Kako se Altudo povećao s 200 ljudi na više od 500 zahvaljujući Primetricu

Osnovan 1999. godine, Altudo ima preko 600 stručnjaka koji pružaju širok spektar usluga, od implementacija Salesforcea i Sitecorea do računalstva u oblaku i mobilnog razvoja.

Djelujući u šest ureda smještenih u nekoliko regija širom svijeta, Altudo je isporučio usluge za više od 45 fortune 500 tvrtki iz industrija koje obuhvaćaju financijske usluge, proizvodnju, maloprodaju i osiguranje.

Tvrtka je bila platinasta dobitnica na marcom nagradama (2020.) i Hermes Creative Awards (2020.) te je dobila nagradu za najbolje korisničko iskustvo i vizualni dizajn na dodjeli nagrada Vega Digital Awards (2020.).

Primarni izazov

Primarni izazov s kojim se Altudo bavio bio je nedostatak holističkog pogleda na raspodjelu i korištenje ljudi tvrtke, u kombinaciji s potrebom za većom transparentnošću potrebnom za smanjenje broja sastanaka o dodjeli ljudi projektima.

Tvrtka je tražila rješenje koje je nudilo robusne mogućnosti izvještavanja, mogućnost stvaranja djelomičnih raspodjela i jedan izvor istine za sve zaposlenike.

Zahvaljujući Primetricu, Altudo konačno može pohraniti sve podatke o dodjeli na jednom mjestu i podijeliti ih u cijeloj tvrtki radi bolje komunikacije, inteligentnijeg planiranja i poboljšane iskorištenosti zaposlenika.

Problem: Nedostatak pregleda ptičjih očiju i kaotičnih proračunskih tablica

Altudo koristi agilnu metodologiju upravljanja projektima i stvara poseban tim za svaku suradnju. Za planiranje, dodjelu i upravljanje ljudima tvrtka je koristila zbirku proračunskih tablica. Ali ova postavka donijela je niz problema:

• Nedostatak pogleda na visoku razinu dostupnosti i iskorištenosti zaposlenika - to je ponekad dovelo do korištenja pod-par ljudi, što je izravno utjecalo na dno tvrtke zbog težeg procesa planiranja.
• Stalna pitanja mnogih odjela o radnom opterećenju ljudi - to je rezultiralo općenito lošom komunikacijom između odjela i potrebom za zakazivanjem stalnih sastanaka kako bi se saznalo tko je zauzet i koliko dugo.
• Pogreške koje su uzrokovale dodatne troškove - proračunske tablice nisu omogućile brzu provjeru tko bi mogao biti dostupan za projekt. To je ponekad rezultiralo pogrešnim odlukama o dodatnom zapošljavanju (obrazac troškova koji se mogao izbjeći)
• Članovi tima nisu bili na istoj stranici - to je zato što nisu djelovali s jednim izvorom istine o raspodjeli ljudi.
• Rizik da se nešto ne popuni ispravno u Excelu - to je dovelo do mnogih provjera kako bi se osiguralo da su informacije koje se pružaju drugim menadžerima točne.
• Generiranje izvješća bilo je zamorno i dugotrajno jer je zahtijevalo prikupljanje podataka iz mnogih proračunskih tablica programa Excel.
• Poteškoće u mapiranju svih ovih slučajeva i procesa upotrebe - djelomična raspodjela , jednostavno pretraživanje vještina zaposlenika i dostupnost ljudi zaista je bilo teško implementirati u proračunske tablice.
  

"Kad sam se pridružio timu, koristili smo excel alate za praćenje alokacije koji nam nisu pružili potrebne informacije o dostupnosti naših zaposlenika. To je bio glavni izazov jer naše osoblje može istovremeno raditi na nekoliko projekata. Nismo imali transparentnost između menadžera koja je dovela do mnogih problema."

Kumar Pranay - Vježbajte osiguranje kvalitete olova na Altudu

Rješenje: Alat koji može podržati postojeće procese i omogućiti Altudu brže skaliranje

Altudo je tražio rješenje koje bi odgovaralo sljedećim zahtjevima:

• Izvještavanje
• Mogućnost stvaranja djelomičnih alokacija
• Brza implementacija
• Različite uloge i mogućnosti pristupa za povećanje transparentnosti
• Mogućnost podrške različitim slučajevima upotrebe u projektima
  

Primetric je odgovarao svim tim zahtjevima i Altudo ga je odlučio provesti. Primetric tim pratio je Altudo na svakom koraku, s dostupnošću komunikacije putem Slacka i WhatsAppa. 

Kako bi personalizirali Primetric značajke, tim je postavio Trello ploču posvećenu zahtjevima za značajkama na kojoj bi Altudo mogao pratiti razvoj svojih prilagođenih funkcionalnosti. Konačno, Primetric je organizirao niz sastanaka radionica kako bi pojednostavio proces implementacije i osigurao da Altudo od prvog dana može iskoristiti puni potencijal svog novog rješenja za dodjelu ljudi.

"Tražili smo alat koji bi nam donio jasnoću u raspodjeli ljudi i ispunio naše specifične potrebe, poput omogućavanja stvaranja djelomičnih alokacija ili lakog generiranja detaljnih izvješća. Primetric je ispunio sve naše kriterije, a proces implementacije bio je transparentan i gladak zahvaljujući zaista velikoj podršci Primetrica. Provedba rješenja trajala je samo tjedan dana, što svjedoči o profesionalnosti primetrijskog tima." 

Kumar Pranay - Vježbajte osiguranje kvalitete olova na Altudu

Kako Altudo koristi Primetric

Izvještavanje

Altudo može lako stvoriti izvješća o raspodjeli i korištenju ljudi, kao i izvješća koja pokrivaju naplative sate. Štoviše, menadžeri mogu izraditi prilagođena izvješća i generirati predviđanja na temelju nalaza izvješća kako bi podržali svoje aktivnosti planiranja.

‍

Izvještavanje je sada mnogo brže jer je potrebno nekoliko minuta da se generira izvješće iz Primetrica. Zahvaljujući tome, Altudo je također stekao mnogo više jasnoće u smislu dostupnosti zaposlenika.

Dodjela osoba

Menadžeri mogu stvoriti djelomične alokacije koje odražavaju stvarne prakse u tvrtki. Štoviše, financijski dio Primetrica omogućuje zadržavanje svih informacija o satnicama zaposlenika i njihovim vještinama na jednom mjestu. Time se pojednostavnjuje postupak pronalaženja pravih ljudi za nove projekte i usklađivanja njihovih vještina sa zahtjevima projekta.

‍

Tjedne ili dvotjedne dodjele česta su pojava u Altudu. Zaposlenici se također često premještaju iz jednog projekta u drugi. Sada menadžeri mogu samouvjereno dodijeliti ljude projektima, čak i u zadnji čas.

Podesive uloge i pristupi

• Zaposlenici mogu vidjeti gdje/koliko dugo su dodijeljeni projektu. Kad god se alokacija promijeni, znat će za nju. Više ne moraju kontaktirati voditelja projekta i sudjelovati u dugim razmjenama e-pošte o svojim dodjelama.
• HR Manageri mogu provjeriti povijest profesionalnog razvoja zaposlenika, izmjeriti njegov angažman ili pogledati slobodna radna mjesta koja treba popuniti u bliskoj budućnosti.
• Operations Delivery Managers mogu brzo razumjeti koji će stručnjaci uskoro biti dostupni za projekte pregledom kalendara ili izvješća tvrtke. Također mogu provjeriti koji bi zaposlenici mogli biti preopterećeni poslom i mogu li se tamo preraspodijeliti na druge projekte.

Altudovi procesi raspodjele ljudi s Primetricom

Dodjela ljudi za nove projekte

• Kada se projekt pojavi na horizontu, on također dolazi s nekim novim zahtjevima; 
• Prvi korak je provjera ima li Altudo prave stručnjake na brodu;

• Ako je tako, tim provjerava dostupnost određene osobe i satnicu u odnosu na željenu profitnu maržu projekta;
• Ako nema zaposlenika, tim stupa u kontakt s vodstvom kako bi razgovarao o zahtjevima i procijenio njegovu kritičnost;
• Ako se radi o projektu visokog prioriteta, tim premješta stručnjake iz postojećih projekata;
• Ali ako nitko nije dostupan ili projekt nema visok prioritet, tim podnosi zahtjev za zapošljavanje odjelu za ljudske resurse.

Proširenje alokacije u postojećem projektu

• Ponekad projekt treba produljiti na nekoliko dana ili čak mjesec dana;
• Stručnjaci koji trenutno rade na tome moraju zadržati svoju raspodjelu; 
• Na temelju njihove dostupnosti u Primetricu, tim može ažurirati te dodjele;
• Preraspodjela je također opcija - kad god voditelj projekta misli da osobu treba preraspodijeliti na temelju prethodnog planiranja, tim može preraspodijeliti tog člana tima.

‍

"Naši menadžeri konačno imaju jasnoću o tome tko radi na kojem projektu i koliko dugo. Više ne moraju zakazivati sastanke samo kako bi se međusobno informirali o dostupnosti zaposlenika. Primetric nam je također pomogao povećati ukupnu razinu transparentnosti u tvrtki i pružio jedan izvor istine kojem svaki zaposlenik može pristupiti.

Kumar Pranay - Vježbajte osiguranje kvalitete olova

Rezultati

1. Dramatično smanjenje sati otpada u cijeloj organizaciji nakon implementacije Primetrica - gotovo 500 sati mjesečno
2. Nema više nepotrebnih sastanaka između različitih menadžera koji se bore da shvate koji su ljudi dostupni i koliko dugo
3. Pristup širem prikazu slike onoga što se događa u tvrtki
4. Nema više zapošljavanja novih zaposlenika bez vidljivosti u koju su potrebni stručnjaci
5. Nema administrativnih poslova povezanih s više proračunskih tablica programa Excel 
6. Robusne značajke izvješćivanja koje omogućuju generiranje točnih izvješća o dostupnosti i korištenju ljudi ili naplativih sati
7. Vrlo brza implementacija u roku od 7 dana (proces koji obično traje puno vremena i postaje problem za velike tvrtke)
8. Mnogo brže izvješćivanje i kontrola - izvješća o dostupnosti generirana u nekoliko minuta

Sljedeći koraci

Altudo koristi primetrijski već više od 2 godine. Za to vrijeme narastao je 3x.

Tvrtka uskoro planira implementirati financijski modul kako bi bolje procijenila projekte i pratila profitabilnost portfelja projekata.

"Sjećam se da su, kada su počeli provoditi Primetric, imali preko 200 ljudi na brodu. Od tada je Altudo narastao na preko 500 zaposlenika i još uvijek raste. To je impresivno i sretni smo što možemo podržati njihov put."

Arkadiusz Terpilowski - suosnivač u Primetricu

Rezultat? Dramatično smanjenje sati otpada u cijeloj organizaciji nakon implementacije Primetrica - Altudo tim sada štedi gotovo 500 sati mjesečno!

Zainteresiran? Rezervirajte demo da biste saznali više o tome kako Primetric može pomoći vašem poslovanju.