Projektbuchhaltungssoftware ist ein Muss für jedes Unternehmen, das die finanzielle Leistung mehrerer Projekte gleichzeitig überwachen muss.

In der Regel müssen die Budgets und andere finanzielle Details für solche Projekte separat berechnet werden. Eine Projektbuchhaltungssoftware ist daher die beste Möglichkeit, diese Daten umfassend zu erfassen und zu analysieren.

Projektbuchhaltungssoftware kann aber auch in Unternehmen eingesetzt werden, die viele verschiedene Aufgaben auf einmal erledigen müssen und deren Budget separat überwacht werden muss. Mit einer solchen Software lässt sich dies auf einfache und intuitive Weise bewerkstelligen.

In erster Linie benötigen Sie eine Projektbuchhaltungssoftware, um überhaupt an die Projektbuchhaltung selbst denken zu können.

Denn die Kombination von Finanzdaten aus vielen verschiedenen Vorgängen ist in Tabellenkalkulationen oder papierbasierten Dokumenten einfach unmöglich.

Um die Projektbuchhaltung in Ihrem Unternehmen einzuführen, müssen Sie daher zunächst die wichtigsten Funktionen definieren, die Ihr Unternehmen benötigt, um erfolgreich zu sein. Beobachten Sie Ihre Prozesse, ermitteln Sie die wichtigsten buchhaltungsbezogenen Punkte und wählen Sie entsprechend das richtige Tool für den Prozess aus.

Denken Sie daran, nach einer Projektbuchhaltungssoftware mit möglichst vielen Funktionen zu suchen - wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie immer mehr davon benötigen!

1. Wählen Sie ein Instrument und führen Sie es in Ihrem Unternehmen ein.
2. Exportieren Sie, falls erforderlich, Finanzdaten aus anderen Quellen.
3. Erstellen Sie ein Budget für einzelne Projekte, falls Sie dies noch nicht getan haben. In anderen Fällen versuchen Sie, die Gewinnspannen zu maximieren, während Sie die Budgets in das Tool exportieren.
4. Verfolgen Sie alle Transaktionen im Projekt. Überwachen Sie darüber hinaus alle abrechenbaren Stunden, die Ihre Mitarbeiter melden.
5. Überprüfen Sie die Ergebnisse regelmäßig. Nutzen Sie die Berichte des von Ihnen gewählten Tools, um alle Prozesse zu überwachen und sowohl Ineffizienzen als auch potenzielle Einnahmen zu ermitteln.

In großen Unternehmen liegt die Projektbuchhaltung in der Regel in der Verantwortung des Projektbuchhalters oder der Buchhaltungsabteilung im Allgemeinen. Deren Arbeit kann von einem Projektleiter, der an einem bestimmten Projekt beteiligt ist, und vom Finanzvorstand selbst überwacht und beeinflusst werden.

In kleineren Unternehmen gibt es jedoch keine derartig spezialisierten Stellen. In ihrem Fall liegt die Projektbuchhaltung in der Regel in der Verantwortung des Projektleiters oder des PMO.

Deren Handlungen werden vom Finanzleiter (CFO) oder CEO selbst überwacht. Diese Struktur kann je nach Unternehmen unterschiedlich sein.

Der Erfolg in der Projektbuchhaltung kann je nach Situation unterschiedlich gemessen werden.

Er kann wie folgt beschrieben werden:

1. Allgemeine Einnahmen aus einem oder mehreren Projekten,
2. Die Gewinnspanne aus einem Projekt oder als durchschnittliche Gewinnspanne aus vielen Projekten gleichzeitig,
3. Die Anzahl der abrechenbaren Stunden, die für die Fertigstellung des Projekts aufgewendet wurden,
4. Schlüsselformel für die Kostenzuweisung
5. Marge des 2. und 3. Grades.

Diese Kennziffern können jedoch variieren, wenn das Projekt einige besondere Maßnahmen erfordert.