Što je plan korištenja resursa? Definicija
U IT industriji, plan korištenja resursa je sveobuhvatan dokument koji opisuje kako će se ljudi učinkovito i učinkovito dodjeljivati i koristiti za postizanje ciljeva projekata.
Zašto je izračunavanje iskorištenosti resursa toliko važno?
Tipičan plan korištenja resursa pruža plan za upravljanje i optimizaciju resursa kako bi se osiguralo da se koriste na najoptimalniji način za postizanje željenih ishoda, uzimajući u obzir ograničenja kao što su vrijeme (poznato i kao kapacitet resursa), proračun i dostupnost.
Drugim riječima, omogućuje voditeljima projekata i članovima njihovog tima postizanje optimalne iskorištenosti resursa - i bitan je element učinkovitog upravljanja projektima.
Kako izračunati iskorištenost resursa?
Izračunavanje stope iskorištenosti resursa je jednostavno - možete naučiti mjeriti iskorištenost pomoću našeg članka o učinkovitoj iskorištenosti resursa. Tamo možete pronaći i tipičnu formulu za korištenje resursa.
Međutim, postoje i različite stope iskorištenosti, uključujući naplativu i nenaplativu iskorištenost. Također smo razgovarali o njima na našem blogu i dodali desetke vrijednih savjeta za upravitelje resursa koji žele poboljšati planiranje resursa i performanse resursa u svom poslovanju!
Koja je svrha kreiranja plana korištenja resursa?
Dobro osmišljen plan korištenja resursa služi kao vodič za voditelje projekata. Pomaže im:
- učinkovito upravljati resursima i nadzirati ih,
- osigurati njihovu optimalnu uporabu,
- spriječiti uska grla ili kašnjenja povezana s resursima.
Također je korisno u održavanju uravnoteženog pristupa raspodjeli resursa, maksimiziranju produktivnosti i minimiziranju klupe zaposlenika, što u konačnici dovodi do uspješnog završetka projekta unutar definiranih ograničenja, poput vremena ili proračuna.
Što bi trebao uključivati plan korištenja resursa?
Plan korištenja resursa obično uključuje:
- pojedinosti o vrstama potrebnih članova tima - sada iu nadolazećim razdobljima,
- alokacija resursa za različite zadatke ili aktivnosti,
- vremenska crta za korištenje resursa,
- voditelj projekta odgovoran za upravljanje i praćenje korištenja resursa.
Može uključivati i:
- strategije za upravljanje sukobima u rasporedu,
- rješavanje problema nedostatka ili preopterećenja resursa,
- optimiziranje korištenja resursa tijekom cijelog projekta.
Kreiranje plana korištenja resursa korak po korak
Stvaranje plana korištenja resursa uključuje nekoliko ključnih koraka za učinkovito alociranje resursa za projekt ili zadatak i upravljanje njima. Evo kako to možete učiniti u nekoliko jednostavnih koraka.
Korak 1: Definiranje opsega i ciljeva projekta
Započnite s najočitijim dijelom upravljanja resursima i navedite što želite učiniti i koje ćete ljude trebati za dovršetak zadatka.
U ovoj fazi usredotočite se na planiranje projekata i definirajte opseg i ciljeve projekta . Izrada projektnog plana s ključnim etapama također bi bila korisna jer će vam pomoći da shvatite:
- ciljevi i glavni rezultati,
- vremenska crta projekta,
- sve ostale detalje koje ćete možda morati uzeti u obzir prije početka projekta.
Drugi korak: prepoznavanje potrebnih resursa
S spremnim popisom planiranih operacija, trebalo bi vam biti lako uskladiti ljude s planiranim fazama.
Jednostavno napravite popis svih stručnjaka potrebnih za vaš projekt ili zadatak. Ako je potrebno, možete dodati i informacije o dodatnim resursima koji bi vam mogli zatrebati tijekom projekta, kao što su pretplate, softver ili uređaji.
Treći korak: procjena potreba za resursima
Nakon što ste završili s određivanjem vrste stručnjaka koji će vam trebati za projekt, pokušajte procijeniti količinu i trajanje svake osnove dodjele na temelju opsega i ciljeva projekta. U ovom trenutku ne morate točno znati koliko će radnih mjesta s punim radnim vremenom projekt zahtijevati; Umjesto toga, pokušajte odrediti koliko će vremena trajati svaka faza projekta - baš kao što je prikazano u nastavku.
Primjer procjena projekta u Primetricu
Četvrti korak: procjena dostupnih resursa
Prije prelaska na alokaciju resursa odredite dostupnost resursa svakog člana tima i osigurajte da nema ograničenja koja bi na njega mogla utjecati kasnije tijekom projekta. Takve prepreke mogu uključivati:
- ostali naplativi zadaci i alokacije,
- dugi odmori,
- planirane ostavke ili otpuštanja,
- roditeljski dopust,
- sve ostale planirane izostanke,
- Radnih mjesta.
Ako je moguće, voditelji projekata trebali bi koristiti namjenski softver za upravljanje resursima - kao što je Primetric - kako bi vidjeli stopu iskorištenosti resursa za sve članove tima i utvrdili omogućuje li im njihov kapacitet resursa da budu dodijeljeni projektu.
Peti korak: upravljanje resursima
Na temelju procijenjenih zahtjeva resursa i raspoloživosti alocirajte resurse određenim zadacima ili aktivnostima u rasporedu projekta. Još jednom osigurajte da nema sukoba u rasporedu, izostanaka ili drugih alokacija koje bi mogle ometati vaše planove. Ako je moguće, koristite program koji vas može obavijestiti o svim preklapajućim zadacima!
Obavijest o preklapanju rezervacija u Primetricu sprječava menadžere da pogriješe u dodjeli
Korak 6: Mjerenje iskorištenosti resursa
Redovito mjerite iskorištenost resursa tijekom cijelog projekta, zadatka ili čak u tvrtki u cjelini kako biste osigurali da svi članovi tima koriste svoju naplativu iskorištenost u potpunosti. Da bi to učinili, trebali bi pratiti korištenje resursa, omogućujući svojim menadžerima da usporede stvarnu upotrebu resursa s planiranom araspodjelom, identificirajući sva ukupna ograničenja ili probleme korištenja resursa i prilagođavajući se prema potrebi.
Najbolji način za to je:
- pratiti korištenje resursa pomoću podataka o praćenju vremena kako biste vidjeli napredak projekta i reagirali na sve negativne promjene,
- Koristite automatizirana izvješća kako biste dobili pogled iz ptičje perspektive o učinkovitoj iskorištenosti resursa i njegovim promjenama tijekom vremena.
Sedmi korak: optimizacija korištenja resursa
Naravno, plan korištenja resursa ne završava kada posljednja osoba prati svoje radno vrijeme. Kontinuirano optimizirajte korištenje resursa kako biste osigurali učinkovitu i učinkovitu raspodjelu. To može uključivati preraspodjelu ljudi na temelju promjena potreba projekta, rješavanje sukoba resursa ili identificiranje i rješavanje bilo kakvih uskih grla.
Kako bi trebao izgledati plan korištenja resursa?
Na vrlo općoj razini, plan korištenja resursa trebao bi vam točno pokazati koji su ljudi dostupni, a koji su preopterećeni ili jednostavno zauzeti raznim naplativim zadacima. Također bi trebao pružiti ljudima uključenim u upravljanje projektima pregled ukupne stope iskorištenosti resursa i iskorištenosti za sve resurse. Evo kako to izgleda u profesionalnom alatu za upravljanje resursima.
Na primjer, na ovoj pojednostavljenoj karti topline dostupnosti možete vidjeti i praćene sate (gornja traka u odjeljku svakog zaposlenika; sive trake pokazuju da nisu praćeni sati) i planirane sate (donja traka u odjeljku svakog zaposlenika; zelena označava maksimalnu iskorištenost, dok ljubičasta - prekovremeni sati). Zajedno pokazuju menadžerima točnu stopu iskorištenosti za svakog zaposlenika, omogućujući ljudima koji su zaduženi za stvaranje plana korištenja resursa bez grešaka i poboljšanje strateške iskorištenosti resursa u tvrtki u cjelini.
Na detaljnijoj razini, plan korištenja resursa trebao bi uključivati još više informacija. Na primjer, u Primetricu pokriva:
- vrstu dodjele (aktivna, nacrt, rezervirana), kao i kompletno planiranje resursa i upravljanje portfeljem projekata za tekuće i buduće projekte,
- položaj i plaća osobe,
- njegova duljina,
- faza projekta (ako je primjenjivo),
- troškovi rada (troškovi praćenih sati/troškovi planiranih sati),
- postotak raspoložive iskorištenosti.
Želite li saznati više o upravljanju korištenjem?
Sjajno - imamo neke resurse koji bi vam mogli biti korisni.
Posjetite naš blog da biste pročitali više o:
- upravljanje korištenjem tima,
- optimizacija radne snage,
- predviđanje resursa,
- upravljanje radnim opterećenjem,
- upravljanje kapacitetima,
- Alokacija resursa u upravljanju projektima.
Ili, ako želite odmah skočiti na akciju i poboljšati vlastite procese, započnite probno razdoblje s Primetricom ili rezervirajte demo s našim savjetnicima - oni će vam pokazati najbolji način da usavršite svoju upotrebu!
