Cómo Attrecto mejora la rentabilidad gestionando la utilización

En este caso práctico, aprenderá: 

• lo que hizo que las asignaciones de Attrecto fueran mucho más precisas y exactas, 
• cómo el cálculo de la utilización ayudó a Attrecto a mejorar sus beneficios y ganar más impulso, 
• cómo Attrecto se benefició de unos procesos de gestión de personal perfeccionados. 

Introducción

Attrecto es una empresa húngara de desarrollo de software fundada en 2010. Está especializada en la creación de soluciones a medida para sus clientes de todo el mundo. Aparte de eso, ofrece consultoría tecnológica, proyectos de IA, Descubrimiento Digital y Creación de Valor basada en una exhaustiva y completa fase de pre-desarrollo. También está abierta a la contratación de sus equipos como servicio. 

Además, Attrecto también está especializada en la realización de proyectos basados en el desarrollo de aplicaciones móviles y web, y cuenta con conocimientos en el desarrollo de Adobe Experience Manager, y lo hace con gran éxito. La empresa ha sido nombrada una de las mejores empresas en Technology Fast 50 para Europa Central y Techology Fast 500 para EMEA, convirtiéndose en una de las organizaciones líderes del sector. 

Proyectos y clientes de Attrecto

Attrecto completa una amplia gama de proyectos de TI para pequeñas, medianas y grandes empresas de diferentes sectores. Su ámbito de trabajo incluye apps móviles y web, sistemas B2C y B2B a medida, consultoría de digitalización y UXdesigns. A pesar de sus diferencias, todas las operaciones destacan por su calidad y diseño, confirmado por decenas de clientes satisfechos. 

Hasta la fecha, Attrecto ha realizado más de 100 proyectos para algunas de las grandes marcas mundiales, como Audi, Telenor, SAP, GE, AIG, Humana, Vodafone, E.ON y Microsoft. 

El papel de Ákos en Attrecto

Ákos Birtha es uno de los fundadores de Attrecto. En la actualidad, es el Chief Delivery Officer de la empresa y se encarga de supervisar todas las actividades relacionadas con el desarrollo de software y su entrega. En otras palabras, se asegura de que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada. 

Por este motivo, Ákos también supervisaba la aplicación de herramientas externas, entre ellas Primetric. 

Herramientas anteriores en Attrecto 

Antes de la implantación de Primetric, Attrecto utilizaba una solución ligera que proporcionaba a los gestores una visión muy general de la carga de trabajo de las personas y del presupuesto de los proyectos. Se utilizaba principalmente para el seguimiento de la asignación de proyectos y la planificación simple. Sin embargo, estas herramientas eran incapaces de reflejar la estructura y el flujo de trabajo de una empresa de servicios informáticos como Attrecto.

En consecuencia, los directivos sólo podían utilizarlos para acceder a una información limitada sobre su trabajo, y a menudo insuficiente. 

Desafíos en Attrecto

La falta de herramientas que pudieran reflejar los procesos de los servicios de TI y los principales KPI (como la rentabilidad y la utilización) hizo que Attrecto perdiera poco a poco el control de algunos aspectos del trabajo de sus empleados y de su disponibilidad. En consecuencia, no podía mejorar el tiempo facturable ni las tarifas efectivas para sus clientes.

Sin embargo, la empresa estaba dispuesta a mejorar sus procesos y resolver sus problemas, que no eran pocos. Entre ellos: 

Visibilidad limitada de la carga de trabajo de los empleados a largo plazo

A medida que la empresa empezaba a emplear a más y más personas, se hacía evidente que su asignación supondría un reto cada vez mayor. 

"Con el creciente número de personas, cada vez era más difícil asignarlas. Y era fundamental para nuestras operaciones".

Ákos Birtha, Jefe de Entrega en Attrecto

Las antiguas herramientas utilizadas en Attrecto sólo eran capaces de crear asignaciones sencillas. Sin embargo, eran difíciles de gestionar, ya que no reflejaban los procesos de la empresa de TI, entre otros:

• gestión de personal a largo plazo y creación de planes para las próximas semanas
• gestión de competencias y búsqueda de personas adecuadas para el puesto, 
• crear calendarios laborales para cada empleado y gestionar su tiempo, 
• capacidad de cálculo de los empleados. 

Por si fuera poco, su visión de conjunto también era insuficiente: por ejemplo, navegar por las asignaciones de un proyecto determinado era muy difícil.

Como resultado de la combinación de todos estos factores, la planificación era a menudo imprecisa y provocaba conflictos de calendario, lo que se traducía en retrasos e insatisfacción entre los clientes. También resultaba problemático para los directivos, que pasaban horas creando planes sólo para verse despojados de toda posibilidad de modificarlos más adelante. Además, sus problemas se agravaban con cada nueva incorporación a la empresa, por lo que era necesaria una solución urgente de inmediato. 

No hay información sobre la utilización y sus consecuencias financieras

Las herramientas anteriores de Attrecto tenían problemas para convertir los datos en información más valiosa. Por ejemplo, la herramienta era incapaz de calcular la utilización de los empleados, lo que dejaba a los gestores sin información sobre los especialistas de su empresa. 

"La utilización global fue el primer y principal KPI que quisimos introducir en nuestros procesos. [...] Desde el punto de vista financiero, queríamos controlar el ratio de miembros libres del equipo, ya que obviamente tenemos que pagarles salarios aunque no estén asignados a proyectos."

Ákos Birtha, Jefe de Entrega en Attrecto

Análisis lentos por falta de herramientas

Como las herramientas de Attrecto eran muy sencillas, a menudo tenían problemas para analizar y convertir los datos en fuentes más avanzadas, como tablas o gráficos. También eran incapaces de supervisar el progreso tanto de los proyectos como del trabajo de las personas como tal. Como resultado, los gestores solían pasar horas analizando esos datos manualmente, y este proceso era propenso a errores humanos. 

"La capacidad de control del tiempo planificado y seguido en los proyectos era muy limitada, lo que necesitaban los gestores. [...] En consecuencia, preparar los datos era una tarea muy pesada".

Ákos Birtha, Jefe de Entrega en Attrecto

Los directivos pasaban horas creando los informes, que necesitaban varias rondas de revisión, y querían evitar tomar decisiones incorrectas basándose en ellos. Cuanto mayor era la empresa, más difícil era conseguir la documentación, lo que aumentaba aún más la dificultad de la tarea. 

Proceso de asignación difícil y problemas para encontrar a las personas adecuadas para el trabajo 

Debido a las capacidades limitadas de las herramientas anteriores de Attrecto, que no contenían funciones de gestión de competencias, encontrar a los empleados con determinadas competencias (y capacidad libre) resultaba difícil para los directivos. Según Ákos, la visión de conjunto era demasiado general y simplemente no bastaba para encontrar eficazmente a las personas adecuadas para un puesto determinado. 

Solución: Primetric 

Una combinación perfecta para una empresa de servicios de desarrollo de software 

Antes, Attrecto tenía dificultades para reflejar sus procesos en herramientas sencillas. Afortunadamente, Primetric fue capaz de cambiar eso. 

Con docenas de funciones basadas en las necesidades de las principales empresas de servicios informáticos, pudimos replicar la estructura de Attrecto y proporcionarle una visión global de su planificación de recursos. Gracias a nuestros módulos de informes, Primetric también pudo mejorar la analítica en la empresa. 

"Lo que le hizo destacar entre nuestras soluciones anteriores es que Primetric se adapta realmente a un negocio de desarrollo de software. Tiene muchas funciones específicas que permiten combinar los proyectos con el seguimiento del tiempo y el control financiero."

Ákos Birtha, Jefe de Entrega en Attrecto

Control de la utilización y su influencia en la rentabilidad

Con la implantación de Primetric, Attrecto pudo empezar a controlar al detalle la utilización de los empleados. Poco después, se dieron cuenta de que había mejorado drásticamente la planificación de personal de la empresa. 

El cálculo de la utilización permitió a los directivos controlar a su personal y reaccionar ante cualquier situación problemática. Por ejemplo, esta función les ayudó a mejorar la precisión de las asignaciones, evitar conflictos de calendario y gestionar incluso los proyectos más pequeños. Además, sirve para crear previsiones y gestionar la adquisición de proyectos para las operaciones futuras. 

"Tenemos una visión más clara de la disponibilidad. Podemos ver cuándo las asignaciones no salen según lo previsto, cuándo alguien está asignado totalmente o sólo parcialmente. También podemos repasar los empleados en el banquillo y reaccionar ante esa situación".

Ákos Birtha, Jefe de Entrega en Attrecto

Como resultado, todas las partes interesadas pueden acceder fácilmente a los informes deseados, ya que pueden supervisar el trabajo sin perder su propio tiempo en cálculos engorrosos. 

Asignación rápida y precisa de personas

Attrecto introdujo por primera vez Primetric para mejorar la calidad general de sus asignaciones, su precisión y reducir el número de conflictos de programación, y nuestra herramienta fue capaz de darles todo lo que necesitaban. 

En nuestro módulo Calendario, Ákos puede supervisar las asignaciones tanto de individuos como de proyectos enteros, así como de toda la empresa. El sistema también le muestra otros detalles de las asignaciones, como el tiempo de seguimiento (si la asignación ya está activa), los salarios, la posición y la utilización. De este modo, puede modificar y gestionar las asignaciones con flexibilidad, sin exceso de reservas ni conflictos de horarios. 

"En herramientas anteriores, era difícil obtener una visión general del proyecto, su planificación y calendarios, y otros tipos de vistas. En Primetric, se hizo de forma natural - y fue genial ver todos los planes en tal perspectiva ".

Ákos Birtha, Jefe de Entrega en Attrecto

En otras palabras, el proceso era sencillamente mucho más natural y no contenía errores. Como resultado, los planes del proyecto eran más precisos y menos propensos a generar costes adicionales que solían estar causados por retrasos o conflictos de calendario. 

Mejor previsión y planificación a largo plazo

Aparte de las asignaciones actuales, Ákos también puede utilizar la función para planificar asignaciones futuras. Puede crear borradores o proyectos provisionales para probar distintos escenarios y comprobar si dispone de los recursos necesarios para un proyecto concreto. A continuación, puede convertir estos borradores en proyectos activos reales. También puede cambiarlos libremente arrastrando y soltando la barra de asignación directamente en el calendario. 

Gracias a ello, Ákos puede dedicar mucho menos tiempo a crear planes a largo plazo. También puede probar diferentes escenarios sin afectar a los calendarios reales. Las funciones pueden utilizarse también para suplir carencias y aprovechar al máximo la plantilla, ya que permiten a los gestores controlar la capacidad de sus recursos en distintas situaciones. 

Informes automatizados completos disponibles en un par de clics

Attrecto también es un usuario activo de los informes avanzados de Primetric para la gestión de recursos. El módulo ha ahorrado a la empresa muchas horas que antes dedicaba a engorrosos análisis. 

Gracias a esta función, la empresa puede: 

• medir parámetros clave, como la utilización, la capacidad, el progreso de los proyectos, etc., y actuar en función de la información para mejorar sus operaciones. 
• crear informes personalizados que comparen la información elegida en cuestión de segundos, 
• controlar los principales indicadores clave de rendimiento (KPI), así como las tendencias de los datos, y reaccionar ante cualquier tendencia preocupante, 
• descubrir problemas e incidencias positivas que puedan servir para mejorar los procesos clave. 

Aparte de estas funciones, el sistema también garantiza que sus resúmenes e informes no contengan errores, ya que simplemente utiliza datos en tiempo real para realizar cálculos avanzados. 

Además, los informes de Primetric no requieren ningún trabajo adicional. El sistema recoge automáticamente la información de sus módulos para crear tablas, cuadros y gráficos que combinan, comparan y analizan la información crítica. No es necesario realizar cálculos en Excel: lo único que necesitan los gestores para utilizar esta función son unos segundos para encontrar la pestaña adecuada. 

"Los informes han mejorado enormemente nuestro control y análisis. Nuestra herramienta anterior no nos ofrecía esas funciones, así que esta ha marcado realmente la diferencia."

Ákos Birtha, Jefe de Entrega en Attrecto

Gestión avanzada de competencias en apoyo de las asignaciones

El calendario no fue la única función que facilitó la gestión de recursos a Ákos. Nuestro módulo de gestión de habilidades le permitió clasificar a las personas por sus habilidades (ya sea en un proyecto de su elección o en el panel Personas) y encontrar a los empleados que encajan perfectamente en un puesto determinado. También puede distinguir entre empleados fijos y contratistas. 

Como resultado, Ákos no tuvo que pasar horas buscando a las personas que estuvieran disponibles y tuvieran las aptitudes suficientes para un proyecto determinado. En lugar de eso, redujo el proceso a unos segundos y pudo centrarse en otras decisiones más importantes. 

"En Primetric, puedo consultar a las personas en función de sus cualificaciones en cuestión de segundos".

Ákos Birtha, Jefe de Entrega en Attrecto

Ventajas de Primetric

• gestión de la utilización capaz de impulsar la adquisición de nuevos proyectos y el progreso de los existentes mediante la optimización de los recursos, 
• que potencia los procesos de gestión y análisis, permitiendo a la empresa escalar, 
• máximos beneficios de cada hora de trabajo disponible gracias a los cálculos de utilización, 
• asignaciones precisas que proporcionan a los directivos una visión precisa de la carga de trabajo de los empleados y de las previsiones que mejoran activamente los resultados de la empresa,
• gestión sencilla de recursos para docenas de personas, sin conflictos de horarios a la vista ni procesos lentos, 
• Informes avanzados capaces de ayudar a los gestores a tomar siempre la decisión correcta, disponibles en unos pocos clics,  
• recopilación y análisis automatizados de datos para las métricas clave, sin necesidad de cálculos manuales, 
• horas de tiempo ahorrado que pueden dedicarse a mejorar la empresa en lugar de preparar hojas de cálculo.  

Resumen

Attrecto se benefició enormemente de la mejora de su planificación de recursos con Primetric, calculando la utilización y mejorando sus procesos con algunas herramientas nuevas. Hasta ahora, este enfoque ha mejorado drásticamente su utilización de los recursos, generando el mayor beneficio posible del tiempo de trabajo. Sus asignaciones también son más precisas, y tanto los empleados como los directivos pueden confirmar su exactitud. 

Naturalmente, esto es sólo el principio de nuestro viaje con Attrecto. En los próximos meses, nuestra cooperación se ampliará con aún más funciones.