5 strategija izglađivanja resursa za tvrtku za IT usluge

Projekti rijetko idu točno onako kako je planirano. Nema potrebe tući se zbog toga - svi voditelji projekata i PPM-ovi morali su se u jednom ili drugom trenutku nositi s promjenama i neizvjesnostima. Srećom, na raspolaganju su nam neki korisni alati koji nam daju moć da vidimo što će se dalje događati u projektu. 

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Projektni menadžment

12/01/2022

Tablica sadržaja

Jedan od najčešćih problema s kojima se svi susrećemo dok se projekti izvode je nedostatak resursa. Što se može učiniti ako se to dogodi vašem projektu?


Izravnavanje resursa je jedan dobar pristup o kojem sam prije govorio. Ali ako vaš projekt ima rok koji ne možete rastegnuti za centimetar, ono što vam treba je izglađivanje resursa. 

Pročitajte ovaj članak da biste saznali što je izglađivanje resursa, kako se razlikuje od izravnavanja resursa i kako njime poboljšati profitabilnost projekta.

Što možete dobiti izglađivanjem resursa? 


Izglađivanje resursa jedna je od onih korisnih tehnika optimizacije koja vam pomaže prilagoditi aktivnosti projekta tako da odgovaraju dostupnim resursima. 

Osigurava da se projekt dovrši u okviru sredstava koja ste za njega izdvojili. Ključni cilj izglađivanja resursa je ravnomjerno korištenje resursa i pravovremeno dovršavanje projekta. 

Obično se izglađivanje resursa primjenjuje nakon izravnavanja resursa kako bi se optimizirali troškovi projekta i učinkovitije koristili vaši resursi (ovdje vam dobro dođe stopa iskorištenosti zaposlenika ).

U konačnici, izglađivanje resursa izvrsna je metoda za rješavanje neizbježnih kašnjenja u projektima koje predobro poznajemo. 

Korištenjem izravnavanja resursa zajedno s izglađivanjem resursa možete uskladiti vremenska ograničenja i ograničenja resursa uz pružanje visokokvalitetnog rada.

Što je izglađivanje resursa? 

Također se naziva vremenski ograničeno zakazivanje (TCS) ili zakazivanje ograničeno resursima, izglađivanje resursa alat je za upravljanje proizvodima za optimizaciju resursa u projektu. 

Ideja izglađivanja resursa je prilagođavanje svih aktivnosti planiranog projekta zahtjevima za resursima, osiguravajući da ne prelaze granice resursa koje su već unaprijed definirane tijekom planiranja. 

Na početku projekta postavljate vremenske rasporede, a zatim možete prilagoditi resurse kako biste upravljali ograničenom dostupnošću u određenom vremenu. 

Izglađivanje resursa dobro funkcionira kada su vremenska ograničenja prioritet u odnosu na planiranje proizvoda. 

Cilj ove tehnike je dovršiti rad unutar potrebnog datuma završetka i istovremeno izbjeći vrhunce i padove u korištenju resursa. 

Izglađivanje resursa u odnosu na izravnavanje resursa - u čemu je razlika? 


Datum završetka projekta izvor je kritične razlike između ove dvije taktike. 

U ujednačavanju resursa rok projekta nije fiksiran i lako se može promijeniti. U izglađivanju resursa, s druge strane, datum završetka mora ostati isti. Izglađivanje resursa također omogućuje povremeno pauziranje aktivnosti unutar određenog vremenskog okvira. 

U izravnavanju resursa obično zakazujete kada su resursi pretjerano ili nedovoljno dodijeljeni. Suprotno tome, zakazivanje izglađivanja resursa postavlja se kada se resursi ravnomjerno alociraju. 

Primarno ograničenje u izravnavanju resursa su dostupni resursi. U izglađivanju resursa glavno ograničenje projekta je njegov datum završetka. 

Izravnavanje resursa obično se događa u početnim fazama projekta, a izglađivanje resursa najčešće se provodi nakon izravnavanja resursa. 


Izglađivanje resursa

  • Datum završetka projekta je određen. 
  • Zakazivanje se postavlja kada se resursi ravnomjerno alociraju. 
  • Glavno ograničenje projekta je njegov datum završetka. 
  • Najčešće se provodi nakon izravnavanja resursa. 

Ujednačavanje resursa

  • Rok projekta nije određen i lako se može promijeniti.
  • Zakazivanje kada su resursi prekomjerno ili nedovoljno dodijeljeni.
  • Primarno ograničenje su dostupni resursi. 
  • Obično se događa u početnim fazama projekta.

Primjer tijeka izglađivanja resursa

Prvi korak: Primjena metode kritičnog puta

PM može započeti metodom kritičnog puta kako bi analizirao projekt i odredio njegov kritični put. 

Ovdje neću detaljno objašnjavati teoriju kritičnog puta, ali važno je da na kraju shvatite koja su vaša ograničenja resursa i kako mogu utjecati na vaš projekt. 

Korak 2: Izravnavanje resursa

Sljedeći korak je primjena izravnavanja resursa. Sada možete vidjeti maksimalan broj resursa po aktivnosti. 

Da biste smanjili raspodjelu resursa na mjestima gdje vam nisu potrebni, morat ćete proširiti trajanje aktivnosti. Imajte na umu da će to povećati trajanje cijelog kritičnog puta. 

Korak 3: Izglađivanje resursa

Nakon primjene ujednačavanja resursa, vrijeme je da se usredotočite na datum završetka i primijenite izglađivanje resursa.

Nakon što slijedite sve korake, dobivate raspored ograničen resursima u kojem je alokacija resursa u potpunosti optimizirana. 

5 strategija izglađivanja resursa za IT tvrtku

1. Određivanje prioriteta projekta

Zamislite da vam prilaze dva različita klijenta s dva različita projekta. Slučajno imate resurse za realizaciju samo jednog od njih. 

Dakle, s kojim biste trebali nastaviti? 

Onaj koji vam daje bolju profitnu maržu i povećava vašu donju granicu. 

Ali kako to možete znati ako nemate alat koji vam omogućuje simulaciju različitih scenarija s različitim satnicama? 

Tu vam dobro dođe rješenje za upravljanje proizvodima. Daje vam sve uvide za ujednačavanje resursa i alokacije kako biste ispravno odredili prioritete projekata. 

2. Jasnoća o stopi iskorištenosti zaposlenika

Ako nekoga stavite u zahtjevan projekt, smještanje u još jedan izazovan projekt s prekovremenim radom je loša ideja. 

Planiranje dostupnosti zaposlenika imajući na umu njihov kapacitet i motivaciju ključno je ako želite održati visoku razinu isporučenog posla. 

Važno je da je njihova dostupnost vidljiva i drugim ljudima, tako da zaposlenik nikada ne završi u nizu zahtjevnih projekata. 

To će ih također učiniti mirnijima jer znaju kako izgleda njihova budućnost. Motivirani su jer znaju da je njihova dobrobit zbrinuta. 

Proces postaje potpuno transparentan kada članovi tima točno znaju što se događa. To može postati važna točka u brendiranju poslodavaca, pogotovo ako se borite da privučete IT stručnjake (a tko ne?). 

3. Pogled iz ptičje perspektive na vaš projekt i tvrtku


Ključno je imati pogled iz ptičje perspektive na sve što se događa u vašoj tvrtki - uključujući profitabilnost projekta, raspodjelu resursa i stopu iskorištenosti. 

Na taj se način možete usredotočiti na područja u kojima izglađivanje resursa može napraviti stvarnu razliku. U suprotnom, možete primijeniti izglađivanje resursa tamo gdje to zapravo nije potrebno ili neće imati veliki utjecaj na vašu profitnu maržu. 

4. Izvrsno financijsko izvještavanje

Financijska izvješća pokazuju vam da li aktivnost izglađivanja resursa zapravo funkcionira i donosi li vam koristi.

Evo zašto je važno: 

Često se događa da kada ste pod pritiskom do roka, prestanete obraćati pozornost na stvarne resurse koji su uključeni. To bi vas moglo dovesti do toga da dobijete stručnjake s vrlo visokim satnicama i dramatično smanjite profitnu maržu projekta. 

Srećom, izvještavanje ovdje dobro dođe jer možete pokrenuti informiranu retrospektivu i saznati je li ono što ste učinili utjecalo na profitnu maržu - i za koliko. Dobit ćete sve uvide i lekcije naučene za korištenje u budućnosti. 

Ako nakon projekta ne provedete retrospektivu, projekt ne možete smatrati dovršenim. Ti uvidi potrebni su vam da biste ih koristili u sljedećem projektu i poboljšali način rada. 

5. Koristite alat za pametnije izglađivanje resursa 

Sve gore navedene funkcije možete dobiti u Primetricu. 


Rezervirajte demo sa mnom, a ja ću vam pokazati kako možete koristiti ove podatke i uvide kako biste poboljšali svoju strategiju izglađivanja resursa i osigurali optimalno korištenje svojih resursa dok vaš projekt traje i prema rasporedu.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.

Prijavi se
Rezerviranje demonstracije