U ovoj studiji slučaja naučit ćete:
- Kako je organizacija otkrila probleme sa svojom profitabilnošću i odmah ih riješila, stvarajući više profita
- Kako je Goodylabs stekao jedan izvor istine o financijama, projektima i ljudima, kao i kompletan zapovjedni centar za sve svoje operacije.
- Kako je novi alat omogućio tvrtki delegiranje odgovornosti, razmjenu informacija i uklanjanje ljudske pogreške.
Uvod
Goodylabs je tvrtka za razvoj softvera specijalizirana za UX / UI, e-trgovinu i mobilni razvoj. Zapošljava preko 60 ljudi, a planira još rasti.
Iako tvrtka posluje u sadašnjem obliku nešto više od godinu dana, ima više od 10 godina iskustva na tržištu, jer je poslovanje poteklo od dva druga entiteta: kreativne agencije i tvrtke za razvoj softvera. Nakon godina uspješne i plodne suradnje, ove dvije organizacije odlučile su udružiti snage kako bi stvorile goodylabs - i od tada su imale koristi od aranžmana, pružajući svojim kupcima sveobuhvatne usluge.
Goodylabsovi projekti i kupci
Zahvaljujući fuziji dviju tvrtki, goodylabs svojim kupcima može ponuditi širok spektar usluga. Pomoću odjela za razvoj, istraživanje, strategiju i UX / korisničko sučelje, organizacija može pokriti jednostavne i složene zahtjeve, prilagođavajući svoje usluge potrebama svoje ciljne publike.
Trenutno organizacija nudi cjelovita rješenja i prilagođeni softver za korporativne klijente i poduzeća za e-trgovinu. Specijalizirana je za aplikacije, web stranice za e-trgovinu i inovativne digitalne proizvode za tržište. U Goodylabovom portfelju možete pronaći programe za upravljanje cijenama u B2B tvrtkama i rješenja za upravljanje radom i izvođačima. U nekim slučajevima, goodylabs je također uključen u projekte održavanja.
Goodylabs također namjerava još više proširiti svoje poslovanje. Kako se tržište e-trgovine dinamično mijenja, tvrtka želi ući na POS tržište pružajući kupcima internetska prodajna mjesta koja kombiniraju izvanmrežne i mrežne usluge. Uz značajke kao što su virtualni prodavač ili digitalno ogledalo, tvrtka je već privukla pozornost glavnih igrača na poljskom tržištu, uključujući OTCF - veliku poljsku maloprodajnu tvrtku koja posjeduje marke kao što su 4F ili Outhorn.
Naravno, postoje i drugi istaknuti kupci na koje goodylabs mogu biti ponosni. Surađivao je i s:
- Orange, gdje je radio na stvaranju i održavanju svoje web stranice i korisničkog portala,
- Sephora, koja je koristila Goodylabove online kataloge,
- Atlas, koji svoju ponudu predstavlja u Goodylabovim virtualnim mapama.
Važno je napomenuti da su projekti kritički hvaljeni od strane ciljanih korisnika koji su ih nagradili izvrsnim ocjenama na AppStoreu i Google Playu, kao i lideri u IT industriji koji su nominirali kreacije goodylabsa za brojne prestižne nagrade, uključujući Mobile Trend Awards - veliko poljsko natjecanje za kreatore mobilnih aplikacija.
Upravo sada, Goodylabs radi na 40 projekata - unutarnjih i komercijalnih.
Tomova uloga u Goodylabsu
Tom Mazurek je voditelj operativnog odjela u Goodylabsu. Tomova glavna odgovornost je osigurati da svi procesi, timovi i odjeli rade glatko, tako da se goodylabs mogu dalje skalirati bez ikakvih prepreka. Da vam dam nekoliko primjera, Tomova uloga sastoji se od:
- izgradnja neprobojnih procesa za kontrolu projekata, financije i raspodjelu ljudi,
- osiguravanje da profitabilnost svih projekata bude na pravom putu,
- uspoređivanje planova sa stvarnošću i praćenje ključnih pokazatelja kao što su: profitabilnost i razina iskorištenosti.
Ipak, Tomova uloga se mijenjala kako je tvrtka rasla. U vrijeme implementacije Primetrica, kada je goodylabs prvi put zaživio nakon što su dvije tvrtke odlučile udružiti snage, Tomasz je bio odgovoran za stvaranje i održavanje ključnog procesa u cijelom poslovanju. Iako to može zvučati kao jednostavan zadatak, njegov glavni cilj bio je, zapravo, vrlo složen: delegirati odgovornosti i omogućiti tvrtki da se proširi u godinama koje dolaze.
"Želio bih znati kako će tvrtka poslovati sljedeće godine. Koliko ćemo novca imati, što si možemo priuštiti, a što ne. Radi se o sagledavanju stanja tvrtke kroz proračun. Naravno, posao je dinamičan, ali moramo imati jasan plan i moći ga kontrolirati. Imati takav pregled iznimno je važno."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Zašto je Goodylabs tražio novi alat?
Ali zašto je promjena uopće bila potrebna?
"Nakon spajanja, goodylabsu je nedostajao alat koji kombinira praćenje vremena, profitabilnost projekta, planiranje resursa i izradu proračuna. Kako smo nekada radili u nekim većim organizacijama, znali smo da moramo podijeliti odgovornosti između menadžera različitih odjela i timova. Oni moraju biti odgovorni za svoja područja. Prikladan alat izvrstan je završni dodir procesa, jer prikuplja i predstavlja pregled njihovih postupaka za izvršni odbor."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Kada su se spojile dvije manje tvrtke, postalo je očito da njihove metode upravljanja i izračuna nisu prikladne za nastavak poslovanja dvostruko većeg od prethodnika. Na nekim mjestima procesi se nisu ni podudarali, a trebali su biti ujedinjeni kako bi menadžerima pružili pouzdane i precizne informacije.
Naravno, goodylabs je već koristio nekoliko alata za upravljanje svojim procesima. Zahvaljujući su uključeni Clockify (za praćenje vremena), Jira (za upravljanje projektima) i Excel proračunske tablice (za dodjele, proračune i slobodne dane). Međutim, za kombiniranje tih alata bilo je potrebno mnogo rada i, što je još važnije, imali su znatne probleme s razinama pristupa, što je posebno važno za delegiranje odgovornosti. Stoga je Goodylabs trebao pronaći novi, sveobuhvatniji alat.
"Alati su imali jednu osnovnu manu koja nas je spriječila da idemo naprijed - nedostatak sustava pristupnih razina. Menadžeri su mogli vidjeti sve ili ništa; Nije bilo ničega između. Nismo mogli natjerati naše menadžere da vide informacije za svoja područja."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Izazove
Naravno, poteškoće s odražavanjem procesa u postojećim alatima bile su samo jedan od problema koje je Tomasz morao riješiti svojim novim budućim rješenjima. Njegovi drugi izazovi uključivali su:
Poteškoće s izračunavanjem projekta, ljudi i profitabilnosti tijekom skaliranja
Kako se tvrtka udvostručila i u veličini i u broju operacija nakon fuzije, izračunavanje profitabilnosti također je postalo značajan izazov.
Najosnovniji problem bile su formule za izračunavanje različitih KPI-ja. Prije spajanja, svaka je organizacija imala svoje načine procjene ključnih pokazatelja - a sada, s dvostruko više ljudi na brodu, bili su neusporedivi i obmanjujući. Kao rezultat toga, izvješća i izračuni nisu se mogli koristiti kao izvor znanja za donošenje kritičnih odluka.
"Najveći izazov bio je upravljanje profitabilnošću obiju tvrtki. Kad su bili manji, svi su imali 100% iskorištenosti. Kao rezultat toga, sve se lako može izračunati. [...] Kada je tim rastao, počeli su se pojavljivati problemi s raspodjelom. Ljudi nisu bili ispravno raspoređeni svojim vještinama, pojavili su se zaposlenici na klupi, a proces izračunavanja profitabilnosti također je bio mnogo složeniji. "
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Osim toga, izvođenje stotina izračuna za desetke projekata i zaposlenika bio je vrlo težak zadatak koji je uprava gotovo univerzalno prezirala. Bili su frustrirani duljinom procesa i pogreškama koje je generirao.
"Kada se realnost dviju odvojenih tvrtki sukobila, nismo imali opći pregled koji bismo mogli koristiti za donošenje nekih ključnih zaključaka".
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Pogreške su ponekad bile neizbježne. Budući da su podaci pohranjeni u nekoliko različitih alata koji nisu bili povezani, sve promjene bile su prisutne samo u jednom izvoru. Kao rezultat toga, drugi programi pohranjuju netočne informacije koje su se ponekad koristile u izračunima, uzrokujući kaos i probleme u upravljanju. Da bi se to izbjeglo, promjene su morale biti napravljene odvojeno u svim alatima, a svi menadžeri morali su biti obaviješteni da su se dogodile.
"Morali smo pratiti takve stvari kako bismo točno vidjeli odakle potječu naši gubici, gdje možemo ostvariti profit, kako izgleda profitabilnost i gdje možemo uštedjeti nešto novca - to su bili moji početni izazovi. "
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Nedostatak procesa dugoročnog planiranja koji rezultira pogrešnom raspodjelom ljudi i rastućom klupom
Kada je goodylabs stvoren, broj njegovih zaposlenika učinkovito se udvostručio. Kao rezultat toga, broj problema povezanih s resursima također je udvostručen, jer stvari nisu bile tako jednostavne za izračunavanje kao nekada.
Prije svega, tvrtki je nedostajao pregled radnog opterećenja ljudi i dodjele projekata. To je rezultiralo sukobima u rasporedu i preklapanjem raspodjela koje su naštetile moralu zaposlenika. Bila je to i frustrirajuća situacija za menadžere, koji nisu mogli ostati na vrhu kratkoročnih i dugoročnih dodjela s toliko alata koji nisu bili povezani.
"Planiranje je razmišljanje o budućnosti i sprječavanje pojave problema. Svaka tvrtka koja ne želi biti samo sezonska stvar mora razmišljati unaprijed, a bez planiranja to se ne može učiniti; ne bismo to mogli učiniti bez pravog alata."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Da dodamo tome, ljudi su ponekad bili neusklađeni s projektima koje su trebali dovršiti. Zbog nedostatka upravljanja vještinama, sažeto dodjeljivanje bilo je izazovan zadatak koji je - osim što je izazvao kaos - također bio vrlo dugotrajan za menadžere.
Najgore od svega, unatoč svim naporima menadžera, u nekim slučajevima ljudi jednostavno nisu bili dodijeljeni projektima. Kao rezultat toga, klupa u tvrtki dinamički je rasla, kao i njezini troškovi. Slijedom toga, tvrtka je došla do zaključka da može uštedjeti novac smanjenjem troškova besposadnih zaposlenika.
Nema pregleda režijskih troškova, financija i prognoza
Broj zaposlenika i tehničke nedosljednosti nisu bile jedine stvari koje su sprječavale goodylabs da svakodnevno jača.
"U upravljanju profitabilnošću ključno je bilo razumijevanje i predviđanje gdje možemo dodati više posla i gdje ga ograničiti".
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
U vrijeme spajanja tvrtka nije izračunala broj naplativih i nenaplativih sati. Kao rezultat toga, goodylabs nije bio svjestan troškova internog rada i nije mogao reći koliko je tih troškova trebalo pokriti komercijalnim operacijama.
"Takvi režijski troškovi nisu bili jedini problem. Izračuni su dodatno otežani drugim dodatnim troškovima, kao što su troškovi upravljanja, najma ili odjela za podršku. Zbog nedostatka alata, takva potrošnja ostala je misterija i aktivno su utjecala na profitabilnost cijele tvrtke - a nije mogla ni reći u kojoj mjeri. Želim znati koji su sada naši troškovi, koje ih stvari generiraju i kako će prognoze izgledati za godinu dana."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Posljednje, ali ne najmanje važno, tvrtki je trebao pregled tekućih prihoda i rashoda, kao i prognoza. To je rezultiralo brojnim poteškoćama u procesima donošenja odluka i učinkovito vezalo ruke menadžera, oduzimajući im sposobnost da utječu na cjelokupni oblik tvrtke.
"Što je tvrtka veća, to ima više dodatnih troškova. Više ljudi, više nenaplativih zaposlenika, više dodatnih režijskih troškova - i sve te stvari moraju biti kategorizirane, izračunate i upravljane iz ptičje perspektive. "
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Problemi s protokom informacija i delegiranjem odgovornosti
Prije svega, kombinacija nekoliko nekompatibilnih alata iznimno je otežala menadžerima da dobiju potpuni pregled poslovanja i ključnih statistika. Kao rezultat toga, bili su prisiljeni izvršiti opterećujuće izračune za pristup podacima - i bili su vrlo dugotrajni i skloni ljudskoj pogrešci.
Osim toga, podaci nisu razmijenjeni ili automatski uvezeni iz jednog alata u drugi. Kao posljedica toga, zastarjeli podaci ponekad su se koristili u izračunima i izvješćima, pružajući menadžerima netočne informacije.
Da stvar bude gora, prethodni alati u goodylabsu također nisu bili sposobni odražavati hijerarhiju u tvrtki. Uspostavljanje razina pristupa bilo je jedno od gorućih pitanja ovdje; Budući da je nedostajao u već postojećem skupu programa, administracija nije mogla dodijeliti djelomičan pristup podacima, ograničavajući sposobnosti nekih nižih menadžera.
"Menadžeri bi trebali biti odgovorni za rad svojih odjela, a alat bi trebao samo sažeti podatke i pomoći nam da dodijelimo odgovornosti - i to nam je nedostajalo."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Kako je tvrtka stekla veliki broj novih zaposlenika, to je predstavljalo još veći izazov, jer je situacija spriječila rukovoditelje da delegiraju odgovornosti drugima. U duljoj perspektivi, ovo bi pitanje spriječilo daljnje skaliranje goodylabsa. Stoga je došlo vrijeme da se pronađe rješenje za taj problem.
Rješenje: Primetric
"Tako je dobro imati alat koji rješava više problema odjednom - na kraju, mnoštvo alata zapravo ne pomaže u upravljanju tvrtkom."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Iako je Goodylabs imao više problema koji su zahtijevali hitno rješenje, neki od izazova nestali su kada je Primetric implementiran u tvrtku s različitim značajkama koje se bave najhitnijim pitanjima.
Ali što se zapravo promijenilo u tvrtki?
Potpuni pregled svih financija
Primetric je uveo nekoliko financijskih alata u goodylabs.
"Primetrijski nam omogućuje standardizaciju izračuna za sve ključne pokazatelje tako da su svi u našoj tvrtki na istoj stranici i koriste iste formule."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Prije svega, sustav je uspješno ujedinio ono što su nekad bile dvije odvojene tvrtke. Slijedom toga, svi menadžeri sada su koristili iste formule za svoje izračune, čineći informacije još jednom usporedivima. Također su se automatski ažurirali kad god se nešto promijenilo.
Nove značajke posebno su popularne među menadžerima odgovornim za profitabilnost projekata. Pomoću sustava mogu pratiti napredak svog poslovanja u stvarnom vremenu i vidjeti svoje stvarne troškove - s uključenim svim režijskim troškovima. Također mogu provjeriti potrošnju proračuna projekta i troškove rada. Ukratko - mogu ostati na vrhu financija i reagirati na sva pitanja koja bi mogla naštetiti profitabilnosti bez ijedne pogreške.
Zahvaljujući Primetricu, imamo sve troškove na jednom mjestu, vidimo naše režijske troškove u projektima i u tvrtki. Znamo koliko novih uređaja možemo kupiti, s koliko novih proizvoda možemo početi raditi. Bez takvog pristupa to ne bi bilo moguće. [...] Primetrijski je bio izbor koji nam je pomogao stvoriti takav pregled koji trenutno možemo koristiti za donošenje zaključaka.
Rukovoditelji su također imali koristi od novih značajki. S novim financijskim izvješćima mogu vidjeti i pregled i detalje svih prihoda i rashoda u tvrtki. Stoga mogu pratiti profitabilnost ljudi i projekata i prilagoditi svoje financije kada je to potrebno, stvarajući veću dobit.
"Do ovog trenutka nismo detaljno izračunavali troškove. Nakon što smo to učinili u Primetricu, otkrili smo da je 20% projekata na rubu da bude profitabilno. Te su nas informacije navele da ponovno pregovaramo o cijenama naše suradnje s nekim od naših kupaca i preoblikujemo naše timove kako bismo bili profitabilniji.
Posebno me veseli promjena u pristupu menadžera i tehnoloških potencijalnih klijenata. Sada su mnogo svjesniji profitabilnosti svog projekta zahvaljujući pristupu podacima. Ako vide da nešto nije u redu, mogu odmah reagirati i potražiti rješenje. Ovo je ogromna promjena.
Do sada još nismo rekli koliko smo novca uštedjeli zahvaljujući Primetricu, jer ga koristimo samo nekoliko mjeseci, ali uvjeren sam da će nam godišnje financijsko izvješće pokazati da je doista bilo isplativo."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Sveobuhvatno planiranje uz korištenje i predviđanje
Što se tiče značajki planiranja, uveli su nekoliko značajnih promjena u tvrtku.
Iz perspektive zaposlenika, jedino što se promijenilo bili su alati za praćenje vremena. Međutim, iz perspektive menadžera, stvari su se još više promijenile.
Budući da Primetric može kombinirati praćeno vrijeme s troškovima rada i usporediti informacije s planovima, sada su mogli:
- provjeriti profitabilnost projekata i zaposlenika,
- pratiti broj sati provedenih na zadatku i njegove troškove,
- kontrolirati napredak projekta i reagirati na sve nastale probleme,
- pratiti razine proračuna u projektu koji napreduje.
Slijedom toga, menadžeri bi mogli kontrolirati projekt i osigurati svoju profitabilnost na svakom koraku. Također su mogli precizno dodijeliti sredstva i izbjeći sukobe u rasporedu, što je bila korist koju su i stručnjaci jako cijenili.
Rukovoditelji također ne mogu biti sretniji zbog promjena.
"Trenutno možemo vidjeti da imamo neke ljude na klupi i možemo reagirati na to i dodijeliti ih nekim projektima".
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Novim alatom stekli su dugo očekivani pregled rada ljudi, kao i ključne pokazatelje, kao što su korištenje, dostupnost i profitabilnost.
Kao rezultat toga, sada mogu vidjeti širu sliku svoje tvrtke, vidjeti neiskorišteni potencijal poslovanja i maksimalno ga koristiti - na primjer, odabirom pravih ljudi za posao ili uklanjanjem problema rasta klupe.
Različite razine pristupa i automatizirani protok informacija
Prije svega, Primetric je automatizirao protok informacija u tvrtki. Svaka promjena sada je registrirana u svakom pojedinačnom izvješću ili izračunu u koji je uključena, poboljšavajući točnost svih procesa.
"Promjena plaće na jednom mjestu rezultira automatskim ažuriranjem informacija u svim projektima. Prije su PM-ovi izračunavali profitabilnost svojih projekata, a nisu nužno imali informacije o promjeni plaće - i svi su njihovi napori propali."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Zatim, kako je Primetric kombinirao sposobnosti brojnih drugih alata, drastično je smanjio duljinu svih izračuna. Zapravo, izvedeni su automatski na temelju najnovijih podataka ažuriranih u cijelom sustavu. Kao rezultat toga, svi s pravim razinama pristupa mogli su vidjeti sažetak operacija izbora u samo nekoliko sekundi.
"Primetrijski nas je prisilio da bolje kontroliramo svoje troškove. Omogućuje nam da razmišljamo unaprijed i utvrdimo koji su zapravo troškovi i jesu li dovoljno opravdani."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Kad smo već kod toga, promijenile su se i razine pristupa. S tri osnovna skupa postavki (zaposlenik, menadžer i administrator) i širokim rasponom prilagodljivih značajki, svaki menadžer mogao je pregledavati točno potrebne informacije - ni više ni manje. Kao rezultat toga, goodylabs bi mogao početi delegirati odgovornosti i na pravom je putu prema daljnjem rastu.
"U Excelovim proračunskim tablicama samo je ograničen broj ljudi mogao pristupiti datotekama; Trenutno je sve dostupno na jednom mjestu. "
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Prednosti primetrijskog
"Ovaj je alat organizirao mnoge procese i prikupio mnoge labave niti. Zbog toga je pojednostavio planiranje, praćenje i procjenu svih stvari koje su učinjene i što će biti učinjeno u našem poslovanju."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Tijekom suradnje s Primetricom, goodylabs:
- otkrili manje profitabilne projekte i drastično poboljšali njihovu profitabilnost,
- pomogao svojim menadžerima da prate svaki detalj svog projekta, uključujući režijske troškove i druge troškove koji bi mogli uzeti danak u proračunu tvrtke,
- riješeni problemi s planiranjem, kao što su sukobi u rasporedu ili dodjela ljudi s pogrešnim vještinama projektu.
- kombinirao informacije iz različitih alata i proračunskih tablica i dobio potpuni pregled svih podataka,
- stvorio potpuno skalabilnu strukturu razina pristupa koja joj je omogućila delegiranje odgovornosti unutar organizacije,
- odavno je zaboravio na ručno ažuriranje informacija, jer se sve promjene sada događaju same od sebe,
- objedinili formule koje se koriste za izračun KPI-ja u poduzeću i automatizirali generiranje njihovih rezultata,
- stekao pouzdanog i odgovornog partnera u poslovanju koji je spreman ići iznad i dalje kako bi još više rastao s Goodylabsom.
"Kada koristim Primetric, ne moram se brinuti da ću, ako pošaljem kartu za podršku, dobiti odgovor za nekoliko dana. Ovdje imam alat koji reagira i još uvijek dinamički raste."
Tom Mazurek, voditelj operativnog odjela u Goodylabsu
Sažetak
Od implementacije Primetrica, goodylabs su uspješno udružili svoje timove i stvorili stabilnu i skalabilnu strukturu sposobnu služiti tvrtki još mnogo godina.
Što je još važnije, tvrtka je također stekla napredne procese otporne na buduće promjene koji joj pomažu u postizanju ključnih ciljeva, uključujući:
- poboljšana profitabilnost i bolja kontrola nad financijama,
- stvaranje planova i prognoza bez pogrešaka,
- delegiranje odgovornosti i stvaranje skalabilne strukture.
Ipak, ovo je samo početak Goodylabsovog putovanja s Primetricom. Čvrsto vjerujemo da ćemo provesti mnogo godina radeći zajedno!
