Product Champion vs a New Tool: How not to Fail at the Implementation Stage?

¿Quién es el Campeón del Producto?

Según la definición más sencilla, un campeón de producto es una persona de la empresa interesada en una determinada solución que se encarga de elegir e implantar con éxito una herramienta. 

En general, actúa como representante de la empresa y se encarga de toda la comunicación, las decisiones y los procesos relacionados con el producto. Por definición, debe definir los requisitos esenciales, mantenerse en contacto con las partes interesadas e impulsar el cambio tomando decisiones y adaptando los procesos. 

Pero, ¿qué significa realmente? 

¿Cuáles son las responsabilidades de un campeón de producto? 

En resumen, un campeón de producto participa en todas las actividades que dan lugar a la elección e implantación de una nueva herramienta. En la mayoría de los casos, se forman en un proceso fluido que incluye todas las actividades: desde el análisis inicial, hasta la implantación de una nueva herramienta. 

¿Quién debería convertirse en un Campeón de Producto para su empresa? 

Product Champion acts as a connection between company and provider; as a result, he is responsible for the success of a new tool. Therefore, his actions cannot be left to chance - he needs to have specific characteristics that will help him succeed. Those include: 

Un puesto de prestigio en la empresa. Un campeón de producto no puede ser un becario o un especialista recién contratado. Preferiblemente, debe ser un gerente o un ejecutivo de nivel C con una experiencia significativa en el negocio. También debe saber comunicarse con otros directivos y partes interesadas para determinar con éxito sus necesidades. En otras palabras, debe saber cómo resolver o saber a quién acudir con cada uno de los problemas que descubra en su camino. 

Acceso a los datos de la empresa. La implantación de una nueva herramienta requiere un flujo de datos a gran escala. Sin embargo, no todo el mundo en la empresa tiene acceso a ellos ni la posibilidad de compartirlos con el tercero. Un Campeón de Producto debería tener esa opción en todo momento. 

Entender los procesos. La empresa tiene docenas de procesos, y el campeón de producto debe conocerlos todos. Esto se debe a que es el responsable de identificar los problemas y las oportunidades clave que deben reflejarse en la nueva herramienta. 

Identificar las partes interesadas en la herramienta dentro de la organización, es decir, la dirección, la junta directiva y los empleados, e identificar sus necesidades. Su conocimiento de su perspectiva le permitirá verificar si los procesos pueden reflejarse con precisión en Primetric. 

Voluntad de impulsar el cambio. Algunas personas se aferran a los métodos antiguos porque simplemente les resultan familiares, no porque entiendan los procesos que hay detrás. Si una persona entiende el origen de los datos, está abierta a las mejoras y nuevas posibilidades que ofrece una nueva herramienta y se beneficia de nuevos y mejores indicadores. 

Habilidades blandas. Como un campeón de producto es responsable de la comunicación interna y externa, tiene que abordar los casos de uso y entender el punto de vista del proveedor al mismo tiempo. También tiene que ser flexible y persuasivo para satisfacer las necesidades de ambas partes implicadas en la implantación. Además, el dominio del inglés es imprescindible en el caso de la implantación internacional. 

Posición del defensor del proyecto: ¿quién debería serlo? 

En general, el promotor del proyecto debe ser un gerente o, mejor aún, un ejecutivo de nivel C. En general, el defensor del proyecto puede ser: 

• un funcionario de reparto, 
• un director general, 
• un director de operaciones, 
• Internal Project Manager,
• DIRECTOR FINANCIERO,
• otro directivo de alto nivel.

Sin embargo, la lista sigue siendo larga: ¿cómo elegir entonces? 

Depende de la empresa y de sus principales casos de uso que deben definirse antes de elegir un Campeón de Producto. 

Por ejemplo, si la empresa en cuestión tiene problemas con las finanzas y quiere mejorar la rentabilidad y controlar la facturación y los salarios, debería elegir a alguien con experiencia en finanzas para un Campeón de Producto, por ejemplo, un director financiero. 

Si la empresa se centra en las asignaciones, en el crecimiento de los bancos y en el aumento del número de expertos con diferentes especializaciones, su Director de Operaciones debería ser considerado como candidato a convertirse en Campeón de Producto. Sin embargo, si la empresa quiere gestionar su proyecto de forma eficaz con la nueva herramienta, debería nominar a un Director de Proyecto Interno para el papel. 

En algunos casos -normalmente en las grandes empresas- hay personas empleadas como gestores profesionales de programas. Su tarea es introducir nuevos productos y cambios organizativos cruciales y mejorar sus procesos. Si hay una persona así en tu organización, debería convertirse naturalmente en un Campeón de Producto. 

¿Qué se necesita para convertirse en Campeón de Producto? 

Ser un Campeón de Producto no es sólo cuestión de habilidades y características, sino sobre todo de conocimientos y recursos. No hay lugar para la información que falta aquí - el Campeón de Producto necesita tener todas las cosas siguientes:

• tiempo para dedicar a la elección de la herramienta. Los ejecutivos y gerentes de nivel C suelen estar preocupados por numerosas tareas. Sin embargo, un Campeón de Producto debe tener tiempo para actuar como tal; una persona que lucha con sus responsabilidades actuales no realizará un análisis detallado, no entenderá los procesos cruciales y, como resultado, no elegirá una herramienta adaptada a las necesidades de la empresa. 
• Conocimiento de la estructura y los procesos internos (planificación, finanzas, etc.). Un campeón de producto debe entender cómo funciona su empresa. Si no lo hace, no podrá reflejar estos procesos en la herramienta que va a elegir, lo que dificultará el trabajo de todos los empleados de la empresa. 
• capacidad de identificar a los usuarios del sistema y los niveles de acceso necesarios. Una herramienta puede ser útil para los desarrolladores, los probadores, los gestores, los responsables de RRHH, los ejecutivos, el marketing y decenas de otros grupos de interés. El responsable del producto debe determinar quién puede beneficiarse realmente del software y qué características implica.

Pasos clave para el éxito de la evaluación y la aplicación

Fase 1. Determinación de los objetivos clave de una herramienta prospectiva. 

La elección a ciegas no es una opción para elegir una herramienta para su empresa. Antes de que un jefe de producto haga su elección, debe realizar un análisis exploratorio de las características que su empresa realmente necesita tener en su posible herramienta. 

Para ello, debería: 

• analizar los procesos de la empresa, 
• determinar los problemas cruciales y los cuellos de botella en los procesos, 
• entrevistar a todas las partes interesadas en utilizar la herramienta en el futuro, 
• Examine los datos disponibles para descubrir cualquier otra cuestión que pueda haberse omitido anteriormente. 

Estas acciones tienen un único objetivo: crear una lista de casos de uso para que el proveedor los utilice durante la aplicación. 

Un caso de uso es una situación específica en la que un producto o servicio podría utilizarse. En otras palabras, una lista de casos de uso contiene todos los problemas, procesos, escenarios y momentos en los que una nueva herramienta será útil. Debe incluir la perspectiva de todas las partes interesadas: sólo así puede ayudar al proveedor a eliminar los cuellos de botella en procesos cruciales. 

Es importante que la lista de casos de uso no tenga que incluir sólo los escenarios más importantes. De hecho, es aconsejable dividir la lista en varias categorías con diferentes niveles de importancia. Por ejemplo, puede marcar algunas características como imprescindibles, agradables de tener, o simplemente omitibles.

Basándose en la lista de casos de uso, puede establecer fácilmente las prioridades para la implementación y elegir la herramienta adaptada a sus necesidades. 

Analizamos esta parte del proceso en detalle en nuestro artículo sobre cómo elegir una herramienta de programación de proyectos. 

Fase 2. Probar un número limitado de soluciones potencialmente útiles. 

Hay docenas de herramientas disponibles en el mercado, pero sólo hay un puñado de ellas que una empresa elegida puede encontrar útiles. 

Basándose en el análisis realizado en la etapa 1, un campeón de producto debería ser capaz de crear una lista de soluciones que satisfagan los requisitos de su empresa. Sin embargo, no debería limitarse al enfoque teórico; en esta parte del proceso, debería probar las herramientas o, mejor aún, reservar una demostración para ver todo su potencial presentado por sus creadores. 

Gracias a este enfoque proactivo, un Campeón de Producto podrá elegir la solución que mejor se adapte a su empresa y descartar las que tengan alguna carencia. 

Sin embargo, si hay más que unas pocas personas en la empresa involucradas en el proceso de toma de decisiones, un Campeón de Producto también es responsable de reunir sus opiniones y convertirlas en una única elección. Ese puede ser su mayor reto en el trabajo: ¡la reunión con el proveedor es solo el principio en ese caso! 

Tercera etapa. Discutir los detalles con el proveedor. 

Si su jefe de producto y todas las demás partes interesadas ya han elegido la herramienta adecuada, es el momento de pasar a la acción y preparar su aplicación con el proveedor. 

En este punto, el jefe de producto no debe ocultar ninguna información al proveedor. Debe comunicar con claridad las necesidades de su empresa, explicar cualquier problema que surja y señalar cualquier asunto que le parezca preocupante o necesario. 

En general, el Campeón de Producto debe proporcionar a los creadores de la herramienta: 

1. Requisitos de los distintos públicos.
2. Lista de casos de uso: pueden utilizarse posteriormente para los escenarios de prueba. 
3. Presentaciones de los principales directivos y partes interesadas. 
4. Datos clave que sirven de base para los casos de uso. 
5. Cualquier comentario relevante. 

Sin embargo, no debe ser una conversación unilateral. Un campeón de producto debe estar abierto a ajustar los procesos de la empresa a la herramienta, así como a realizar cualquier cambio que pueda ser necesario durante la implantación. También debe encargarse de toda la comunicación entre las partes para asegurarse de que todas las cuestiones clave se transmiten eficazmente a la otra parte. 

Etapa 4. Aplicación. 

La etapa de implementación puede diferir según el tipo de herramienta y el alcance del trabajo. Sin embargo, las diferencias siguen requiriendo una amplia ayuda del Campeón de Producto. 

En este punto, un Campeón de Producto debería: 

• reunirse periódicamente con el proveedor para supervisar el progreso del trabajo, 
• compartir los datos necesarios con el proveedor y supervisar su importación al nuevo sistema, 
• reúnen los casos de uso, las cuestiones y los problemas que deben abordarse en la herramienta, 
• Analizar otras necesidades de la organización que deberían incluirse en la nueva herramienta (por ejemplo, roles, accesos, responsabilidades, etc.).

¿Cuáles son las consecuencias de elegir al campeón de producto equivocado? 

En este momento, usted ya sabe quién debe ser un Campeón de Producto. Pero, ¿qué pasa si no cumple los requisitos anteriores, o simplemente una empresa no quiere elegirlo entre sus filas?

Pues bien, en ese caso dicha empresa puede enfrentarse a consecuencias desagradables, tanto financieras como organizativas. Entre ellas: 

1. Abandono o retraso en la implantación. El Campeón del Producto debe ser una fuerza impulsora de la implantación de la herramienta; sin su voluntad y compromiso, ninguna de las etapas del proceso podrá completarse. Las responsabilidades no se asignarán a una sola persona y, en consecuencia, no se abordarán, lo que provocará el retraso o el abandono del proyecto. 
2. Comunicación limitada. La aplicación requiere un flujo de información bidireccional entre el cliente y el proveedor. Sin él, la herramienta no se ajustará a las necesidades de la organización y no se abordarán los problemas que surjan. 
3. Faltan casos de uso en la herramienta. Un software se elige en respuesta a problemas y situaciones particulares. Sin Product Champion, no pueden identificarse y, por tanto, reflejarse en la herramienta con precisión. En consecuencia, la herramienta no estará a la altura de las expectativas de los usuarios. 
4. Procesos incorrectos. Cada empresa tiene sus propias formas que deben incluirse en una nueva herramienta. Su identificación y descripción es responsabilidad de un Campeón de Producto. Su ausencia puede provocar el caos de numerosas investigaciones en diferentes equipos y departamentos y, por tanto, conclusiones inexactas y procesos incorrecto en la herramienta. 
5. Omisión de las necesidades de una o varias partes interesadas. Una misma herramienta puede ser utilizada por diferentes equipos, departamentos y especialistas, y el responsable de producto debe encontrarlos a todos e identificar sus necesidades. Sin él, es posible que la herramienta no se utilice en toda su extensión, con la consiguiente pérdida de tiempo y recursos. 

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