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¿Por qué es un problema mejorar los resultados financieros?
Empecemos por responder a una pregunta clave: ¿por qué es tan importante (y tan problemático) mejorar los resultados financieros?
"El dinero en efectivo es la sangre en el torrente sanguíneo de la empresa. Sin ella, la empresa simplemente muere; por eso queremos conocer los lugares exactos donde las empresas tienden a perder su dinero."
Jakub Domeracki, cofundador de Value Finance
Todas las empresas de TI o de servicios miden en cierta medida los resultados financieros. Algunas sólo se atienen a la base, mientras que otras desean abarcar todos los indicadores financieros del mundo. Aun así, aunque el proceso esté tan extendido, a menudo incluye numerosos errores y contratiempos.
Por supuesto, usted puede decir que los errores ocurren, y probablemente no estará lejos de la verdad. Sin embargo, en el rendimiento financiero estos errores pueden afectar a su empresa en todos sus niveles.
En este artículo, he formado equipo con los expertos y cofundadores de Value Finance, Jakub Domeracki y Adam Zagała, para mostrarte cómo puede afectar exactamente el rendimiento financiero a tu negocio, y cómo puedes utilizarlo en tu beneficio. Gracias a estos conocimientos, podrás echar un vistazo a años de experiencia con docenas de otras empresas de desarrollo de software (¡y probablemente también tendrás la oportunidad de mejorar la tuya!).
¿Qué efecto pueden tener unos resultados financieros incorrectos en mi empresa?
Por ejemplo, unos resultados financieros incorrectos pueden:
- distorsionan los resultados de los informes financieros, provocando que se extraigan conclusiones y se tomen decisiones incorrectas,
- convencer a los directivos de que sus proyectos son rentables o tienen altos márgenes de beneficio, incluso cuando las operaciones simplemente pierden dinero,
- disuadir a los inversores que tienden a detectar esos errores antes de tomar una decisión,
- quemar el presupuesto con operaciones desconocidas,
- ralentizar el crecimiento de su empresa por falta de liquidez y, lo que es más importante, por no saber qué proyectos son realmente el motor de todo el negocio.
¿Suena mal? Pues debería.
Por eso es tan importante mejorar el rendimiento financiero de su empresa: en pocas palabras, puede ayudarle a evitar tomar o apoyar decisiones incorrectas que frenen su negocio.
Sin embargo, aunque pueda sonar extraño, resolver los problemas de rendimiento financiero no tiene por qué ser una carga.
Errores habituales de los directivos en materia de resultados financieros
Afortunadamente, tenemos una buena noticia para usted: en muchos casos, especialmente en los sectores de servicios, se puede mejorar el rendimiento financiero:
Seguimiento incorrecto del tiempo
Según los expertos de Value Finance, los empresarios suelen hacer un mal uso de las funciones de seguimiento del tiempo que tienen a mano, tanto si utilizan el seguimiento del tiempo de Jira como alguna otra herramienta. Esto se debe a que a menudo:
- pagar por operaciones no especificadas o por horas no declaradas,
- no analizar los informes o datos históricos y sacar conclusiones de ellos,
- no crean puntos de referencia para acciones y operaciones concretas, por lo que no saben cuánto tiempo se tarda en completarlas,
- no saben lo que hacen determinados especialistas,
- no consiguen convencer a sus empleados para que hagan un seguimiento adecuado de sus horas.
"Una vez ayudamos a una empresa que había contratado a un nuevo empleado para el departamento de marketing. Tras un análisis exhaustivo del tiempo de seguimiento, descubrimos que esta persona había estado dedicando el 70% de su tiempo a labores de ventas y contratación. Mientras tanto, los ejecutivos seguían pensando que la persona trabajaba para marketing".
Adam Zagała, cofundador de Value Finance
¿Qué problemas puede causar un seguimiento incorrecto del tiempo?
Estos problemas tienen implicaciones especialmente negativas en los proyectos de tiempo y material, en los que los clientes pagan por cada hora de trabajo. En estos proyectos, los registros de control horario incorrectos o inexistentes pueden dar lugar a facturas infravaloradas y a un menor margen de beneficios. En otras palabras, al eliminar estos problemas, su empresa puede ganar más dinero y reducir los bancos al mismo tiempo.
Según la experiencia de Adam, muchos clientes también han descubierto que sus empleados habían dedicado la mayor parte de su tiempo a proyectos internos en lugar de a los comerciales. Esto suele significar que algunos proyectos no se controlan adecuadamente, y sus finanzas también pueden ser engañosas.
¿Cómo solucionar los problemas de seguimiento del tiempo y mejorar los resultados financieros?
Si alguno de los problemas anteriores se aplica a su empresa, puede:
- Verifique los procesos de seguimiento del tiempo. Eche un vistazo a las instrucciones relativas al control del tiempo y compruebe si su equipo las conoce. Para que el control del tiempo sea preciso, todas las personas de la empresa deben seguir estas directrices.
- Analice el número de horas registradas por determinados empleados y equipos. Compruebe si coinciden con el número de horas de su contrato y sus responsabilidades generales. Este proceso le ayudará a verificar si tiene un problema con el seguimiento del tiempo, y señalará su posible origen.
- Elija a una persona responsable de la calidad del seguimiento del tiempo. Debe encargarse de comprobar las horas y compararlas con los planes, estimaciones y contratos.
- Demostrar que el seguimiento del tiempo es importante. Algunosespecialistas no prestan atención al seguimiento del tiempo porque no se dan cuenta de que repercute en el trabajo de la dirección y de la empresa en su conjunto. Explique por qué el proceso es necesario e importante: ¡una simple conversación suele hacer maravillas!
- Cambiar a una tarifa por horas con empleados reacios. No vamos a mentir: algunos empleados simplemente se niegan a hacer un seguimiento de las horas, incluso con los procesos más sencillos. Aunque es poco común, no se debe ignorar a estas personas. Por el contrario, sólo se les debe pagar por las horas que han añadido al sistema.
- Controle el tiempo no facturable. Para entender cómo es la utilización real de tus empleados, tienes que hacer un seguimiento tanto de los proyectos comerciales (facturables) como de las operaciones internas (no facturables), incluidas reuniones, administración, etc.
Estas normas no se aplican únicamente a las empresas de software: las empresas de servicios, como las agencias de marketing y las consultoras, también pueden utilizar con éxito el asesoramiento.
Gestión ineficaz del tiempo y de los gastos
La gestión ineficaz del tiempo en una empresa de servicios o de TI suele referirse al gran número de horas no facturables o a las decenas de horas dedicadas al trabajo interno. Son la raíz de la baja cobrabilidad -parte de las horas del proyecto en la capacidad global de toda la empresa-.
En general, consideramos que la gestión del tiempo es ineficaz cuando menos del 50% de todas las horas disponibles en la empresa se dedican a proyectos comerciales. Sin embargo, los índices de imputabilidad difieren según la empresa. Por ejemplo, según los cálculos de Value Finance, una buena imputabilidad de toda la empresa debería situarse entre el 70 y el 80%. Por otro lado, la cobrabilidad del equipo de desarrollo debería rondar el 90%.
"El récord de menor cobrabilidad que he encontrado nunca rondaba el 45%. El propietario de la empresa vino a vernos y nos dijo que tenía un equipo excelente, buenos precios de mercado y docenas de proyectos, y que aun así estaba perdiendo dinero. Resultó que la cobrabilidad era su problema desde el principio".
Adam Zagała, cofundador de Value Finance
¿Cuáles son las consecuencias de una baja cargabilidad?
La imputabilidad incorrecta tiene dos consecuencias principales:
- los salarios en la empresa son demasiado altos en comparación con la carga de trabajo,
- los empleados podrían hacer más trabajo facturable por el mismo salario.
Pero, ¿cómo funciona en la vida real?
"Imaginemos un equipo de producción con un presupuesto de 500.000 euros al mes. Si la imputabilidad de este equipo es del 80%, significa que 400 mil euros contribuyen al proyecto, y 100 mil euros - a otros esfuerzos. Ahora imaginemos que la imputabilidad baja al 70%. En ese caso, los costes no relacionados con el proyecto ascienden a 150.000 euros. Por lo tanto, una caída del 1% en la cobrabilidad corresponde a una pérdida de 5.000 euros al mes, y de 60.000 euros al año. Así es como una gestión ineficiente del tiempo te hace perder dinero".
Adam Zagała, cofundador de Value Finance
¿Qué podemos hacer para solucionar los problemas de imputabilidad?
Si no se mide algo, no se puede controlar. Entonces, lo correcto en ese caso es empezar a medir la imputabilidad y controlar el rendimiento financiero al que contribuye. Así tendrá una idea más precisa de la causa del problema.
Después, en función de los resultados de sus investigaciones, puede tomar algunas decisiones críticas que pueden mejorar tanto la imputabilidad como los resultados financieros de su empresa. Entre ellas se incluyen:
- limitando al mínimo la cantidad de operaciones internas,
- Adquirir proyectos adicionales para los especialistas que aún tienen alguna capacidad disponible,
- limitar el apoyo a los productos existentes.
Errores en tarifas y ofertas
Según la experiencia de Value Finance, los errores en las tarifas y ofertas suelen deberse a unos pocos factores críticos que ensombrecen todo el presupuesto. Entre estos factores se incluyen:
- datos de entrada incorrectos en los cálculos. Si las partes del presupuesto del proyecto se basan en supuestos incorrectos, darán lugar a errores cada vez más graves más adelante. Por ejemplo, si los valores de imputabilidad son incorrectos, todo el presupuesto también lo será.
- incorrecto estimaciones de costes para las ofertas de proyectos a precio fijo. En ese caso, las ofertas suelen incluir muy pocas horas, lo que da lugar a márgenes de beneficio bajos o inexistentes. El cálculo de una Estimación para Completar y la mejora de los procesos internos pueden resolver este problema.
- Cálculos imprecisos de los costes de toda la empresa (cargas/gastos generales). Deben añadirse a los costes del trabajo en varios equipos; de lo contrario, los costes pueden perderse entre la multitud y provocar tarifas y ofertas incorrectas. Utilice una fórmula de imputación de costes para evitar estas situaciones.
¿Qué consecuencias tienen las ofertas incorrectas?
Las ofertas y tarifas incorrectas suelen ser los errores más graves que puede cometer una empresa. Hay 2 razones principales para ello:
- las empresas pueden poner en marcha proyectos que tienen márgenes de beneficio pequeños o que no son rentables en absoluto. Este es el peor escenario posible para cualquier empresa, ya que tales ofertas hacen que el negocio pierda dinero de forma activa en lugar de ganarlo.
- las ventas pueden crecer mientras caen los beneficios. Cada proyecto requiere especialistas, herramientas y recursos adicionales. Si sólo una fracción de los proyectos genera beneficios razonables, en unos meses los directivos pueden encontrarse con docenas de proyectos en cartera, y ni un céntimo a nombre de su empresa.
En ambos casos, la necesidad de efectivo de la empresa crece rápidamente, mientras que los beneficios se mantienen o incluso disminuyen. Si encuentras a tu empresa en ese tipo de situación, tienes que actuar de inmediato: aquí te explicamos cómo hacerlo.
¿Cómo solucionar los problemas con las ofertas incorrectas?
En primer lugar, hay que empezar por analizar los costes. Identifica los costes del proyecto y sepáralos de los costes generales y los gastos generales generados por administración, marketing y RRHH.
Estos cálculos le ayudarán a determinar los costes reales de todas las operaciones de su empresa, así como los ingresos que ésta debería generar para cubrirlos todos y dejar algún beneficio del que alegrarse.
"Los directivos suelen tener algo calculado y creen en ello. Sólo se dan cuenta de que están equivocados cuando son auditados. Entonces, resulta que toman sus decisiones basándose en información incorrecta".
Jakub Domeracki, cofundador de Value Finance
"En Primetric, sugerimos a muchos de nuestros clientes que dividan su situación financiera en costes planificados, seguidos pero no facturados y facturados. Esto facilita ver cuál era el plan, cómo va la ejecución y qué parte ya hemos facturado. Una imagen tan clara facilita la comprensión rápida de la situación de los proyectos o de toda la cartera"
Arek Terpiłowski, cofundador de Primetric
A continuación, proporcione a su equipo de ventas una calculadora personalizada para crear ofertas. Si ya dispone de una en su empresa, asegúrese de que la calidad de los cálculos es la adecuada; de lo contrario, sólo conseguirá empeorar sus resultados financieros. Además, debe asegurarse de que se utilizan las mismas tarifas en toda la empresa; todos sus equipos tienen que estar de acuerdo.
No hay control sobre los gastos generales
La falta de control sobre los gastos generales de la empresa significa que no hay control sobre los gastos fuera del equipo de desarrollo. Este es un problema común para los departamentos de apoyo, como marketing, RRHH, Employer Branding y otros. Sin embargo, también son comunes las empresas enteras que luchan con este problema.
Esto ocurre por varias razones:
- los costes se analizan una vez generados y no pueden modificarse ni ajustarse,
- los costes no están clasificados por categorías y se desconoce su origen,
- falta de documentación de los gastos, en particular de los pagos efectuados con tarjetas de la empresa,
- aumento de los impuestos provocado por facturas incorrectas,
- herramientas y suscripciones innecesarias.
¿Cómo afecta a los resultados financieros la falta de control sobre los gastos generales?
El principal problema causado por la falta de control sobre los gastos generales puede describirse en pocas palabras: el dinero se gasta de forma ineficaz en gastos innecesarios, mientras que podría hacer más bien en otros campos. Como resultado, los fondos no mejoran la rentabilidad, sino que la arrastran hacia abajo.
En otros casos, las empresas gastan demasiado dinero y toman decisiones que no pueden permitirse. Como resultado, estas empresas pueden aceptar proyectos o realizar inversiones que les impedirán crecer a largo plazo, o que contribuirán al colapso total de la empresa. Lo mismo puede decirse de los préstamos de capital circulante; aunque pueden resultar tentadores, también pueden generar costes adicionales que pueden ser perjudiciales para la empresa en los meses venideros.
¿Qué podemos hacer para evitarlo?
Empecemos por lo básico: cada departamento de la empresa debe tener un presupuesto y una planificación financiera que se correspondan con sus necesidades. Sólo debe incluir los gastos necesarios. Además, deben compararse periódicamente con los gastos reales, para garantizar que cada céntimo se gasta en las inversiones adecuadas.
Además, las finanzas también deben pasar a ser responsabilidad de los responsables de determinados equipos y departamentos. Este enfoque ayudará a su empresa a controlar los gastos a menor escala y a garantizar que son realmente los previstos.
Falta de presupuesto para los equipos
No limitar los gastos no suena bien y, por supuesto, no debería ocurrir en ninguna empresa de software. Desgraciadamente, ocurre.
La principal razón de que esto ocurra es la falta de educación financiera en los equipos. En las empresas de servicios, las personas son las responsables de generar los gastos, ya que no hay materiales, ni almacenes, ni máquinas. Su falta de comprensión de cómo funcionan las cosas puede ser otra de las razones de la desaparición del efectivo.
"Una vez me encontré con un ejemplo perfecto de este tipo de comportamiento. Un desarrollador acudió a los directivos y les pidió que organizaran un hackathon. Necesitaba 2 juniors, 2 mids y 2 seniors, y 30 personas podían participar en el evento. También afirmó que el evento era capaz de promocionar la empresa. Cuando se le preguntó por los costes de tal empresa, el desarrollador dijo que sólo necesitaba dinero para algunos mensajes en las redes sociales; pensó que utilizar el equipo interno para tal fin no generaría ningún coste para la empresa."
Adam Zagała, cofundador de Value Finance.
Estas decisiones irracionales que implican gastos innecesarios pueden no ser rentables para la empresa, y a menudo no lo son.
¿Cómo podemos mejorar la presupuestación en los equipos?
Al igual que hemos sugerido en el ejemplo del párrafo anterior, la educación es la clave, y debe empezar por los propios equipos y sus directivos. Un conjunto de talleres o clases destinadas a mostrarles los matices de las finanzas de una empresa puede mejorar su concienciación sobre estas cuestiones y ayudar a la empresa a controlar sus finanzas a gran y pequeña escala.
Además, a medida que avanza la formación, los directivos también deben responsabilizarse de los asuntos financieros. Como siempre están cerca del equipo y sus proyectos, son las personas más indicadas para el trabajo: la empresa sólo tiene que ayudarles a mejorar sus capacidades financieras.
Mejore su rendimiento financiero con Value Finance y Primetric
Si aún no está seguro de cómo mejorar los resultados financieros de su empresa, tenemos algunos consejos más para usted.
En primer lugar, compruebe si sus herramientas son realmente adecuadas para medir el rendimiento financiero. Si tiene alguna duda, consulte nuestro software de gestión financiera o simplemente pruebe Primetric ahora mismo.
En segundo lugar, si todavía tienes alguna pregunta, no dudes en visitar el sitio web de Value Finance y echar un vistazo a su oferta: ¡estoy seguro de que allí encontrarás lo que buscas!
