Kako je flobotika dobila potpuni pregled svojih planova, financija i izvješća dostupnih u nekoliko klikova

Flobotika je mala tvrtka s ogromnim opsegom usluga automatizacije - i još većim ambicijama. Međutim, prije nekoliko mjeseci procese tvrtke kočile su Excelove proračunske tablice i alati koji nisu zadovoljili njezine potrebe. To se moralo promijeniti, i jest (uz pomoć Primetrica).

Planiranje resursa
industrija
Razvojna agencija RPA
Planiranje resursa
Lokacija
Poljska
Planiranje resursa
veličina tvrtke
0-50
Planiranje resursa
vrsta projekata
Vrijeme i materijal
Planiranje resursa
korišteni softver
Proračunske tablice
Planiramo, kreiramo fakture i predviđamo svoje financije pomoću Primetrica. Zahvaljujući alatu, svjesni smo svih financijskih scenarija s kojima bismo se mogli suočiti i znamo točne troškove rada. To je drastično poboljšalo kvalitetu našeg planiranja.

Chris Szwed

Voditelj isporuke

U ovoj studiji slučaja naučit ćete: 

  • koliko su precizna dodijeljena sredstva i dugoročno predviđanje pomogli flobotici da kontrolira svoje financije bolje nego ikad, 
  • kako je alat prilagođen potrebama IT industrije pojednostavio upravljanje projektima u poduzeću, 
  • kako su veze između vremenskih tablica i financija pomogle flobotici u praćenju njezina poslovanja.

Uvod

Flobotics je razvojna agencija RPA sa sjedištem u Varšavi, Poljska. Specijalizirana je za savjetovanje, analizu, poboljšanje i automatizaciju svih vrsta procesa u različitim industrijama, kao što su zdravstvo, fintech, osiguranje, proizvodnja, telekomunikacije i još mnogo toga. 

Bez obzira na područje u kojem njihovi kupci rade, mogu biti sigurni da će im rad flobotike pomoći ubrzati njihove procese, povećati učinkovitost i otključati skalabilnost - sve uz osiguravanje pravne usklađenosti cijelog sustava. 

Zahvaljujući opsežnom opsegu rada, Flobotics je već završio preko 100 uspješnih implementacija, uključujući projekte za Paramount Residential Group, Docplanner i T Bank. Važno je napomenuti da je svaki projekt rezultirao prosječnim povećanjem povrata ulaganja od preko 350%, što je potaknulo njihove kupce da još više rastu.

Projekti i procesi flobotike

Zbog karakteristika svojih projekata, Flobotics se prvenstveno fokusira na usluge vremena i materijala, naplaćujući kupcima stvarnu količinu posla obavljenog u određenoj operaciji. Oni čine više od 80% svih ugovora u flobotici. 

Međutim, neki projekti tvrtke imaju fiksne cijene, dok se drugi prodaju kao demo snimke, s mogućnošću da postanu operacije Vrijeme i materijal kada započne implementacija. Kao rezultat toga, procesi flobotike trebaju olakšati takve financijske modele.

Fleksibilni timovi postavili su još jedan niz izazova u flobotici. Uz brojna izdvajanja na nepuno radno vrijeme i projekte koji se stalno mijenjaju, tvrtki je bila potrebna precizna raspodjela resursa kako bi na vrijeme isporučila svoje projekte. 

Chrisova uloga u flobotici

Chris Szwed je voditelj isporuke u flobotici. Kao takav, on nadgleda sve operacije, usredotočujući se na robotsku automatizaciju procesa i sve što dolazi s njom. 

Kao rezultat toga, on se usredotočuje ne samo na upravljanje projektima, već i: 

  • alokacija resursa i predviđanje, 
  • dugoročno planiranje projekata, 
  • upravljanje financijama, 
  • koordinacija projektnih procesa s drugim menadžerima. 

Da bi bio uspješan u svim tim operacijama, Chris je trebao imati pregled svih kritičnih aspekata poslovanja tvrtke u jednom izvoru istine - i namjeravao ga je pronaći izvan eksponencijalno rastućeg broja Excel proračunskih tablica. 

Izazovi u flobotici 

Kao mala tvrtka, Flobotics je započeo s proračunskim tablicama kao i mnoge druge tvrtke. Međutim, čak i uz neke vanjske alate za praćenje vremena, sustav se borio da učinkovito odgovori na sve slučajeve koje je Chris trebao nadzirati kako bi donio ispravne odluke. 

"Propustili smo mnoge mogućnosti u upravljanju projektima, jer smo u tu svrhu uglavnom koristili Excel."
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Kao rezultat toga, tvrtka je otkrila da mnogi procesi izazivaju ili zahtijevaju značajna poboljšanja. Ti su procesi uključivali:

Dugoročna dodjela sredstava i predviđanja 

Budući da je tvrtka imala fleksibilne timove, trebala je imati izvrsnu vidljivost dostupnosti svojih zaposlenika u kratkoročnom i dugoročnom razdoblju. Međutim, to je bilo teško postići u Excelovim proračunskim tablicama ili osnovnim alatima. 

"Imali smo vrlo malo ideje o tome kako će izgledati naša izdvajanja, primjerice, sljedećeg mjeseca. Naši alati nisu nam pružili takve informacije."
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Alati koji su se tada koristili u flobotici mogli su prikazivati jednostavne zadatke samo za određeni broj sati dnevno. Također se nisu mogli koristiti za rezervaciju resursa, gledanje radnog opterećenja s različitih gledišta ili testiranje različitih scenarija koje bi menadžeri mogli koristiti za donošenje najboljih mogućih odluka. Kao rezultat toga, dugoročna perspektiva upravljanja resursima često je bila nejasna. 

Nedostatak dovoljnih modela naplate s različitim valutama 

U to je vrijeme Flobotics već pružao svoje usluge tvrtkama širom svijeta, uključujući Europu i SAD. Ipak, pružanje rješenja subjektima na toliko tržišta bilo je izazovno zbog brojnih valuta potrebnih za uspješan dovršetak takvih procesa.

To je zahtijevalo od upravitelja da stvore zasebne proračunske tablice za svaku valutu, kasnije korištene za naprednije izračune. Međutim, zbog svoje prirode zahtijevali su mnogo ručnih ažuriranja koja nisu uvijek odmah dovršena. 

"Proračunske tablice programa Excel korištene su s vremena na vrijeme. Iako su bili prilično jasni, nije bilo jamstva da sadrže najnovije informacije. To je bila njihova najveća mana: nikada nismo znali gledamo li točne podatke ili ne."
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Konkretno, postojeći sustavi također nisu mogli odražavati različite modele naplate koje koristi flobotika. To je predstavljalo još jedan izazov za tvrtku, zahtijevajući još prilagođenije proračunske tablice i ažuriranja i prisiljavajući tvrtku da stvori mrežu skripti i automatizacija koje bi se mogle nositi s takvim scenarijima. 

Nema veze između rada i financija

Iako je Flobotics bio potpuno svjestan važnosti praćenja vremena, borio se s pretvaranjem informacija u financije, jer je zahtijevao brojne zasebne proračunske tablice. Problem je utjecao i na praćenje napretka projekta i na samo fakturiranje. 

U to su se vrijeme računi temeljili na informacijama iz sustava praćenja vremena, a kasnije u kombinaciji s troškovima rada kako bi menadžeri dobili opću predodžbu o stvarnoj potrošnji. Međutim, sustav je bio daleko od savršenog, jer je bio kompliciran i zahtijevao je mnoge ručne promjene koje nisu uvijek napravljene na vrijeme.

Kao rezultat toga, priprema potrebnih dokumenata postala je vrlo težak proces. Računovođe su trebali dvaput provjeriti svaku fakturu, što je utjecalo na učinkovitost cijelog procesa. 

Rješenje: Potpuni pregled rada i financija u istom alatu

Nakon pažljivog razmatranja i opsežnog istraživanja tržišta, Flobotics je odlučio da neće samostalno stvoriti još jednu automatizaciju zbog troškova i napora koje takav poduzetnik zahtijeva. Umjesto toga, odlučio je potražiti rješenje spremno za implementaciju koje bi moglo pokriti sve njegove slučajeve upotrebe - i tako je naletio na Primetric. 

Ubrzo se ispostavilo da je Primetric savršeno rješenje za IT tvrtku kao što je Flobotics, pružajući joj prednosti kao što su: 

Potpuni pregled prošlih, sadašnjih i budućih alokacija 

Nakon implementacije Primetrica, pronalaženje pravih i dostupnih ljudi za posao bilo je teško, jer su vidljivost i valjanost takvih informacija bili ograničeni. Srećom, to se promijenilo.

"Što se tiče izdvajanja, moj rad je sada mnogo ugodniji. Prije smo imali značajnih problema s ažuriranjima podataka. Sada sam uvjeren da je sve što nađem u Primetricu istina."
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Kao rezultat toga, Chris i drugi menadžeri mogu jednostavno uključiti Primetric i vidjeti koji se tim - ako ga ima - može dodijeliti projektu. Također mogu rezervirati vrijeme stručnjaka sa specifičnim vještinama, testirati različite planove ili obavijestiti prodajni tim da nema dovoljno resursa. Bez obzira na scenarij, više nema iznenađenja u planiranju resursa.

"Nacrti ili rezervirana izdvajanja također mi pružaju ogromnu vrijednost. Zahvaljujući njima mogu isprobati različite scenarije i odabrati najbolji ovisno o našim uspjesima u prodaji."
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Transparentne financije i prije početka projekta 

Budući da Primetric nudi razne financijske značajke, Flobotics ih je odlučio koristiti za poboljšanje kvalitete svih svojih procesa usmjerenih na prihode i potrošnju. 

Prije svega, s Primetricom je automatiziran ogroman dio tih operacija. Podaci se sada uvoze izravno iz integriranog alata za praćenje vremena i kombiniraju s plaćama i satnicama određenih zaposlenika. Kao rezultat toga, menadžeri imaju potpuni pregled svake lipe potrošene u tvrtki.

"Planiramo, izrađujemo račune i predviđamo svoje financije pomoću Primetrica. Zahvaljujući alatu, svjesni smo svih financijskih scenarija s kojima bismo se mogli suočiti i znamo točne troškove rada. To je drastično poboljšalo kvalitetu našeg planiranja. "
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Značajno je da takav automatizirani pristup ne samo da je smanjio radno opterećenje i količinu proračunskih tablica u tvrtki, već je pridonio i točnosti informacija. Zašto? Jednostavno je:

  • Modeli naplate odmah su spremni za upotrebu - nisu potrebne posebne proračunske tablice, 
  • Sve valute su dostupne u sustavu - Chris samo treba odabrati pravu za određeni projekt, 
  • Menadžeri mogu odabrati mjesečne ili satnice za svoje zaposlenike, čineći financije transparentnijima, 
  • Ne postoje deseci datoteka koje biste morali pregledavati da biste došli do pravog zaključka. 

Osim toga, podaci se mogu brzo agregirati kako bi se menadžerima prikazali različiti prikazi istih operacija. 

"U Primetricu su podaci mnogo precizniji. Zahvaljujući njima mogu ih brzo analizirati i prenijeti, podižući svijest ljudi u tvrtki."
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Kao rezultat tih poboljšanja, računovođe više ne trebaju dodatne potvrde svih menadžera za izdavanje računa kupcima. Posjedovanje jednog izvora istine omogućuje svim stranama da odmah vide takve informacije.

Prilagođena izvješća koja odmah prikazuju bitne podatke

Imati sve podatke na jednom mjestu nesumnjivo je izvrsna korist za svakog menadžera - ali što ako biste mogli još dalje obrađivati podatke istim alatom? 

To vrijedi i za flobotiku. Koristeći unaprijed definirana i prilagođena izvješća, Chris može brzo prikupiti informacije iz cijelog sustava i sortirati ih kako smatra prikladnim, stvarajući opsežne sažetke svih kritičnih informacija. 

"Imajući spreman alat za financijsko upravljanje projektima, moj je rad mnogo prirodniji nego u Excelu. Mnogo je lakše razumjeti i koristiti podatke. [...] Također se mogu brzo prebacivati između različitih perspektiva kako bih procijenio situaciju s različitih gledišta."
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Usporedba planova sa stvarnošću u trenu

Prikupljanje svih gore navedenih informacija u jednom alatu također je omogućilo Chrisu da nadgleda sve operacije na općenitijoj razini. Koristeći jedno od naših izvješća, lako može vidjeti napredak u svakom projektu i pokazati njegov napredak ostatku rukovoditelja - a za to mu nije potrebna nikakva dodatna dokumentacija. 

"Tijekom naših tjednih sastanaka mogu jednostavno pogledati izvješće koje prikazuje planirano i radno vrijeme i utvrditi jesmo li na pravom putu ili ne."
Chris Szwed, voditelj dostave u flobotici

Prednosti primetrijskog

  • točno planiranje koristeći stvarne podatke o dostupnosti ljudi, 
  • napredno predviđanje, omogućujući menadžerima da usporede scenarije i odaberu najbolju opciju za tvrtku, 
  • poboljšani prodajni procesi na temelju stvarnih podataka o dostupnosti ljudi, 
  • financije projekta spremne za uporabu koje zahtijevaju minimalan doprinos menadžera, 
  • podignuta svijest o financijskim i operativnim procesima u poduzeću, 
  • automatizirano, djeljivo i lako dostupno izvješćivanje spremno u samo nekoliko klikova, 
  • točni računi koji ne zahtijevaju dodatne potvrde, 
  • jednostavno, ali učinkovito praćenje napretka projekta, 
  • mogućnost upravljanja projektima iz cijelog svijeta s različitim valutama dostupnim u sustavu. 

Sažetak

Iako bi Flobotics mogao biti mala razvojna tvrtka za RPA, sada ima sve što je potrebno tvrtki na putu do veličine: skalabilne procese koji rastu s poslovanjem, a istovremeno odgovaraju na sve njegove potrebe.

Kao rezultat toga, sigurni smo da će - uz određenu pomoć Primetrica - ova tvrtka uskoro zadovoljiti potrebe još više tvrtki širom svijeta, stvarajući sve više i više profita. 

Povezane studije slučaja

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.