Kako Attrecto poboljšava profitabilnost upravljanjem korištenjem

U ovoj studiji slučaja naučit ćete: 

• što je Attrectove dodjele učinilo mnogo preciznijim i točnijim, 
• kako je izračunavanje iskorištenosti pomoglo Attrectu da poboljša svoju dobit i dobije više zamaha, 
• kako je Attrecto imao koristi od usavršenih procesa upravljanja ljudima. 

Uvod

Attrecto je mađarska tvrtka za razvoj softvera osnovana 2010. godine. Specijalizirana je za stvaranje prilagođenih rješenja za svoje kupce iz cijelog svijeta. Osim toga, nudi tehnološko savjetovanje, projekte umjetne inteligencije, digitalno otkriće i stvaranje vrijednosti temeljene na sveobuhvatnoj i cjelovitoj predrazvojnoj fazi. Također je otvoren za zapošljavanje njihovih timova kao uslugu. 

Osim toga, Attrecto se specijalizirao i za provođenje projekata temeljenih na razvoju mobilnih i web aplikacija, a znanje ima i u razvoju Adobe Experience Managera - i to s velikim uspjehom. Tvrtka je proglašena jednom od najboljih tvrtki u Technology Fast 50 za Srednju Europu i Techology Fast 500 za EMEA,postajući jedna od vodećih organizacija u industriji. 

Attrectovi projekti i kupci

Attrecto dovršava širok spektar IT projekata za male, srednje i velike tvrtke iz različitih industrija. Njegov opseg posla uključuje mobilne i web aplikacije, prilagođene B2C i B2B sustave, savjetovanje o digitalizaciji i UXdesigns. Unatoč razlikama, sve su operacije izvanredne u svojoj kvaliteti i dizajnu što su potvrdili deseci zadovoljnih kupaca. 

Do sada je Attrecto završio preko 100 projekata za neke od velikih svjetskih marki kao što su Audi, Telenor, SAP, GE, AIG, Humana, Vodafone, E.ON i Microsoft. 

Ákosova uloga u Attrectu

Ákos Birtha jedan je od osnivača Attrecta. Trenutno je glavni direktor isporuke tvrtke i odgovoran je za nadgledanje svih aktivnosti povezanih s razvojem softvera i njegovom isporukom. Drugim riječima, brine se da se projekti završe na vrijeme i u okviru proračuna te očekivane kvalitete. 

Zbog toga je Ákos također nadzirao provedbu vanjskih alata, uključujući Primetric. 

Bivši alati u Attrectu 

Prije implementacije Primetrica, Attrecto je koristio lagano rješenje koje je menadžerima pružilo vrlo općenit pregled radnog opterećenja ljudi i proračuna projekata. Uglavnom se koristio za praćenje dodjele projekata i jednostavno planiranje. Međutim, ti alati nisu mogli odražavati strukturu i tijek rada tvrtke za IT usluge kao što je Attrecto.

Kao rezultat toga, menadžeri su ih mogli koristiti samo za pristup ograničenim informacijama o svom radu - i često su bili nedovoljni. 

Izazovi u Attrectu

Nedostatak alata koji bi mogli odražavati procese IT usluga i glavne KPI-jeve (poput profitabilnosti i korištenja) uzrokovao je da Attrecto polako gubi pojam o nekim aspektima u radu svojih zaposlenika i njihovoj dostupnosti. Slijedom toga, to nije moglo poboljšati naplativo vrijeme i efektivne cijene za njihove klijente.

Međutim, tvrtka je željela poboljšati svoje procese i riješiti svoje probleme - a bilo ih je dosta. Oni su uključivali: 

Ograničena vidljivost radnog opterećenja dugoročnih zaposlenika

Baš kad je tvrtka počela zapošljavati sve više i više ljudi, postajalo je očito da će njihova raspodjela iz minute u minutu biti veći izazov. 

"Sa sve većim brojem ljudi, postajalo je sve teže i teže dodjeljivati ljude. I to je bilo presudno za naše operacije!"

Ákos Birtha, glavni dostavljač u Attrectu

Bivši alati korišteni u Attrectu mogli su stvoriti samo jednostavna izdvajanja. Međutim, njima je bilo teško upravljati, jer nisu odražavali procese u IT tvrtki, uključujući:

• dugoročno upravljanje ljudima i stvaranje planova za nekoliko tjedana unaprijed
• upravljanje vještinama i pronalaženje pravih ljudi za taj posao, 
• izrada rasporeda rada za pojedine zaposlenike i upravljanje njihovim vremenom, 
• izračunavanje kapaciteta zaposlenika. 

Da tome dodamo, njihov je pregled također bio nedovoljan - na primjer, pregledavanje dodijeljenih sredstava za određeni projekt bilo je vrlo teško.

Kao rezultat kombiniranja svih tih čimbenika, planiranje je često bilo neprecizno i uzrokovalo je sukobe u rasporedu, što je rezultiralo kašnjenjima i nezadovoljstvom kupaca. Također je bilo problematično za menadžere koji provode sate stvarajući planove samo da bi im se oduzela bilo kakva mogućnost da ih kasnije promijene. Njihovi problemi također su postajali sve ozbiljniji sa svakom novom osobom u tvrtki, pa je odmah bilo potrebno hitno rješenje. 

Nema informacija o iskorištenosti i njezinim financijskim posljedicama

Bivši alati u Attrectu imali su problema s pretvaranjem podataka u vrijednije uvide. Na primjer, alat nije mogao izračunati korištenje zaposlenika, ostavljajući menadžere bez znanja o zatvorenim stručnjacima u svom poslovanju. 

"Ukupna iskorištenost bila je prvi i glavni KPI koji smo željeli uvesti u naše procese. [...] Iz financijske perspektive željeli smo pratiti omjer slobodnih članova tima, jer im očito moramo isplaćivati plaće iako nisu dodijeljene projektima."

Ákos Birtha, glavni dostavljač u Attrectu

Dugotrajna analiza uzrokovana nedostatkom alata

Budući da su Attrectovi alati bili vrlo jednostavni, često su imali problema s analizom i pretvaranjem podataka u naprednije izvore, poput tablica ili grafikona. Također nisu bili u stanju pratiti napredak projekata i rada ljudi kao takvog. Kao rezultat toga, menadžeri su provodili sate analizirajući takve podatke ručno - i taj je proces bio sklon ljudskim pogreškama. 

"Kontrolne sposobnosti vremena planiranog i praćenog na projektima bile su vrlo ograničene, što je bilo potrebno menadžerima. [...] Kao rezultat toga, priprema podataka bila je vrlo opterećujući zadatak."

Ákos Birtha, glavni dostavljač u Attrectu

Uprava je satima izrađivala izvješća koja su zahtijevala nekoliko pregleda - i željeli su izbjeći donošenje pogrešnih odluka na temelju njih. Što je tvrtka bila veća, to je bilo teže dobiti dokumentaciju, povećavajući težinu zadatka još više. 

Težak postupak dodjele i problemi s pronalaženjem pravih ljudi za posao 

Zbog ograničenih mogućnosti Attrectovih bivših alata koji nisu sadržavali značajke upravljanja vještinama, pronalaženje zaposlenika s određenim vještinama (i slobodnim kapacitetom) bilo je teško za menadžere. Prema Ákosu, pregled je bio previše općenit i jednostavno nije bio dovoljan da se učinkovito pronađu pravi ljudi za određeni posao. 

Rješenje: Primetric 

Savršeno podudaranje za poslovanje s uslugama razvoja softvera 

Prije toga, Attrecto se borio s refleksijom svojih procesa u jednostavnim alatima. Srećom, Primetric je to uspio promijeniti. 

S desecima značajki temeljenih na potrebama vodećih tvrtki za IT usluge, uspjeli smo replicirati Attrectovu strukturu i pružiti joj sveobuhvatan pregled planiranja resursa. Zahvaljujući našim modulima za izvještavanje, Primetric je također uspio poboljšati analitiku u tvrtki. 

"Ono što vas je istaknulo od naših bivših rješenja je to što se Primetric zaista uklapa u posao razvoja softvera. Ima mnoge specifične značajke koje mogu kombinirati projekte s praćenjem vremena i financijskim kontroliranjem."

Ákos Birtha, glavni dostavljač u Attrectu

Kontrola iskorištenosti i njezin utjecaj na profitabilnost

Implementacijom Primetrica, Attrecto bi mogao početi detaljno pratiti korištenje zaposlenika. Ubrzo nakon toga shvatili su da je to drastično poboljšalo planiranje ljudi tvrtke. 

Izračunavanje iskorištenosti omogućilo je menadžerima da kontroliraju svoje ljude i reagiraju na sve problematične situacije. Na primjer, značajka im je pomogla da poboljšaju točnost alokacija, izbjegnu sukobe rasporeda i upravljaju čak i najmanjim projektima. Osim toga, koristi se za izradu prognoza i upravljanje akvizicijom projekata za buduće poslovanje. 

"Imamo jasniji pregled dostupnosti. Možemo vidjeti kada izdvajanja ne idu prema planu, kada je netko u potpunosti dodijeljen ili samo djelomično dodijeljen. Također možemo proći kroz zaposlenike na klupi i reagirati na tu situaciju."

Ákos Birtha, glavni dostavljač u Attrectu

Kao rezultat toga, svi dionici mogu lako doći do željenih izvješća, jer su u stanju pratiti rad bez gubljenja vlastitog vremena na opterećujuće izračune. 

Brza i precizna raspodjela ljudi

Attrecto je prvo uveo Primetric kako bi poboljšao ukupnu kvalitetu svojih alokacija, njihovu preciznost i smanjio broj sukoba u rasporedu - a naš alat im je uspio dati sve što im je potrebno. 

U našem modulu Kalendar, Ákos je u mogućnosti nadzirati dodjelu sredstava i za pojedince i za cijele projekte, kao i za cijelu tvrtku. Sustav mu također pokazuje druge detalje za dodjelu, uključujući praćeno vrijeme (ako je alokacija već aktivna), plaće, položaj i korištenje. Kao rezultat toga, on je u stanju fleksibilno mijenjati i upravljati dodjelama bez preklapanja rezervacija ili zakazivanja sukoba. 

"U prethodnim alatima bilo je teško dobiti opći pregled projekta, njihovo planiranje i rasporede te druge vrste pregleda. U Primetricu je došao prirodno - i bilo je sjajno vidjeti sve planove u takvoj perspektivi."

Ákos Birtha, glavni dostavljač u Attrectu

Drugim riječima, proces je jednostavno bio mnogo prirodniji i nije sadržavao pogreške. Kao rezultat toga, projektni planovi bili su precizniji i manje je vjerojatno da će stvoriti dodatne troškove koji su obično uzrokovani kašnjenjima ili sukobima u rasporedu. 

Poboljšano predviđanje i dugoročno planiranje

Osim trenutnih alokacija, Ákos također može koristiti značajku za planiranje budućih zadataka. On može izraditi nacrte ili provizorne projekte kako bi testirao različite scenarije i provjerio ima li potrebne resurse za određeni projekt. Zatim može pretvoriti ove nacrte u stvarne aktivne projekte. Također ih može slobodno mijenjati povlačenjem i ispuštanjem trake za dodjelu izravno u kalendar. 

Kao rezultat toga, Ákos sada može potrošiti mnogo manje vremena na stvaranje dugoročnih planova. Također može testirati različite scenarije bez utjecaja na stvarne rasporede. Značajke se mogu koristiti za popunjavanje praznina i korištenje klupe zaposlenika u potpunosti, također, jer omogućuje menadžerima da prate kapacitet svojih resursa u različitim situacijama. 

Sveobuhvatno automatizirano izvješćivanje dostupno u nekoliko klikova

Attrecto je također aktivan korisnik Primetricovog naprednog izvještavanja za upravljanje resursima. Modul je tvrtki uštedio mnogo sati koje su nekada trošile na opterećujuću analizu. 

Zahvaljujući značajki, tvrtka može: 

• izmjeriti ključne mjerne podatke, kao što su korištenje, kapacitet, napredak projekta i još mnogo toga, te djelovati na temelju informacija kako bi poboljšali svoje poslovanje. 
• stvoriti prilagođena izvješća koja uspoređuju informacije o izboru u roku od nekoliko sekundi, 
• pratiti ključne KPI-jeve, kao i trendove u podacima, te reagirati na sve zabrinjavajuće tendencije, 
• otkriti probleme i pozitivne pojave koje se mogu koristiti za poboljšanje ključnih procesa. 

Osim tih značajki, sustav također osigurava da njegovi sažeci i izvješća ne sadrže pogreške, jer jednostavno koristi podatke u stvarnom vremenu za izvođenje naprednih izračuna. 

Osim toga, Primetricova izvješća ne zahtijevaju nikakav dodatni rad. Sustav automatski prikuplja informacije iz svojih modula kako bi stvorio tablice, grafikone i grafikone kombinirajući, uspoređujući i analizirajući kritične informacije. U Excelu nema potrebe za izvođenjem izračuna - jedino što menadžeri trebaju koristiti ovu značajku je nekoliko sekundi za pronalaženje prave kartice. 

"[Izvješća] su uvelike poboljšala našu kontrolu i analizu. Naš prethodni alat nije nam pružio takve značajke, tako da je ovaj stvarno napravio razliku."

Ákos Birtha, glavni dostavljač u Attrectu

Napredno upravljanje vještinama koje podupire dodjelu sredstava

Kalendar nije bio jedina značajka koja je olakšala upravljanje resursima za Ákos. Naš modul za upravljanje vještinama omogućio mu je da sortira ljude po njihovim vještinama (bilo u projektu po izboru ili na panelu People) i pronađe zaposlenike koji se savršeno uklapaju u određeni posao. Također može razlikovati redovite zaposlenike od izvođača radova. 

Kao rezultat toga, Ákos nije morao satima tražiti ljude koji su oboje bili dostupni i imali dovoljno vještina za određeni projekt. Umjesto toga, skratio je proces na samo nekoliko sekundi i mogao bi se početi fokusirati na druge, kritičnije odluke. 

"U Primetricu mogu ispitivati ljude na temelju vještina i to traje samo nekoliko sekundi!"

Ákos Birtha, glavni dostavljač u Attrectu

Prednosti primetrijskog

• upravljanje korištenjem koje može napajati stjecanje novog projekta i napredak postojećih optimizacijom resursa, 
• pokretanje upravljačkih i analitičkih procesa, omogućujući tvrtki da se poveća, 
• maksimalna dobit od svakog dostupnog radnog sata zahvaljujući izračunima iskorištenosti, 
• precizne alokacije koje menadžerima pružaju točan pregled radnog opterećenja zaposlenika i prognozu aktivnog poboljšanja rezultata tvrtke,
• jednostavno upravljanje resursima za desetke ljudi, bez sukoba rasporeda na vidiku i bez dugotrajnih procesa, 
• napredno izvješćivanje koje može pomoći menadžerima da svaki put donesu ispravnu odluku, dostupnu u samo nekoliko klikova,  
• automatizirano prikupljanje i analiza podataka za ključne mjerne podatke - nisu potrebni ručni izračuni, 
• satima ušteđenog vremena koje se može potrošiti na poboljšanje tvrtke umjesto na pripremu proračunskih tablica.  

Sažetak

Attrecto je uvelike imao koristi od poboljšanja planiranja resursa s Primetricom, izračunavanja iskorištenosti i poboljšanja svojih procesa s nekim novim alatima. Do sada je ovaj pristup drastično poboljšao njegovo korištenje resursa, generirajući što veću dobit od radnog vremena. Njegove su raspodjele također preciznije - i zaposlenici i menadžeri mogu potvrditi svoju točnost. 

Naravno, ovo je samo početak našeg putovanja s Attrectom. U mjesecima koji dolaze naša će se suradnja proširiti s još više značajki.