezbędne wydatki. Dodatkowo, powinny być one regularnie porównywane z rzeczywistymi wydatkami, aby upewnić się, że każdy grosz jest wydawany na właściwe inwestycje. 

Dodatkowo, za finanse powinni być odpowiedzialni menedżerowie poszczególnych zespołów i działów. Takie podejście pomoże Twojej firmie kontrolować wydatki na mniejszą skalę i upewnić się, że są one rzeczywiście takie, jakie zostały zaplanowane. 

Brak budżetów dla zespołów 

Brak limitu wydatków nie brzmi dobrze - i oczywiście nie powinien mieć miejsca w żadnej firmie programistycznej. Niestety, zdarza się. 

Głównym powodem takiego zjawiska jest brak edukacji finansowej w zespołach. W firmach usługowych ludzie są odpowiedzialni za generowanie wydatków, ponieważ nie ma materiałów, magazynów ani maszyn. Ich brak zrozumienia, jak wszystko działa, może być kolejnym powodem znikającej gotówki. 

"Kiedyś spotkałem się z doskonałym przykładem takiego zachowania. Deweloper przyszedł do kierownictwa i poprosił o zorganizowanie hackathonu. Potrzebował 2 juniorów, 2 midów i 2 seniorów, a w wydarzeniu mogło wziąć udział 30 osób. Twierdził również, że wydarzenie to jest w stanie wypromować firmę. Zapytany o koszty takiego przedsięwzięcia, deweloper powiedział, że potrzebuje pieniędzy tylko na niektóre posty w mediach społecznościowych; pomyślał, że wykorzystanie wewnętrznego zespołu do tego celu nie wygeneruje żadnych kosztów dla firmy".

Adam Zagała, współzałożyciel Value Finance.

Takie irracjonalne decyzje związane z niepotrzebnymi wydatkami mogą nie być opłacalne dla firmy - i często nie są. 

Jak możemy poprawić budżetowanie w zespołach? 

Tak jak zasugerowaliśmy w przykładzie z poprzedniego akapitu, edukacja jest kluczem - i powinna zacząć się od samych zespołów i ich menedżerów. Zestaw warsztatów lub zajęć mających na celu pokazanie im niuansów finansów firmy może poprawić ich świadomość w tych kwestiach i pomóc firmie kontrolować swoje finanse zarówno na dużą, jak i małą skalę. 

Dodatkowo, w miarę kontynuacji edukacji, menedżerowie powinni również stać się odpowiedzialni za kwestie finansowe. Ponieważ są oni zawsze blisko zespołu i jego projektów, są najlepszymi ludźmi do tej pracy - firma musi tylko pomóc im poprawić ich umiejętności finansowe.

Popraw swoje wyniki finansowe dzięki Value Finance i Primetric 

Jeśli nadal nie jesteś pewien, jak poprawić wyniki finansowe w swojej firmie, mamy dla Ciebie kilka dodatkowych wskazówek. 

Po pierwsze, sprawdź, czy Twoje narzędzia naprawdę nadają się do pomiaru wyników finansowych. Jeśli masz wątpliwości, sprawdź nasze oprogramowanie do zarządzania finansami lub po prostu od razu przetestuj Primetric. 

Po drugie, jeśli nadal masz jakieś pytania, odwiedź stronę Value Finance i przejrzyj ich ofertę - jestem przekonany, że znajdziesz tam to, czego szukasz!