Cómo Netgen recuperó el control total de las finanzas con Primetric

Si quiere saber cómo Netgen supera retos como:

• estimaciones financieras inexactas, 
• reflejando diferentes tipos de presupuestos de proyectos en una sola herramienta, 
• enorme agotamiento del presupuesto, 
• falta de transparencia y una única fuente de conocimiento para toda la organización, 

...¡entonces sigue leyendo! 

¿Qué es Netgen? 

Netgen es una empresa de diseño y desarrollo web ubicada en Suiza y Croacia. Se autodenomina una agencia boutique, que no pretende atraer a muchos clientes, sino que elige a sus clientes para ofrecerles servicios de primera categoría. Trabaja sobre todo con empresas de más de 500 empleados. 

A lo largo de los años, Netgen ha desarrollado tanto software de código abierto como empresarial, pero también ofrece consultoría estratégica para empresas de diferentes sectores. Sin embargo, Netgen no se dirige a un sector específico, sino que atiende a una serie de empresas de diferentes ámbitos, como la banca, la sanidad o la comunicación, entre otros.

"No somos una empresa que sólo desarrolla un sitio web. Los clientes acuden a nosotros porque quieren desarrollar su negocio y cambiar algo en el flujo de trabajo."

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Además, Netgen también es miembro de la Asociación Suiza ACT. Además, organiza el Web Summer Camp, un evento anual para empleados y especialistas en TI que desean ampliar sus conocimientos. 

Una mirada privilegiada: conozca al director general

La persona que está detrás del éxito de Netgen es Christian Paredes, director general de la filial suiza de Netgen.

Está especializado en el desarrollo de negocios internos y externos, y, por tanto, fue él quien decidió empezar a buscar mejores herramientas de gestión de carteras de proyectos para su negocio. Aparte de eso, también busca oportunidades; también se dedica a asesorar a los clientes sobre la transformación digital y a proporcionarles componentes de crecimiento. 

Estructura de Netgen

Netgen está formada por dos empresas situadas en Suiza y en Croacia. Sus responsabilidades también están separadas: los especialistas de Suiza se centran en la gestión de proyectos, la consultoría, el crecimiento y los servicios de UX, así como en las campañas y los contenidos. Por otro lado, todo el equipo de desarrollo, incluidos los especialistas en UX, trabajan desde Croacia.

Sin embargo, esta estructura no es resultado de la subcontratación, que es bastante común en la industria de las tecnologías de la información. Las dos ramas actúan financieramente como empresas separadas. Esta división se sigue reflejando en la contabilidad de los proyectos, en la que hay que incluir por separado a los empleados de Croacia.

Procesos de planificación en Netgen: ¿qué solía fallar?

Fase de petición de oferta del proyecto - Estimaciones iniciales y previsiones de la demanda

Cada nuevo proyecto comienza con una solicitud de proyecto. En ella se incluyen las características y especificaciones clave que el cliente quiere incluir en el proyecto para cumplir un objetivo concreto. Estas características se convierten en la base de las estimaciones de costes y tiempo. 

En este punto, Netgen divide su proyecto en tres categorías. Éstas son: 

1. Proyecto de tiempo y material. En este tipo de proyecto, el cliente paga por el número real de horas que los empleados de Netgen dedican a las tareas relacionadas con el proyecto. Este modelo suele elegirse para proyectos que suelen derivarse de estimaciones. 
2. Proyectos a precio fijo. Los proyectos con costes fijos se calculan al principio de la obra. En el caso de Netgen, los costes de este tipo de proyectos pueden liquidarse por adelantado, una vez finalizado el proyecto, o pueden dividirse en cuotas pagadas según un calendario flexible (por ejemplo, al principio y al final del proyecto). 
3. Contrato de gestión de aplicaciones y servicios. Proyectos de retención con un precio fijo; el presupuesto, sin embargo, debe gastarse razonablemente durante un periodo de tiempo determinado para mantener una solución y generar al mismo tiempo un margen de beneficio saludable. 

Esta variedad era uno de los problemas de Netgen. Su software de gestión del presupuesto del proyecto sólo podía reflejar uno de estos tipos de proyectos. Además, no contenía información detallada y no podía actualizarse en tiempo real, lo que daba lugar a numerosos malentendidos. 

"Para una agencia como la nuestra, tenemos que gestionar nuestro presupuesto con prudencia. Nunca hay un solo proyecto y un solo presupuesto; hay muchos proyectos, presupuestos, solicitudes de cambio, mantenimiento, alojamiento y muchas otras cosas. En una agencia, sólo se puede tener éxito cuando se hace un seguimiento de todos esos factores".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Fase de planificación: asignaciones a largo plazo y previsiones presupuestarias

A continuación, había que planificar el proyecto en el calendario de la empresa. Desgraciadamente, esto también resultó un reto, ya que Netgen tuvo que utilizar dos herramientas diferentes para ello: una para una perspectiva a largo plazo y otra para una visión a corto plazo. Sus entradas se combinaban en hojas de cálculo clásicas. Sin embargo, estas herramientas no estaban vinculadas a las finanzas, lo que obligaba a los directivos a cambiar de solución. 

"Registrar las horas en JIRA era engorroso, así que empezamos a usar Tempo. Pero había muchas cosas que faltaban allí: la gestión de los empleados, el tiempo parcial, etc. Diez años después, siguen sin solucionarse, a pesar de que nos pusimos en contacto con el soporte."

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Además, la empresa también se esforzaba por tener una visión global de sus finanzas. Al igual que en el caso de la asignación de personal, utilizaba dos herramientas para ello: Tempo Budget, para supervisar los costes futuros, y Float, para combinar las asignaciones a largo plazo con las previsiones. Sin embargo, este método de presupuestación llevaba mucho tiempo, era complicado y propenso a numerosos errores graves. 

Los retos de Netgen

Separar los planes y las finanzas. Netgen se vio inundada por numerosas herramientas que eligió para intentar combinar las finanzas con los planes de los proyectos. También tuvo problemas para obtener una visión global de sus operaciones; en cambio, los gestores se vieron atrapados en una lista interminable de soluciones que no eran compatibles entre sí. 

"Especialmente cuando los presupuestos son ajustados, no podemos esperar hasta el final del proyecto para ver los beneficios. Si se trabaja con empleados, contratistas o terceros, la presupuestación se vuelve muy complicada, porque las entradas se introducen por separado. Esto ha sido un reto para nosotros durante los últimos 20 años".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Agotamiento del presupuesto. Como las estimaciones de costes no eran correctas desde el principio, la empresa tenía dificultades constantes para controlar sus finanzas. Además, la empresa también tenía problemas para controlar las transacciones irregulares. En algunos casos, Christian descubrió proyectos no rentables después de haberlos terminado. 

Faltaban otras herramientas. Aunque algunas otras herramientas proporcionaban a Netgen funciones de seguimiento adecuadas, no podían ofrecer a la empresa soluciones de gestión de personas y finanzas. Por si fuera poco, no podían mostrar los datos en tiempo real, y aplicar cualquier cambio en ellos era casi imposible -y si era posible, causaba problemas imprevistos-. 

"Podías introducir muchos datos en las otras herramientas, es decir, tarifas, horas individuales, etc., pero tenías que hacerlo en cada proyecto manualmente. Entonces, los datos históricos del empleado también cambiaban, provocando un enorme caos".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Falta de transparencia. Christian intentaba hacer un seguimiento de las funciones, tarifas y costes de todos los empleados, proyectos y acciones. Lamentablemente, con las herramientas de gestión de recursos con las que trabajaba, no podía clasificar la información por los filtros que realmente necesitaba. También le resultaba muy difícil actualizar manualmente toda la información. Como resultado, se quedaba sólo con datos parciales, o incorrectos. 

Imposibilidad de reflejar la estructura de la empresa en otras herramientas. Con dos sucursales en dos países diferentes. Netgen tuvo problemas para llevar las finanzas de ambas sedes. Las conexiones entre ellas tampoco estaban claras. 

Errores críticos en las finanzas. Las herramientas que utilizaba anteriormente Netgen no reflejaban las operaciones que la empresa pretendía llevar a cabo. Por ejemplo, no podía añadir facturas con fechas pasadas. En algunos casos, el software también introducía cambios inesperados en los proyectos pasados cada vez que se modificaban los detalles de las nuevas operaciones. Eso hacía que los documentos se perdieran, se omitieran o simplemente se editaran de forma no intencionada, y daba lugar a numerosos problemas de contabilidad, así como al desperdicio de recursos. No se trataba de unos pocos casos: según Christian, ¡más del 20% de las facturas eran inexactas debido a problemas de software!

"Si alguien se olvidaba de añadir sus horas, o cambiaba las horas en el pasado, o añadía costes en el pasado, nunca se facturaba en nuestras antiguas herramientas, y nadie podía darse cuenta. Había que investigar qué pasaba cada vez".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Falta de una base de datos completa, flexible y precisa. Las herramientas utilizadas anteriormente por Netget no eran lo suficientemente intuitivas, y a menudo ofrecían soluciones muy confusas o agotadoras. Uno de los problemas más comunes era la introducción de los cambios en los salarios en el sistema de gestión de recursos y competencias. La información no se asignaba a un empleado, sino que había que cambiarla en cada proyecto en el que el empleado trabajaba. En el caso de otras herramientas, los cambios en los salarios también se veían en proyectos anteriores, lo que reducía drásticamente la precisión de su presupuestación. 

"Los empleados sólo podían tener una tarifa, y ya está, y sólo se podía cambiar por cuenta, no por proyecto".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

No hay integraciones o falta de soporte para ellas. La empresa basaba sus operaciones en JIRA. Sin embargo, las herramientas que Netgen utilizaba anteriormente no soportaban el sistema correctamente o exigían una enorme cantidad de dinero por la función, lo que dejó a Christian sin más alternativas que buscar otro software. 

¿Qué llevó a Netgen a buscar una nueva herramienta? 

A veces las frustraciones y los errores son el origen de las buenas ideas, y ese fue exactamente el caso de Christian y Netgen. 

"Era una locura: la gente invertía más del 20% de su tiempo intentando actualizar todas las herramientas. Esto no era eficiente; podíamos facturar ese 20%. No podíamos seguir así".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Después de utilizar procesos ineficaces durante años, los directivos estaban cansados de trabajar con numerosas herramientas al mismo tiempo. Por desgracia, estas perspectivas no podían combinarse para ofrecerles una visión más amplia. En consecuencia, los líderes y gerentes rebuscaban constantemente entre las distintas herramientas, perdiendo su valioso tiempo.

"Todos los directores de proyecto dijeron que les parecía engorrosa la forma en que trabajábamos. También vimos que se cometían muchos errores, y que solo se podían encontrar si se examinaban muy de cerca nuestras operaciones."

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Además, también se encontraron constantemente con numerosos errores causados por las diferentes vistas que les proporcionaban otras herramientas. Algunas de ellas ni siquiera podían notificar a Christian los errores visibles dentro de una herramienta. Por ello, a menudo se daba cuenta de los problemas cuando ya era demasiado tarde para resolverlos. 

El apoyo de diferentes herramientas no mejoró esta situación. El servicio de atención al cliente no respondía a menudo. Tardaban meses en responder, y los problemas reportados por Christian a menudo quedaban sin resolver durante años. Las herramientas simplemente parecían no crecer con Netget, y por eso la empresa decidió buscar pastos más verdes en otro lugar. 

"Encontré un par de cosas que había que arreglar en las herramientas. Al final, las sugerencias [de muchas empresas] se sometieron a votación. Algunas ganaron, y, unos 7 años después, siguen ahí. Entradas con miles de votos".

Chrisitan Paredes - CEO de Netgen Suiza

Es entonces cuando Primetric toma el relevo.

¿Cómo ayuda Primetric a Netgen? 

Implementación rápida y perfecta integración con Jira

La implementación es una parte clave de la utilización de Primetric, pero, en el caso de Netgen, fue también uno de los procesos más rápidos de este tipo que hemos tenido el placer de realizar. 

Todo el proceso de implementación duró menos de 3 semanas e incluyó todos los casos de uso. Christian contó con la ayuda del soporte de Primetric, comunicó claramente sus prioridades y su solicitud fue respondida inmediatamente. El equipo de Primetric, por su parte, abordó al instante todos los problemas que comunicó y los ajustó en consecuencia.

La implementación también fue impulsada por integraciones rápidas y sin problemas. En el caso de Netgen, la empresa se centró en la integración con JIRA. Afortunadamente para ella, dicha función no sólo estaba disponible en Primetric, sino que además sólo implicaba unos sencillos pasos. Como resultado, Netgen pudo navegar por sus datos en Prietric en sólo unos minutos. 

Por si fuera poco, los empleados de Netgen también recibieron a Primetric con los brazos abiertos. Gracias a una interfaz intuitiva, pudieron familiarizarse rápidamente con la herramienta y utilizarla en su beneficio. Y lo que es más importante, esta opinión fue compartida tanto por los directivos como por los especialistas. 

"Se tarda unos minutos en configurar el proyecto y ver los datos para tomar mejores decisiones".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

¿Cómo se beneficia Netgen del uso de Primetric? 

"He estado buscando activamente una buena solución durante 3 años. [...] Después de algún tiempo estaba realmente claro que Primetric no tiene los problemas que tienen otros".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Filtros personalizados e informes completos. Con Primetric, Christian podía ajustar los gráficos y las tablas de la herramienta para que se adaptaran a sus necesidades mejor que nunca. Podía ordenar los datos tal y como necesitaba y crear informes personalizados adaptados a sus necesidades. 

Integración avanzada e intuitiva con Jira.

Primetric puede integrarse -y se integró- con JIRA en unos pocos clics. Se comunica constantemente con el sistema para proporcionar a los gestores información en tiempo real sobre los trabajos de sus empleados. Además, también proporciona a los usuarios JQL, que permite importar los registros de trabajo de un proyecto de JIRA a muchos proyectos en Primetric, mejorando la precisión de la facturación en muchos modelos financieros a la vez. 

Flexibilidad total en las finanzas teniendo en cuenta diferentes modelos de facturación.

Primetric es capaz de cubrir todos los escenarios empresariales que Netgen solía utilizar para prestar sus servicios a sus clientes. Tanto si se trata de un proyecto de tiempo y material como de un proyecto de precio fijo, la solución puede reflejar sus características para ajustar sus cálculos y proporcionar a Christian datos financieros precisos y actualizados. 

"Tienes todos los casos posibles [en el sistema]. Eso fue lo que nos abrió los ojos, fue cuando dijimos "¡Esta herramienta es realmente buena!". Recuerdo que se la enseñé a mis amigos de Croacia. Dijeron: "Si es así, nosotros también la necesitamos". 

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

Información financiera detallada. A diferencia de otras herramientas, Primetric ofrecía a Christian un enfoque exhaustivo de sus finanzas. El cálculo financiero en la herramienta incluía muchos factores pequeños, pero cruciales, como las solicitudes de cambio, el mantenimiento, el alojamiento, etc. - y podían modificarse en cualquier momento. Con esta característica, a Christian no se le escapaba ninguna coma ni ningún número. 

Variedad de proyectos - Tiempo y material, precio fijo, topes y otros tipos de presupuestos - todos están disponibles para Netgen en Primetric. Como resultado, la empresa puede reflejar su estructura en la herramienta y gestionarla de forma eficiente basándose en datos detallados y precisos sobre los gastos e ingresos. 

"Para ser sinceros, Primetric es una de las pocas soluciones que puede gestionar un ámbito tan amplio [de escenarios]. Con las herramientas anteriores, siempre poníamos algún tipo de margen por encima. Con Primetric, ves el cálculo, ves los beneficios, ves el margen, y eso es todo lo que necesitas".

Christian Paredes - Director General de Netgen Suiza

La capacidad de incluir presupuestos para ambas ramas. Con las opciones financieras avanzadas, Netgen pudo por fin ver todos sus costes en una sola herramienta. En este caso, la empresa ha decidido que las finanzas de su sucursal croata se incluyan en los gastos generales. El cambio ha mejorado drásticamente la elaboración de presupuestos en toda la organización. 

Resultados

1. Cambios flexibles con actualizaciones automáticas para todos los proyectos. 
2. No hay facturas incorrectas o engañosas en el sistema. 
3. Visión financiera completa de cada proyecto y de todos los proyectos a la vez. 
4. Reducción del tiempo dedicado a la actualización de otras herramientas y aumento del tiempo facturable de los principales gestores y especialistas. 
5. Información detallada sobre todos los proyectos, incluidos los pequeños pero cruciales gastos generales, es decir, el alojamiento, los salarios, los gastos generales, etc. 
6. La capacidad de seguir los costes de ambas ramas de la empresa con opciones de gastos generales. 
7. Modelos de facturación flexibles que reflejan las características de los proyectos de Netgen. 
8. Descripciones detalladas del presupuesto del proyecto con información adicional sobre gastos generales, costes adicionales, etc. 

El futuro parece brillante con Primetric. 

Aunque la implantación de Primetric en Netgen fue un gran éxito para ambas partes, nuestro viaje común no termina aquí. En los próximos meses, Christian está planeando ampliar nuestro sistema en su empresa a en

Traslado de bajas y ausencias a Primetric. Hasta ahora, Netgen se ha centrado en el aspecto financiero de Primetric. Muy pronto, la empresa también utilizará el sistema para controlar los permisos, las ausencias y las vacaciones, con el fin de obtener una visión más amplia de las personas disponibles en la empresa. 

Estimaciones y previsiones. Netgen probará pronto una nueva faceta de Primetric: las previsiones y las estimaciones. La empresa espera trasladar todas sus operaciones financieras al sistema, y pronto tendrá la oportunidad de hacerlo. 

Capacidad de generar informes en PDF. Primetric va a preparar una función personalizada de informes en PDF sólo para Netgen con el fin de proporcionarles los recursos que la empresa necesita para tomar mejores decisiones. 

Planificación a corto plazo. Ahora mismo, Netgen se está preparando para crear planes de tareas detallados a corto plazo para sprints de dos semanas de duración. La empresa ya ha descubierto en Primetric el potencial de este tipo de calendarios y pronto lo utilizará al máximo.