Cómo Altudo pasó de 200 personas a más de 500 gracias a Primetric

Fundada en 1999, Altudo cuenta con más de 600 expertos que ofrecen una amplia gama de servicios, desde implementaciones de Salesforce y Sitecore hasta computación en la nube y desarrollo móvil.

Con seis oficinas situadas en varias regiones del mundo, Altudo ha prestado servicios a más de 45 empresas de la lista Fortune 500 de sectores que abarcan los servicios financieros, la fabricación, el comercio minorista y los seguros.

La empresa fue ganadora de un premio Platino en los MarCom Awards (2020) y en los Hermes Creative Awards (2020) y recibió el premio a la mejor experiencia de usuario y diseño visual en los Vega Digital Awards (2020).

Desafío principal

El principal reto al que se enfrentaba Altudo era la falta de una visión holística de la asignación y utilización del personal de la empresa, junto con la necesidad de una mayor transparencia para reducir el número de reuniones sobre la asignación de personal a los proyectos.

La empresa buscaba una solución que ofreciera sólidas capacidades de elaboración de informes, la posibilidad de crear asignaciones parciales y una única fuente de verdad para todos los empleados.

Gracias a Primetric, Altudo puede por fin almacenar todos los datos de asignación en un único lugar y compartirlos con toda la empresa para mejorar la comunicación, la planificación inteligente y el aprovechamiento de los empleados.

El problema: falta de visión de conjunto y hojas de cálculo caóticas

Altudo utiliza la metodología ágil de gestión de proyectos y crea un equipo dedicado a cada colaboración. Para planificar, asignar y gestionar el personal, la empresa utilizaba un conjunto de hojas de cálculo. Pero esta configuración planteaba una serie de problemas:

• Falta de una visión de alto nivel de la disponibilidad y utilización de los empleados: en ocasiones, esto llevó a una utilización de las personas por debajo de lo esperado, lo que repercutió directamente en los resultados de la empresa debido a un proceso de planificación más difícil.
• Preguntas constantes de muchos departamentos sobre la carga de trabajo de las personas, lo que dio lugar a una mala comunicación general entre los departamentos y a la necesidad de programar reuniones constantes para saber quién está ocupado y durante cuánto tiempo.
• Errores que provocaron gastos adicionales: las hojas de cálculo no permitían comprobar rápidamente quién podía estar disponible para el proyecto. En ocasiones, esto dio lugar a decisiones incorrectas sobre la contratación adicional (un patrón de costes que podría haberse evitado)
• Los miembros del equipo no estaban de acuerdo, porque no trabajaban con una única fuente de información sobre la asignación de personal.
• Riesgo de que algo no se rellene correctamente en el Excel: llevaba a muchas comprobaciones para asegurarse de que la información proporcionada a otros gestores era correcta.
• La generación de informes era tediosa y llevaba mucho tiempo, ya que requería recopilar datos de muchas hojas de cálculo de Excel.
• Dificultades para mapear todos estos casos de uso y procesos: la asignación parcial, la búsqueda fácil por habilidades de los empleados y la disponibilidad de las personas era realmente difícil de implementar en hojas de cálculo.
  

"Cuando me incorporé al equipo, utilizábamos herramientas basadas en Excel para el seguimiento de las asignaciones que no nos proporcionaban la información que necesitábamos sobre la disponibilidad de nuestros empleados. Este era el principal reto, ya que nuestro personal puede trabajar en varios proyectos al mismo tiempo. No teníamos transparencia entre los gestores, lo que provocaba muchos problemas".

Kumar Pranay - Jefe de Práctica de Garantía de Calidad en Altudo

Solución: Herramienta que puede apoyar los procesos existentes y permitir a Altudo escalar más rápido

Altudo buscaba una solución que cumpliera los siguientes requisitos:

• Informes
• Posibilidad de crear asignaciones parciales
• Aplicación rápida
• Diferentes funciones y opciones de acceso para aumentar la transparencia
• Capacidad para apoyar varios casos de uso en los proyectos
  

Primetric cumplía con todos estos requisitos y Altudo decidió implementarlo. El equipo de Primetric acompañó a Altudo en todo momento, con disponibilidad de comunicación vía Slack y WhatsApp. 

Para personalizar las funciones de Primetric, el equipo creó un tablón de Trello dedicado a las solicitudes de funciones en el que Altudo podía seguir el desarrollo de sus funcionalidades a medida. Por último, Primetric organizó una serie de reuniones de trabajo para agilizar el proceso de implementación y garantizar que Altudo pudiera aprovechar todo el potencial de su nueva solución de asignación de personal desde el primer día.

"Buscábamos una herramienta que nos aportara claridad en la asignación de personal y satisficiera nuestras necesidades específicas, como permitirnos crear asignaciones parciales o generar informes detallados con facilidad. Primetric cumplía todos nuestros criterios y el proceso de implementación fue transparente y fluido gracias al gran apoyo de Primetric. La implementación de la solución sólo llevó una semana, lo que da fe de la profesionalidad del equipo de Primetric." 

Kumar Pranay - Jefe de Práctica de Garantía de Calidad en Altudo

Cómo utiliza Altudo a Primetric

Informes

Altudo puede crear fácilmente informes sobre la asignación y utilización del personal, así como informes sobre las horas facturables. Además, los gestores pueden crear informes personalizados y generar previsiones basadas en los resultados de los informes para apoyar sus actividades de planificación.

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La generación de informes es ahora mucho más rápida, ya que se tarda unos minutos en generar un informe desde Primetric. Gracias a ello, Altudo también ha ganado mucha más claridad en cuanto a la disponibilidad de los empleados.

Asignación de personas

Los directivos pueden crear asignaciones parciales que reflejen las prácticas reales de la empresa. Además, la parte financiera de Primetric permite mantener toda la información sobre las tarifas horarias de los empleados y sus habilidades en un solo lugar. Esto agiliza el proceso de búsqueda de las personas adecuadas para los nuevos proyectos y la adecuación de sus habilidades a los requisitos del proyecto.

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Las asignaciones semanales o quincenales son habituales en Altudo. Además, los empleados suelen ser trasladados de un proyecto a otro. Ahora los gestores pueden asignar a las personas a los proyectos con confianza, incluso en el último momento.

Roles y accesos configurables

• Los empleados pueden ver dónde y por cuánto tiempo están asignados a un proyecto. Cada vez que la asignación cambie, lo sabrán. Ya no tienen que ponerse en contacto con el gestor de proyectos y entablar largos intercambios de correos electrónicos sobre sus asignaciones.
• Los responsables de RRHH pueden comprobar el historial de desarrollo profesional de un empleado, medir su compromiso o echar un vistazo a las vacantes que deben cubrirse en un futuro próximo.
• Los responsables de operaciones pueden saber rápidamente qué especialistas estarán pronto disponibles para los proyectos echando un vistazo al calendario o a los informes de la empresa. También pueden comprobar qué empleados podrían estar sobrecargados de trabajo y si podrían reasignarse a otros proyectos.

Procesos de asignación de personal de Altudo con Primetric

Asignación de personal para nuevos proyectos

• Cuando un proyecto aparece en el horizonte, también viene con algunos requisitos nuevos; 
• El primer paso es comprobar si Altudo cuenta con los especialistas adecuados;

• Si es así, el equipo comprueba la disponibilidad de una persona determinada y su tarifa horaria en relación con el margen de beneficio deseado del proyecto;
• Si no hay empleados disponibles, el equipo se pone en contacto con la dirección para discutir los requisitos y evaluar su criticidad;
• Si se trata de un proyecto de alta prioridad, el equipo desplaza a los especialistas de los proyectos existentes;
• Pero si no hay nadie disponible o el proyecto no tiene una alta prioridad, el equipo hace una solicitud de contratación al departamento de RRHH.

Ampliación de la asignación en un proyecto existente

• A veces, un proyecto necesita prolongarse unos días o incluso un mes;
• Los especialistas que trabajan en ella actualmente deben mantener su asignación; 
• En función de su disponibilidad en Primetric, el equipo puede actualizar estas asignaciones;
• La reasignación también es una opción: siempre que el director del proyecto considere que la persona debe ser reasignada en función de la planificación previa, el equipo puede reasignar a ese miembro del equipo.

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"Nuestros jefes por fin tienen claro quién trabaja en qué proyecto y durante cuánto tiempo. Ya no necesitan programar reuniones sólo para actualizarse mutuamente sobre la disponibilidad de los empleados. Primetric también nos ayudó a aumentar el nivel general de transparencia en la empresa y proporcionó una única fuente de verdad a la que cada empleado puede acceder."

Kumar Pranay - Jefe de Práctica de Garantía de Calidad

Resultados

1. Reducción drástica de las horas de desperdicio en toda la organización tras la implantación de Primetric: casi 500 horas al mes
2. Se acabaron las reuniones innecesarias entre distintos gestores que luchan por saber qué personas están disponibles y durante cuánto tiempo.
3. Acceso a la visión general de lo que ocurre en la empresa
4. Se acabó contratar nuevos empleados sin saber qué especialistas se necesitan
5. No hay trabajo administrativo relacionado con múltiples hojas de cálculo de Excel 
6. Sólidas funciones de elaboración de informes que permiten generar informes precisos sobre la disponibilidad y utilización del personal, o las horas facturables.
7. Implantación muy rápida en 7 días (un proceso que suele llevar mucho tiempo y que se convierte en un problema para las grandes empresas)
8. Informes y controles mucho más rápidos: los informes de disponibilidad se generan en cuestión de minutos

Próximos pasos

Altudo lleva más de 2 años utilizando primetric. Durante ese tiempo, ha crecido 3 veces.

La empresa tiene previsto implantar en breve un módulo financiero para estimar mejor los proyectos y hacer un seguimiento de la rentabilidad de la cartera de proyectos.

"Recuerdo que cuando empezaron a implantar Primetric, contaban con más de 200 personas. Desde entonces, Altudo ha crecido hasta superar los 500 empleados, y sigue creciendo. Eso es impresionante, y estamos contentos de poder apoyar su viaje."

Arkadiusz Terpilowski - Cofundador de Primetric

¿Resultado? Reducción drástica de las horas de desperdicio en toda la organización tras la implantación de Primetric: ¡el equipo de Altudo ahorra ahora casi 500 horas al mes!

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