Project Life Cycle Management in a Nutshell. How to Do It Right?

Životni ciklus projekta - definicija

Po definiciji, životni ciklus projekta je vremenska crta osmišljena kako bi pomogla menadžerima da organiziraju rad i uspješno završe glavne ciljeve određene operacije. Sastoji se od nekoliko koraka osmišljenih kako bi pomogli menadžerima da postignu svoje ciljeve i završe svoje projekte. 

Međutim, životni ciklus projekta ne služi isključivo kao plan rada. Uključuje i ključne informacije za rukovoditelje i rukovoditelje, kao što su: 

• faze i rokovi,
• uključeni stručnjaci (podijeljeni u timove ili faze ako je potrebno), 
• financijske procjene,
• glavne ciljeve, kako za cijeli projekt, tako i za njegove faze, 
• potencijalni rizici.

Zašto je životni ciklus projekta ključan u IT industriji? 

Kao što možete vidjeti iz popisa čimbenika uključenih u definiciju životnog ciklusa projekta, vremenska crta je u osnovi savršen odraz procesa razvoja softvera u IT industriji. Zato ne čudi da optimizacija životnih ciklusa projekta polako dobiva na popularnosti na tom području. 

Općenito, životni ciklus upravljanja projektima omogućuje tvrtki stvaranje pouzdanog i ponovljivog plana rada za širok opseg projekta za različite članove tima. Također uključuje sve ključne elemente prisutne u IT projektima. Drugim riječima, ako tvrtka slijedi korake životnog ciklusa projekta do slova, šanse da projekt bude uspješan eksponencijalno rastu - kao i zadovoljstvo članova tima.

Osim toga, životni ciklus projekta također ima značajan utjecaj na ključne pokazatelje u IT industriji. Kada se fazama projekta upravlja pravilno, one mogu drastično poboljšati stopu iskorištenosti i točnost svih procjena, što rezultira većom dobiti. 

Životni ciklus upravljanja projektima za rukovoditelje

Međutim, poboljšanje životnog ciklusa projekta također je privlačno za različite menadžere u industriji, uključujući: 

• Izvršni direktor, koji može pratiti kritične pokazatelje (tj. potražnju kapaciteta i profitabilnost), kao i same projekte s projektnim životnim ciklusom, 
• COO, koji može koristiti životni ciklus projekta za upravljanje ljudima iz različitih odjela, kao i njihove odnose i komunikaciju, 
• PMO, koji će imati koristi od životnog ciklusa projekta analizom projekata i njihovih statusa. To može učiniti i bilo koji drugi voditelj projekta.

Da tome dodamo, predvidljiv životni ciklus projekta također je vrijedan za programere, jer im daje osjećaj smjera i jasne upute što dalje. Različite faze projekta pokazuju im kamo su krenuli i što dalje.

Dakle, ne sumnjamo da svi u IT tvrtki mogu imati koristi od poboljšanja životnog ciklusa projekta. Ali što je stvarno skriveno u njemu? 

Počnimo s definiranjem faza od kojih je napravljen životni ciklus projekta.

Faze životnog ciklusa projekta

Prema PMI/PMBOK-u, životni ciklus projekta podijeljen je u 5 uzastopnih faza: 

• početna faza, 
• faza planiranja, 
• faza izvršavanja, 
• faza praćenja, 
• završna faza.

Svaka od ovih faza donosi nove izazove za sve vrste menadžera. 

Međutim, to vas ne bi trebalo obeshrabriti da optimizirate faze upravljanja projektima. To je zato što su faze životnog ciklusa projekta osmišljene kako bi pokrile sve kritične čimbenike u upravljanju projektima i pružile rukovoditeljima sveobuhvatan pogled na njihovo poslovanje - baš kao u našem predlošku životnog ciklusa projekta koji možete preuzeti upravo ovdje. 

Faza inicijacije

Faza pokretanja životnog ciklusa projekta usmjerena je na razumijevanje svrhe projekta i svih uključenih ljudi. 

Općenito, faza pokretanja projekta usmjerena je na motive klijenata i drugih dionika. U ovom trenutku životnog ciklusa projekta moramo razumjeti njihove ciljeve, motivacije i nade kako bismo stvorili pregled projekta i definirali njegove glavne ciljeve. 

Da biste to učinili i dovršili pokretanje projekta, potrebno je: 

• identificirati ključne predstavnike kupaca i njihove dionike, 
• identificirati opseg projekta i definirati njihove ciljeve vezane uz proizvod, 
• definirati rezultate projekata i potencijalnih rješenja, na primjer, provođenjem studije izvedivosti,  

Međutim, analiza za pokretanje projekta ovdje ne završava. Početna faza životnog ciklusa projekta također bi trebala provjeriti može li vaša tvrtka isporučiti projekt prema zahtjevima koje je odabrao kupac. To zahtijeva kontakt s pravim voditeljima projekata i drugim rukovoditeljima.

Kao rezultat toga, nakon završetka razgovora s potencijalnim kupcem, također biste trebali: 

• provjerite ima li vaša tvrtka vremena za dovršetak projekta općenito, 
• započnite predviđanje upravljanja projektima: procijenite proračun i sredstva koja će vjerojatno biti potrebna za dovršetak projekta, 
• izraditi vremensku traku i postaviti rokove za projekt,
• procijeniti potencijalni rizik s drugim voditeljima projekata, 
• izraditi prijedlog projekta. 

Tada, i tek tada, vaša tvrtka stvarno može potvrditi može li se projekt isporučiti i pružiti kupcu svoj realističan obris.  

Početna faza: primjer

Novi kupac kontaktirao je najbolju tvrtku. Želi nabaviti potpuno funkcionalnu prilagođenu aplikaciju koja bi se mogla povezati sa softverom u skladištu u kojem pohranjuje svoj proizvod. 

Nakon početnog razgovora s kupcem, pokazalo se da će projekt uključivati: 

• odgovarajući na potrebe vlasnika web stranice, ljudi koji upravljaju web stranicom i zaposlenika odgovornih za skladište i proizvod u njemu, jer žele prikazati broj dostupne robe na mreži, 
• cijelu aplikaciju, s internetskom trgovinom i CMS-om, 
• sigurnosne mjere jer će aplikacija morati obrađivati korisničke račune i njihove podatke. 

Imajući to na umu, prodajni tim odlazi do menadžera (ili odabranog voditelja projekta) kako bi provjerio dostupnost resursa u bliskoj budućnosti. 

Na temelju alata za planiranje resursa i alata za upravljanje projektima (koji se ponekad mogu spojiti u jedan alat), procjenjuju proračun i resurse koji će vjerojatno biti potrebni za dovršetak projekta. Ako dugoročno nisu sigurni u dostupnost vaših resursa, voditelji projekata i drugi rukovoditelji trebali bi razmisliti o isprobavanju alata za planiranje resursa.

Zatim provjeravaju jesu li ti resursi dostupni prije rokova - na sreću, jesu. Nakon što su to provjerili, stvaraju vremensku crtu i postavljaju rokove za projekt. Sve ove informacije uključene su u projektni prijedlog. Odrađen je prvi dio životnog ciklusa upravljanja projektima!

Faza planiranja

Faza planiranja projekta u životnom ciklusu projekta svodi se na pobliže sagledavanje uzastopnih faza projekta - i to nije nužno posao voditelja projekta. 

Glavni je cilj faze planiranja stvoriti vremenski okvir s fazama i ciljevima na temelju rezultata utvrđenih u fazi pokretanja i priopćiti te ciljeve zainteresiranim stranama. 

Da biste dovršili fazu planiranja projekta, najprije biste trebali izraditi detaljan plan projekta na temelju planiranja resursa za upravljanje projektima, kao i drugih ključnih podataka.

Planiranje projekta: ključni odvozi

Plan projekta trebao bi uključivati:

• funkcionalna specifikacija konačnog proizvoda, 
• glavni plan, 
• raspored projekata, 
• status upravljanja rizicima, 
• izvješće o prekretnicama. 

Nakon što ste to učinili, trebali biste prijeći na internu analizu.

Interna analiza: ključni odvozi

• izračunavanje resursa i procjena proračuna potrebnog za dovršetak projekta, 
• dodjela resursa (u početku u nacrtima dodijeljenih sredstava, ako su dostupna) - slobodno koristite naše strategije za izglađivanje resursa kako biste to učinili, 
• procjena rizika. 

U tim fazama životnog ciklusa posebnu pozornost treba posvetiti točnosti izračuna. Ne pokušavajte to učiniti u Excelu ili u dugim razgovorima, jer to može uzrokovati brojne pogreške! 

Slijedite korake tvrtki koje su dobro izračunale - na primjer, Netgen je poboljšao svoje procjene i smanjio broj netočnih računa na 0. Kako? O tome smo razgovarali u našoj studiji slučaja s Netgenom s detaljnim koracima za upravljanje projektima.

Faza izvršenja

Kao što možete zamisliti, faza izvršenja projekta životnog ciklusa projekta osmišljena je kako bi obavila posao i isporučila proizvod kupcu. Ipak, to je lakše reći nego učiniti - čak i uz vrlo detaljan plan projekta.

Glavni izazov faze izvršenja je broj ljudi uključenih u nju. Više se ne radi samo o dionicima. Sada stručnjaci, programeri, testeri, drugi članovi tima i menadžeri također imaju svoje mišljenje o tome i svi moraju biti uključeni u planiranje i izvršenje projekata.

Da biste spriječili bilo kakve probleme i nesporazume u izvršenju projekta, u ovoj fazi životnog ciklusa projekta trebali biste se usredotočiti na: 

• stvaranje zadataka i organiziranje tijekova rada za poboljšanje komunikacije i izbjegavanje problema u procesu - pogledajte kako je Monterail to učinio, 
• objašnjavanje zadataka menadžerima i stručnjacima odgovornima za njihovo izvršenje te prenošenje tih informacija projektnom timu,
• stalna komunikacija između strana, uključujući pitanja izvješćivanja, povratne informacije i sve promjene koje se mogu pojaviti, 
• izvještavanje o napretku, kako u fazama tako i u cijelom projektu, te općenito praćenje tijeka rada,
• reagirajući na sve nepredviđene promjene, 
• praćenje proračuna i drugih rashoda kako bi se osigurala profitabilnost operacija, na primjer, pomoću softvera za upravljanje proračunom proizvoda ili praćenja troškova projekta. 

Svi ovi koraci upravljanja projektima trebali bi biti dovršeni prije nego što prijeđete na zatvaranje projekta - i bliže je nego što možete očekivati!

Faza zatvaranja i praćenja

Životni ciklus upravljanja projektima: zatvaranje

U nekom trenutku, vaš projekt će neizbježno doći do kraja, tako da je vrijeme za završnu fazu. Općenito, kombinira se s praćenjem ishoda projekta i procjenom njegove kvalitete. 

Nije teško zaključiti da općenito, faza zatvaranja ima jedan cilj: pripremiti proizvod za isporuku. Ali nije tako jednostavno kao što zvuči. U ovom trenutku, moramo: 

• rješavanje kritičnih pitanja, ako ih ima još, 
• usavršavanje potrebnih značajki, 
• provođenje provedbe, ako je potrebno. 

Životni ciklus upravljanja projektima: praćenje

Ipak, isporuka projekta kupcu ne znači da je gotov. 

Na primjer, u profesionalnom vijeku trajanja, konačni proizvod može se održavati i poboljšavati u godinama koje dolaze i nikada neće biti istinski dovršen. 

Međutim, za one projekte kojima dođe kraj, zabava također nije gotova. Takvi projekti su vrijedan izvor informacija za one koji su ih izvršili. To znači da ih treba pravilno nadzirati. 

Pod "ispravno", mislimo da morate: 

• analizirati izvedbu projekta - preporučujemo korištenje podataka u stvarnom vremenu, baš kao što je to učinio Fingoweb, 
• analizirati izvedbu timova (ako je bio uključen tim) ili izvedbu pojedinih stručnjaka, 
• dokumentirati projekt i ponovno provjeriti sve podatke za buduću referencu, 
• prikupiti preglede i povratne informacije nakon provedbe, 
• uzeti u obzir proračun i sve njegove elemente za provjeru profitabilnosti projekta (u Primetricu se ti pokazatelji također mogu provjeriti u svakoj fazi procesa zahvaljujući računovodstvu projekata u stvarnom vremenu). 

Ali zašto to učiniti ako je projekt nestao i davno zaboravljen? 

Pa, ne bi trebalo biti! 

Svaka operacija u vašoj tvrtki je eksperiment svoje vrste - na kraju nema identičnih projekata. Stoga svaka radnja ima svoje zaključke koje možete koristiti za poboljšanje sličnih projekata u budućnosti.

Završna analiza - ključni odvozi

Na primjer, na temelju gore spomenute završne analize, možete: 

• provjeriti je li određena vrsta projekta profitabilna ili čak izvediva s određenim uvjetom, 
• pronaći najbolje timove i ljude, uvjeriti ih da duže ostanu u vašoj tvrtki i iskoristiti njihovu stručnost za zahtjevnije projekte, 
• koristiti elemente iz prethodnih projekata kako bi se ubrzali novi, 
• koristiti recenzije i povratne informacije za poboljšanje sličnih projekata u budućnosti, 
• pratiti proračun i pronaći troškove koji bi mogli postati potencijalne uštede u budućnosti. 

Predložak životnog ciklusa projekta – preuzmite odmah

Ako pažljivo čitate do ovog trenutka, već znate da je životni ciklus projekta vrlo složena kreacija. Kako ga onda možete koristiti u korist svoje tvrtke? 

Prije svega, možete početi koristiti naš predložak za upravljanje životnim ciklusom projekta, tako da ne biste morali kopirati i lijepiti sve gore spomenute elemente. 

Alternativno, možete koristiti pomoć Primetrica - alata koji odražava procese u IT industriji. Pregledajte našu web stranicu ili odmah rezervirajte demo kako biste saznali više.