Kako FingoWeb ima koristi od podataka u stvarnom vremenu o profitabilnosti projekta

Uvod

Osnovan 2008. godine, FingoWeb broji više od 40 stručnjaka koji su specijalizirani za izgradnju modernih web aplikacija i platformi za e-trgovinu. Tvrtka isporučuje projekte koji se kreću od jednostavnih web stranica temeljenih na WordPressu do prilagođenih web aplikacija za sektore kao što su maloprodaja i financijske usluge.

FingoWeb surađuje s poslovnim klijentima i ambicioznim startupima iz SAD-a, Velike Britanije, Norveške, Austrije i Njemačke. Njihovi klijenti uključuju Ailleron, Miquido, Lubiebuty.pl i Zaufane.pl.

Primarni izazov s kojim se FingoWeb svakodnevno suočavao bila je kontrola proračuna projekta dok je projekt još bio u tijeku. Uprava tvrtke tražila je rješenje koje bi ponudilo ovu vrstu uvida u stvarnom vremenu i omogućilo preusmjeravanje smjera projekta ako se pokaže da je njegova marža ispod očekivanja.

Zahvaljujući Primetricu, FingoWeb konačno može dobiti sve ključne računovodstvene podatke projekta na jednom mjestu iu stvarnom vremenu kako bi omogućio pametnije planiranje i raspodjelu ljudi.

Problem: Previše proračunskih tablica, bez šire slike

Kontrola proračuna projekta bila je ključni izazov u FingoWebu. Koliko košta projekt? Je li naš tim unutar proračuna? Upravljaju li se projektima učinkovito?

FingoWeb je organizirao svoje radove uz pomoć Excelovih proračunskih tablica, Clockifyja i prilagođenog alata razvijenog za integraciju s Clockifyjem. No, tvrtki su i dalje nedostajale značajke koje bi omogućile veću kontrolu nad projektom i na razini projekta i na razini organizacije - na primjer, provjera trenutnog novčanog toka ili učenje koji klijent ima najveći udio, a koji ima najmanje prihoda.

Drugi izazov bio je povezan s planiranjem i raspodjelom ljudi. FingoWeb je koristio kombinaciju Excel proračunskih tablica, ali one su postale sve problematičnije kako je tvrtka brzo rasla u veličini.

"Kad smo imali 15 ljudi i dva voditelja projekata, mogli smo se sjetiti svega i povremeno pogledati naše Excel proračunske tablice. Ali sada kada je tvrtka narasla, to je postalo teško, dugotrajno i sklono pogreškama, posebno u praćenju naših troškova. Tražili smo alat koji bi dugoročno omogućio praćenje troškova po klijentu kada je taj klijent realizirao mnoge projekte raširene tijekom vremena."

Kamil Fus - glavni operativni direktor u FingoWebu

Ključne bolne točke

• Ponovno izmišljanje kotača (izgradnja i održavanje prilagođenog sustava)
• Problematična razmjena informacija između proračunskih tablica programa Excel
• Nedostatak provjera povezanih s ispravnošću podataka informacija
• Strah da je nešto pogrešno izračunato
• Napori na održavanju posvećeni proračunskim tablicama programa Excel
• Sve manja vidljivost kako je tvrtka rasla u veličini

Rješenje: Implementacija Primetrica

Integracija s Clockifyjem bila je ključan dio procesa provedbe. FingoWeb je koristio Clockify za pohranu radnog vremena zaposlenika. Nakon što se integrirao s Primetricom, sve što je bilo potrebno bilo je postavljanje satnica, a FingoWeb-ov COO mogao je odmah vidjeti troškove projekta.

Kako FingoWeb koristi Primetric

Voditelj projekta odgovoran je za procjenu projekata zajedno s timom. Nakon što se projekt pokrene, uprava FingoWeba može lako kontrolirati svoj proračun provjerom novčanog toka i predviđanjem buduće dobiti.

Ako zaustave bilo kakve probleme, mogu pregledati podatke u drugom kontekstu dodavanjem nove varijable. Na primjer, možda bi imalo smisla izvesti jedan sprint s manjom razlikom ako je suradnja s ovim klijentom dugoročno bila uspješna.

COO provjerava Primetric u dva slučaja:

• Tijekom mjesečnog projektnog naseljavanja i dodavanja novih ljudi sa satnicom,
• Svaki put kada želi saznati više o trenutnom statusu realizacije projekta,
• Dobijte podatke u stvarnom vremenu o profitabilnosti projekta,
• Provjerite postoje li prijetnje završetku projekta unutar proračuna ili sukobima (na primjer, jedan programer softvera potreban u dva projekta koji se izvode u isto vrijeme).

"Implementacija Primetrica trajala je samo nekoliko dana. Nakon učitavanja projekata i njihove integracije s Clockifyjem, sustav je generirao prve podatke koji su nam bili potrebni za početak kontrole naših projektnih proračuna."

Kamil Fus - glavni operativni direktor u FingoWebu

Rezultati

• Jedno mjesto za praćenje profitabilnosti svih projekata i otkrivanje potencijalnih problema
• Nema više sporih proračunskih tablica programa Excel sa slabom vidljivošću ili curenjem podataka
• Automatizirano brojanje prihoda i troškova u projektima (zahvaljujući integraciji s Clockifyjem, sve se događa automatski)
• HOO ima više vremena da se usredotoči na razvoj poslovanja

"Prije instalacije Primetrica mogli smo saznati samo kako se projekt odvijao u smislu proračuna na svom kraju. Zahvaljujući integraciji s Clockifyjem, sada mogu svakodnevno provjeravati Primetric kako bih vidio brzinu izgaranja projekta i reagirao u skladu s tim. Sve se događa automatski, dajući mi potpunu kontrolu nad stopom profitabilnosti projekta."

Kamil Fus - glavni operativni direktor u FingoWebu

Sljedeći koraci

U ovom trenutku FingoWeb koristi uglavnom projektni računovodstveni modul. U bliskoj budućnosti FingoWeb planira iskoristiti Primetricov modul za raspodjelu ljudi kako bi kontrolirao popunjenost projekta i osigurao pravilno planiranje.