Kako softver za upravljanje resursima pomaže izbjeći 8 najčešćih bolova u PM-u

Ako vodite malu tvrtku, vjerojatno još niste iskusili sve probleme koji se pojavljuju u razmjeru!). 

A ako vodite veću operaciju, vjerojatno svi znate sve probleme koje ću spomenuti u ovom članku. 

Nastavite čitati kako biste vidjeli kako vam pravo rješenje može pomoći u rješavanju ovih uobičajenih bolnih točaka PM-a i koje značajke treba uzeti u obzir pri istraživanju softvera za upravljanje za svoju tvrtku. 

Što je upravljanje resursima?

Upravljanje resursima je proces planiranja, zakazivanja i raspodjele resursa na najučinkovitiji mogući način. 

Vjerojatno možete reći da upravljanje resursima nije jednokratni posao koji se događa odmah na početku projekta. To je nešto u što se upuštate od samog početka do samog kraja projekta. 

U konačnici, cilj upravljanja resursima je ispuniti sve ciljeve na razini pojedinačnih zadataka, projekata i cijelog vašeg poslovanja. Ideja je doći do njih s najvećom mogućom učinkovitošću resursa na putu.

Zašto ulagati svoje vrijeme u upravljanje resursima?

• Pruža vam pregled svih i svega uključenog u vaš projekt - ova vrsta znanja ključna je kada rezervirate nove projekte, pregovarate s klijentima ili planirate sljedeća tromjesečja. Bez nje, riskirate sukob rasporeda i otimate se u posljednjem trenutku kako biste zaposlili nove talente (a svi znamo koliko je to dugotrajno).
• Omogućuje izradu plana korištenja resursa - još jedna velika prednost upravljanja resursima je ta što vam omogućuje kontrolu količine posla koji vaši ljudi imaju na svojim tanjurima. Nedovoljna upotreba i prekomjerno korištenje vaših resursa imaju strašne posljedice. U prvom se vaši programeri dosađuju i mogu početi tražiti drugi posao. U potonjem su preplavljeni poslom i nemaju više energije za inovacije. Imajući jasnu predodžbu o stopi iskorištenosti zaposlenika, možete izbjeći ove probleme i uživati u visokoj stopi zadržavanja u svojoj tvrtki.

• Time se proces planiranja i upravljanja čini transparentnijim – ta je prednost posebno važna za tvrtke koje imaju tim voditelja projekata. Ne želite završiti u situaciji u kojoj je projekt gotovo rezerviran, a vaš osnovni resurs iznenada je dodijeljen drugom zadatku. Nedostatak transparentne raspodjele resursa i zakazivanja dovodi do pogrešne komunikacije između voditelja projekata i opće frustracije unutar cijelog tima.
• Pomaže vam da uočite probleme prije nego što počnu - dobro rješenje za planiranje resursa pružit će vam puno uvida u predviđanje problema prije nego što se pretvore u ogromne probleme. Na primjer, ako primijetite da su stariji pozadinski programeri stalno prekomjerno iskorišteni u vašem projektu, znat ćete koga sljedeće zaposliti i rasteretiti.
• To vam daje kontrolu nad projektom - znate tko je dodijeljen projektu, koliko će im trebati da završe prekretnice projekta i njihove sljedeće korake.

Različite vrste upravljanja resursima

Raspoređivanje resursa

Raspoređivanje resursa ili projekata odnosi se na osiguravanje odgovarajućeg kapaciteta dostupnog za projekte. To znači da nijedan zaposlenik nije dvostruko rezerviran ili vaš premijer zaboravlja da je vaš DevOps inženjer na odmoru ovaj tjedan. 

Dobar softver za planiranje projekata pomaže vam izbjeći probleme poput dvostrukih rezervacija i pravilno upravljati talentima i shvatiti očekivanja vaših ljudi da povećaju stopu zadržavanja. 

Planiranje resursa

Planiranje resursa ne uzima u obzir samo trenutne projekte, već i budućnost. Radi se o dobivanju pravih resursa za pravi projekt u pravo vrijeme. 

Zahvaljujući rješenju za planiranje resursa, možete planirati projekte i dodijeliti im ljude mjesecima unaprijed. Imati ovu vrstu znanja neprocjenjivo je pri pregovaranju o poslovima s novim kupcima. 

Saznajte više ovdje: Planiranje resursa u upravljanju projektima: zašto to vrijedi učiniti (desno)?

Upravljanje resursima

Ovo područje se svodi na dodjelu resursa i praćenje njihove stope iskorištenosti. Ovdje se također bavite praksama kao što su izravnavanje resursa i izglađivanje resursa. Dugoročno planiranje i strateško upravljanje portfeljem proizvoda također spadaju u ovo područje upravljanja resursima.

8 uobičajenih bolnih točaka upravljanja resursima (i kako ih riješiti)

1. Nedostatak odgovornosti

Jedan od najčešćih problema na koje tvrtke za IT usluge nailaze je pozivanje voditelja projekata na odgovornost za ljude kojima dodjeljuju projekt. 

Prate li njihovu stopu iskorištenosti? Znaju li menadžeri raspoloživi kapacitet svakog člana tima? Jesu li oni odgovorni za upravljanje svojim talentom? 

Ovaj problem možete lako riješiti implementacijom sustava koji pruža transparentne informacije o svakom zaposleniku. Na taj način možete organizirati svoj PM odjel i razviti kulturu koja promiče vlasništvo među voditeljima projekata. 

2. Nema razvoja talenata ili mogućnosti upravljanja

Mnoge IT tvrtke jednostavno nemaju upravljačke mogućnosti kada je u pitanju pomaganje ljudima da rastu na svom poslu. 

Imate li uspostavljen sustav koji zaposlenicima omogućuje komunikaciju onoga što ih zanima? Znate li koje vještine žele uzgajati? 

Alati za raspodjelu resursa pomažu i u poticanju razvoja zaposlenika . Možete dodati informacije profilu zaposlenika i dodati cijelu povijest iskustva i razvoja zaposlenika. Te će vam informacije dobro doći kad god ih dodijelite novom projektu i vezane su. 

Profil također može uključivati njihove vještine i razvojne ciljeve. Na taj način možete pratiti kako im ide i povećati stopu zadržavanja osiguravajući da budu dodijeljeni projektu koji se jako dobro podudara s njihovim interesima i ciljevima karijere.

3. Nedostatak usklađenosti između zaposlenika i vaše poslovne strategije

Možete li sa stopostotnom sigurnošću reći da je vaša radna snaga usklađena s vašom cjelokupnom poslovnom strategijom? Ako ne, pripremite se za nevolje. 

Tu također alati za raspodjelu resursa mogu puno pomoći. Znajući koje talente vaše poslovanje treba za rast, vaš ODJEL za ljudske resurse može stvoriti sustav preporuka za vaše zaposlenike. To će također dodati sloj transparentnosti vašem procesu zapošljavanja. 

4. Nedostatak dosljednosti u izvršenju

Vjerojatno već imate neke temeljne procese, poput planiranja radne snage. Ali koliko ste dobri u izvršavanju tih procesa? Kako mjerite svoj uspjeh? 

Dobro rješenje za upravljanje projektima daje vam izvor povijesnih podataka koje možete istražiti kako biste provjerili kako se vaši planovi uspoređuju sa stvarnošću. Također možete dobiti sve uvide koji dolaze iz projekata u prošlosti i provjeriti koliko je sati bilo potrebno za isporuku zadanog zadatka ili prekretnice. 

Alat za upravljanje resursima pokazuje vam kako se u vašoj tvrtki koriste različite teške i meke vještine. Na primjer, možda ćete otkriti da se 50% resursa koristi cijelo vrijeme zbog njihovih ključnih kompetencija. Vjerojatnije je da će ti ljudi biti preopterećeni. Možete uskočiti i spriječiti ih da izgore. 

5. Nema postavljenih analitičkih alata

Upravljanje resursima je kao i svaki drugi projekt. Pratite svoje HR i financijske ciljeve, pa zašto ne biste pratili i upravljanje resursima?

U stvarnosti morate pripaziti na sve važne mjerne podatke, poput stope iskorištenja, dostupnog kapaciteta i drugih. 

Pametno je mjeriti učinkovitost svojih programa upravljanja talentima ili koliko posla ljudi imaju u odnosu na svoje vještine. Sve su to važni mjerni podaci koji će vam reći idu li stvari u pravom smjeru i ulažete li u vještine koje vam donose najveći POVRAT ulaganja.

6. Nema ptičje perspektive pogled na vaš portfelj projekata

Ova vrsta softvera također vam daje pregled na visokoj razini svega što se događa u vašem portfelju projekata. Dobra stvar je što vam omogućuje dugoročno planiranje. 

A ova vrsta planiranja ključna je za IT tvrtke koje žele steći veću kontrolu nad svojom sudbinom.

7. Problemi s pogrešnom komunikacijom

Implementacija softvera za upravljanje resursima nikada se neće morati baviti problemima kao što su dvostruka rezervacija ili problemi u komunikaciji između PM-ova o provizornim projektima. Vaša će tvrtka moći podržati dinamičnije scenarije.

8. Nedostatak mogućnosti predviđanja

Pomoću jednog rješenja za upravljanje resursima možete zadržati sve svoje podatke na jednom mjestu. To vam donosi obilje uvida i pomaže u predviđanju budućnosti. 

Znat ćete koji će član tima raditi na kojem projektu i koliko dugo. Formaliziranje svih ovih informacija i na jednom mjestu pomoći će vam da točno procijenite svoj raspoloživi kapacitet u sljedećih mjesec dana i brzo uključite nove ljude kada vam novi projekti pokucaju na vrata. 

Rezervirajte demo sa mnom da vidite kako takvo rješenje funkcionira u stvarnom životu. Pokazat ću vam kako postati guru za upravljanje resursima za svoju tvrtku.