Kako je PeakData prešao s preraslog Excel proračunskih tablica na potpunu kontrolu nad svojim operacijama u jednom alatu

PeakData je brzo rastao, ali je trebao unaprijediti svoje procese kako bi se dalje širio. Tvrtka je odlučila prihvatiti ovu priliku unutar odjela za dostavu, stavljajući Grega na čelo promjena. Odlučio je usvojiti još više pristup temeljen na podacima s Primetricom, stvarajući procvat poslovanja s optimiziranom isporukom i poslovanjem.

Planiranje resursa
industrija
Analitičke usluge
Planiranje resursa
Lokacija
Švicarska, Nizozemska, Poljska, SAD, Velika Britanija
Planiranje resursa
veličina tvrtke
51-200
Planiranje resursa
vrsta projekata
Vrijeme i materijal
Planiranje resursa
korišteni softver
Proračunske tablice programa Excel
Primetrijski mi omogućuje automatsko prikupljanje informacija i njihovo dijeljenje s drugima, izgradnju PMO-a i centralizaciju cijelih podataka o isporuci na jedno mjesto. Kad god idem na sastanak, mogu pogledati ovaj alat i reći drugima gdje je točno problem.

Greg Gembara

Voditelj dostave

U ovoj studiji slučaja naučit ćete: 

  • Zašto je korištenje stvarnih podataka za donošenje odluka u odjelu isporuke bilo presudno za uspjeh PeakData,
  • Kako je Primetric kombinirao projekt, ljude i upravljanje financijama kako bi tvrtki pružio potpuni pregled poslovanja, 
  • Koje su radnje poduzete zahvaljujući uvidima iz Primetrica. 

Uvod

Osnovana 2018. godine, PeakData je mlada, ali brzo rastuća tvrtka specijalizirana za pružanje analitičkih usluga za vodeće svjetske farmaceutske tvrtke. Pomaže im da saznaju više o svojim kupcima putem naše agilne platforme za ciljanje i segmentaciju SaaS. PeakData koristi više od polovice od 20 najboljih farmaceutskih proizvoda i angažira 50+ osoblja u našim uredima u SAD-u, Njemačkoj, Velikoj Britaniji, Poljskoj, Nizozemskoj i Švicarskoj. Kao rezultat toga, PeakData je jedan od vodećih pružatelja digitalnih i AI usluga za farmaceutska poduzeća. 

Gregova uloga u PeakData

Greg Gembara trenutno je voditelj isporuke u PeakData. S tvrtkom surađuje više od dvije godine, pružajući joj stručnost u upravljanju projektima, isporukom i ljudima. 

Međutim, kada se Greg pridružio PeakData, to je još uvijek bio startup. Unatoč svojoj veličini, već je bio vrlo uspješan u privlačenju mnogih kupaca. Međutim, njegove operativne procese i dalje je bilo potrebno poboljšati.

Izazovi u PeakData

Zahvaljujući Gregovoj stručnosti, iskustvu i ogromnom znanju, PeakData je brzo stvorio vlastite operativne procese i cjevovode temeljene na osnovnim alatima. Međutim, brzo je postalo očito da će tvrtka prerasti i sustav temeljen na proračunskim tablicama, uzrokujući probleme s: 

Dobri procesi koji se koče osnovnim alatima 

Broj spreasheets u PeakData je rastao potencijalno s brojem projekata, zaposlenika i poslovanja. Veća tvrtka, veće potrebe. Stoga, uživajući u prednostima brzog rasta, PeakData je također zapeo u začaranom krugu čineći svoje dokumente većim, manje čitljivim i intuitivnim, čineći procese donošenja odluka opterećujućim i dugotrajnim.

Budući da je bio iskusan menadžer, Greg je brzo shvatio da postoji bolji način. On i njegovi kolege trebali su ažurirane informacije kako bi donijeli informirane odluke o projektima i njihovim financijama i upravljali stručnjacima bez rizika od korištenja zastarjelih informacija. Umjesto toga, PeakDataov tim trebao je alat za kombiniranje projekta, ljudi i upravljanja financijama koji bi se mogao koristiti za dijeljenje velike količine informacija s drugim zaposlenicima i menadžerima u stvarnom vremenu.

Optimiziranje tijeka rada zaposlenika

Svaki sat broji i generira troškove - to je bilo očito za Grega i PeakData. Međutim, s Excelovim proračunskim tablicama (a kasnije i Jirom), operacije koje pozivaju na poboljšanje rijetko su bile na radaru menadžera, jer su ostale skrivene u zaraslim dokumentima.

Stoga je Gregu bio potreban alat koji bi mu mogao pomoći u dubinskoj analizi postojećih procesa i operacija i ubrzati ih, minimizirajući radno opterećenje i maksimizirajući dobit u tom procesu. 

Praćenje financijske uspješnosti projekata

Naravno, Gregove analize nisu bile ograničene na optimizaciju radnog opterećenja njegovih zaposlenika. Iako je neizmjerno cijenio njihovu udobnost, također je trebao poboljšati financije tvrtke i projekata i izvrsnost isporuke što je više moguće.

Međutim, to nije bio lak zadatak, jer je morao uzeti u obzir: 

  • Različite vrste jednokratnih troškova
  • Ponavljajući troškovi
  • Praćenje proračuna projekta i troškova rada u projektu

Upravljanje takvim dinamički promjenjivim podacima koji se stalno mijenjaju izvješćima o praćenju vremena od zaposlenika jednostavno se ne može odraziti u Excelu. Kao rezultat toga, Greg je često bio prisiljen ručno obavljati brojne izračune ili ažuriranja, trošeći sate u procesu - i na kraju nikada nije mogao biti siguran da su ulazni podaci još uvijek točni. Stoga je bio odlučan popraviti tu situaciju. 

Rješenje: brz pristup podacima u jednom alatu 

Iz Gregove perspektive, rješenje svih gore navedenih problema bilo je jednostavno: alat koji je mogao prikupiti sve podatke o projektima, kao i podatke za sve kritične KPI-jeve za koje je bio odgovoran za poboljšanje. Primetrijski je bio izravan i sveobuhvatan odgovor na tu potrebu.

"Primetrijski je jedan od sljedećih koraka koje smo željeli poduzeti u našoj organizaciji, počevši od prazne stranice. Jednostavno smo znali da moramo kontrolirati potrošnju, radno opterećenje, projekte i još mnogo toga"
Greg Gembara, voditelj dostave u PeakData

Uskoro je Greg počeo uviđati pozitivne rezultate svojih odluka. To je uključivalo: 

Poboljšana kontrola, praćenje i postupci donošenja odluka na temelju podataka 

Sati utrošeni na ažuriranje dokumenata, stalne promjene koje nisu uzete u obzir i beskrajno pomicanje nestali su iz Gregovog rasporeda nakon što je uveo Primetric u PeakData. 

Sada, unatoč količini informacija koje je potrebno obraditi, on koristi jedan proces u jednom okviru za upravljanje svim ključnim informacijama, raspodjelom ljudi i projektima. Također ne mora više puta provjeravati podatke, jer sustav okuplja sve zaposlenike i menadžere, omogućujući im da rade za uspjeh svog poslovanja. 

Imati jedan izvor istine za sve menadžere

"Ne moram trčati okolo i pitati ljude koji su što prijavili. Sve se jednostavno pojavljuje u Jiri, a zatim u Primetricu; Ne moram poduzimati dodatne radnje kako bih se pobrinuo za to."
Greg Gembara, voditelj dostave u PeakData

Izvrsna i besprijekorna komunikacija - to je jedna od Primetricovih prednosti koja je drastično poboljšala Gregov rad. Sada svatko s odgovarajućom razinom pristupa može dodati potrebne podatke u sustav (tj. troškove rada, režijske troškove i još mnogo toga), prikuplja podatke i dijeli ih Gregu u obliku intuitivnog izvješća. 

"Primetrijski mi omogućuje automatsko prikupljanje informacija i njihovo dijeljenje s drugima. To mi je omogućilo da izgradim PMO i centraliziram sve podatke o isporuci u jednom alatu. Sada, kad god idem na sastanak, mogu pogledati ovaj alat i reći drugima gdje je točno problem."
Greg Gembara, voditelj dostave u PeakData

Kao rezultat toga, Greg može uštedjeti vrijeme na stvaranju sažetaka i drugih dokumenata. Umjesto toga, on ima sve informacije koje su mu potrebne za donošenje informiranih odluka u svakom trenutku, gotovo bez ikakvog napora. Osim toga, organizirao je i portfelj projekata svoje tvrtke, strukturirajući ključne informacije i stječući bolji uvid u sve kritične informacije.

Fleksibilno izrada proračuna, bez obzira na vrste troškova 

Zbog raznolikosti troškova i prihoda, upravljanje njima u proračunskoj tablici nije bio komad kolača. Srećom, to se promijenilo.

Trenutno Primetric prikuplja i pretvara sve financijske podatke u proračune, stvarajući sveobuhvatan pregled svih sredstava. Također prikazuje informacije o vitalnim financijskim ključnim financijskim pokazateljima uspješnosti, kao što su profitna marža ili režijski troškovi. Kao rezultat toga, Greg može pratiti, planirati i mijenjati svoje proračune brzo i na temelju pouzdanih podataka. 

"Sada mogu pratiti financijske podatke u projektima i utvrditi postoji li nešto što mogu poboljšati. Mogu potvrditi realan proračun i provjeriti ima li smisla. Prilikom upravljanja proračunom projekta, posjedovanje tih informacija ključno je za određenu operaciju i za slične u budućnosti. [...] Primetrijski mi pokazuje sve što trebam znati o potrošnji: što smo platili, kada smo potrošili previše novca."
Greg Gembara, voditelj dostave u PeakData

Transparentna strategija poboljšanja petlje povratnih informacija

Za Grega su podaci bili samo početak dugog niza poboljšanja koja ubrzavaju procese i poboljšavaju prihode. 

"Bila mi je prirodna potreba [prikupiti te podatke]. Jednostavno ne mogu obavljati svoj posao i donositi odluke bez podataka. To je kisik za moje odgovornosti."
Greg Gembara, voditelj dostave u PeakData

Na temelju informacija koje je dostavio Primetric, utvrdio je koji se procesi mogu poboljšati automatizacijom ili drugim jednokratnim akcijama i ubrzao ih. Slijedom toga, PeakData je postigao iste rezultate s manjim troškovima i manjim radnim opterećenjem za svoje zaposlenike. 

Prednosti primetrijskog

  • Organiziranje procesa u maloj, ali dinamično rastućoj tvrtki za IT usluge koja se bavi specijaliziranim, zahtjevnim kupcima, 
  • Dopuštajući tvrtki da se skalira bez obzira na broj operacija i zaposlenika, 
  • Dani rada spremljeni automatizacijom izrade izvješća, 
  • Poboljšane osnovne operacije i procesi koji sada traju manje vremena i ostvaruju više prihoda, 
  • Jednostavan pristup podacima koji se automatski ažuriraju kad god korisnik napravi promjenu u sustavu, 
  • Poboljšani procesi donošenja odluka na temelju preciznih podataka cijele tvrtke,
  • Potpun i detaljan pregled svake vrste troškova koji utječu na proračun projekta. 

Sažetak

Greg i PeakData prešli su dug put s Primetricom, s ciljem postizanja operativne izvrsnosti. Međutim, baš kao i svaki profesionalni odnos, naš također treba rasti kako bi bio održiv na konkurentnom IT tržištu - što je ono što nam je cilj.

Trenutno radimo na poboljšanju naše integracije s Jirom kako bismo gregu omogućili da još više veže dva okruženja. Također ćemo njemu - i našim drugim kupcima - pružiti inovativnije značajke za izvještavanje u analizi, postavljajući ih na put do uspjeha. 

Povezane studije slučaja

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.