Kako interaktivnim sustavima treba samo 30 minuta za planiranje cjelokupnog posla

Interaktivni sustavi brzo su dobivali na snazi. S njegovim rastom došli su napredniji procesi planiranja i izvješćivanja. Uskoro su se pokazali neupravljivima u jednostavnim Excel proračunskim tablicama, bez obzira koliko napredni postali.

Planiranje resursa
industrija
Razvoj softvera, B2B usluge, marketing
Planiranje resursa
Lokacija
Poljska
Planiranje resursa
veličina tvrtke
0-50
Planiranje resursa
vrsta projekata
Planiranje resursa
korišteni softver
Proračunske tablice
"Odmah možemo vidjeti tko radi na kojem projektu i kada - i za njega nam ne trebaju nikakvi sastanci. To čini stvarnu razliku kada je u pitanju planiranje ili mijenjanje postojećih planova."

Małgorzata Jędrzejczak

Generalni direktor

O interaktivnim sustavima

Osnovana 2007. godine, Interactive Systems je poljska tvrtka specijalizirana za softver za podršku prodaji i programe vjernosti. 

S toliko godina iskustva tvrtka razvija, održava i proširuje širok spektar programa i aplikacija za različite industrije i namjene, od motivacijskih programa do sustava vjernosti, od web i mobilnih aplikacija do modula za obradu podataka. Kao rezultat toga, Interactive Systems može zadovoljiti potrebe lidera svojih industrija na poljskom tržištu, uključujući Unilever, CIECH Sarzyna, Kompania Piwowarska, Brown-Forman i VOX, i stvoriti dugotrajne odnose koji se protežu kroz 15 godina uspješnih projekata. 

Pregled

Kao tvrtka za razvoj softvera s nizom inovativnih i specijaliziranih proizvoda, Interactive Systems brzo je dobivao na snazi. S njegovim rastom došli su napredniji procesi planiranja i izvješćivanja. Uskoro su se pokazali neupravljivima u jednostavnim Excel proračunskim tablicama, bez obzira koliko napredni postali. 

Takve okolnosti spriječile su tvrtku da postigne operativnu izvrsnost. Kako se poslovanje širilo, ostalo je gotovo bez pregleda svojih planova, projekata, ljudi i proračuna, ostavljajući menadžere bez pregleda ključnih procesa koji bi se mogli koristiti za poboljšanje produktivnosti i profitabilnosti tvrtke. Stoga su Interaktivni sustavi odlučili potražiti bolje rješenje. 

Izazove

Joanna Kozłowska, voditeljica projekta i Małogrzata Jędrzejczak, generalni direktor, bile su među najpogođenijima nepromjenjivim procesima; Sve veći broj projekata, kao i podataka, učinio je kontinuiranu upotrebu proračunskih tablica neostvarivom. 

Kao voditeljica projekta, Joanna je bila preopterećena Excelovim proračunskim tablicama koje sadrže različite informacije: od planova do napretka projekta i vremenskih tablica do troškova rada. Kao rezultat toga, generiranje podataka potrebnih za postupke donošenja odluka bilo je dugotrajno i sklono kritičnim pogreškama koje su doprinijele sve većem broju sukoba u rasporedu. 

Kao generalni direktor zadužen za planiranje kritičnih operacija i zadataka, Małgorzata Jędrzejczak iz prve je ruke iskusio koliko su brzo ručni procesi planiranja resursa rastegnuti izvan kapaciteta zbog širenja poslovanja. Objasnila je: "Kad smo imali samo nekoliko ljudi na brodu, mogli smo pripremiti planove usmenom predajom. Kad smo postali veći, planiranje rada čak 2 ili 3 puta tjedno jednostavno nije bilo dovoljno, jer se sve promijenilo preko noći.." 

Dok je nadgledala radna opterećenja i izostanke projekata, počela je nailaziti na poteškoće s protokom informacija zbog zahtjeva za slobodne dane koji se podnose u PDF datotekama. Odlučna da to poboljša, tražila je fleksibilniji alat, prepoznajući da Excel proračunske tablice ne mogu ponuditi rješenje koje joj je potrebno.

Izazovi s kojima se suočavaju interaktivni sustavi uključivali su:

  • Fragmentirani podaci: S brojnim proračunskim tablicama programa Excel, menadžeri su se borili za prikupljanje, ažuriranje i obradu bitnih podataka o projektima i resursima bez jedinstvenih formula, uzrokujući brojne nedosljednosti i sukobe u rasporedu i dovodeći do gubitka vremena i novca. 
  • Dugotrajni procesi planiranja: Zbog nedostatka automatskih ažuriranja u Excelu, postojeći i budući planovi zahtijevali su stalne prilagodbe, prisiljavajući menadžere da prisustvuju tjednim 2-3 sesije planiranja. Da stvar bude gora, proces je također bio sklon pogreškama i često je rezultirao sukobima u rasporedu povrh izgubljenog vremena. 
  • Upravljanje slobodnim vremenom sklonim pogreškama. Zaposlenici su prijavili svoje odlaske u PDF dokumentima poslanim njihovim menadžerima i HR-u. Takav osnovni protok informacija bio je kontraintuitivan i često neispravan, ostavljajući neke strane nesvjesnim izostanaka i dovodeći do planova za ljude koji ne bi bili prisutni u određenom trenutku. 
  • Neučinkovito praćenje vremena. Zadatke, projekte i troškove rada bilo je teško sadržavati u datotekama za pojedinačne zaposlenike i zajednički analizirati kako bi se procijenili njihovi troškovi. Slijedom toga, napredak projekata i proračun nisu se mogli u najvećoj mogućoj mjeri pratiti jer su upraviteljima uvijek ostajali nedostaci u njihovim podacima. 

Primetricova rješenja

Za Interaktivne sustave rješenje ovih problema bilo je očito: tvrtka je trebala naprednije alate za upravljanje resursima, projektima i proračunom. Srećom, Primetric ima širok raspon značajki koje su pomogle tvrtki da postigne nove visine. 

S Primetricom na mjestu, Interaktivni sustav dobio je potpuni pregled svih svojih podataka, koji se sada automatski ažurira nakon promjene, dajući menadžerima potpunu vidljivost ljudi, njihovih zadataka i projekata. Stoga je i proces planiranja skraćen na minimum od samo 30 minuta. 

"Odmah možemo vidjeti tko radi na kojem projektu i kada - i za njega nam ne trebaju nikakvi sastanci. To čini stvarnu razliku kada je u pitanju planiranje ili mijenjanje postojećih planova."

Małgorzata Jędrzejczak, generalni direktor za interaktivne sustave

Izvještavanje i praćenje vremena u tvrtki također su drastično poboljšani. Uz praćenje vremena i izvještavanje u jednom alatu, menadžerima su potrebne samo sekunde za izdvajanje i usporedbu potrebnih podataka. Kao što je izjavila Joanna Kozłowska, "Sada, kad god mi netko postavi pitanje, ne trebam analitičara da bih dobila tu informaciju; Treba mi samo nekoliko klikova.". 

Kombinirajući sve gore navedene značajke, Interaktivni sustavi su stekli: 

  • Jedan izvor istine za planove i izvještaje. S planovima, njihovim izvršavanjem, izradom proračuna i praćenjem vremena u jednom alatu, menadžeri u interaktivnim sustavima mogu pristupiti svim potrebnim informacijama u izvješćima kad god je to potrebno - i bez traženja odgovarajuće Excel proračunske tablice. Stoga mogu donositi ispravne odluke kad god se napravi promjena. 
  • Optimizacija procesa planiranja. Dugotrajni sastanci stvar su prošlosti. Sa samo 30-minutnom sesijom planiranja, Interaktivni sustavi mogu sažeti rad za cijeli tjedan bez obzira na promjene ili izostanke - svi su oni uzeti u obzir u sustavu. 
  • Praćenje vremena u jednom alatu. S Primetricom na mjestu, Joanna može pratiti praćeno vrijeme, reagirati na sve praznine i vidjeti utjecaj svakog radnog sata na proračun, dobivajući potpuni pregled svih ključnih promjena u poslovanju tvrtke.  
  • Slobodno vrijeme upravljanje u sekundi. Kako je PDF datoteka nestalo, proces izvješćivanja o slobodnom vremenu postao je transparentniji. Svaka uključena strana istovremeno prima zahtjev za slobodno vrijeme, a dodijeljeni upravitelj može ga prihvatiti ili odbiti u sekundi kako bi odmah vidio izostanke u kalendaru. 

Rezultati

Implementacija Primetrica u Interactive Systems bila je korisna za svakog zaposlenika. 

Trenutno menadžeri poput Małgorzate i Joanne koriste sustav za izradu planova, njihovo praćenje i procjenu njihovog utjecaja na financije. Ne moraju trošiti sate na svaki od tih procesa.

"Primetrijski nam omogućuje pažljivo praćenje projekata, utrošenog vremena i profitabilnosti. To nam pomaže prikupiti materijale za izvješća za jednostavnu analizu, tumačenje i donošenje zaključaka". 

Istodobno, oni mogu koristiti informacije za provjeru nedosljednosti, problema i zakazivanje sukoba, poboljšanje dnevnih operativnih procesa u poslovanju i svakodnevno izbjegavanje nepotrebno dugih sastanaka. Time je tvrtka također poboljšala svoju skalabilnost i počela se širiti koristeći svoju novostečenu operativnu izvrsnost kako bi poboljšala svoju produktivnost, dobit i ukupne performanse. 

Zahvaljujući svim tim promjenama, Interaktivni sustavi sada uživaju širok raspon prednosti, uključujući: 

  • Optimizirani procesi planiranja - od 2-3 tjedna sastanka do samo jedne, 30-minutne sesije planiranja.
  • Gotovo nikakvi sukobi rasporeda zajamčeni su besprijekornim protokom podataka i automatski ažuriranim informacijama u sustavu. 
  • 100% transparentni slobodni dani bez menadžera ili HR stručnjaka koji nisu u toku. 
  • Svaka radna minuta obračunava se zahvaljujući praćenju vremena i praćenju uživo. 
  • Napredna i prilagodljiva izvješća spremna su za nekoliko sekundi - sve potrebne informacije prikupljaju se automatski iz svakog kutka sustava kako bi se olakšalo brzo generiranje izvješća. 
  • Poboljšana svijest o KPI-jevima i ključnim numeričkim vrijednostima oblikuje svijetlu budućnost interaktivnih sustava. 
Povezane studije slučaja

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.