Was man bei der Einführung eines neuen Tools nicht tun sollte: Welche Fehler gilt es zu vermeiden?

Über den Autor

Tomasz Wysoczanski ist ein erfahrener Coach und Business-Trainer. Er arbeitet hauptsächlich mit Managern und unterstützt Führungskräfte bei der Entwicklung ihrer Führungskompetenzen. Dank seiner Erfahrung als Manager ist er in der Lage, Theorie und Praxis zu verbinden, was zu einem pragmatischen Ansatz für Coaching und Training führt.

Was ist der Grund für den mangelnden Erfolg bei der Umsetzung? 

Ich schlage vor, sich auf drei Faktoren zu konzentrieren, die sich auf die Motivation und das Engagement auswirken: ein Gefühl der Kompetenz, ein Sinn für den Zweck und eine gute Arbeitsorganisation. Auch wenn dies nicht die einzigen Faktoren sind, die zum möglichen Scheitern Ihrer Umsetzung beitragen, sollte dieses Rezept in 98 % der Fälle funktionieren.

Sinn für Wissen

Wenn Sie wollen, dass die Umsetzung nicht die erwarteten positiven Ergebnisse bringt, ist der Plan einfach: Sie sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht lernen, wie das Instrument funktioniert. Je weniger sie wissen, desto besser. In diesem Fall:

• Organisieren Sie keine Schulungen (auch wenn Ihre Geschäftspartner einen solchen Vorschlag machen);
• Bieten Sie während der Umsetzung keine Unterstützung an - wenn jedoch zufällig eine Schulung stattgefunden hat, können Sie die Leute in der Umsetzungsphase sich selbst überlassen; sie hatten Zeit zu lernen und konnten alles fragen; jetzt ist die Zeit für die Umsetzung gekommen. Es ist nicht wichtig, dass ohne die Arbeit mit dem Tool einige Fragen während der Schulung nicht hätten auftauchen können; es ist nicht wichtig, dass das Wissen über neue Themen schnell verpufft. Kurzum, das Unternehmen hat bereits Zeit für die Schulung aufgewendet, so dass das Thema abgeschlossen ist;
• Geben Sie keine Rückmeldung über die Leistungen einzelner Personen - Sie haben sicherlich viele andere Aufgaben;
• Zeigen Sie während der Umsetzung kein Interesse und keine Besorgnis - hoffentlich wird einer der Mitarbeiter sagen, dass eine Schulung, eine Weiterbildung oder eine andere Form der Unterstützung sinnvoll wäre, und Sie müssen sich überlegen, wie Sie da wieder herauskommen. 

Warum ist es so wichtig, dass Sie auf eine gute Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter verzichten?

Das Gefühl, kompetent zu sein, ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Entwicklung von Motivation und Engagement. Warum?

Lass uns ein kleines Experiment machen. Besorgen Sie sich ein A4-Blatt Papier und eine Schere. Schneiden Sie dann ein Loch in das Blatt, um die Karte selbst durchzuschieben - es ist wirklich möglich. Bei dieser Aufgabe gibt es nur eine Regel: Sie dürfen das Papier nicht zerreißen. Wenn du kein A4-Papier hast, kannst du diese Übung auch mit einer Visitenkarte machen. Dann geht es nicht darum, alles durch sich selbst, sondern durch den Kopf zu bekommen.

Also, wie war es? Hast du es geschafft? Hast du die Aufgabe gemeistert?

Wahrscheinlich haben Sie sich nach ein paar oder einem Dutzend Versuchen entmutigt gefühlt und folglich aufgegeben.

Menschen wollen effizient und effektiv handeln - und ohne Kompetenzen und Fähigkeiten ist dies nicht möglich. Wenn es keine Übereinstimmung zwischen der zu erledigenden Aufgabe und den Kompetenzen gibt, nehmen Frustration und Entmutigung zu - dann ist es leicht, aufzugeben, es ist leicht, aufzugeben.

Wenn Sie also keinen Erfolg haben wollen, sollten Sie keine Schulungen und Unterstützung bei der Umsetzung organisieren.

Sinnhaftigkeit

Achten Sie darauf, dass die Leute den Zweck der Umsetzung nicht spüren - das ist ganz einfach: Sagen Sie nicht, warum es gemacht wird. Wenn Sie jedoch starken Druck verspüren, sagen Sie: "Weil ich es gesagt habe", "Weil dies die Entscheidung ist", oder, als letztes Mittel, geben Sie jedes Mal ein anderes Ziel an - eine solche Unschärfe ist gut, um Demotivation aufzubauen. 

Sorgen Sie dafür, dass die Menschen daran zweifeln, dass das neue System seriös ist - lassen Sie sie in dem Glauben, dass Sie vielleicht zu der vorherigen Lösung zurückkehren werden.

Warum ist es so wichtig, dass Sie loslassen, um ein Gefühl für Sinn und Bedeutung zu entwickeln?

Über die Bedeutung von Sinn und Zweck bei der Arbeit ist viel geforscht worden, und viele Artikel und Bücher sind auf dieser Grundlage veröffentlicht worden. Als Menschen müssen wir das "Warum" kennen. Wenn wir uns mit dem Ziel identifizieren, nehmen Motivation und Engagement zu.

Es ist zu bedenken, dass die Implementierung des Systems selbst nicht das Ziel ist. Ebenso ist es nicht das Ziel, eine Straße zu bauen - das Ziel kann sein, die Reisezeit von Punkt A nach Punkt B zu verkürzen. Ähnlich verhält es sich bei der Implementierung eines Systems - es soll einem Zweck dienen (z. B. der Steigerung der Rentabilität von Projekten).

Wenn Sie also wollen, dass sich die Menschen nicht an der Umsetzung beteiligen, lassen Sie sie das Ziel nicht sehen.

Gute Arbeitsorganisation

Sie können die Einführung eines neuen Systems wie ein Projekt angehen. Das Rezept, um nicht erfolgreich zu sein, ist also ganz einfach:

• keine verantwortliche Person benennen;
• keinen Durchführungsplan mit potenziellen Risiken erstellen;
• keine "Meilensteine" oder andere Punkte zur Erörterung der Fortschritte vorsehen;
• signalisieren Sie nicht, dass Sie am Fortschritt der Umsetzung interessiert sind.

Warum ist es so wichtig, dass Sie auf eine gute Arbeitsorganisation verzichten?

Wie das Bedürfnis nach Kompetenz ist auch die Fähigkeit, effizient zu arbeiten, wichtig für Motivation und Engagement. Wenn jedoch Chaos und Unordnung herrschen, ist der direkte Weg zur Demotivation gegeben. Zweitens: Nach dem Konzept des Reiss-Motivationsprofils ist eines der wichtigsten menschlichen Bedürfnisse das "Bedürfnis nach Ordnung". Das bedeutet, dass einige von uns Pläne, Strukturen und klare Richtlinien brauchen. Ohne diese wird ihr Engagement abnehmen.

Bei der Planung der Implementierung als gemanagtes Projekt, z. B. bei einer der Wasserfall-Methoden, wird eine Ordnung eingeführt. Im Allgemeinen werden der Beginn und das Ende des Projekts festgelegt, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten geplant, eine Risikoanalyse durchgeführt, der Fortschritt während der Umsetzung gemessen usw.

Das Gleiche gilt für die Signalisierung, dass Sie als Führungskraft an der Umsetzung dieses Projekts interessiert sind. Untersuchungen zeigen, dass sich die Mitarbeiter mehr auf die Aufgaben konzentrieren, auf die sich der Chef konzentriert. Das ist ganz natürlich und hängt mit dem Überlebensinstinkt zusammen. Wenn Sie also als Chef dem Projekt keine Aufmerksamkeit schenken, seine Bedeutung nicht kommunizieren und sich während der Umsetzung nicht nach den Fortschritten erkundigen, werden die Mitarbeiter dem Projekt auch weniger Aufmerksamkeit schenken. Sie werden sich auf die Aufgaben konzentrieren, denen Sie mehr Aufmerksamkeit schenken.

Wenn Sie sich also Sorgen um den ausbleibenden Erfolg machen, lassen Sie die Umsetzung ohne ein geeignetes Verfahren und zeigen Sie kein Interesse an diesem Unterfangen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch die Vernachlässigung von Bereichen wie einer angemessenen Schulung, der Verleihung eines angemessenen Sinns und Zwecks für die Umsetzung und der Sicherstellung, dass die Umsetzung effektiv durchgeführt werden kann, selbst Personen, die der neuen Lösung ursprünglich positiv gegenüberstanden, demotiviert werden können. Diejenigen, die von Anfang an skeptisch waren, werden nur noch mehr überzeugt.

Die Verwaltung dieser Elemente sollte keine großen Probleme bereiten, zumal Primentric Zeiterfassung und Stundenzettel sowie Projektmanagement und Fortschrittskontrolle bietet, die den gesamten Prozess erheblich erleichtern.

Es ist auch erwähnenswert, dass es Leute gibt, die von Anfang an skeptisch gegenüber der Implementierung des Tools sind. Aber das ist eine Geschichte für einen anderen Leitfaden :)