Why Does the Professional Services Project Life Cycle Matter?

Koliki je životni ciklus projekta profesionalnih usluga? 

Profesionalni životni ciklus usluge sveobuhvatan je proces koji je sposoban točno odražavati složenost modernog razvoja proizvoda. Općenito se koristi u tvrtkama specijaliziranim za isporuku prilagođenih rješenja, posebno digitalnih. 

Za razliku od životnog ciklusa projekta, životni ciklus profesionalnih usluga ne fokusira se isključivo na proizvod ili samu uslugu. Zapravo, njegov glavni interes je suradnja između strana uključenih u proizvodni proces. Kao takav, životni ciklus profesionalnih usluga može isporučiti točnije proizvode prilagođene potrebama kupca. 

Životni ciklus profesionalnih usluga i IT industrija

Već znamo što je životni ciklus projekta profesionalnih usluga - ali kakve to veze ima s IT industrijom?

Sve, u stvari! 

Životni ciklus projekta profesionalnih usluga savršen je prikaz procesa koje možda već znate iz agilne metodologije. Drugim riječima, takav obrazac može olakšati sprinteve, ponovljive radnje, kao i redovite prekretnice. 

Važno je napomenuti da takav ciklus uključuje još nekoliko stvari koje su vitalne za modernu IT industriju - petlje učenja, povratne informacije i stalno poboljšanje. Uz ponavljajući ritam postavljen Agilnom metodologijom, poboljšani ciklus stvara prostor za raspravu, uklanjajući uobičajene pogreške, poboljšavajući procese i dajući tvrtkama konkurentsku prednost. 

Životni ciklus profesionalne usluge u odnosu na životni ciklus projekta: u čemu je razlika? 

Životni ciklus profesionalne usluge i životni ciklus projekta imaju mnogo toga zajedničkog, ali njihovo značenje je sve u njihovim razlikama. Ispod možete vidjeti kako se međusobno uspoređuju. 

Standardni životni ciklus projekta

Standardni životni ciklus projekta i njegovih 5 faza ostali su nepromijenjeni tijekom godina. Kao rezultat toga, neke industrije smatraju da je previše jednostavno odgovarati njihovim potrebama. 

Tradicionalno, životni ciklus projekta uključivao je faze kao što su: 

• faza inicijacije, 
• faza planiranja, 
• faza izvršenja, 
• faza praćenja, 
• završna faza.

Kao što već možete vidjeti, ne uključuje nikakve ponavljajuće faze i pretpostavlja da se projekt može samo pomaknuti naprijed - nema povratka, ispravljanja pogrešaka i, prije svega, učenja iz cijelog projekta. Drugim riječima, takav ciklus nije od pomoći članovima tima ili voditeljima projekata. 

Kao rezultat toga, s naglim rastom digitalnih usluga, postalo je očito da više ne odražava složenost inovativnih proizvoda - i tada se pojavio životni ciklus profesionalnih usluga. 

Životni ciklus projekta modernih profesionalnih usluga

Životni ciklus projekta razvio se u posljednjih nekoliko godina kako bi se odgovorilo na očekivanja pružatelja usluga posebno i više nema samo 5 faza. Ipak, njegov glavni cilj je osigurati uspjeh projekta i podržati voditelje projekata i članove tima. 

Danas se tvrtke više ne usredotočuju na samu isporuku usluga, iako je to na kraju njihov krajnji cilj. Sada, za stvaranje prilagođenog softvera prilagođenog potrebama kupca, mnogo ih više zanima stalno poboljšanje, besprijekorna suradnja i učinkovita komunikacija. Osim toga, u nekim slučajevima i dugotrajne usluge koje se mogu održavati desetljećima.

Životni ciklus projekta profesionalnih usluga - faze

Životni ciklus projekta modernih profesionalnih usluga uključuje mnogo više čimbenika koje cijene IT tvrtke, kao što su: 

• povratna informacija 
• osobni dodir i značajke po mjeri, 
• trenutačni odgovori na sva nastala pitanja, 
• stalna komunikacija, 
• fleksibilnost i sposobnost promjene. 

Postoji još jedna faza projekta, jer proces uključuje: 

1. faza prodaje,
2. faza planiranja, 
3. faza isporuke i poboljšanja (poznata i kao faza izvršenja), 
4. računovodstvena faza,
5. faza analize, 
6. faza održavanja. 

Kao rezultat toga, životni ciklus profesionalnih usluga savršena je opcija za IT industriju i sve druge tvrtke specijalizirane za pružanje svojih usluga korporativnim kupcima. 

Faze životnog ciklusa profesionalnih usluga 

Iako se neke faze životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga mogu činiti sličnima onima iz životnog ciklusa projekta, postoje značajne razlike u njihovom izvršenju. 

Vrag je u detaljima - a o svim detaljima faza razgovaramo u nastavku. 

Faza 1: Faza prodaje u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga 

U životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga rad počinje i prije početnog sastanka - to jest zato što započinje fazom prodaje jedinstvenom za ciklus. 

Glavna poanta faze prodaje je osigurati da se projekt može dovršiti u tvrtki, a istovremeno uvjeriti kupca da potpiše ugovor. Iako može zvučati jednostavno, nije. To je zato što, za razliku od tvrtki iz drugih industrija, profesionalne usluge zahtijevaju mnogo opsežniju analizu kako bi se utvrdilo ima li poslovanje vremena i resursa za dovršetak projekta. 

Faza prodaje - ključni odvozi 

Da biste dovršili fazu prodaje životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga, morate: 

• konceptualizirati projekt i njegov opseg i definirati resurse potrebne za njegovo dovršetak, 
• izvršiti predviđanje upravljanja projektima kako bi provjerili jesu li pravi članovi tima dostupni na dane datume, 
• procijeniti troškove (uključujući režijske troškove, plaće i alate), 
• procijeniti rizik i vjerojatnost uspjeha na temelju gore navedenih informacija,
• dovršiti upravljanje ponudama, pregovore i formalne operacije, ako se svi gore navedeni koraci dovrše prema planu. 

Važno je napomenuti da bi sve ove faze trebale biti dovršene na temelju informacija iz jedne baze podataka za upravljanje portfeljem projekata koja sadrži sve potrebne podatke iz različitih odjela i timova u tvrtki. Inače se procjene mogu pokazati netočnima u budućnosti! 

Faza 2: Faza plana u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga

Kada faza prodaje završi, počinje faza plana. Općenito, usredotočuje se na upravljanje resursima i upravljanje vremenom - u većini slučajeva u IT industriji sve se svodi na dodjeljivanje ljudi u različite faze projekta. 

Glavni cilj faze plana u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga je pripremiti vremenski okvir s ključnim ciljevima, fazama i raspodjelama. Na kraju, to bi trebalo dati svim zaposlenicima transparentan pogled na sve njihove odgovornosti u određenom razdoblju. 

Planiranje projekata u Primetricu jednostavno je zahvaljujući kalendaru projekta.

Faza plana: projektni plan

Prije nego što prijeđemo na gore vidljivi konačni plan, moramo dovršiti nekoliko koraka kako bismo dovršili plan projekta. Općenito, planiranje projekata treba uključivati: 

• funkcionalna specifikacija konačnog proizvoda, 
• glavni plan, 
• raspored projekata, 
• status upravljanja rizicima, 
• izvješće o prekretnicama. 

Takav plan može voditeljima projekata i rukovoditeljima pružiti opći pregled projekta i pomoći im u donošenju boljih odluka. Također je ključan za uspjeh projekta jer ističe svoje ključne ciljeve i pokazuje resurse i mjere potrebne za njegovo dovršenje. 

Faza plana: zakazivanje i upravljanje resursima 

Nakon završetka plana možete prijeći na zakazivanje i upravljanje resursima - još jedan dio faze planiranja bitan za uspjeh projekta. 

U ovom trenutku trebali biste: 

• razviti vremenski okvir za projekt,
• utvrditi ključne etape i ključne ciljeve,
• utvrđivanje mjera uspjeha projekta,
• dovršite planiranje i zakazivanje resursa u upravljanju projektima, vjerojatno koristeći alate za planiranje resursa za veću točnost. U ovom trenutku također možete dodijeliti zadatke stručnjacima dodijeljenim prvim fazama projekta.

Alokacije resursa dodijeljene projektu u Primetricu

Nakon završetka faze planiranja, točno znate kako će projekt izgledati tijekom razvoja, a možete se pozabaviti prvim pitanjima (ako se pojave, naravno). Istovremeno, s takvim pristupom možete smanjiti troškove netočnosti i olakšati rad menadžerima pomažući im da izbjegnu najčešće pogreške u upravljanju projektima. 

Da biste tome dodali, detaljna dodjela resursa može vam pomoći uštedjeti novac koji bi inače bio uzaludan. Zašto? Detaljno smo razgovarali o problemu s našim kupcem, HSD-om, koji je uštedio 200 000 dolara u prvoj godini korištenja Primetrica. . 

Faza 3: Faza isporuke i poboljšanja (faza izvršenja) u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga

Faza isporuke i poboljšanja, poznata i kao faza izvršenja, je kada počinje pravi posao. U ovom trenutku, sve alokacije postaju aktivne i stručnjaci odlaze na svoje zadatke. 

Međutim, iz perspektive menadžera, još uvijek nije vrijeme za sjedenje i opuštanje. 

Tijekom faze isporuke životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga, trebali biste se usredotočiti na izvršavanje projektnog plana i dovršavanje ciljeva bez obzira na probleme koji se mogu pojaviti. Da biste to učinili, možete koristiti Primetricove alate za izvješćivanje i upravljanje portfeljem projekata kako biste osigurali svoj uspjeh. 

Faza isporuke: ključni odvozi

Da biste uspjeli izvršiti fazu isporuke, trebali biste: 

• izvršavati zadatke prema planu. Najlakši način za to je praćenje rada pomoću alata za praćenje vremena dostupnih svim uključenim stručnjacima. 
• pravodobno dovršavanje ključnih etapa i ključnih ciljeva,
• reagiranje na sva nastala pitanja, uključujući kašnjenja, sukobe, neočekivane izostanke i još mnogo toga. 

Praćenje vremena u Primetricu

Uz malo nadzora koji se može u potpunosti obaviti u alatima za poslovnu inteligenciju, možete učinkovito upravljati rizicima i prenijeti napredak kupcu. 

Poboljšanje faze isporuke 

Međutim, kao što smo već spomenuli, razvoj projekta u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga nije sve u proizvodu; radi se i o iskustvima kupca. Zato se njegovo mišljenje može i treba cijeniti tijekom faze isporuke. 

Da biste osigurali da će projekt ispuniti očekivanja kupaca, trebali biste: 

• redovito se sastajete s kupcem kako biste provjerili napredak, 
• konzultirati se s njima kad god se pojavi kontroverzno pitanje, 
• primati i analizirati redovite povratne informacije koje upućuju na područja koja bi se mogla poboljšati (kako u projektu tako iu cijelom procesu). 

Takvu vrstu komunikacije možete održavati redovitim pozivima, ažuriranjima e-pošte ili čak sastancima. 

Na taj način ne samo da povećavate svoje šanse za uspjeh u određenom projektu, već i učite na svojim pogreškama i poboljšavate svoje procese za buduće pothvate. 

Faza 4: Računovodstvena faza u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga 

Računovodstvena faza u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga posvećena je prepoznavanju stvarnih troškova projekta. 

Izvorno takva faza nije postojala u tradicionalnom životnom ciklusu projekta. Međutim, zbog trenutnog stanja IT industrije, to je potrebno. To je zato što IT industrija mora kombinirati različite vrste naplate (T&M, Fiksna cijena, naknade za održavanje i još mnogo toga) s različitim vrstama ugovora i režijskih troškova. Zato se tvrtke koje posluju na tom području moraju suočiti s brojnim izazovima dok naplaćuju svoje projekte.

Ipak, bez obzira na sve te komplikacije, glavni cilj računovodstvene faze ostaje isti: upravljati financijama projekta i svim njegovim dijelovima kako bi se utvrdila stvarna profitabilnost operacije i poboljšali procesi. 

Računovodstvena faza: ključni odvozi 

U teoriji, ova faza životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga uključuje:

• praćenje svih troškova projekta, uključujući plaće, režijske troškove, izvođače i još mnogo toga, 
• određivanje vrsta naplate i upravljanje fakturama, 
• fakturiranje i prikupljanje novca od kupaca; računovodstvo projekata. 

Međutim, ovaj popis u kombinaciji sa svim izazovima koje smo gore spomenuli, čini proces malo složenijim. 

Zašto? Pogledajmo primjer u nastavku. 

Računovodstvena faza - primjer 

Projekt koji dovršava Best Company trajat će mjesec dana. To je projekt fiksne cijene. 

Računovodstvo pokazuje da projekt uključuje mnoge troškove kao što su: 

• plaće za izvođače radova: jedan ispitivač (30 USD po satu), jedan programer (40 USD po satu) i UX dizajner (35 USD po satu), sa 160 radnih sati u mjesecu - ukupno 16 800 USD. 
• plaće za redovne zaposlenike: jedan programer (5000 USD mjesečno, uključeni porezi) i jedan tester (4500 USD mjesečno, uključeni porezi) - ukupno 9 500 USD. 
• režijski troškovi tvrtke: režije (200 USD mjesečno po projektu), najam ureda (500 USD mjesečno po projektu) i nova oprema (100 USD mjesečno po projektu) - to je ukupno 800 USD mjesečno. 

Stoga su osnovni troškovi projekta 27 100 USD mjesečno. 

U početku se cijena projekta mjesečno procjenjivala na 35 000 USD za projekt Fiksna cijena. Stoga projekt ostaje profitabilan. 

Međutim, taj se trošak može razlikovati ovisno o tvrtki (tj. režijskim troškovima) ili samom projektu (zahtjevi, slobodna radna mjesta, prekovremeni rad itd.). Kao rezultat toga, u računovodstvenoj fazi morate pažljivo analizirati sve čimbenike kako biste došli do točnih izračuna. 

Potpuna raščlamba troškova projekta koje možete koristiti za izvješćivanje ili naplatu klijentima

To je bio slučaj s Netgenom - tvrtkom koja je uspješno uspjela povećati broj netočnih računa na 0. 

Faza 5: Faza analize u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga 

Općenito, faza analize u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga obično započinje nakon zatvaranja projekta. Međutim, na temelju brojnih primjera naših kupaca, vjerujemo da se analiza može redovito provoditi i tijekom faze izvršenja projekta zahvaljujući alatima poslovne inteligencije. 

Kada trebam analizirati svoj projekt? 

Analiza tijekom izvođenja projekta omogućuje svim menadžerima da imaju stalnu kontrolu nad projektom i poboljšavaju ga kad god je to potrebno. Također je savršen za izbjegavanje prepreka, pa čak i za njihovo sprječavanje prije nego što se pojave. 

Analiza tijekom zatvaranja projekta, s druge strane, više se bavi ukupnim učinkom tima i njegovih članova. Informacije prikupljene u ovoj fazi životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga pružaju tvrtki vrijedne povratne informacije koje se kasnije mogu koristiti za poboljšanje kritičnih procesa. 

Bez obzira odaberete li prvi, drugi ili oboje, vaša bi se analiza prvenstveno trebala usredotočiti na stvarne mjerne podatke koje pružaju pouzdani izvori - preporučujemo korištenje alata za upravljanje projektima i poslovnu inteligenciju. Tek tada ćete moći procijeniti napredak projekta, uočiti sve probleme i predložiti rješenja za buduću referencu. 

Faza analize: ključni odvozi 

Da biste izvukli točne zaključke iz operacija u određenom projektu, morate se usredotočiti na: 

• Analizirajući uspješnost timova i uspješnost zaposlenika,
• Analizirajući ključne mjerne podatke,
• Izračunavanje margina,
• Mjerna iskorištenost,
• Predviđanje trendova i budućih potreba.

Ali zašto se uopće zamarati svim tim statistikama? 

Budući da, bez obzira na fazu procesa na kojem se analiziraju, menadžerima mogu pružiti vrijedne uvide u probleme, ali i uspjehe u projektu. Kao rezultat toga, podaci prikupljeni tijekom faze analize životnog ciklusa profesionalnih usluga mogu pridonijeti značajnim poboljšanjima u budućnosti. 

Faza analize: povratne informacije i mišljenja 

Kao što smo već spomenuli, životni ciklus projekta profesionalnih usluga svodi se na povratne informacije kupaca. Stoga svakako ne čudi da to moramo uzeti u obzir prilikom izvođenja analize projekta. 

Do završetka projekta, nadležni upravitelj trebao bi se pripremiti za konačnu procjenu napretka. Može biti u obliku ankete, razgovora ili sastanka - to ovisi o tvrtki i potrebama kupaca.  Također možete koristiti automatski generirana izvješća dostupna u Primetricu kako biste izvukli zaključke iz izvršenja projekta. 

Vrsta postupka stjecanja povratnih informacija ovdje još nije važna - iskustva kupca su ono što se stvarno računa. Konačna evaluacija trebala bi uključivati stvari kao što su:

• Ukupni osjećaji i iskustva
• Ključne prednosti 
• Kritična pitanja 
• Komunikacija 
• Kvaliteta pojedinih faza projekta
• Ispunjavanje zahtjeva

... i još mnogo toga - pokazatelji u posljednjim povratnim informacijama mogu se razlikovati ovisno o vrsti projekta. 

Međutim, ta mišljenja ne bi trebala biti trajno odvojena od podataka prikupljenih analitičkim alatima. Treba ih usporediti kako bi se utvrdilo koja su područja projekata bila u potpunosti uspješna iz obje perspektive, a koja su nedostajala. Tek tada ćete imati potpuni pregled izvedbe projekta. 

Faza 6: Faza održavanja u životnom ciklusu projekta profesionalnih usluga 

Faza održavanja specifična je za životni ciklus projekta profesionalnih usluga u IT industriji. To je zato što neki projekti, čak i nakon završetka, zahtijevaju dodatne akcije i ažuriranja kako bi ostali funkcionalni u budućnosti. Općenito, to je poanta faze održavanja: redovito se brinuti o softveru i osigurati da ostane operativan. 

Faza održavanja: ključni odvozi

Faze održavanja za različite proizvode mogu se razlikovati, jer nema identičnih projekata. Međutim, ključni ciljevi faze općenito uključuju ažuriranje softvera kako bi se nesmetano odvijao i dodavanje novih značajki kada je to potrebno. 

Ovaj popis ključnih ciljeva je vrlo fleksibilan - zapravo, nikada ne možemo reći koja će nova poboljšanja proizvod trebati u budućnosti! 

Životni ciklus projekta profesionalnih usluga: preuzmite predložak

Želite li svojoj tvrtki uvesti životni ciklus profesionalnih usluga? 

Ako to učinite - ne morate ponovno upisivati sve gore navedene informacije u poseban dokument. Umjesto toga, možete jednostavno preuzeti naš predložak životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga - i spremni ste! 

Prednosti životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga

Sve zaključeno, lako je vidjeti da optimizacija životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga može biti korisna za projekt i tvrtku u cjelini. To je, međutim, vrlo općenit pristup, jer se koristi takvog pristupa uglavnom sviđaju menadžerima.

Dakle, što mogu dobiti poboljšanjem životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga? 

IZVRŠNI DIREKTOR

Posao izvršnog direktora je pratiti sve što se događa u tvrtki - a životni ciklus projekta profesionalnih usluga pomaže mu upravo to. 

Gledajući cikluse jednog ili više projekata odjednom, izvršni direktor može jasno vidjeti korištenje, potencijalna slobodna radna mjesta i druge kritične probleme. Također dobiva pogled iz ptičje perspektive na operacije, njihov potencijal i financije. Sve u svemu, on jednostavno može vidjeti kako njegovi projekti rastu, a njegova tvrtka slijedi. 

GUGUTANJE

Glavni cilj HOO-a je uklopiti više projekata u tvrtku, povećavajući njezine prihode. Na prvi pogled životni ciklus projekta profesionalnih usluga nema nikakve veze s tim - ali kopajmo malo dublje. 

Uz točne procjene i tijekom savjetovanja koja se odvijaju u prve dvije faze životnog ciklusa projekta profesionalnih usluga, HOO može točno procijeniti resurse potrebne za projekt i u skladu s tim ih dodijeliti. Također može djelovati na temelju informacija o svim problemima, kao što su slobodna radna mjesta ili preklapanje rezervacija. 

Osim toga, može ostati u toku i s komunikacijom između odjela uključenih u pokretanje novog projekta, odnosno HR-a, prodaje i razvoja. Kao rezultat toga, on može osigurati da nikakvi sukobi neće ostati na putu novim mogućnostima, osiguravajući rast tvrtke kao rezultat. 

PMO 

Za PMO, životni ciklus projekta profesionalnih usluga jedan je od osnovnih alata koji osigurava uspjeh njegovih nastojanja. To je zato što proces pokriva sve njegove odgovornosti: od procjene potencijala projekata, do njegovog zatvaranja. 

Kao rezultat toga, s takvim ciklusom, PMO može poboljšati procese unutar projekata, popraviti odnose između različitih operacija kada je to potrebno, postaviti tempo za stjecanje novih kupaca i, na kraju, ali ne i najmanje važno, učiniti poslovanje tvrtke boljim i boljim iz dana u dan. Sumnjamo da postoji li neki proces bolji iz njegove perspektive! 

CFO

Životnim ciklusom profesionalnih usluga financijski direktor stječe potpuno razumijevanje svih financija unutar projekta u svakoj fazi. Zato takav proces uključuje izradu proračuna i praćenje na gotovo svakom koraku na putu, što znatno olakšava posao financijskog direktora, pomažući mu da odabere one najprofitabilnije. 

Životni ciklus profesionalnog servisnog projekta posebno je koristan za financijske direktore i menadžere koji žele pratiti svoje financije u stvarnom vremenu - možete vidjeti kako je Fingoweb to učinio! 

Upravljajte životnim ciklusom profesionalne usluge poput šefa

Još uvijek sumnjate u uvođenje životnog ciklusa proizvoda profesionalnih usluga u vašu tvrtku? 

Pokušajte odražavati proces u alatu koji je napravljen za to. 

Pregledajte Primetricovu ponudu, rezervirajte demo ili kontaktirajte nekog od naših predstavnika i pogledajte kako izgleda upravljanje projektima u posebnom okruženju. 

‍