Makimo je mala tvrtka s velikim ambicijama. Da bi dovršio sve izazovne projekte, Makimo mora učinkovito upravljati i alokacijama svojih zaposlenika i financijama projekata - a reći da su to uspješno učinili s Primetricom je kao da ništa ne govore.
COO/CTO
Zahvaljujući Primetricu, Makimo:
I još mnogo toga... Ako vam to zvuči zanimljivo, a želite bolje razumjeti Makimovo putovanje s Primetricom, čitajte dalje.
Osnovan 2010. godine, Makimo je mala tvrtka za razvoj softvera s 20 ljudi na brodu. Usredotočuje se na visoko specijalizirane, napredne projekte za tvrtke iz različitih industrija: od igračaka do medicine. Osim toga, Makimo ima vrlo selektivan pristup svom projektu, jer njegovi tvorci i stručnjaci žele raditi samo na projektima za koje su istinski strastveni.
Makimo se usredotočuje na zasebne, specijalizirane proizvode. Tvrtka obično proizvodi pozadinski sustav za stvaranje tehnologija kao što su:
... i još mnogo toga.
Važno je napomenuti da Makimo rijetko nudi aranžmane leasinga tijela ili momčadi.
To je zato što tvrtka vjeruje da je tehnička stručnost potrebna za izgradnju cijelog proizvoda Makimova odgovornost, a ne njihovih klijenata'. Makimo se specijalizirao za isporuku kompletnih proizvoda i usluga te stvaranje dugotrajnih odnosa sa svojim kupcima.
Većina njih boravi u Makimu više od 5 godina, i to više od samo jednog projekta. To je rezultat personaliziranog i otvorenog pristupa koji su visoko cijenili svi subjekti koji surađuju s Makimom, uključujući TomTom, Nutriciju i Svjetsku zdravstvenu organizaciju.
Makimo ima tendenciju da radi na više od jednog projekta odjednom. Timovi su stvoreni za svaki projekt zasebno; međutim, ljudi dodijeljeni timovima usko su isprepleteni. To je zato što u brojnim slučajevima jedan stručnjak istovremeno radi na mnogim projektima.
Da tome dodamo, količina vremena utrošenog na zasebne zadatke obično nije jednaka. Na primjer, jedan zaposlenik može potrošiti 60% svog vremena na projekt A, a samo 40% na projekt B. Kao rezultat toga, izračunavanje raspoloživog kapaciteta može biti izazovno, pogotovo kada se stalno mijenja.
"Općenito, naši ljudi rade na više projekata. To je zato što se većina naših projekata pretvara u projekte održavanja koji ne zahtijevaju stalnu podršku."
Strukturu momčadi u Makimu nadgleda Matt Papiernik. Zbog veličine tvrtke i njezinih ograničenih resursa, on ima mnoge odgovornosti.
Trenutno, njegova pozicija kombinira dužnosti i CTO-a i COO-a, kao i neke elemente financijskog upravljanja. Također je uključen u stvaranje smislenih odnosa s Makimovim kupcima.
S toliko odgovornosti, Matt je morao istinski razumjeti sve procese planiranja u tvrtki. Mnogo se vremena uglavnom oslanjao na JIRA-u i Excel da bi to učinio. Stoga procesi planiranja nisu bili toliko svestrani kao njegove potrebe.
Izvorno, planiranje resursa u Makimu bilo je podijeljeno u dvije redovito izvedene faze.
Prva i najosnovnija faza bila je dugoročno planiranje. Dovršen je alatom koji je izradio sam Makimo - MT Matrix. Bio je to jednostavan alat koji se sastojao od matrice sa šarenim poljima koja je pokazala i ljude i njihovo radno vrijeme, bilo da je već dodijeljeno ili ne.
MT Matrix pružio je Mattu i drugim vođama vrlo općenitu perspektivu za nadolazeća 2-4 mjeseca. Međutim, ovaj sustav nije bio od koristi za stručnjake - bio je namijenjen samo menadžerima.
Aplikacija je bila detaljna i dobro je funkcionirala za planiranje kratkih vremenskih razdoblja, ali zbog nedostatka integracije s JIRA-om, nepodudarnosti u količini posla koji su zaposlenici planirali i stvarno potrošili brzo su se uvukli s vremenom. Bez odgovarajuće integracije, mogućnosti predviđanja projekta bile su ozbiljno ograničene.
Stoga, kako se pokazalo da dugoročnog planiranja donekle nedostaje, Makimo je uveo i kratkoročno planiranje.
Kratkoročni planski termini održavali su se svaka dva tjedna, a u Makimu su zahtijevali prisustvo svih lidera momčadi.
Postupak je zahtijevao da jedna osoba provede oko sat vremena prije sesije planiranja kako bi ažurirala broj sati koje su timovi proveli na svim projektima.
Voditelji timova zatim su raspravljali o stvarnom, zajedničkom pogledu na dovršetak projekta i mogli su predložiti promjene u dodjeli projekata. Rezultat njihove rasprave zatim je podijeljen s cijelom tvrtkom kao smjernica za sljedeća dva tjedna. Zaposlenicima se svidio ovaj oblik komunikacije.
Bilo je posljedica takvog pristupa.
Budući da ovo gledište nije bilo povezano s dugoročnim prikazima planiranja, Matt je morao pronaći druge načine za zaobilaženje ovog procesa kako bi komunicirao predviđanja projekata vođama timova i izračunao mjerne podatke profitabilnosti za evidenciju tvrtke.
"Timovi jednostavno nisu bili svjesni što ih čeka nakon što prođu dva tjedna kratkoročne perspektive. Iako sam imao informacije u projektu, to se nije odrazilo na kratkoročne planove. Kao rezultat toga, tim dodijeljen projektu znao je da će njihova dva backend stručnjaka raditi na projektu puno radno vrijeme, dok frontend treba raditi skraćeno radno vrijeme dva tjedna koja dolaze. Zatim, nakon što su prošla dva tjedna, upoznali smo se i otkrili ima li još posla."
Upravljanje financijama u Makimu predstavljalo je izazove različite od onih u planiranju.
"Kao HOO odgovoran sam za operacije, organizaciju projekata i alokacije. Također pratim njihovu profitabilnost jer za to nema zasebne pozicije. Kao rezultat toga, u Makimu se isprepliću operacije i financije - i to je razlog zbog kojeg sam odlučio istražiti Primetric."
Baš kao iu prethodnom slučaju, financijsko planiranje provedeno je u Excel proračunskim tablicama. Međutim, oni nisu bili povezani ni s jednom drugom proračunskom tablicom - financijski izračuni bili su odvojeni od rasporeda ljudi. Kao rezultat toga, financijske prognoze temeljile su se na povijesnim podacima i pretpostavkama, a ne na stvarnim podacima - i pokazale su samo očekivanu dobit i njihove stope završetka.
Osim toga, financijski planovi nisu točno odražavali stvarnost. Pripremali su se samo jednom mjesečno i, kao rezultat toga, nisu pokazali nikakve neočekivane probleme koji se mogu pojaviti na putu. Također su imali ograničen uvid u promjene u naknadama zaposlenicima, iako su prilično česte u IT industriji.
Ukratko, upravljanje financijama u Excel proračunskim tablicama rezultiralo je vremenom provedenim na škripanju brojeva koje bi se moglo koristiti za razvoj same tvrtke.
Makimovi procesi planiranja očito su bili dugi i dugotrajni - posebno za Matta, koji je kao jedina osoba u tvrtki imao potpuno znanje za rad unutar granica tih procesa i uspješno upravljanje financijama tvrtke.
Sustav je funkcionirao, ali ga je bilo teško skalirati, jer je ovisio o previše decentraliziranih izvora istine i specifičnih ljudi. Evo popisa zahtjeva koji su Makimu bili potrebni da dosegne sljedeću razinu u svojoj sposobnosti planiranja:
Nemogućnost skaliranja timova i procesa. Rascjepkanost planiranja i protoka informacija nije bila održiva za budućnost. Osim toga, to je bio veliki problem za same osnivače, uključujući Matta, jer se morao ručno pobrinuti za proces.
Jaz između kratkoročnog i dugoročnog planiranja. Oba plana pokrivala su dvije vrlo različite perspektive koje nisu imale nikakve veze jedna s drugom. Kao rezultat toga, potražnja nije bila jasna i temeljila se na unaprijed stvorenim mišljenjima koja se nisu uvijek odražavala u stvarnosti. Ove vrste planiranja također nisu imale pristup u stvarnom vremenu i često su propuštale neočekivane promjene koje su se dogodile nakon prihvaćanja plana.
"Postojao je ogroman jaz između dugoročnog i kratkoročnog planiranja. Zbog toga je bilo slučajeva kada su momčadi u osnovi bile nesvjesne stvari koje su trebale učiniti nakon što su prošla ova 2 tjedna."
Excele je trebalo ručno ažurirati
Bio je to dugotrajan proces koji nije uzimao u obzir nikakva ažuriranja i promjene. Nedostajalo mu je i automatske provjere podataka te je bila sklona povremenim pogreškama, odnosno propuštanju nečijih praznika, pogrešnom izračunu kapaciteta i još mnogo toga.
Nema ptičje perspektive pogled na financije
Matt, zajedno s ostalim menadžerima i članovima uprave, nije mogao vidjeti nikakve promjene u proračunu u stvarnom vremenu. Kao rezultat toga, troškovi rada često su ga iznenadili kad god se opseg rada u projektu promijenio.
"Znali smo raditi reviziju proračuna svaka dva tjedna. Ako smo pogriješili u planiranju i u stvarnosti tim je radio mnogo više nego što smo očekivali, nakon dva tjedna morali smo izdavati račune veće od prvotno planiranih."
Analiza temeljena samo na znanju vođe
Nije bilo jedinstvenog izvora istine za tvrtku - svaki vođa imao je neke informacije o svom timu koje je trebao podijeliti s drugima. Znanje o projektu, s druge strane, došlo je od Jira i uglavnom je dopunjeno informacijama vođa koji su ga se morali sjetiti. To je omogućilo ključnim projektima da ispune zahtjeve klijenata po cijenu da ne znaju kako projekti napreduju između sesija planiranja.
"Iako je bilo nekih ljudi koji su imali informacije u mislima, nije bilo izravnog pristupa njima."
Nema vidljivosti raspoloživosti zaposlenika
Kratkoročno planiranje u Excelu trebalo je dodatno pogledati u kalendar kako bi se osiguralo da zaposlenici nisu na nikakvom dopustu tijekom dvotjednog vremenskog razdoblja. Voditelji timova često se nisu sjećali praznika svojih zaposlenika i planirali su određeni opseg projekta sljedeća dva tjedna samo da bi im se na sesiji planiranja reklo da ključna osoba u tom trenutku nije dostupna.
"Izostatke smo prijavljivali na vrlo tipičan način: imali smo ih zapisane na papiru i vidljive u Google kalendaru. Međutim, informacije su se obično odnosile samo na upravni odjel u našoj tvrtki - ostatak je bio nesvjestan toga. Kao rezultat toga, kada smo došli na plansku sjednicu, razgovarali smo o izdvajanjima s natpisom "Pa, Marko će raditi na ovom projektu", a ponekad je došao trenutak realizacije: "Ali Marko će tada biti na odmoru!"
Dodatni procesi koji se izvode ručno
Svi dodatni izračuni morali su se dovršiti ručno. Zbog provedbe procesa, izračunavanje takvih mjernih podataka kao izvora nenaplativih sati ili informacija o profitabilnosti zahtijevalo je ručni rad, a često i dosta toga.
Kada su Makimo i Matt odlučili implementirati alat koji bi mogao zamijeniti proračunske tablice kao njihov glavni izvor informacija, počeli su tražiti određeni skup zahtjeva.
To je zato što nisu žurili. Nakon nekoliko godina isprobavanja vlastitih procesa i rješenja, upravljački tim došao je do zaključka da bi novo rješenje trebalo popraviti nedostatke prethodnih rješenja. Također je trebalo povezati složene dodjele i dobiti pristup financijskim informacijama, kao i opsežno upravljanje ljudima.
To je, međutim, bio samo prvi od mnogih problema.
Makimo i svi njegovi osnivači i zaposlenici ponose se svojim osobnim pristupom svim kupcima i očekuju da ih njihovi pružatelji usluga tretiraju i kao partnere.
Nažalost, Matt je i u ovom slučaju bio razočaran, jer ga je dočekao besmisleni SaaS pristup s kojim se nije mogao povezati. Stoga je pogledao još dalje - i tako je pronašao Primetric.
Istina je da su prvi dojmovi uvijek bitni - a tako je bilo i s Makimom.
Kad se Matt prvi put susreo s našim rješenjem, nije ga dočekao bot ili demo. Umjesto toga, pozvali smo ga na demo s jednim od naših prodajnih predstavnika. Iako Matt nije htio prihvatiti poziv, nikada nije požalio što je konačno pristao.
Tijekom demo snimke Mattu je postalo jasno da Primetric ima sve što želi implementirati u Makimu.
To je uključivalo:
Vidjevši Primetrica na poslu, Matt je zajedno s drugim menadžerima koji predstavljaju Makima odlučio isprobati Primetrica - a taj se pokušaj pretvorio u dugotrajnu vezu kojoj se Makimo nadao od samog početka.
Implementacija Primetrica nije bila dugotrajan proces za Makimo. Zapravo, nakon što su postavljeni svi formalni detalji, Primetricu je trebalo samo 2-3 dana da postane operativan i u svakodnevnoj upotrebi za Makimo.
Međutim, ovo je bio samo početak. Primetric i Matt još su jednom udružili snage, ovaj put kako bi uistinu pokazali potencijal alata u stvarnom okruženju. Uz Primetricovu podršku, Matt je mogao odmah dobiti odgovor na sva svoja pitanja i potražiti pomoć kad god se izgubi u svim značajkama koje nudi alat. Također smo uložili sve napore kako bismo riješili sva pitanja koja se mogu pojaviti u tom procesu.
Kao rezultat toga, Makimo je počeo prilagođavati sve više primetrijskih značajki, a ubrzo je prihvatio alat u potpunosti.
Netom nakon što je Primetric prvi put implementiran u Makimu, već je stavljen na kušnju.
U to je vrijeme Makimo pokušavao dovršiti vrlo složen projekt. Bila je to operacija koja je zahtijevala ogromnu fleksibilnost i savršenu komunikaciju između kupca, vlasnika proizvoda i tima. Ništa od toga nije dano Makimu.
Pandemija koronavirusa stavila je porez na sve komunikacijske kanale između klijenta, menadžera i tima, a njihovo zakazivanje pokazalo se više nego samo škakljivim.
Djelujući na temelju proračuna, Matt i njegov tim bili su obvezni isporučiti radni proizvod samo s ispunjenim osnovnim zahtjevima. To je trebalo vlasniku proizvoda tima da donese odluke o rasporedu kako bi se povećala suradnja između članova tima i smanjilo čekanje između pozadinskih i frontend timova.
"Donijeli smo mnogo brzih odluka [u projektu] zbog pandemije koja je ometala kontakt s klijentom. To je zahtijevalo kirurško planiranje."
Da je Makimo koristio samo proračunske tablice za zadatak, borio bi se. Srećom, ovaj put, Primetric je bio pri ruci.
Zahvaljujući nacrtima, rezervacijama i fleksibilnim izdvajanjima, Makimovi menadžeri mogli bi iznijeti cijeli projekt u tromjesečnom roku. Također su dobili sve potrebne informacije o izostancima i dostupnosti, tako da su realno mogli procijeniti mogu li inženjeri koje su namjeravali angažirati zaista sudjelovati u projektu.
Kao rezultat toga, nakon što je testirano nekoliko različitih planova, Makimo je pronašao optimalno rješenje i pronašao način da dovrši projekt bez obzira na nepovoljne okolnosti.
"Da su izdvajanja izvršena ručno, pogriješili bismo. S Primetricom smo tek počeli mijenjati angažmane ljudi po satu dok sve nije postalo zeleno - i isporučili smo ga."
Implementacija je bila samo početak boljeg upravljanja u Makimu.
Postupno je tvrtka testirala i implementirala sve više značajki koje nudi naše rješenje. Kao rezultat toga, danas koristi module kao što su:
"Za mene Primetric kombinira ritam rada s financijama i tijekom rada projekta - i zato je savršen za nas."
Uz Primetric, Makimo je stekao brojne prednosti, kao što su:
Jednostavno planiranje i upravljanje
Primetric je menadžerima pružio sveobuhvatan pogled, kombinirajući i dugoročne i kratkoročne perspektive. Informacije u sustavu također su odmah ažurirane, što je Mattu i drugim vođama omogućilo donošenje ispravnih odluka. Sva dodijeljena sredstva i planovi također bi se mogli dinamički mijenjati bez straha od pogreške, jer je Primetric uključivao pametne poruke i obavijesti o bilo kakvim ometajućim operacijama.
"Sposobni smo rastegnuti naše detaljne planove na više od samo dva tjedna".
Skalabilnost
Matt se može osloniti na svoje vođe kako bi mu pružili informacije o financijama i raspodjelama i vidjeli njihove odluke u Primetricu. Kao rezultat toga, on ne mora biti dio svakog procesa donošenja odluka i može se usredotočiti na uočavanje pogrešaka.
Fleksibilnost
Primetric omogućuje Makimu pregled i uređivanje alokacija u stvarnom vremenu. To pomaže Mattu da upravlja promjenom, uoči sve nedosljednosti. Osim toga, menadžeri lakše planiraju jer se alat mijenja i širi kad god žele - nema blokiranih stupaca!
"Primetric nam omogućuje izmjenu tih planova u stvarnom vremenu. Ako znamo da se nešto promijenilo ili će se dogoditi, možemo intervenirati. Zahvaljujući tome, naše sesije planiranja sada su mnogo kraće."
Vidljive pogreške
Primetric odmah pokazuje pogreške u pretpostavkama i planovima. Menadžeri mogu odmah vidjeti probleme s ciljevima ljudi, stopama završetka, kašnjenjima, ometajućim planovima, prekovremenim satima i još mnogo toga - i sve su te informacije uvijek ažurirane.
Usporedbe projekata i napredni prikazi
Oni pokazuju i radno vrijeme i proračunsku perspektivu koja se nekada izračunavala ručno - s mnogim nesretnim pogreškama. Sada menadžeri mogu vidjeti i planirano i procijenjeno vrijeme i proračun i usporediti ih s drugim ključnim čimbenicima. Također mogu mijenjati dodjele, predviđanja i slobodna radna mjesta bez kopanja po proračunskim tablicama.
"S Primetricom mogu odmah vidjeti je li projekt više ili manje dinamičan nego što smo očekivali. Vidim u stvarnom vremenu što je, a što ne radi ispravno u projektu, i mogu djelovati na temelju informacija. Zapravo, to ne moram biti ja - to mogu i drugi menadžeri."
Transparentne financije
Sva potrošnja i prihodi odmah su vidljivi u Primetricu - a to uključuje i sve promjene, prekovremene sate i dodatne troškove. Osim toga, Makimo također koristi ovaj modul za uključivanje režijskih troškova tvrtke (tj. marketinga, prodaje, najma i drugih potrebnih troškova). Kao rezultat toga, Matt i drugi vođe mogu realno procijeniti različite vrste margina u cijeloj organizaciji.
Integracija s Jira
Nema ponovnog ulaska u iste tablice iznova i iznova - sada se sve događa bez ijednog klika. Podaci se automatski uvoze i odmah se prikazuju u Primetricu sa svim promjenama, kakve god one bile.
"Zahvaljujući Primetricovoj integraciji s JIRA-om, zaista brzo možemo vidjeti raspada li se naš plan iz nekog razloga. Odmah vidim da netko provodi više vremena na drugim zadacima ili mogu vidjeti druge probleme. U dinamičnim projektima, kao što je naš, to je ključ."
Vidljive dodjele, izostanci i klupe. Rupe u planiranom kapacitetu mogu se vidjeti mnogo unaprijed, tako da prodajni tim može učinkovito pronaći projekte kojima će ih ispuniti. Menadžeri, s druge strane, više nisu iznenađeni nekim davno zaboravljenim, već planiranim izostancima, praznicima i slobodnim danima.
I to je cijela priča. Ako vam se svidjelo i želite vidjeti kako vam Primetric može uštedjeti puno sati, nepotrebnog stresa i poboljšati operativne performanse vaše tvrtke - pristupite već danas.
Pripremili smo sve naše studije slučaja u PDF verziji kako bismo vam omogućili da ih podijelite na sastancima sa suigračima.
Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.
Logotip Capterra servisni je znak tvrtke Gartner, Inc. Sva prava pridržana. Recenzije Gartner Digital Markets dijele se na različitim web lokacijama robnih marki i čine subjektivna mišljenja pojedinih krajnjih korisnika na temelju vlastitih iskustava i ne predstavljaju stavove Gartnera ili njegovih podružnica.
