.JPG)
Što su prekretnice u upravljanju projektima?
Prekretnica u upravljanju projektima jasno je definirana točka u trajanju projekta kada se mjeri njegov napredak i uspoređuje s krajnjim ciljem.
Općenito, odabrana je prekretnica projekta kako bi se naglasilo važno postignuće u rasporedu projekta ili završetak njegovog značajnog dijela. Osim toga, oni su također dobro vrijeme za praćenje statistike projekta i rješavanje svih problema koji se mogu pojaviti u procesima. Oni također mogu djelovati kao vrijedne informacije za članove tima koji žele bolje planirati faze projekta.
Koja je razlika između prekretnica i...
Ciljeve?
Cilj projekta je najopćenitiji od pojmova koje ćemo opisati u ovom odlomku. To je zato što definiraju krajnji cilj projekta, dok se prekretnice usredotočuju na njegove uzastopne korake.
Na primjer, krajnji cilj ZA IT tvrtku bio bi stvaranje funkcionalne aplikacije.
Rezultati?
Rezultati su povezaniji s ključnim etapama u upravljanju projektima od ostalih pojmova koje smo definirali u ovom odjeljku. To je zato što su rezultati stvarni rezultat dovršetka prekretnice.
Na primjer, ako vodite IT tvrtku, prekretnica može biti razvoj određene značajke za aplikaciju.
Zadatak?
U planiranju prekretnica zadatak je najmanja jedinica od svih pojmova povezanih s prekretnicama projekta. To je zato što su prekretnice zapravo podijeljene na zadatke koji su jednostavno uzastopni koraci koji dovode do završetka prekretnice u cjelini. Drugim riječima, zadatak je općenito mala akcija ili skup radnji koje su dovršili dodijeljeni članovi tima ili projektni tim.
Na primjer, kada je prekretnica projekta razvoj određene značajke, a rezultati ove značajke uključuju frontend, zadatak može biti stvaranje određenog gumba.
Ključne etape projekta – primjeri
Prekretnice projekta obično predstavljaju kritična postignuća u upravljanju projektima, kao što su:
- datumi početka ili završetka za različite faze projekta,
- značajku ili dio projekta koji je odobrio kupac,
- razvijanje ključnih značajki projekta,
- sastanci dionika,
- velike isporuke ili izdanja.
Međutim, konačni elementi planiranja ključnih etapa mogu se uvelike razlikovati od primjera uključenih u taj popis - u konačnici, sve ovisi o vrsti projekta, njegovom životnom ciklusu i njegovim glavnim ciljevima.
Stvaranje prekretnica u projektu - uobičajene pogreške
Najbolji scenarij je da nikada nećete naići na netočne nezgode u upravljanju projektima, a vaš raspored projekta neće sadržavati pogreške i niti jednu pogrešnu prekretnicu projekta. Međutim, najbolje je znati kako izgledaju, ako se takve nezgode dogode u vašem projektu.
Uobičajene pogreške u izradi projektnog plana s njegovim ključnim etapama uključuju:
- pogrešne ciljeve, rezultate ili zadatke za ključne etape projekta. Stvaranje gumba za aplikaciju nije prekretnica, kao ni dovršavanje projekta! Izbjegavajte dodavanje takvih ključnih točaka vremenskoj traci projekta - one mogu zavarati.
- netočne zavisnosti zadataka. Bez obzira radite li u okretnom ili vodopadu, svi vaši ključni rezultati i zadaci nekako su povezani. Neuspjeh u identificiranju tih veza može onemogućiti postizanje prekretnica projekta.
- ne koristite alate za zakazivanje projekata. Sposobni su pretvoriti sirove podatke u mnogo razumljiviji Ganttov grafikon i tablice i najbolji su izbor za poboljšanje protoka informacija u tvrtki.
- stvaranje premalo ili previše prekretnica. To rezultira stvaranjem ili previše općenitih ili previše detaljnih rasporeda projekata koje je (u oba slučaja) teško razumjeti i podijeliti na zadatke i rezultate. Kao rezultat toga, možda ćete propustiti neke ključne prekretnice i ne uključiti ih u raspored projekta!
- nedostatak nadzora. Kao što svaki voditelj projekta zna, nema projekata koji se dovršavaju bez izmjena početnog plana. Praćenje cijelog projekta, kao i faze projekta pomoću alata za upravljanje omogućuje rukovoditeljima da provjere napredak i reagiraju na sve prepreke na putu.
Kako definirati prekretnice projekta za svoj projekt? 5 pitanja koja trebate postaviti
U redu, po definiciji sve zvuči sasvim jasno - ali što ako voditelj projekta nije siguran jesu li njegove prekretnice u projektu točne?
U tom slučaju trebali bi si postaviti ovih 5 pitanja:
- Pruža li prekretnica projekta kupcu opsežne informacije o naporima pružatelja usluga?
- Pokazuje li prekretnica koje zadatke i rezultate treba dovršiti kako bi se ključna etapa ispravno izvršila?
- Može li prekretnica djelovati kao glavni pokazatelj za faze rasporeda ili projekta?
- Može li se prekretnica iskoristiti za procjenu uspješnosti projekta?
- Uključuje li prekretnica analizu rizika?
Ako ste odgovorili potvrdno na sva ova pitanja, vaša će prekretnica vjerojatno biti točna. Čestitam!
Zašto su ključne etape važne u upravljanju projektima?
Prekretnice projekta ponekad zanemaruju oni koji su već preopterećeni ciljevima, rasporedima i drugim ciljevima. Međutim, prekretnice u upravljanju projektima pružaju stručnjacima i njihovim menadžerima sasvim različite vrijednosti od kojih mogu imati koristi.
Prednosti za rukovoditelje na razini C
Iako se ključne etape projekta mogu činiti kao ideja koja se može svidjeti samo voditeljima projekata, ona također može biti vrlo korisna za PMO-ove, COO ili čak financijske direktore. S takvim kontrolnim točkama na mjestu, oni mogu:
- poboljšati njihove procjene na temelju planiranja projekata,
- pratiti napredak projekta bez udubljenja u njihove podatke,
- pronaći projekte kojima prijeti kašnjenja i djelovati u skladu s informacijama,
- provjeriti proračun projekta tijekom projekta, ne samo na njegovom kraju,
- pronaći najuspješnije projekte, kao i one koji imaju slabe rezultate,
- otkriti slabosti unutar projekta i poboljšati ih u budućnosti.
Prednosti za voditelje projekata
Voditelji projekata su ti koji svakodnevno rade s prekretnicama projekta. Zahvaljujući njima, ovi stručnjaci mogu:
- primijetiti sve probleme i riješiti ih prije nego što utječu na projekt u cjelini,
- upravljati većim brojem projekata bez mikroupravljanja,
- kontrolirati vrijeme i napredak projekata,
- po potrebi podupirati projekte,
- informiranje dionika i pomoć u praćenju vremenskog okvira projekta.
Beneficije za zaposlenike
Za mnoge zaposlenike prekretnice projekta mogu se činiti kao nazirući podsjetnik na sve odgovornosti koje ih očekuju. Međutim, kada se pravilno upravlja, ključne etape u projektu mogu pomoći projektnom timu:
- pratiti njihov rad u Ganttovim alatima za upravljanje projektima,
- učinkovito planirati svoj rad i raditi na odabranom cilju,
- predvidjeti sve prepreke koje se mogu pojaviti u tijeku rada i razgovarati o njima s upraviteljima,
- dobiti osjećaj postignuća iz svog rada i poboljšati moral,
- ostati motiviran tijekom cijelog projekta koji bi inače mogao biti prilično monoton.
Pogodnosti za vaše kupce
Naravno, prava prekretnica projekta može rezultirati i brojnim pogodnostima za vaše kupce - posebno one koji očekuju savršen plan projekta. Na primjer, oni:
- pomoći im u praćenju razvoja njihovih projekata,
- označiti vrijeme kada trebaju procijeniti njegove sljedeće dijelove,
- omogućiti bolje upravljanje proračunom jer su ključne etape projekata često povezane s naseljima.
Kako prepoznati prekretnice u projektu?
Ako pažljivo pročitate ovaj članak, već znate koje su prekretnice. Ali kako reći što su oni za vaš određeni projekt?
1. Pripremite opseg projekta
Gotovo svaki proces upravljanja projektima s utvrđivanjem opsega projekta - i proces identificiranja ključnih etapa nije iznimka.
Važno je napomenuti da u ovom slučaju morate imati više od općeg prikaza svih aktivnosti. U ovom trenutku također biste trebali definirati:
- popis specifičnih ciljeva i rezultata za cijeli projekt i njegove naknadne faze,
- pregled zadataka i vještina potrebnih za njihovo dovršetak,
- procijenjeni trošak svake operacije uključene u projekt,
- preferirani rokovi za cijeli projekt i njegove faze,
- kriteriji prihvaćanja,
- ograničenja projekta.
Ti detalji stvaraju sveobuhvatnu strukturu raščlambe rada koja je osnova za ključne etape projekata.
2. Odaberite najvažnije kontrolne točke
Nakon procjene rezultata potrebnih za dovršetak svake faze projekta, možete jasno vidjeti kada su neki zadaci dovršeni, a drugi počinju. Međutim, nisu svi relevantni za vas - neki od njih su važniji za uspjeh projekta od drugih.
U ovom trenutku nemojte uzeti u obzir zadatke koji:
- nemaju utjecaja na upotrebljivost konačnog proizvoda,
- neće uzrokovati kašnjenje uzastopnih faza projekta,
- nisu presudni za projekt ni na koji način,
- ne pokazuju količinu posla uloženog u završetak faze procesa.
Zatim dodijelite datume početka i završetka operacijama koje su ostale na vašem popisu.
Nakon toga možete pogledati naše primjere prekretnica i dodijeliti ih radnjama i fazama na vremenskoj traci. Slobodno dodajte druge prijedloge, ako smatrate da bi se vaš projekt trebao usredotočiti na nešto drugo.
3. Vizualizacija i komuniciranje prekretnica projekta
Odabir prekretnica nije dovoljan - također morate biti sigurni da je svaki voditelj projekta i stručnjak svjestan svog postojanja.
Kako biste osigurali da svi imaju pristup prekretnicama projekta, preporučujemo upotrebu alata za upravljanje portfeljem projekata koji svoje vizualizacije temelje na Ganttovim grafikonima i kalendarima. Oni omogućuju voditeljima projekata da privedu trajanje projekta u kalendaru, zajedno sa svim njegovim detaljima - baš kao što je prikazano u Primetricu na donjoj snimci zaslona.
Važno je napomenuti da u Primetricu također možete ograničiti vidljivost određenih detalja projekta kako biste osigurali da će se ograničeni podaci vidjeti samo očima menadžera.
Osim toga, vizualizacije služe nekoliko jednako važnih svrha. S njima na mjestu možete:
- pratiti radno vrijeme koje su zabilježili stručnjaci,
- vidjeti faze kojima su ljudi dodijeljeni,
- pregledavati planirane, stvarne i nacrte dodijeljenih sredstava, kao i projekte,
- provjerite državne praznike u tjednima koji dolaze.
Kao rezultat toga, korištenje specijaliziranih alata za upravljanje prekretnicama projekata pruža vam sveobuhvatan pregled vaših postupaka i poboljšava vaše šanse za uspjeh.
Upravljanje ključnim etapama projekata: ključni ciljevi
Odabir pravih prekretnica za projekt nije dovoljan - također biste trebali znati kako ih poboljšati i kako njima upravljati nakon što su na mjestu.
Preporučujemo svim voditeljima projekata da:
- Smanjite rizik. Prilikom izrade projektnog plana nemojte pretpostavljati da će sve ići po planu; ostavite prostora za pogrešku. Zatim predvidite stvari koje mogu poći po zlu, izbjegavajte prepreke i dodajte malo dodatnog vremena za neočekivano. U najgorem slučaju, projekt ćete završiti ranije!
- Upravljajte portfeljem projekata u cjelini. Osim ako vaša tvrtka nije stvarno mala, vjerojatno imate više od jednog projekta. Koristite podatke iz svih njih da biste stvorili plan kompatibilan sa svim vašim operacijama.
- Riješite posao u paketima. Nemojte naplaćivati kupcima svaki put kada napravite promjenu u sustavu! Umjesto toga, planirajte rad u paketima i naplatite kupcu veći dio posla.
- Pratite napredak svih projekata. Praćenje samo jednog projekta često nije dovoljno, jer problemi u jednom skupu operacija mogu utjecati na druge napore. Pregled svih projekata može vam pomoći da otkrijete probleme, kao i rješenja, prije nego što pitanja postanu goruća.
Ključne etape u odnosu na novčani tok: kako utječu na proračun?
Nema projekta bez proračuna - a isto pravilo vrijedi i za prekretnice projekta.
Često se smatra da se prekretnice svode na tijek rada. Međutim, tijek rada inherentno je povezan s troškovima i dobiti koju generira. Svaka faza ima svoje troškove, stope i na kraju, prihode - baš kao što je prikazano u procjeni od Primetrica u nastavku.
U mnogim slučajevima ključne etape su čak povezane s:
- vrste i rasporedi naplate (plaćanje se vrši samo kada se dovrši ključna etapa),
- plaćanje za svaku fazu (jedna prekretnica ili skup ključnih etapa),
- plaćanje za svaku ratu, ako je primjenjivo.
Kao rezultat toga, ključne etape projekta mogu - i trebaju - uključivati i financijske zahtjeve, kao što su očekivani troškovi, prihodi, kao i režijski troškovi. Zahvaljujući takvom rješenju, oni ne samo da mogu djelovati kao osnova za raspored projekata, već i kao plan plaćanja u računovodstvene svrhe.
Želite li svojoj organizaciji uvesti ključne etape projekta?
Nema problema - to se može učiniti u tren oka!
Prvo pregledajte naše druge članke o upravljanju projektima i saznajte više o:
a zatim jednostavno zaronite u praksu i testirajte Primetric upravo sada!
