Introducción

HSD es una empresa australiana de desarrollo de software con sucursales en cinco lugares y más de 20 años de historia. HSD es un socio certificado de Microsoft, que ejecuta proyectos a largo plazo con presupuestos multimillonarios.

Especializado en el ecosistema Microsoft Dynamics y .NET, HSD tiene una excelente trayectoria de cooperación con pequeñas, medianas y grandes organizaciones privadas y públicas en sectores como la educación, la sanidad y la regulación (RegTech).

HSD utilizaba un conjunto de hojas de cálculo Excel masivas para realizar un seguimiento de la asignación y disponibilidad de personal. Sin embargo, esta solución resultó ser lenta de utilizar y mantener. Además, impedía a HSD compartir datos entre distintos departamentos o prever la rentabilidad de los proyectos.

Por eso HSD recurrió a nosotros. Al implementar Primetric, HSD redujo el tiempo de trabajo en hojas de cálculo de Excel de 15 horas a la semana a 30 segundos, generando un aumento en el ahorro y las ganancias de más de 200.000 dólares al año.

La estructura de HSD en pocas palabras

En HSD, los equipos están formados principalmente por desarrolladores de software senior y consultores dedicados a clientes específicos a tiempo completo. Gracias a esta disposición, el equipo puede crear soluciones a medida que se ajustan perfectamente a las necesidades del cliente.

Dado que muchos de los proyectos de HSD son a largo plazo y de varias fases, a menudo pasan del desarrollo (facturado como Tiempo y Material) al mantenimiento (facturado como Soporte o Precio Fijo). Por eso, mantener la rentabilidad a lo largo de todo el proyecto es todo un reto. Además, la contratación de consultores es muy costosa, por lo que la planificación y la asignación adecuada son esenciales para llevar a cabo un negocio con éxito.

El problema: falta de visibilidad en la disponibilidad de las personas y previsión de márgenes

En HSD, el Director de Entrega era responsable de la gestión de la cartera de proyectos, la asignación de equipos y la garantía de que los proyectos se ejecutan a tiempo y con el margen adecuado. Además de medir los proyectos facturables, HSD también aborda meticulosamente la planificación de la utilización real teniendo en cuenta los proyectos internos, como los talleres, las reuniones, la revisión del rendimiento o el desarrollo de sus propias soluciones.

Esto permite conocer mejor la disponibilidad real de los especialistas y planificarlos en proyectos facturables. Sin embargo, esta organización plantea un severo reto en el contexto del control de los datos y su continua complementación.

Este es el aspecto de los procesos en HSD antes de implementar Primetric:

La empresa ha estado utilizando masivamente hojas de cálculo de Excel para asignar personal, prever su disponibilidad y proyectar márgenes.

A partir de las hojas de cálculo, los departamentos de la Oficina de Gestión de Proyectos y de la Oficina de Gestión de Apoyo actualizaban los datos relativos a la tesorería y la rentabilidad de los distintos proyectos durante las reuniones. Los archivos así rellenados se enviaban a Sarah, que preparaba un informe para el Director de Servicios Corporativos, y lo enviaba al resto de los Ejecutivos.

Sarah creó un montón de hojas de cálculo encargadas de asignar a las personas, comprobar su disponibilidad y medir la rentabilidad de los proyectos. Aunque la solución funcionaba bien, a Sarah le llevaba entre 10 y 15 horas semanales gestionar los datos y recuperar la información necesaria.

Además, la operación en sí era difícil y no permitía tener una visión de conjunto de lo que ocurría entre los proyectos. No había una fuente de conocimiento global en la que cualquiera pudiera consultar la información que necesitaba.

"Nadie tenía información real sobre el nivel de utilización y la rentabilidad del proyecto. Esto dio lugar a muchas reuniones entre yo, la Oficina de Gestión de Proyectos, la Oficina de Gestión de Apoyo y la Oficina de Negocios y Consultoría. Tuve que hacer constantes malabarismos con diferentes hojas de cálculo para comprobar la información necesaria, haciendo dobles comprobaciones, y al final, seguía sin estar 100% seguro de que los datos fueran correctos. Esto provocaba caos y confusión. "

Sarah Prouse, Directora de Prestación de Servicios de HSD

¿Cuáles fueron las consecuencias de este proceso?

El proceso de HSD provocaba tiempos muertos, lo que se traducía en largas reuniones en las que los distintos departamentos tenían que reunirse para intercambiar información y luego tratar de reproducirla en hojas de cálculo. La parálisis en la toma de decisiones era un problema habitual. Además, a medida que los proyectos se ampliaban, las hojas de cálculo crecían en volumen de datos y tardaban mucho en cargarse, lo que reducía considerablemente su utilidad.

Otro problema experimentado en HSD fue que los directores de proyecto y los desarrolladores preguntaban a menudo a Sarah en qué iban a trabajar a continuación y cuándo, porque no tenían acceso a estas hojas de cálculo. Como Sarah no estaba siempre disponible, esto provocaba un problema de comunicación que frustraba a todos.

El proceso también creaba un riesgo adicional: las liquidaciones incorrectas con los clientes que podían causar pérdidas y debilitar la relación del cliente con la empresa.

Principales problemas de organización:

• Falta de visibilidad para una planificación y asignación de personal precisas.
• Reuniones de intercambio de información que requieren mucho tiempo
• Masa de hojas de cálculo que requieren actualizaciones y mantenimiento
• Imposibilidad de prever la disponibilidad
• Acuerdos incorrectos con los clientes
• Parálisis en la toma de decisiones por falta de datos

Solución: Aplicación de Primetric

Durante una reorganización de los departamentos, la empresa decidió empezar a buscar un software completo que sustituyera a las hojas de cálculo de Excel utilizadas hasta entonces. HSD consideró los siguientes criterios clave:

• posibilidad de mapear los procesos existentes en la empresa (adaptación a las empresas de servicios informáticos)
• capacidad para planificar y controlar el tiempo de trabajo de las personas
• posibilidad de estimar proyectos inciertos
• configuración avanzada de utilización (total, % de capacidad, un número fijo de horas al día)
• los días festivos personalizados (ya que los empleados también son de fuera de Australia)
• posibilidad de ejecutar proyectos en diferentes monedas
• integración con Jira para el préstamo de registros de trabajo
• excelente seguridad
• asistencia rápida y eficaz

"Buscaba algo que me permitiera tener una vista de pájaro de la disponibilidad humana, el estado de ejecución de los proyectos y la previsión de proyectos inciertos. Debido al hecho de que tenemos empleados de diferentes partes del mundo, la clave para mí era la capacidad de configurar los días festivos y el tiempo libre personalizados. Resultó que Primetric tiene todas las funcionalidades necesarias".

Sarah Prouse, Directora de Prestación de Servicios de HSD

Al buscar soluciones disponibles en el mercado, Sarah dio con Primetric en el Marketplace de Atlassian. Rápidamente se dio cuenta de que el sistema reflejaba completamente sus datos de Excel. Tras hablar con nuestro consultor, resultó que la única funcionalidad que faltaba era la compatibilidad con AUD (dólares australianos).

"Los chicos de Primetric son increíbles. Añadieron una función que faltaba en sólo 5 horas. Su capacidad de respuesta y de organizar una reunión por vídeo siempre que sea necesario es simplemente increíble."

Sarah Prouse, Directora de Prestación de Servicios de HSD

La adición de funcionalidades personalizadas abre las puertas a nuestra cooperación con HSD. Comenzamos con la implementación de Primetric. Como nuestra solución está estrictamente adaptada a los procesos de las empresas de desarrollo de software y de servicios informáticos, la implementación completa duró 4 semanas.

Gracias a ello, Sarah sustituyó múltiples hojas de cálculo masivas por un único sistema para gestionar la asignación, la capacidad y la disponibilidad de las personas. Además, ahora puede prever rápidamente el futuro, presupuestar proyectos y generar informes. Primetric organizó no sólo los datos, sino también los procesos en HSD, ayudando a entregar los proyectos más rápida y fácilmente.

Cómo utiliza HSD a Primetric

• HSD dispone ahora de una vista de pájaro de sus opciones de asignación de personal desde el nivel del calendario. Un calendario con asignaciones les permite ver rápidamente quién está trabajando en qué, durante cuánto tiempo y cuál es su capacidad. La gente ya no le pide esta información a Sarah porque tienen pleno acceso a estos datos.

• Primetric ofrece una mayor transparencia de los datos y una única fuente de verdad para los diferentes departamentos y ejecutivos.
• Dado que HSD tiene empleados ubicados en diferentes partes del mundo, la característica clave de Primetric es la posibilidad de configurar los días festivos y el tiempo libre personalizados.

• Las simulaciones y previsiones avanzadas de los proyectos tentativos se traducen en una mejor planificación de las personas y, en consecuencia, en un aumento de la rentabilidad de la empresa. Gracias a los informes de progreso de los proyectos, HSD puede prever rápidamente si el margen de los proyectos caerá por debajo del nivel previsto (20%) y reaccionar de forma continua.

• Los informes financieros sobre los proyectos permiten al DHS ver rápidamente cómo será el margen, teniendo en cuenta los proyectos provisionales y los confirmados, así como comprobar de qué pista disponen.
• Facilidad de liquidación de los proyectos gracias a la fijación de una tarifa por consultor y, a final de mes, aprobación o corrección para comprobar los planes frente a la realidad.
• Característica ultra simple y al mismo tiempo funcional para la asignación de personas, donde la empresa puede declarar cuántas horas o qué % de capacidad debe trabajar alguien en el proyecto.

Resultados

• Los ahorros y los ingresos aumentaron en más de 200.000 dólares al año
• Reducción del tiempo de trabajo en hojas de cálculo Excel y asociado a la asignación y generación de datos de 15 horas semanales a 30 segundos
• Mayor transparencia de los datos y una única fuente de verdad para los diferentes departamentos y ejecutivos
• Simulaciones y previsiones avanzadas para proyectos inciertos, lo que se traduce en una mejor planificación de las personas y un aumento de la rentabilidad de la empresa
• Gracias a los informes de progreso de los proyectos, HSD puede prever rápidamente si el margen de los proyectos caerá por debajo del nivel esperado (20%) y reaccionar de forma continua

Próximos pasos

HSD está planeando implantar un nuevo módulo de Primetric y ampliar su uso de la herramienta, por lo que esperamos otro estudio de caso en breve.

"Primetric es una solución que cambia las reglas del juego para mí y para nuestra empresa. Nos permite reducir el tiempo de planificación de 15 horas semanales a sólo unos minutos. Ahora, todo el mundo sabe quién, cuándo y durante cuánto tiempo debe trabajar en un proyecto. Cuando la gente me pide datos financieros o relacionados con el trabajo, les digo que sólo tienen que consultar el informe de Primetric porque está todo ahí. Además, gracias a la rápida comparación de los planes de ejecución, puedo controlar fácilmente lo que ocurre en la cartera de proyectos y reaccionar antes de que sea demasiado tarde. Primetric me ha quitado un gran peso de encima".

Sarah Prouse, Directora de Prestación de Servicios de HSD