Upravljanje financijama u brzorastućoj tvrtki nije komad kolača, ali postaje još složenije u kombinaciji s planiranjem i zakazivanjem projekata. Svi gore navedeni izazovi postajali su sve važniji u Speednetu - i tada je Primetric ušao na scenu.
Voditelj Ureda za upravljanje projektima
Speednet se definira kao tvrtka za razvoj softvera. Tijekom posljednjih godina narastao je sa 60 zaposlenika na preko 250 isporučivanjem IT projekata za fintech, bankarstvo, edtech i industriju osiguranja, uključujući klijente kao što su POP Pankki, Fico, BPH, Eduhouse, DPD i mnogi drugi. Takav (eksponencijalni) rast i složenost projekata zahtijevaju vrhunske operativne i upravljačke procese - a Speednetu je bilo teško stvoriti ih bez sveobuhvatnih alata.
U ovoj studiji slučaja shvatit ćete kako Speednet:
.png)
Speednet isporučuje aplikacije, napredne BI i pozadinske sustave za korisnike iz različitih industrija. Tvrtka je specijalizirana za Fintech i bankarske alate, kao i osiguranje. Međutim, tvrtka rado prihvaća i druge napredne projekte, uključujući programe za brodogradilište, tešku industriju i logistiku.
Na primjer, nakon njihovog redizajna POP Pankki, ocjene aplikacije prošle su kroz krov i postigle zapanjujuću ocjenu 4,9/5. U svom drugom projektu za BPH, Tim Speedneta bio je odgovoran za dijeljenje složenog sustava, a da pritom ostane operativan - i u tome su bili uspješni.
Međutim, širok opseg poslovanja, iako nesumnjivo koristan sa stajališta profitabilnosti, pokazao se izazovnim za menadžere koji se brinu o stručnjacima, projektima i računovodstvu. Kako se tvrtka povećavala, problemi su postajali sve važniji, motivirajući Speednetove menadžere da poduzmu mjere.
"Do danas smo jedina tvrtka odgovorna za održavanje digitalnog bankarstva BPH-a."
Kao tvrtka za razvoj softvera, Speednet se usredotočuje na isporuku najnovijih tehnologija koje mogu transformirati poslovanje klijenata i srž je svih njegovih operacija.
Međutim, kako bi se osigurala kvaliteta proizvoda i usluga, kao i transparentnost, tvrtka je podijeljena u tri zasebna odjela.
Odjel za razvoj softvera odgovoran je za isporuku proizvoda. Uglavnom se sastoji od programera, testera, administratora i drugih tehničkih stručnjaka koji rade izravno na novim projektima. Rade puno radno vrijeme ili skraćeno radno vrijeme na raznim projektima, od kojih se većina temelji na agilnim /vodopadnim metodologijama.
Međutim, njegove karakteristike na više platformi izdvajaju Odjel za razvoj softvera od sličnih timova. Odjel obuhvaća stručnjake specijalizirane za brojna područja, od UX stručnjaka do programera, analitičara, administratora i arhitekata.
To je zato što tim često radi na složenim projektima koji zahtijevaju kombinaciju različitih vještina.
Posljednje, ali ne najmanje važno, ova dva odjela upravlja tim PM-ova, menadžera i rukovoditelja koji nadgledaju sve poslovanje tvrtke.
"Osiguravam da se projektima upravlja uspješno i učinkovito u smislu dobrobiti svih uključenih strana - klijenata, uprave, zaposlenika."
Jacob je voditelj Ureda za upravljanje projektima u Speednetu. Popis njegovih dužnosti je dugačak; međutim, njegova je primarna odgovornost osigurati dobrobit tvrtke u timovima, projektima i korisničkoj službi. Općenito, usredotočuje se na:
.png)
Kako bi se osigurali najviši standardi ova tri elementa, Jacob se uglavnom usredotočuje na upravljanje resursima i portfeljem projekata.
"Što činimo da to postignemo? Da smo tvornica, rekao bih da se moram pobrinuti da strojni park bude vrhunski. U slučaju IT tvrtke, naš strojni park sastoji se od ljudi, a ljudima su ponekad potrebne neke prilagodbe kako bi svoj posao obavili kako treba. To je ono što nam Primetric pomaže postići."
Mora biti svjestan svih preklapanja rezervacija, dodjele s punim i nepunim radnim vremenom te mogućeg obavljanja više zadataka odjednom na osnovnoj razini svog posla.
.png)
Međutim, iz općenitije perspektive, on se također mora usredotočiti na poboljšanje financija projekata, upravljanje naseljima i organiziranje rada u svojim timovima. Međutim, za to mu je potrebno više od olovke i papira.
Jacob je također bio jedan od ljudi koji su u najvećoj mjeri koristili Primetric. Iz svog iskustva točno je znao zašto je važno precizno predviđanje i praćenje profitabilnosti projekata i perspektive tvrtke. U godinama provedenim u drugim tvrtkama, imao je velike koristi od takvog pristupa i jedva ga je želio uvesti u Speednet. Međutim, trebao se suočiti s nekoliko izazova uzrokovanih trenutnim stanjem procesa u tvrtki.
Procesi planiranja u Speednetu mijenjali su se kako je tvrtka rasla. Međutim, postojala je točka u njegovom postojanju u kojoj su menadžeri počeli trebati mnogo više od proračunskih tablica - a njihove su potrebe bile mnogo hitnije.
Kad se Jacob pridružio Speednetu, bila je to relativno mala tvrtka sa samo 60 ljudi na brodu. Tvrtka je upravljala svojim stručnjacima tijekom općih sastanaka sa svim uključenim PM-ovima i rukovoditeljima.
Tijekom tih sastanaka rukovoditelji su izjavili svoje potrebe za naknadnim razdobljem planiranja.
Zatim su razmijenili informacije o dostupnosti stručnjaka u pitanjima, pokušavajući sastaviti plan koji bi mogao maksimalno iskoristiti vrijeme njihovih zaposlenika. Istodobno, također su imali za cilj smanjiti vrijeme koje su njihovi zaposlenici proveli u stanju mirovanja na minimum.
"Tada, s nekoliko ljudi, projekata i kupaca na brodu, upravljanje je bilo usmjereno na vrlo općenitu, agregiranu razinu informacija. Na primjer, pretpostavljalo se da su, kada je tvrtka profitabilna, i njezini projekti bili profitabilni - i to je donekle bilo istinito. Ipak, nije bilo dovoljno točno. [...] Međutim, kada je Primetric predstavljen, bila je to tako značajna pozitivna promjena da sam doslovno pao sa stolice kad sam je prvi put vidio."
U početku je ovaj jednostavan proces bio savršen za Jacoba i druge menadžere Speedneta. Međutim, njihov kolektivni napor rezultirao je brzim rastom poslovanja. Koliko god to bilo poželjno, ovo širenje uzrokovalo je da se Speednet suoči s nepredviđenim problemom: upravljanje resursima više nije bilo tako jednostavno.
Ako imate prodajni prijedlog i znate kako pronaći savršenu ravnotežu između potražnje na tržištu, profitabilnosti i tržišta za osoblje - vi ste pobjednik, a Speednet to zna. Zato su identificirali sljedeće izazove.
S toliko ljudi i projekata na brodu, ne čudi što su se planovi i procesi počeli komplicirati. Broj operacija je rastao, što je menadžerima otežalo pravilno praćenje.
To je također postao problem za zaposlenike. Nije im dostavljen dugoročni plan za njihov rad i nisu ga mogli optimizirati na temelju informacija. Također nisu mogli provjeriti jesu li njihova dodijeljena sredstva točna. Implementacija novog alata trebala je to promijeniti.
To je uzrokovalo pogrešna tumačenja, nepotrebne sastanke kako bi svi ostali u toku i veliku vjerojatnost pogrešaka.
Ako bi upravljanje profesionalnom uslužnom tvrtkom bila šahovska igra - rekli bismo da je prihod kralj, ali profitabilnost je kraljica. Što ga detaljnije prognozirate i pratite, to bolje.
Kao i svaka druga tvrtka za razvoj softvera, Speednet je istovremeno radio na brojnim projektima. Naravno, svaki od njih generirao je vlastiti skup financijskih podataka, uključujući profitabilnost. Svi ti projekti zajedno stvorili su profitabilnu tvrtku, ali bilo je teško utvrditi ima li među tim operacijama nekih crnih ovaca. Jacobov novi alat je bio da to provjeri.
"Kad sam prvi put došao u tvrtku, pitao sam sve: "Koliko je taj projekt profitabilan?", ali nitko nije mogao odgovoriti na to pitanje. To je bio slučaj jer su razmatrane samo statistike tvrtke."
Kako je tvrtka rasla, raspodjela ljudi postajala je sve izazovnija za dovršetak.
"Kada smo imali oko 60 ljudi na brodu, bilo je jednostavno upravljati radom naših stručnjaka i odnosima s kupcima. Međutim, razina složenosti eksponencijalno raste s tvrtkom. Kako smo došli do preko 100 ljudi, vrijeme dodjele sredstava bilo je mračno vrijeme puno kaosa i oluje."
Redoviti sastanci svih menadžera jednostavno nisu bili dovoljni za održavanje mnogih zaposlenika i projekata. Zapravo, stvaranje alokacija tijekom dugih razgovora bio je glavni razlog pogrešaka. Osim toga, broj besposadnih stručnjaka također je bio u porastu, zbog čega je tvrtka tražila nova rješenja koja mogu podržati proces.
Osim toga, Speednet istovremeno radi na više projekata. Kao rezultat toga, mora upravljati stotinama zaposlenika s tisućama različitih vještina koje treba dodijeliti ispravnim projektima. Stoga ne čudi da je upravljanje ljudima postalo goruća stvar za tvrtku.
"Primetric nam omogućuje da prihvatimo složenost, koja eksponencijalno raste kako se zaposlenost povećava."
Jedna od glavnih briga Jacoba bila je održavanje svih u tvrtki - zaposlenika, menadžera, kupaca i članova uprave - sretnima i informiranima. Međutim, čak i kada je Speednet bio mali, to nije bio lak zadatak.
Kako je tvrtka rasla, kombiniranje transparentnosti projekata i financija bilo je još teže. S više ljudi došlo je više ugovora, više troškova i više profita, što je rezultiralo eksponencijalno rastućim kaosom. Stoga je Jacob očekivao da će i ovaj problem riješiti svoj novi alat. Istodobno je želio održati i visoku kvalitetu usluga tvrtke, ugostivši potrebe kupaca.
U vrijeme implementacije Speednet je već imao tri različita alata koja su trebala postati jedno s Primetricom. To je uključivalo:
Srećom, zahvaljujući integracijama dostupnim u sustavu, ovaj se slučaj pokazao vrlo jednostavnim za ljude uključene u integraciju. Nakon samo nekoliko klikova, alati su bili povezani, a Speednet je uspio početi koristiti druge značajke uključene u Primetric.
Kao rezultat toga, Primetric je postao jedinstveni zapovjedni centar za planiranje, praćenje i predviđanje radnog opterećenja ljudi, performansi portfelja projekata i financijskih prognoza.
Trenutno Speednet koristi sljedeće značajke uključene u Primetric:
"Primetric me uvijek iznenadi svojim mogućnostima. To je sveobuhvatan alat s ogromnim potencijalom, a kada se pravilno koristi, jednostavno je nevjerojatan. Osim toga, Primetric me puno uči. Kad pročitam vaše podatke o izdanju, jednostavno mogu postati bolji u upravljanju procesima."
Ubrzo nakon provedbe, Primetric je stekao ne samo Jacobovo odobrenje, već i njegovo povjerenje.
"Vjerujem podacima dostupnim u Primetricu i osjećam se mirno kada procjenjujem stanje projekta. Ovdje imam sve projekte i nijedan projekt nije izgubljen; Osjećam se mirno kada pregledavam sve što se događa u tvrtki."
Osim toga, nije bio jedina osoba u tvrtki zatečena Primetricovim značajkama.
Nedugo nakon implementacije, pozitivan utjecaj našeg alata na Speednetovo stanje osjetio se u cijeloj tvrtki. Uključivao je:
Financije su bile jedno od najpoželjnijih poboljšanja koje je Primetric uveo u Speednet. Zahvaljujući naprednim značajkama na terenu, tvrtka sada može upravljati:
Kao rezultat provedbe ovih usluga, Jacob sada može prebrojati svaki novčić koji tvrtka potroši i zaradi.
Speednet je dinamički rastao. Sa svojom veličinom došla je velika odgovornost - i prilično veliki kaos uzrokovan složenošću tvrtke. Novi projekti, novi ljudi i, na kraju, ali ne i najmanje važno, novi izvori dobiti - Primetric mora prikupiti sve te informacije i pretvoriti ih u kalendare za zaposlenike, grafikone i izvješća za svoje menadžere.
"Da bismo sada procijenili projekt, moramo početi s Primetricom. Stvarno mi je super kad mi rukovoditelji ne dolaze tražiti nekakve tablice ili kartone. Sada ih ne moram ručno pripremati; to mogu provjeriti u Primetricu. Po mom mišljenju, Primetric je jedan izvor istine kojem se može pristupiti u bilo kojem trenutku, kad god je izvršnom direktoru ili voditelju projekta to potrebno."
Stručnjak koji je bio u stanju mirovanja (ili na klupi) bio je najgori scenarij za Speednet. Nažalost, to je također bila uobičajena pojava, jer je tvrtki nedostajao jedan izvor informacija, a bilo je lako propustiti ljude koji nemaju što raditi.
Primetric ne može pružiti samo informacije o stručnjacima koji ne rade ni na jednom projektu. Također djeluje kao osnova za procese donošenja odluka koji igraju ključnu ulogu u minimiziranju troškova klupe. Te se informacije mogu koristiti za motiviranje prodajnog tima da potraži novi projekt ili da u budućnosti bolje dodijeli ljude.
Kad smo tek počeli raditi s Speednetom, tvrtka je imala samo nešto više od 120 ljudi na brodu. Trenutno se Speednet ponosi time što ima preko 240 stručnjaka - njegova veličina se udvostručila od početka naše suradnje. Ali kako je to bilo moguće u poslu koji se u početku suočavao s toliko izazova?
Odgovor na ovo pitanje leži u procesima koji se temelje na Primetricovim značajkama. Alat može prikupljati informacije i automatski ih pretvoriti u različite resurse. Slijedom toga, menadžeri ne moraju raditi izračune, procjene i proračune. Kao rezultat toga, njihov rad je manje opterećujući i omogućuje upravljanje većim i složenijim timovima - baš kao i oni koje danas možete vidjeti u Speednetu.
Kao što se možda sjećate iz prvog dijela ove studije slučaja, sve složenija izdvajanja bila su jedno od gorućih pitanja u Speednetu. Srećom za tvrtku, Primetric nudi širok raspon alata koji pomažu Jacobu i drugim menadžerima da riješe problem poput šefa. Te su značajke uključivale:
"Primetric služi kao termometar za sve moje projekte!"
Mješavina ovih značajki pomogla je Jacobu i drugim menadžerima da istovremeno stvore točne i precizne dodjele punog radnog vremena i nepunog radnog vremena u brojnim projektima, bez pogrešaka i nezgoda na vidiku.
Dugotrajni sastanci nekada su bili jedini izvor informacija u tvrtki - međutim, bili su prilično problematični i dugotrajni. Primetric je to promijenio.
"Odbor ne treba tražiti izvješća i sažetke - sada to ne moraju činiti. Izvršni direktor može pročitati sve ove informacije na svom prijenosnom računalu dok pije kavu; Primetric je uvijek tu za njega."
Upravo sada, Primetric povezuje sve odjele u tvrtki. Prikuplja sve informacije o troškovima, dobiti, ljudima, kapacitetu, procjenama i još mnogo toga, na jednom mjestu i pretvara ih u baze podataka prilagođene korisnicima, kao što su kalendari, tablice i izvješća. Kao rezultat toga, drastično je poboljšao kvalitetu protoka informacija i odigrao ključnu ulogu u standardizaciji podataka. Sada se informacije više ne pohranjuju u umove menadžera - njihovo znanje dostupno je svima s odgovarajućom razinom pristupa.
"Primetric je jedini izvor istine i informacija o stanju projekta. Ako želim procijeniti projekt, idem u Primetric. [...] To je sustav koji nam omogućuje da zaustavimo i uhvatimo korak sa svim podacima kroz jasnu vizualizaciju složenih podataka. Omogućuje nam donošenje odluka i promjena - bez utapanja u podacima i sastavljanja, što već pojede toliko vremena da nitko nema snage analizirati ih i kasnije donositi odluke."
Upravljanje poslovanjem u IT industriji nije komad torte. Ali što ako biste mogli iskoristiti znanje i iskustva drugih velikih poduzeća u industriji kako biste poboljšali svoje?
Jacob nije morao postavljati to pitanje. Dok je istraživao Primetric, otkrio je da su brojni procesi uključeni u alat zapravo njegova poboljšana verzija.
"Zahvaljujući Primetricu, učim nove procese koje možemo implementirati u organizaciju."
Razlog tome bila je Primetricova bliska suradnja s desecima kupaca iz uslužne i IT industrije. Njihova iskustva postupno su ugrađena u alat, što je rezultiralo širokim rasponom alata za najnaprednije i najdetaljnije procese koje bismo mogli odražavati u takvom alatu.
"Jednom sam pitao odbor možemo li napraviti vlastiti Primetric. Odgovor je bio "Ne", jer Primetric prikuplja toliko znanja i iskustva. Nenametljivo razmjenjuje znanje o procesima u svojim značajkama."
Kad su se Speednet i Primetric prvi put susreli, Jacob i upravljački tim već su znali da se mnogi izazovi trebaju riješiti.
Međutim, kada je naše putovanje započelo, ti su problemi postali stvar prošlosti. Menadžeri - uključujući Jacoba - mogli bi zamijeniti stres uzrokovan nedostatkom znanja i kaosa samopouzdanjem, skalabilnim procesima i usredotočiti se na ono što najbolje rade - čineći izvanredan softver za svoje klijente.
Ne sumnjamo da će Speednet nastaviti rasti u nadolazećim godinama i jedva čekamo da im u tome još više pomognemo.
Pripremili smo sve naše studije slučaja u PDF verziji kako bismo vam omogućili da ih podijelite na sastancima sa suigračima.
Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.
Logotip Capterra servisni je znak tvrtke Gartner, Inc. Sva prava pridržana. Recenzije Gartner Digital Markets dijele se na različitim web lokacijama robnih marki i čine subjektivna mišljenja pojedinih krajnjih korisnika na temelju vlastitih iskustava i ne predstavljaju stavove Gartnera ili njegovih podružnica.
