Zeit und Ausgaben werden im Allgemeinen in zwei Kategorien eingeteilt: abrechenbare und nicht abrechenbare.

Zu den fakturierbaren Zeiten und Ausgaben gehören alle Aktivitäten, die Manager und Mitarbeiter dem Kunden in Rechnung stellen können. Dies können sein: Arbeitsstunden, projektbezogene Reisen, zusätzliche Software usw.

Nicht fakturierbare Zeit und Spesen können dagegen nicht in eine Rechnung für einen Kunden aufgenommen werden. Dabei handelt es sich in der Regel um alle zusätzlichen Aktivitäten, die das Unternehmen ergreifen muss, um die höchste Qualität des Produkts zu gewährleisten, z. B. die Fehlersuche oder -behebung.

Dazu gehören auch die Kosten für zusätzliche Prozesse im Zusammenhang mit den Projekten oder dem allgemeinen Betrieb, z. B. Buchhaltung oder Marketing.

Alle Arten von Unternehmen können von der Überwachung ihrer Zeiten und Ausgaben profitieren. Theoretisch war die genaue Überwachung der geplanten und erfassten Stunden für projektbasierte Unternehmen gedacht - und die brauchen solche Lösungen definitiv. Mit der Zeit erkannten aber auch andere Unternehmen die Vorteile von Zeit- und Spesensoftware: Sie kann ihnen beispielsweise helfen, Urlaub und Abwesenheiten zu erfassen und die Zuweisung von Aufgaben zu vereinfachen. 

Zunächst muss das Unternehmen seine Bedürfnisse in Bezug auf die Zeit- und Kostenerfassung definieren. Bei der Entscheidung sollten Sie Faktoren wie die Anzahl und den Status der Mitarbeiter, die verwalteten Projekte und Aufgaben, die Art der Abrechnung und vieles mehr berücksichtigen. Die Software für die Zeit- und Kostenerfassung sollte es Ihnen ermöglichen, all diese Informationen zu durchsuchen!

Danach sollten Sie sich die Funktionen und Vorteile, die das Programm bietet, genauer ansehen. Achten Sie insbesondere auf automatisierte Funktionen und andere Eigenschaften, die die weitere Skalierbarkeit Ihres Unternehmens unterstützen.

1. Die Kosten und Zeiten von Aufgaben, Vorgängen und Projekten werden besprochen, geschätzt und in das System eingegeben.
2. Die Aufgaben und Projekte werden entsprechend dem Plan durchgeführt. Die Mitarbeiter verfolgen ihre Fortschritte und Stunden im System; alle ihre Berichte sind für ihre Vorgesetzten sichtbar.
3. Die erfassten Zeiten und Ausgaben werden dann mit den Schätzungen verglichen. Anhand der Daten können die Manager erkennen, was verbessert werden könnte und was wie geplant gelaufen ist.

Der einfachste Weg, das Zeitmanagement in einem IT-Unternehmen zu bewerten, ist die Berechnung der abrechenbaren Kapazität eines Mitarbeiters oder eines ganzen Teams.

Im Idealfall sollte diese Kapazität der maximal verfügbaren Stundenzahl in einem Monat entsprechen; dies ist jedoch selten der Fall. Wenn 80-90 % der Kapazität für abrechenbare Tätigkeiten genutzt werden, gilt dies als gutes Ergebnis.

Die Kosten hingegen können entweder anhand einer Marge oder eines allgemeinen Gewinns bewertet werden. Je höher die Kennzahlen sind, desto besser geht es einem Unternehmen.