How Resource Management Software Helps to Avoid the 8 Most Common PM Pains

Ako vodite malu tvrtku, vjerojatno još niste iskusili sve probleme koji se pojavljuju u razmjeru!). 

A ako vodite veću operaciju, vjerojatno svi znate sve probleme koje ću spomenuti u ovom članku. 

Nastavite čitati kako biste vidjeli kako vam pravo rješenje može pomoći u rješavanju ovih uobičajenih bolnih točaka PM-a i koje značajke treba uzeti u obzir pri istraživanju softvera za upravljanje za svoju tvrtku. 

Što je upravljanje resursima?

Upravljanje resursima je proces planiranja, zakazivanja i raspodjele resursa na najučinkovitiji mogući način. 

Vjerojatno možete reći da upravljanje resursima nije jednokratni posao koji se događa odmah na početku projekta. To je nešto u što se upuštate od samog početka do samog kraja projekta. 

U konačnici, cilj upravljanja resursima je ispuniti sve ciljeve na razini pojedinačnih zadataka, projekata i cijelog vašeg poslovanja. Ideja je doći do njih s najvećom mogućom učinkovitošću resursa na putu.

Zašto ulagati svoje vrijeme u upravljanje resursima?

• It provides you with an overview of everyone and everything involved in your project – this type of knowledge is critical when you’re booking new projects, negotiating with clients, or planning the next quarters. Without it, you’re running the risk of schedule conflict and scrambling at the last minute to hire new talent (and we all know how time-consuming that is).
• It enables creating a resource utilization plan – another great advantage of resource management is that it allows you to control the amount of work your people have on their plates. Underutilizing and overutilizing your resources both have dire consequences. In the former, your developers get bored and might start looking for another job. In the latter, they’re overwhelmed with work and have no energy left to be innovative. By having a clear idea about employee utilization rate, you can avoid these problems and enjoy your high retention rate at your company.

• Time se proces planiranja i upravljanja čini transparentnijim – ta je prednost posebno važna za tvrtke koje imaju tim voditelja projekata. Ne želite završiti u situaciji u kojoj je projekt gotovo rezerviran, a vaš osnovni resurs iznenada je dodijeljen drugom zadatku. Nedostatak transparentne raspodjele resursa i zakazivanja dovodi do pogrešne komunikacije između voditelja projekata i opće frustracije unutar cijelog tima.
• It helps you see problems before they start – a good resource planning solution will give you plenty of insights to anticipate problems before they snowball into massive issues. For example, if you notice that senior backend developers are constantly overutilized in your project, you will know who to recruit next and offload them.
• It gives you control over the project – you know who is assigned to the project, how long it will take them to complete project milestones, and their next steps.

Različite vrste upravljanja resursima

Raspoređivanje resursa

Resource or project scheduling is about making sure that you have the right capacity available for projects. It means that no employee is double-booked, or your PM forgets that your DevOps engineer is on vacation this week. 

A good project scheduling software helps you avoid problems like double bookings and properly manage talents and figure out the expectations of your people to increase your retention rate. 

Planiranje resursa

Resource planning doesn’t only consider the current projects but the future. It’s about getting the right resources for the right project at the right time. 

Zahvaljujući rješenju za planiranje resursa, možete planirati projekte i dodijeliti im ljude mjesecima unaprijed. Imati ovu vrstu znanja neprocjenjivo je pri pregovaranju o poslovima s novim kupcima. 

Saznajte više ovdje: Planiranje resursa u upravljanju projektima: zašto to vrijedi učiniti (desno)?

Upravljanje resursima

Ovo područje se svodi na dodjelu resursa i praćenje njihove stope iskorištenosti. Ovdje se također bavite praksama kao što su izravnavanje resursa i izglađivanje resursa. Dugoročno planiranje i strateško upravljanje portfeljem proizvoda također spadaju u ovo područje upravljanja resursima.

8 uobičajenih bolnih točaka upravljanja resursima (i kako ih riješiti)

1. Nedostatak odgovornosti

Jedan od najčešćih problema na koje tvrtke za IT usluge nailaze je pozivanje voditelja projekata na odgovornost za ljude kojima dodjeljuju projekt. 

Prate li njihovu stopu iskorištenosti? Znaju li menadžeri raspoloživi kapacitet svakog člana tima? Jesu li oni odgovorni za upravljanje svojim talentom? 

Ovaj problem možete lako riješiti implementacijom sustava koji pruža transparentne informacije o svakom zaposleniku. Na taj način možete organizirati svoj PM odjel i razviti kulturu koja promiče vlasništvo među voditeljima projekata. 

2. Nema razvoja talenata ili mogućnosti upravljanja

Mnoge IT tvrtke jednostavno nemaju upravljačke mogućnosti kada je u pitanju pomaganje ljudima da rastu na svom poslu. 

Imate li uspostavljen sustav koji zaposlenicima omogućuje komunikaciju onoga što ih zanima? Znate li koje vještine žele uzgajati? 

Alati za raspodjelu resursa pomažu i u poticanju razvoja zaposlenika . Možete dodati informacije profilu zaposlenika i dodati cijelu povijest iskustva i razvoja zaposlenika. Te će vam informacije dobro doći kad god ih dodijelite novom projektu i vezane su. 

Profil također može uključivati njihove vještine i razvojne ciljeve. Na taj način možete pratiti kako im ide i povećati stopu zadržavanja osiguravajući da budu dodijeljeni projektu koji se jako dobro podudara s njihovim interesima i ciljevima karijere.

3. Nedostatak usklađenosti između zaposlenika i vaše poslovne strategije

Možete li sa stopostotnom sigurnošću reći da je vaša radna snaga usklađena s vašom cjelokupnom poslovnom strategijom? Ako ne, pripremite se za nevolje. 

Tu također alati za raspodjelu resursa mogu puno pomoći. Znajući koje talente vaše poslovanje treba za rast, vaš ODJEL za ljudske resurse može stvoriti sustav preporuka za vaše zaposlenike. To će također dodati sloj transparentnosti vašem procesu zapošljavanja. 

4. Nedostatak dosljednosti u izvršenju

Vjerojatno već imate neke temeljne procese, poput planiranja radne snage. Ali koliko ste dobri u izvršavanju tih procesa? Kako mjerite svoj uspjeh? 

A good project management solution gives you a source of historical data you can dig into to check how your plans compare to reality. You can also get all the insights coming from projects in the past and check how many hours that given task or milestone took to deliver. 

Alat za upravljanje resursima pokazuje vam kako se u vašoj tvrtki koriste različite teške i meke vještine. Na primjer, možda ćete otkriti da se 50% resursa koristi cijelo vrijeme zbog njihovih ključnih kompetencija. Vjerojatnije je da će ti ljudi biti preopterećeni. Možete uskočiti i spriječiti ih da izgore. 

5. Nema postavljenih analitičkih alata

Upravljanje resursima je kao i svaki drugi projekt. Pratite svoje HR i financijske ciljeve, pa zašto ne biste pratili i upravljanje resursima?

U stvarnosti morate pripaziti na sve važne mjerne podatke, poput stope iskorištenja, dostupnog kapaciteta i drugih. 

Pametno je mjeriti učinkovitost svojih programa upravljanja talentima ili koliko posla ljudi imaju u odnosu na svoje vještine. Sve su to važni mjerni podaci koji će vam reći idu li stvari u pravom smjeru i ulažete li u vještine koje vam donose najveći POVRAT ulaganja.

6. Nema ptičje perspektive pogled na vaš portfelj projekata

Ova vrsta softvera također vam daje pregled na visokoj razini svega što se događa u vašem portfelju projekata. Dobra stvar je što vam omogućuje dugoročno planiranje. 

A ova vrsta planiranja ključna je za IT tvrtke koje žele steći veću kontrolu nad svojom sudbinom.

7. Problemi s pogrešnom komunikacijom

Implementacija softvera za upravljanje resursima nikada se neće morati baviti problemima kao što su dvostruka rezervacija ili problemi u komunikaciji između PM-ova o provizornim projektima. Vaša će tvrtka moći podržati dinamičnije scenarije.

8. Nedostatak mogućnosti predviđanja

Pomoću jednog rješenja za upravljanje resursima možete zadržati sve svoje podatke na jednom mjestu. To vam donosi obilje uvida i pomaže u predviđanju budućnosti. 

Znat ćete koji će član tima raditi na kojem projektu i koliko dugo. Formaliziranje svih ovih informacija i na jednom mjestu pomoći će vam da točno procijenite svoj raspoloživi kapacitet u sljedećih mjesec dana i brzo uključite nove ljude kada vam novi projekti pokucaju na vrata. 

Rezervirajte demo sa mnom da vidite kako takvo rješenje funkcionira u stvarnom životu. Pokazat ću vam kako postati guru za upravljanje resursima za svoju tvrtku.