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¿Qué es la previsión de ingresos?
La previsión de ingresos consiste esencialmente en crear una estimación de los beneficios y el crecimiento de una empresa a partir de la información sobre el negocio que ya se tiene, así como de los datos históricos.
En otras palabras, la previsión de ingresos le permite predecir métricas financieras críticas, como el margen, la rentabilidad, los gastos, etc. También puede servir de base para las previsiones de ventas.
¿Por qué es importante la previsión de ingresos?
De acuerdo, la definición de previsión de ingresos era bastante sencilla, pero ¿por qué queremos hablar de ella en primer lugar?
La respuesta a esta pregunta debería ser de especial interés para los gestores financieros. Naturalmente, las previsiones de ingresos, las previsiones de ventas y las tasas de crecimiento son de gran interés en la actualidad. Pero, ¿por qué deberían prestar especial atención a las previsiones de ingresos?
Eso es porque pueden usarlo para:
- controlar el rendimiento global de la empresa y su escalabilidad,
- predecir la futura expansión de la empresa,
- tomar decisiones basadas en estimaciones con datos, no en conjeturas,
- optimizar los beneficios en períodos futuros,
- Establecer objetivos realistas para los equipos, proyectos y departamentos,
- planificar cómo expandir e invertir en el negocio en nuevos mercados.
Todos los puntos anteriores proporcionan a la empresa una importante ventaja competitiva, que puede utilizar para impresionar aún más a sus clientes. Aparte de eso, un análisis tan profundo también puede mejorar la tasa de crecimiento y los ingresos futuros: ¡una gran noticia para cualquier equipo de ventas!
¿Cómo hacer una previsión de ingresos?
La previsión de ingresos conlleva numerosos beneficios. Sin embargo, para disfrutar de ellas, es necesario completar el proceso de previsión para un periodo de tiempo determinado. Veamos qué se esconde en él para una empresa de servicios típica.
1. Elija la herramienta adecuada para el trabajo.
Hay que empezar por lo básico, y no quieres empezar con una interminable hoja de Excel con previsiones de ingresos que no puedes entender realmente. Por eso necesitas una herramienta de contabilidad de proyectos que te ayude.
Tenga en cuenta que no todas las herramientas de gestión de la cartera de proyectos incluyen las finanzas en su ámbito de funciones. De hecho, muchas de ellas se centran únicamente en la gestión de recursos o el seguimiento del tiempo. Sin embargo, una empresa típica centrada en los proyectos necesita más para crear una previsión de recursos precisa y hacer que los ingresos previstos sean lo más exactos posible.
¿Cómo elegir la herramienta para las proyecciones de ingresos?
Para garantizar la exactitud de las estimaciones y proyecciones de ingresos, su herramienta debe tener:
- Módulo integrado de presupuestación de proyectos, con costes e ingresos previstos y reales,
- Módulo extenso para los salarios de los empleados, con varios tipos de contratos (es decir, empleado regular, contratista, etc.),
- diferentes tipos de métodos de facturación para proyectos (por ejemplo, proyectos de tiempo y material, proyectos de precio fijo, proyectos de mantenimiento),
- módulo contable completo con liquidaciones,
- varios informes de proyectos para las finanzas, así como las finanzas combinadas con el seguimiento de las horas y el progreso.
Sólo estas funciones combinadas pueden proporcionarle todos los detalles que necesita para crear una previsión de ingresos, una previsión de ventas o una predicción de crecimiento de los ingresos precisas.
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2. Añade todos los proyectos a la ecuación.
Una empresa de servicios típica tiene numerosos esfuerzos que debe tener en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto. Ahora es el momento de utilizarlos también para prever los ingresos.
¿Qué información debe incluirse en los presupuestos?
En esta fase del proceso de previsión de ingresos, hay que reunir la información sobre todas las fuentes de ingresos y costes de la empresa. Esto incluye:
- proyectos facturables y no facturables,
- costes de los distintos tipos de empleo,
- los gastos generales de la empresa (es decir, los costes de contratación, equipos, tecnologías, oficinas, etc.),
- los costes de los departamentos de apoyo,
- las compras e inversiones previstas,
- ingresos totales del periodo anterior.
Si ha hecho un buen trabajo en el paso anterior, su rastreador de gastos del proyecto debería tener una función que le permita especificar todos los costes que se le ocurran a cualquier gestor de proyectos.
Así es como se ve en Primetric:
3. Elegir el método de previsión de recursos adecuado
Una vez reunidos todos los datos sobre las actividades actuales de su empresa, ahora tiene que echar un vistazo a su futuro. En este punto, hay 2 métodos de previsión de recursos que pueden ayudarte a hacerlo.
Métodos de previsión de ingresos: planificación ascendente
Con este método de previsión de recursos, se centra en los clientes, las previsiones de ventas y la tasa de crecimiento prevista.
En esta fase de la previsión de ingresos, se analizan los proyectos que están en marcha actualmente, todas las operaciones previstas que ya están en marcha, y se combinan para ver un total aproximado de ingresos. Esto le permite ver qué actividades de su empresa generan beneficios por el momento.
A continuación, combina los datos con tus estadísticas objetivo para el siguiente periodo de tiempo y los datos históricos. Calcule la tasa de crecimiento y utilícela como referencia para su estimación. Con este valor, puedes crear una previsión de ingresos aproximada para el siguiente periodo.
Si tiene dudas sobre cómo hacerlo, utilice nuestra guía para crear una estimación de costes en la gestión de la cartera de proyectos. ¡Es perfecta tanto para los gestores financieros como para el equipo de ventas!
Métodos de previsión de ingresos: planificación descendente
El segundo método de previsión de recursos es una planificación descendente.
En este método, se empieza por centrarse en el entorno de la empresa, no en la propia empresa.
En resumen, usted y sus gestores de proyectos deberían empezar a investigar el mercado de sus servicios y su crecimiento, así como el estado de la competencia a la que se enfrenta.
A continuación, compruebe su posición actual en este entorno y la parte del mercado que puede capitalizar. Calcule los ingresos futuros que probablemente adquirirá en el próximo periodo de tiempo.
A continuación, calcula las ventas que esperas realizar en el siguiente periodo y los beneficios que se supone que generarán. Deduce los costes de ventas, marketing y otros procesos de apoyo para crear un valor más exacto. Ahora ya sabes cómo prever los ingresos y predecir su crecimiento: ¡tu estimación está completa!
Modelos de previsión de ingresos
De acuerdo, pero ¿qué pasa si quiero incorporar un enfoque más basado en datos a los modelos de previsión de ingresos anteriores?
En tal caso, es necesario utilizar algunos de los modelos de previsión de recursos. He aquí algunos que puede considerar:
Método de previsión de ingresos lineales
Se trata de un método sencillo, pero muy eficaz, de previsión de ingresos. En resumen, utiliza los datos históricos para predecir cualquier crecimiento futuro.
Imaginemos que tu empresa ha tenido mucha suerte (y está bien gestionada, por supuesto), y que en los últimos tres años ha crecido un 10, un 30 y un 20 por ciento. Como puedes ver, en promedio creció un 20 por ciento al año.
Basándose en estos datos, puede esperar que su negocio crezca otro 20% este año, y puede utilizar ese valor para la previsión de ingresos.
Método de previsión de ingresos de media móvil
El método de previsión de ingresos de media móvil es una opción perfecta para quienes valoran la precisión a corto plazo frente a las generalizaciones a largo plazo.
En esta técnica, se calcula el crecimiento histórico medio de una empresa para periodos más cortos, por ejemplo semanas y meses. A continuación, los indicadores de algunos de estos periodos (cuantos más, mejor) se colocan en un gráfico que muestra las tendencias generales de la empresa, así como algunos cambios estacionales.
En otras palabras, el método de previsión de ingresos de la media móvil muestra la dirección general de la empresa, así como algunas fluctuaciones que debe considerar al hacer las estimaciones.
Método de previsión de ingresos por series temporales
El método de previsión de ingresos por series temporales se centra sobre todo en los patrones repetibles que deben tener en cuenta los gestores financieros y de proyectos al predecir el crecimiento de los ingresos.
Este método mide los datos de crecimiento de los ingresos en varios puntos y los organiza en un orden de datos. A continuación, se calcula un valor medio basado en los datos históricos del gráfico
Esta técnica permite a los directivos ver cómo crece su empresa y cómo los factores externos afectan a sus resultados tanto a corto como a largo plazo. Además, también es un método muy bueno para predecir las tendencias que afectan al sector en su conjunto.
Método de previsión de ingresos por regresión lineal
En general, el método de previsión de ingresos por regresión lineal representa la relación entre dos o más puntos de datos en un gráfico. Por ejemplo, es perfecto para combinar los datos sobre las ventas y los beneficios, pero también otros factores que pueden afectarse mutuamente en la empresa.
Los datos recogidos por el método de previsión de ingresos por regresión lineal son muy fáciles de visualizar e interpretar. Los dos parámetros elegidos deben colocarse en el eje, y su valor medio debe crear una única línea, como en el gráfico que hemos preparado para usted más arriba.
Si la línea creada por los datos sube, indica una correlación positiva entre los dos factores.
Sin embargo, cuando la línea baja, muestra algunos desafíos significativos creados por la falta de puntos en común entre los factores.
Previsión de ingresos: FAQ
¿Cuándo debo actualizar una previsión de ingresos?
Naturalmente, la previsión de ingresos no se hace sólo una vez. Para que una previsión sea exacta, hay que ajustarla cada vez que algo empieza a tener un gran impacto en su negocio.
En otras palabras, debe actualizar una previsión de ingresos cuando:
- hay un cambio significativo en el mercado (por ejemplo, una guerra, una pandemia, una crisis o, por el contrario, una gran oportunidad para su negocio),
- has conseguido adquirir inesperadamente un nuevo y gran cliente,
- su empresa ha lanzado una nueva iniciativa que se supone que va a generar importantes beneficios,
- su empresa ha experimentado una pérdida o ganancia significativa de dinero por cualquier motivo.
¿Por qué es importante la estacionalidad en la previsión de ingresos?
Si quiere intentar hacer una previsión de ingresos a corto plazo, la estacionalidad tiene muchas posibilidades de afectar a sus estimaciones.
¿Qué es la estacionalidad?
La estacionalidad incluye todas las fluctuaciones provocadas por los periodos con más y menos demanda en el sector. Por ejemplo, las agencias de marketing deberían notar un pico de demanda justo antes de las Navidades, cuando más clientes quieren anunciar sus servicios.
Sin embargo, algunas empresas de servicios -por ejemplo, en el sector de las tecnologías de la información- pueden esperar un flujo constante de nuevos clientes durante todo el año, y la estacionalidad no se aplica a ellas.
Aun así, para las empresas que tienen períodos mejores y peores a lo largo del año, la estacionalidad puede ser una valiosa fuente de información para las estimaciones a corto plazo. Si la demanda cambia periódicamente, puede incluir esa información en sus predicciones, haciéndolas más precisas que antes.
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