Resource Forecasting for Project Management Explained

Što je predviđanje resursa u upravljanju projektima? 

Po definiciji, predviđanje resursa predviđa potražnju za različitim mjernim podacima projekta i vještinama koje zahtijevaju tijekom određenog vremenskog razdoblja - obično mjesec, tromjesečje, godinu ili jednostavno trajanje projekta. 

U upravljanju projektima ti mjerni podaci obično uključuju:

• ljudski resursi (zaposlenici, izvođači radova itd.), 
• oprema (računala, dodatni uređaji, softver itd.), 
• prostor, tj. 
• sve druge fizičke ili nefizičke čimbenike potrebne za dovršetak projekta. 

Općenito, predviđanje resursa vrši se pomoću namjenskih alata kao što je Primetric. 

Međutim, u brojnim slučajevima uslužnih tvrtki, predviđanje resursa često se odnosi na predviđanje isključivo ljudskih resursa, jer za projekt nije potrebno niti malo drugih čimbenika. Da tome dodamo, ljudski resursi čine većinu troškova i prihoda u tvrtki. Kao rezultat toga, njihovo predviđanje izravno je povezano s financijskim prognozama.

To se obično odnosi na IT, marketing ili bilo koje druge tvrtke koje se temelje na pružanju usluga. U ovom ćemo se članku usredotočiti na taj pristup, jer je najpopularniji u modernom poslovanju. 

Predviđanje resursa u odnosu na druge procese 

Osim toga, predviđanje resursa također ima ogroman utjecaj na druge procese u tvrtki. Oni uključuju:

• procesi planiranja resursa u Jira, 
• životni ciklus projekta profesionalnih usluga, 
• predviđanje upravljanja projektima, 
• procjena troškova. 

Stoga predviđanje resursa mora biti točno da ne uzrokuje pogreške i u drugim procesima. 

Što možete postići predviđanjem resursa? 

Glavni cilj predviđanja resursa u upravljanju projektima: točno procijeniti broj stručnjaka potrebnih za dovršetak projekta, kao i vještine koje su im potrebne za dovršetak dodijeljenih zadataka. 

Međutim, stvaranje točnih predviđanja nije jedina prednost predviđanja resursa. Oni također mogu: 

• smanjiti troškove projekta. Zaposlenici (ili, točnije, njihove plaće) čine većinu svih troškova tvrtke. Predviđanje resursa smanjuje klupe i prekovremene sate, što rezultira velikim skokom profitabilnosti. 
• poboljšati upravljanje portfeljem projekata. Nijedna od uslužnih tvrtki ne upravlja samo jednim projektom u to vrijeme. Kao rezultat toga, moraju predvidjeti potražnju za resursima i fleksibilno ih žonglirati kako bi dovršili projekte prema rasporedu. Predviđanje resursa može im pomoći upravo u tome. 
• maksimizirajte iskorištenost resursa. S brojnim nastojanjima pri ruci, ponekad je teško osigurati da se svačija proizvodnja maksimizira. Pomoću predviđanja resursa možete vidjeti i preopterećene i nedovoljno rezervirane zaposlenike i optimizirati radnu snagu. 
• spriječiti organizacijska uska grla. Klupe i prekovremeni sati nisu jedini izazovi koje možete vidjeti u prognozama resursa - slobodna radna mjesta mogu biti jednako prijeteća za bilo koji projekt. Srećom, ako redovito dovršavate predviđanje resursa, možete ih uočiti prije nego što utječu na vaše projekte. 
• poboljšati moral zaposlenika. Preopterećeni zaposlenici, kao i oni koji nemaju puno posla, mogu patiti od stresa ili jednostavnog bijesa zbog situacije u kojoj su se našli. Međutim, razumno radno opterećenje temeljeno na točnom predviđanju resursa može poboljšati njihovo iskustvo i pozitivno utjecati na cijelu organizaciju. Također može pomoći zaposlenicima da bolje planiraju svoj rad, jer mogu točno vidjeti na kojim će zadacima raditi u budućnosti. 

Kako predvidjeti resurse? Detaljni vodič

Važnost predviđanja resursa je neporeciva. Srećom, proces se može dovršiti u samo nekoliko jednostavnih koraka. 

1. Procijenite promjenu potražnje.

Prvo izvadite kristalnu kuglu iz ormara i pokušajte pogoditi što budućnost može donijeti. 

Naravno, nemojte to raditi u svom poslu! 

Da biste procijenili potražnju za svojim radom u budućnosti, upotrijebite jednu od sljedećih metoda: 

Tehnike predviđanja resursa

Naravno, ovo je samo osnovni proces koji se može prilagoditi različitim tehnikama predviđanja resursa. Oni vam mogu pomoći da odražavate točnu situaciju vaše tvrtke - sve dok se uvjerite da su vaša predviđanja točna. 

Najčešće tehnike predviđanja resursa uključuju: 

Delphi tehnika

Ovo je savršena tehnika predviđanja resursa za one koji žele prikupiti mišljenja svih uključenih strana. 

Kada je potrebno stvoriti predviđanje resursa, anketa se šalje svim menadžerima kojima je potrebno predviđanje za planiranje njihovog rada. Zatim predlažu vlastiti dizajn plana i zajedno raspravljaju o prijedlozima za odabir najboljeg ili prilagodbu. Kao rezultat toga, oni stvaraju predviđanje resursa koje su odobrili predstavnici svih uključenih odjela. 

Analiza trenda 

Ova tehnika predviđanja resursa vrlo je jednostavna za one tvrtke koje već prikupljaju podatke o svojoj potražnji i prodaji resursa. 

Analiza trenda usredotočena je na povijesne podatke. Analizira ih kako bi pronašao obrasce i opće tendencije koje će se vjerojatno ponoviti u budućnosti, poput stope rasta, skokova u prodaji ili sezonalnosti. Zatim se otkriveni trendovi primjenjuju na sljedeće razdoblje, omogućujući stvaranje točnih predviđanja resursa. 

Vremenska serija

Analiza vremenske serije za predviđanje resursa nešto je detaljnija verzija analize trendova. 

U ovoj tehnici povijesni podaci su podijeljeni u različite pokazatelje uspješnosti poslovanja, kao što su stopa prodaje, profitabilnost, rast, iskorišteni kapacitet i još mnogo toga - ovisno o potrebama dotične tvrtke. Zatim se promjene ovih pokazatelja primjenjuju na trenutne podatke kako bi se stvorila procjena za budućnost. 

Analiza omjera 

Analiza omjera uglavnom se usredotočuje na korištenje resursa i kao takva jedna je od najpreciznijih metoda predviđanja resursa. 

U ovoj tehnici, korištenje resursa izravno je povezano s drugim varijablama, kao što su prodajne stope, a produktivnost ostaje konstantna bez obzira na okolnosti. Stoga je ova tehnika dizajnirana za korištenje drugih, predvidljivijih pokazatelja, za predviđanje potražnje za resursima. 

2. Utvrditi opsege projekta. 

Drugi korak predviđanja resursa može se činiti očitim, ali to je zapravo okosnica procesa. To je identificiranje opsega projekta.

Da biste uspješno predvidjeli resurse, pogledajte sve svoje projekte - i one koji su u tijeku i one koji će uskoro započeti. Zatim, za svaki projekt, identificirajte zadatke koje je potrebno dovršiti u vremenskom razdoblju za koje želite stvoriti predviđanje. Definirajte vještine koje će vašim zaposlenicima trebati za rad na tim operacijama. 

3. Procijenite vrijeme potrebno za dovršetak određenih operacija. 

Nakon što ste utvrdili vještine potrebne za rad na projektima, sada morate izračunati približno vrijeme za koje se svaka vještina treba koristiti za dovršetak sljedećih faza projekta u određenom razdoblju. Važno je napomenuti da to morate učiniti za svaku fazu projekta koju vaša tvrtka očekuje dovršiti tijekom planiranog razdoblja. 

Rezultat za određeni projekt trebao bi izgledati ovako:

4. Izradite nacrte dodijeljenih sredstava za svoje projekte. 

S procjenama možete početi dodjeljivati ljude fazama projekata. 

Naravno, vjerojatno nećete uspjeti u prvom pokušaju. Da biste spriječili da netočni planovi dođu uživo, možete koristiti nacrte alokacija i mijenjati ih kad god smatrate da su im potrebne neke prilagodbe. Na taj način možete testirati brojne scenarije odjednom i odabrati najbolje. 

5. Riješite sve probleme koje možete identificirati. 

Ponekad će vam nacrti alokacija dati predodžbu o problemima koji mogu utjecati na predviđanja vaših resursa. Ti problemi obično uključuju: 

• preklapanje rezervacija, 
• Radnih mjesta 
• zaposlenici na klupi,
• nerealni rokovi. 

Zahvaljujući predviđanjima resursa, na te probleme možete reagirati prije nego što utječu na vaše projekte. Pravi je trenutak za poduzimanje akcije i dodavanje više ljudi u projekt, zapošljavanje nekih novih stručnjaka ili stjecanje novih projekata na kojima bi mogli raditi zaposlenici na klupi. 

Predviđanje resursa: uobičajene pogreške

Naučivši kako izgleda pravilan postupak predviđanja resursa, vjerojatno se pitate što može negativno utjecati na njega. Ovo je nekoliko stvari od kojih morate biti različiti u tom slučaju: 

• nedostatak alata za zakazivanje projekata. Uz brojne projekte i desetke ljudi na brodu, nemoguće je stvoriti točnu prognozu resursa na komadu papira. Napredni softver može prikupiti informacije potrebne za proces i - uz malu pomoć donositelja odluka - pretvoriti ih u transparentne planove vidljive za cijelu organizaciju. Tako Primetric funkcionira! 
• pogrešno predviđena potražnja. Razumijemo da se u uslužnim tvrtkama novi kupac može pojaviti iznenada. Međutim, ne trebate samo potpisati ugovor s njim - također morate prilagoditi svoje prognoze ovoj promjeni. Inače ćete se svakodnevno suočavati s netočnim predviđanjima. 
• financijske nedosljednosti. Svaki projekt ima proračun koji treba platiti plaće, alate i još mnogo toga. Zato biste trebali uključiti i financije u svoje prognoze resursa. Inače ćete se jednog dana možda probuditi s ogromnim dugom na računu tvrtke! 

Kako poboljšati predviđanje resursa u mojoj tvrtki? 

Dobro pitanje! Srećom, postoji nekoliko stvari koje možete učiniti kako bi točnost predviđanja resursa bila bolja nego ikad prije. Te stvari uključuju: 

• analiza rizika. Svaki projekt ima svoje vrline, kao i ranjivosti. Identificirajte ih kako biste se pripremili za najgori scenarij - i spriječili da se to dogodi. 
• točan opseg projekta. Ovaj se savjet može činiti trivijalnim, ali netočan opseg projekta često je uzrok kašnjenja ukorijenjenih u nedostatku vještina potrebnih za nastavak projekta. Usredotočite se na razgovore s kupcem kako biste izbjegli taj problem. 
• učenje iz prošlih projekata. Ako je vaša tvrtka na tržištu već neko vrijeme, vjerojatno imate neke slične projekte koje ste radili u prošlosti. Koristite ih za predviđanje rizika i poboljšanje procesa koji su prošli put bili nesavršeni. 
• analizirati rad koji je već u tijeku. Postojeći projekti imaju ogroman utjecaj na predviđanje resursa. Analizirajte ih kako biste identificirali kašnjenja ili stručnjake koji će uskoro biti stavljeni na klupu i upotrijebite podatke u svoju korist. 
• izvršiti planiranje kapaciteta. Znajući koliko se od vaših zaposlenika očekuje da završe, pomoći će vam u planiranju novih projekata i poboljšanju postojećih. 

Poboljšajte predviđanje resursa pomoću Primetrica

Je li predviđanje resursa izazov za vašu organizaciju? 

Ne bi trebalo biti - i možemo vam točno pokazati kako ga poboljšati. 

Testirajte Primetric ili rezervirajte demo da biste vidjeli sve značajke predviđanja resursa koje nudimo. 

‍