En este caso práctico, aprenderá:
- cómo la organización descubrió problemas con su rentabilidad y los solucionó inmediatamente, generando más beneficios
- cómo goodylabs consiguió una única fuente de verdad sobre finanzas, proyectos y personas, así como un completo centro de mando para todas sus operaciones.
- cómo la nueva herramienta permitió a la empresa delegar responsabilidades, compartir información y eliminar errores humanos.
Introducción
Goodylabs es una empresa de desarrollo de software especializada en UX/UI, comercio electrónico y desarrollo móvil. Emplea a más de 60 personas y tiene previsto crecer aún más.
Aunque la empresa lleva poco más de un año funcionando en su forma actual, cuenta con más de 10 años de experiencia en el mercado, ya que el negocio se originó a partir de otras dos entidades: una agencia creativa y una empresa de desarrollo de software. Tras años de exitosa y fructífera cooperación, estas dos organizaciones decidieron unir sus fuerzas para crear goodylabs, y desde entonces se han beneficiado del acuerdo, proporcionando a sus clientes servicios integrales.
Proyectos y clientes de Goodylabs
Gracias a la fusión de las dos empresas, goodylabs puede ofrecer a sus clientes una amplia gama de servicios. Con departamentos de desarrollo, investigación, estrategia y UX/UI, la organización puede cubrir tanto requisitos sencillos como complejos, adaptando sus servicios a las necesidades de su público objetivo.
En la actualidad, la organización ofrece soluciones integrales y software a medida para clientes corporativos y empresas de comercio electrónico. Está especializada en aplicaciones, sitios web de comercio electrónico y productos digitales innovadores para el mercado. En la cartera de Goodylab, se pueden encontrar programas para la gestión de precios en empresas B2B y soluciones para la gestión de obras y contratistas. En algunos casos, goodylabs también participa en proyectos de mantenimiento.
Goodylabs también tiene la intención de ampliar aún más sus operaciones. Dado que el mercado del comercio electrónico está cambiando de forma dinámica, la empresa quiere entrar en el mercado de los puntos de venta ofreciendo a los clientes puntos de venta en línea que combinen servicios offline y online. Con funciones como el asistente de tienda virtual o el espejo digital, la empresa ya ha atraído la atención de los principales operadores del mercado polaco, entre ellos OTCF, una gran empresa minorista polaca propietaria de marcas como 4F u Outhorn.
Naturalmente, hay otros clientes destacados de los que goodylabs puede enorgullecerse. También ha cooperado con:
- Orange, donde trabajaba en la creación y mantenimiento de su sitio web y portal del cliente,
- Sephora, que solía utilizar los catálogos en línea de Goodylab,
- Atlas, que presenta su oferta en las carpetas virtuales de Goodylab.
Y lo que es más importante, los proyectos fueron aclamados tanto por los usuarios a los que iban dirigidos, que los premiaron con excelentes puntuaciones en AppStore y Google Play, como por los líderes del sector informático, que han nominado las creaciones de goodylabs a numerosos premios de prestigio, entre ellos Mobile Trend Awards, un importante certamen polaco para creadores de aplicaciones móviles.
En la actualidad, goodylabs trabaja en 40 proyectos, tanto internos como comerciales.
El papel de Tom en goodylabs
Tom Mazurek es Jefe del Departamento de Operaciones en goodylabs. La principal responsabilidad de Tom es garantizar que todos los procesos, equipos y departamentos funcionen correctamente, para que goodylabs pueda seguir creciendo sin obstáculos. Por poner algunos ejemplos, el papel de Tom consiste en:
- crear procesos a prueba de balas para el control de proyectos, las finanzas y la asignación de personal,
- asegurándose de que la rentabilidad de todos los proyectos va por buen camino,
- comparación de los planes con la realidad y seguimiento de indicadores clave como: rentabilidad y nivel de utilización.
Aun así, el papel de Tom fue cambiando a medida que la empresa crecía. En el momento de la implantación de Primetric, cuando goodylabs vio la luz por primera vez después de que las dos empresas decidieran unir sus fuerzas, Tomasz era responsable de crear y mantener el proceso clave de todo el negocio. Aunque pueda parecer una tarea sencilla, su principal objetivo era, en realidad, muy complejo: delegar responsabilidades y permitir a la empresa escalar en los años venideros.
"Me gustaría saber cómo funcionará la empresa el año que viene. De cuánto dinero dispondremos, qué podemos permitirnos y qué no. Se trata de ver el estado de la empresa a través del presupuesto. Por supuesto, la empresa es dinámica, pero debemos tener un plan claro y ser capaces de controlarlo. Tener esa visión de conjunto es importantísimo".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
¿Por qué goodylabs buscaba una nueva herramienta?
Pero, ¿por qué era necesario el cambio?
"Tras la fusión, goodylabs carecía de una herramienta que combinara el seguimiento del tiempo, la rentabilidad de los proyectos, la planificación de recursos y la elaboración de presupuestos. Como trabajábamos en organizaciones más grandes, sabíamos que teníamos que repartir las responsabilidades entre los responsables de los distintos departamentos y equipos. Tienen que ser responsables de sus respectivos campos. Una herramienta práctica es un excelente toque final para el proceso, ya que reúne y presenta la visión general de sus acciones para la junta ejecutiva".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Cuando dos empresas más pequeñas se fusionaron, se hizo evidente que sus métodos de gestión y cálculo no eran adecuados para continuar en un negocio el doble de grande que sus predecesoras. En algunos puntos, los procesos ni siquiera coincidían, y era necesario unificarlos para proporcionar a los directivos información fiable y precisa.
Por supuesto, goodylabs ya utilizaba algunas herramientas para gestionar sus procesos. Entre ellas se encontraban Clockify (para el seguimiento del tiempo), Jira (para la gestión de proyectos) y hojas de cálculo de Excel (para las asignaciones, los presupuestos y el tiempo libre). Sin embargo, combinar estas herramientas requería mucho trabajo y, lo que es más importante, tenían importantes problemas con los niveles de acceso, lo que era especialmente importante para delegar responsabilidades. Por tanto, Goodylabs necesitaba encontrar una nueva herramienta más completa.
"Las herramientas tenían un defecto básico que nos impedía avanzar: la falta de un sistema de niveles de acceso. Los directivos podían verlo todo o nada; no había nada intermedio. No conseguíamos que nuestros directivos vieran la información de sus respectivos campos".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Desafíos
Naturalmente, las dificultades para reflejar los procesos en las herramientas existentes eran sólo uno de los problemas que Tomasz tenía que resolver con sus nuevas soluciones prospectivas. Sus otros retos eran:
Dificultad para calcular el proyecto, las personas y la rentabilidad al escalar
Como la empresa duplicó su tamaño y número de operaciones tras su fusión, calcular su rentabilidad también se convirtió en un reto considerable.
El problema más fundamental eran las fórmulas para calcular los distintos KPI. Antes de la fusión, cada organización tenía sus propias formas de estimar los indicadores clave, y ahora, con el doble de personas a bordo, resultaban incomparables y engañosas. Como resultado, los informes y cálculos no podían utilizarse como fuente de conocimiento para tomar decisiones críticas.
"El mayor reto fue gestionar la rentabilidad de ambas empresas. Cuando eran más pequeñas, todas tenían el 100% de utilización. Como resultado, todo se podía calcular fácilmente. [...] Cuando el equipo creció, empezaron a surgir problemas de asignación. Las personas no se asignaban correctamente por sus habilidades, aparecían empleados en el banquillo y el proceso de cálculo de la rentabilidad también era mucho más complicado. "
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Además, realizar cientos de cálculos para docenas de proyectos y empleados era una tarea muy pesada que casi todos los directivos despreciaban. Se sentían frustrados por la duración del proceso y los errores que generaba.
"Cuando chocaban las realidades de dos empresas distintas, no teníamos una visión general que pudiéramos utilizar para sacar algunas conclusiones clave".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Los errores eran a veces inevitables. Como los datos se almacenaban en varias herramientas distintas que no estaban conectadas, cualquier cambio sólo se producía en una única fuente. Como consecuencia, otros programas almacenaban información incorrecta que a veces se utilizaba en los cálculos, lo que provocaba caos y problemas de gestión. Para evitarlo, había que hacer cambios por separado en todas las herramientas e informar a todos los gestores de que se habían producido.
"Teníamos que supervisar esas cosas para ver exactamente de dónde procedían nuestras pérdidas, dónde podíamos obtener beneficios, cómo era la rentabilidad y dónde podíamos ahorrar algo de dinero: esos fueron mis retos iniciales. "
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
La falta de un proceso de planificación a largo plazo da lugar a una asignación incorrecta de las personas y a un banco cada vez mayor
Con la creación de goodylabs, el número de empleados se duplicó. Como consecuencia, también se duplicó el número de problemas relacionados con los recursos, ya que las cosas no eran tan sencillas de calcular como antes.
En primer lugar, la empresa carecía de una visión de conjunto de la carga de trabajo de los empleados y la asignación de proyectos. Esto provocaba conflictos de horarios y solapamientos de asignaciones que dañaban la moral de los empleados. También era una situación frustrante para los directivos, que no podían estar al tanto de las asignaciones a corto y largo plazo con tantas herramientas que no estaban conectadas.
"Planificar es pensar en el futuro y evitar que surjan problemas. Toda empresa que no quiera ser sólo algo estacional necesita pensar en el futuro, y sin planificación no se puede hacer; no podríamos conseguirlo sin la herramienta adecuada."
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Por si fuera poco, a veces las personas no coincidían con los proyectos que debían realizar. Debido a la falta de gestión de competencias, asignarlas de forma concisa era una tarea ardua que -además de provocar el caos- consumía mucho tiempo a los directivos.
Lo peor de todo es que, a pesar de todos los esfuerzos de los directivos, en algunos casos simplemente no se asignaban personas a los proyectos. Como resultado, el banco de la empresa crecía de forma dinámica, al igual que sus costes. En consecuencia, la empresa llegó a la conclusión de que podía ahorrar dinero reduciendo los costes de los empleados ociosos.
Sin visión de conjunto de los gastos generales, las finanzas y las previsiones.
El número de empleados y las incoherencias técnicas no eran lo único que impedía a Goodylabs fortalecerse día a día.
"En la gestión de la rentabilidad, la clave era comprender y predecir dónde podíamos añadir más trabajo y dónde limitarlo".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
En el momento de la fusión, la empresa no calculaba el número de horas facturables y no facturables. Como resultado, goodylabs no era consciente de los costes del trabajo interno, y no podía saber qué parte de estos gastos deberían haber sido cubiertos por las operaciones comerciales.
"Estos gastos generales no eran el único problema. Otros gastos adicionales, como los de gestión, alquiler o departamentos de apoyo, dificultaban aún más los cálculos. Debido a la falta de herramientas, esos gastos seguían siendo un misterio, y estaban afectando activamente a la rentabilidad de toda la empresa, y ni siquiera podía saber hasta qué punto. Quiero saber cuáles son nuestros costes ahora, qué cosas los generan y cómo serán las previsiones dentro de un año".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Por último, pero no por ello menos importante, la empresa necesitaba una visión general de sus ingresos y gastos corrientes, así como de sus previsiones. Esto provocaba numerosas dificultades en los procesos de toma de decisiones y ataba de pies y manos a los directivos, privándoles de su capacidad para influir en la configuración general de la empresa.
"Cuanto más grande es la empresa, más costes adicionales tiene. Más personal, más empleados no facturables, más gastos generales adicionales... y todas estas cosas hay que clasificarlas, calcularlas y gestionarlas a vista de pájaro". "
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Problemas con el flujo de información y la delegación de responsabilidades
En primer lugar, la combinación de unas cuantas herramientas incompatibles dificultaba enormemente a los gestores la obtención de una visión completa de las operaciones y las estadísticas clave. Como consecuencia, se veían obligados a realizar cálculos engorrosos para acceder a los datos, que consumían mucho tiempo y eran propensos a errores humanos.
Además, la información no se intercambiaba ni se importaba automáticamente de una herramienta a otra. En consecuencia, a veces se utilizaban datos obsoletos en los cálculos e informes, lo que proporcionaba a los gestores información incorrecta.
Para colmo, las herramientas anteriores de goodylabs tampoco eran capaces de reflejar la jerarquía en la empresa. El establecimiento de niveles de acceso era uno de los problemas más acuciantes en este sentido; al faltar en el conjunto de programas preexistentes, la administración no podía asignar un acceso parcial a los datos, lo que limitaba las capacidades de algunos directivos de rango inferior.
"Los directores deben ser responsables del rendimiento de sus departamentos, y la herramienta sólo debe resumir los datos y ayudarnos a asignar las responsabilidades, y eso es lo que nos faltaba".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
A medida que la empresa incorporaba un gran número de nuevos empleados, esto suponía un reto aún mayor, ya que la situación impedía a los directivos delegar responsabilidades en otras personas. A más largo plazo, este problema impediría a Goodylabs seguir creciendo. Por lo tanto, era hora de encontrar una solución a ese problema.
Solución: Primetric
"Está muy bien tener una herramienta que resuelva varios problemas a la vez; al final, la multitud de herramientas no ayuda realmente a gestionar una empresa".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Aunque goodylabs tenía múltiples problemas que requerían una solución urgente, algunos de los retos desaparecieron cuando Primetric se implantó en la empresa con varias funciones que abordaban los problemas más acuciantes.
Pero, ¿qué ha cambiado realmente en la empresa?
Resumen completo de todas las finanzas
Primetric introdujo varias herramientas financieras en goodylabs.
"Primetric nos permite estandarizar los cálculos de todos los indicadores clave para que todos en nuestra empresa estén en la misma página y utilicen las mismas fórmulas."
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
En primer lugar, el sistema unificó con éxito lo que antes eran dos empresas separadas. Por consiguiente, todos los gestores utilizaban ahora las mismas fórmulas para sus cálculos, con lo que la información volvía a ser comparable. Además, se actualizaban automáticamente cada vez que cambiaba algo.
Las nuevas funciones son especialmente populares entre los gestores responsables de la rentabilidad de los proyectos. Con el sistema, pueden supervisar el progreso de sus operaciones en tiempo real y ver sus costes reales, con todos los gastos generales incluidos. También pueden comprobar el uso del presupuesto del proyecto y los costes de trabajo. En resumen: pueden estar al tanto de las finanzas y reaccionar ante cualquier problema que pueda perjudicar la rentabilidad sin cometer ni un solo error.
Gracias a Primetric, tenemos todos los costes en un solo lugar, vemos nuestros gastos generales en los proyectos y en la empresa. Sabemos cuántos dispositivos nuevos podemos comprar, con cuántos productos nuevos podemos empezar a trabajar. Sin este enfoque, no sería posible. [...] Primetric fue una elección que nos ayudó a crear una visión de conjunto que podemos utilizar ahora mismo para sacar conclusiones.
Los ejecutivos también se beneficiaron de las nuevas funciones. Con los nuevos informes financieros, pueden ver tanto la visión general como los detalles de todos los ingresos y gastos de la empresa. Así, pueden controlar la rentabilidad tanto de las personas como de los proyectos y ajustar sus finanzas cuando sea necesario, generando más beneficios.
"Hasta ese momento, no calculábamos los costes al detalle. Tras hacerlo en Primetric, descubrimos que el 20% de los proyectos estaban a punto de ser rentables. Esta información nos llevó a renegociar los precios de nuestra cooperación con algunos de nuestros clientes y a remodelar nuestros equipos para que fueran más rentables.
Estoy especialmente encantado con el cambio de enfoque de los gestores y responsables técnicos. Ahora son mucho más conscientes de la rentabilidad de su proyecto gracias al acceso a los datos. Si ven que algo va mal, pueden reaccionar y buscar una solución inmediatamente. Es un cambio enorme.
De momento, aún no sabemos cuánto dinero hemos ahorrado gracias a Primetric, porque solo llevamos unos meses utilizándolo, pero estoy convencido de que el informe financiero anual nos demostrará que, efectivamente, ha sido rentable."
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Planificación exhaustiva con utilización y previsión
En cuanto a las funciones de planificación, introdujeron varios cambios significativos en la empresa.
Desde el punto de vista de los empleados, lo único que cambió fueron las herramientas de control del tiempo. Sin embargo, desde la perspectiva de los directivos, las cosas cambiaron aún más.
Como Primetric puede combinar el tiempo de seguimiento con los costes de los trabajos y comparar la información con los planos, ahora podían hacerlo:
- comprobar la rentabilidad tanto de los proyectos como de los empleados,
- controlar el número de horas dedicadas a la tarea y sus costes,
- controlar el avance del proyecto y reaccionar ante cualquier problema que surja,
- controlar los niveles presupuestarios de un proyecto en curso.
Así, los gestores pudieron controlar el proyecto y garantizar su rentabilidad en todo momento. También pudieron hacer asignaciones precisas y evitar conflictos de calendario, una ventaja muy apreciada también por los especialistas.
Los ejecutivos tampoco pueden estar más contentos con los cambios.
"Ahora mismo, podemos ver que tenemos a algunas personas en el banquillo y podemos reaccionar ante eso, y asignarlas a algunos proyectos".
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Con la nueva herramienta, obtuvieron la tan esperada visión general del trabajo de las personas, así como indicadores clave, como la utilización, la disponibilidad y la rentabilidad.
Como resultado, ahora pueden tener una visión más amplia de su empresa, ver el potencial no utilizado de las operaciones y aprovecharlo al máximo, por ejemplo, eligiendo a las personas adecuadas para el trabajo o eliminando el problema del crecimiento de un banco.
Diferentes niveles de acceso y flujo de información automatizado
Ante todo, Primetric ha automatizado el flujo de información en la empresa. Ahora cada cambio se registra en cada uno de los informes o cálculos en los que se incluye, lo que mejora la precisión de todos los procesos.
"Al cambiar un salario en un lugar, la información se actualiza automáticamente en todos los proyectos. Antes, los jefes de proyecto calculaban la rentabilidad de sus proyectos y no tenían necesariamente la información sobre el cambio de salario, con lo que todos sus esfuerzos se iban al garete."
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Luego, como Primetric ha combinado las capacidades de otras muchas herramientas, redujo drásticamente la duración de todos los cálculos. De hecho, se realizaban automáticamente a partir de los datos más recientes actualizados en todo el sistema. Como resultado, todas las personas con los niveles de acceso adecuados podían ver el resumen de las operaciones elegidas en sólo unos segundos.
"Primetric nos ha obligado a controlar mejor nuestros costes. Nos permite pensar en el futuro y determinar cuáles son realmente los costes, y si están suficientemente justificados."
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Hablando de eso, los niveles de acceso también han cambiado. Con tres conjuntos básicos de ajustes (empleado, gestor y administrador) y una amplia gama de funciones personalizables, cada gestor podía consultar exactamente la información que necesitaba, ni más ni menos. Como resultado, goodylabs pudo empezar a delegar responsabilidades y está en el buen camino para seguir creciendo.
"En las hojas de cálculo Excel sólo un número limitado de personas podía acceder a los archivos; ahora, todo está disponible en un único lugar. "
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Ventajas de Primetric
"Esta herramienta ha organizado muchos procesos y reunido muchos hilos sueltos. Gracias a ello, ha simplificado la planificación, el seguimiento y la evaluación de todo lo que se ha hecho y se hará en nuestra empresa."
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Durante su colaboración con Primetric, goodylabs:
- descubrió proyectos menos rentables y mejoró drásticamente su rentabilidad,
- ayudó a sus gestores a controlar todos los detalles de su proyecto, incluidos los gastos generales y otros gastos que podrían pasar factura al presupuesto de la empresa,
- resolver problemas de planificación, como conflictos de calendario o asignación al proyecto de personas con aptitudes equivocadas.
- combinó la información de distintas herramientas y hojas de cálculo y obtuvo una visión completa de todos los datos,
- creó una estructura totalmente escalable de niveles de acceso que le permitía delegar responsabilidades dentro de la organización,
- hace tiempo que se olvidó de actualizar la información manualmente, ya que ahora todos los cambios se producen por sí solos,
- unificado las fórmulas utilizadas para calcular los KPI en la empresa, y automatizado la generación de sus resultados,
- ha ganado un socio fiable y receptivo en los negocios que está dispuesto a ir más allá para crecer aún más con goodylabs.
"Cuando utilizo Primetric no tengo que preocuparme de que si envío un ticket a soporte, obtendré una respuesta en unos días. Aquí tengo una herramienta que responde y sigue creciendo dinámicamente."
Tom Mazurek, Jefe del Departamento de Operaciones de goodylabs
Resumen
Desde la implantación de Primetric, goodylabs ha unido con éxito sus equipos y ha creado una estructura estable y escalable capaz de servir bien a la empresa durante muchos años.
Y lo que es más importante, la empresa también obtuvo procesos avanzados y preparados para el futuro que le ayudan a alcanzar sus objetivos clave, entre ellos:
- mayor rentabilidad y mejor control de las finanzas,
- crear planes y previsiones sin errores,
- delegar responsabilidades y crear una estructura escalable.
Aún así, esto es sólo el principio del viaje de goodylabs con Primetric. Estamos convencidos de que pasaremos muchos años trabajando juntos.
