Gestionar las finanzas en una empresa en rápido crecimiento no es pan comido, pero se complica aún más cuando se combina con la planificación y la programación de proyectos. Todos los retos anteriores eran cada vez más acuciantes en Speednet, y fue entonces cuando Primetric entró en escena.
Jefe de la Oficina de Gestión de Proyectos
Speednet se define como una empresa de desarrollo de software. En los últimos años, ha pasado de tener 60 empleados a más de 250 gracias a la realización de proyectos informáticos para los sectores de la tecnología financiera, la banca, la tecnología educativa y los seguros, entre los que se encuentran clientes como POP Pankki, Fico, BPH, Eduhouse, DPD y muchos más. Este crecimiento (exponencial) y la complejidad de los proyectos requieren procesos operativos y de gestión de primer nivel, y a Speednet le resultaba difícil crearlos sin herramientas completas.
En este estudio de caso, comprenderá cómo Speednet:
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Speednet ofrece aplicaciones, BI avanzado y sistemas backend para clientes de diferentes sectores. La empresa está especializada en herramientas Fintech y bancarias, así como en seguros. Sin embargo, la empresa también está dispuesta a aceptar otros proyectos avanzados, como programas para astilleros, industria pesada y logística.
Por ejemplo, tras su rediseño de POP Pankki, las valoraciones de la aplicación se dispararon y alcanzaron una impresionante puntuación de 4,9/5. En su otro proyecto para BPH, el equipo de Speednet se encargó de dividir un sistema complejo y mantenerlo operativo, y también lo consiguió.
Sin embargo, el amplio alcance de las operaciones, aunque indudablemente beneficioso desde el punto de vista de la rentabilidad, resultó ser un reto para los directivos que se ocupaban de los especialistas, los proyectos y la contabilidad. A medida que la empresa crecía, los problemas se hacían cada vez más acuciantes, lo que motivó a los directivos de Speednet a tomar medidas.
"Hasta hoy, somos la única empresa responsable del mantenimiento de la banca digital de BPH".
Como empresa de desarrollo de software, Speednet se centra en ofrecer las tecnologías más novedosas que pueden transformar los negocios de los clientes, y es el núcleo de todas sus operaciones.
Sin embargo, para garantizar la calidad de los productos y servicios, así como la transparencia, la empresa está dividida en tres departamentos distintos.
El Departamento de Desarrollo de Software es responsable de la entrega de los productos. Está formado principalmente por programadores, probadores, administradores y otros especialistas técnicos que trabajan directamente en nuevos proyectos. Trabajan a tiempo completo o parcial en varios proyectos, la mayoría de los cuales se basan en metodologías Agile/Waterfall.
Sin embargo, sus características multiplataforma distinguen al Departamento de Desarrollo de Software de otros equipos similares. El departamento está formado por expertos especializados en numerosos campos, desde especialistas en UX hasta programadores, analistas, administradores y arquitectos.
Esto se debe a que el equipo trabaja a menudo en proyectos complejos que requieren una combinación de diferentes habilidades.
Por último, pero no por ello menos importante, estos dos departamentos están gestionados por un equipo de directores generales, gerentes y ejecutivos que supervisan todas las operaciones de la empresa.
"Me aseguro de que los proyectos se gestionen con éxito y eficacia en función del bienestar de todas las partes implicadas: clientes, junta directiva, empleados".
Jacob es el Jefe de la Oficina de Gestión de Proyectos de Speednet. La lista de sus deberes es larga; sin embargo, su principal responsabilidad es garantizar el bienestar de la empresa en equipos, proyectos y servicio al cliente. En general, se centra en:
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Para garantizar el máximo nivel de estos tres elementos, Jacob se centra principalmente en la gestión de los recursos y la cartera de proyectos.
"¿Qué hacemos para conseguirlo? Si fuéramos una fábrica, diría que tengo que asegurarme de que el parque de máquinas es de primera categoría. En el caso de una empresa de TI, nuestro parque de máquinas está formado por personas, y las personas a veces necesitan algunos ajustes para hacer bien su trabajo. Eso es lo que Primetric nos ayuda a conseguir".
Debe ser consciente de todos los excesos de reservas, de las asignaciones a tiempo completo y a tiempo parcial, y de las posibles multitareas en el nivel básico de su trabajo.
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Sin embargo, desde una perspectiva más general, también tiene que centrarse en mejorar las finanzas de los proyectos, gestionar las liquidaciones y organizar el trabajo en sus equipos. Sin embargo, para ello necesita algo más que un bolígrafo y un papel.
Jacob también fue uno de los responsables de utilizar Primetric en toda su extensión. Por su experiencia, sabía exactamente por qué era importante una previsión y un seguimiento precisos de la rentabilidad tanto de los proyectos como de las perspectivas de la empresa. En los años que pasó en otras empresas, se benefició enormemente de este enfoque y estaba ansioso por introducirlo en Speednet. Sin embargo, estaba a punto de enfrentarse a algunos retos provocados por el estado actual de los procesos en la empresa.
Los procesos de planificación en Speednet fueron cambiando a medida que la empresa crecía. Sin embargo, llegó un momento en el que los directivos empezaron a necesitar mucho más que hojas de cálculo, y sus necesidades eran mucho más urgentes.
Cuando Jacob se incorporó a Speednet, era una empresa relativamente pequeña, con sólo 60 personas a bordo. La empresa gestionaba a sus especialistas durante las reuniones generales con todos los PM y ejecutivos implicados.
En estas reuniones, los directivos expusieron sus necesidades para un periodo de planificación posterior.
A continuación, intercambiaron información sobre la disponibilidad de especialistas en las cuestiones planteadas, tratando de elaborar un plan que permitiera aprovechar al máximo el tiempo de sus empleados. Al mismo tiempo, también pretendían reducir al mínimo el tiempo que sus empleados pasaban inactivos.
"Por aquel entonces, con unas pocas personas, proyectos y clientes a bordo, la gestión se centraba en un nivel de información muy general y agregada. Por ejemplo, se asumía que cuando una empresa era rentable, sus proyectos también lo eran, y eso era cierto hasta cierto punto. Sin embargo, no era lo suficientemente preciso. [...] Sin embargo, cuando se introdujo Primetric, fue un cambio positivo tan importante que me caí literalmente de la silla cuando lo vi por primera vez".
Al principio, este sencillo proceso era perfecto para Jacob y otros directivos de Speednet. Sin embargo, su esfuerzo colectivo dio lugar a un rápido crecimiento de la empresa. Por muy deseable que fuera, esta expansión hizo que Speednet se enfrentara a un problema imprevisto: la gestión de los recursos ya no era tan sencilla.
Si tienes un movimiento de ventas y sabes encontrar el equilibrio perfecto entre la demanda del mercado, la rentabilidad y el mercado para el personal, eres el ganador, y Speednet lo sabe. Por eso han identificado los siguientes retos.
Con tanta gente y proyectos a bordo, no es de extrañar que los planes y procesos empezaran a complicarse. El número de operaciones crecía, lo que dificultaba a los gestores su correcto seguimiento.
También se ha convertido en un problema para los empleados. No se les proporcionó un plan a largo plazo para su trabajo y no pudieron optimizarlo basándose en la información. Tampoco podían verificar si sus asignaciones eran correctas. La implantación de una nueva herramienta iba a cambiar eso.
Esto provocó malas interpretaciones, reuniones innecesarias para mantener a todo el mundo al tanto y una alta probabilidad de errores.
Si gestionar una empresa de servicios profesionales fuera una partida de ajedrez, diríamos que los ingresos son el rey, pero la rentabilidad es la reina. Cuanto más detallada sea la previsión y el seguimiento, mejor.
Como cualquier otra empresa de desarrollo de software, Speednet trabajaba en numerosos proyectos al mismo tiempo. Naturalmente, cada uno de ellos generaba su propio conjunto de datos financieros, incluida la rentabilidad. Todos estos proyectos combinados creaban una empresa rentable, pero era difícil establecer si había algunas ovejas negras entre estas operaciones. La nueva herramienta de Jacob pretendía comprobarlo.
"Cuando llegué a la empresa, pregunté a todo el mundo: "¿Cómo de rentable es ese proyecto?", pero nadie podía responder a esa pregunta. Eso era así porque solo se tenían en cuenta las estadísticas de la empresa".
A medida que la empresa crecía, la asignación de personal era cada vez más difícil de completar.
"Cuando contábamos con unas 60 personas, era sencillo gestionar el trabajo de nuestros especialistas y las relaciones con los clientes. Sin embargo, el nivel de complejidad fue creciendo exponencialmente con la empresa. Al llegar a más de 100 personas, la época de las asignaciones fue una época oscura llena de caos y tormenta".
Las reuniones periódicas entre todos los directivos eran simplemente insuficientes para mantener a muchos empleados y proyectos. De hecho, la creación de asignaciones durante largas conversaciones era la principal razón de los errores. Además, el número de especialistas ociosos también iba en aumento, lo que hizo que la empresa buscara nuevas soluciones capaces de apoyar el proceso.
Además, Speednet trabaja en múltiples proyectos al mismo tiempo. Como resultado, tiene que gestionar cientos de empleados con miles de habilidades diferentes que deben asignarse a los proyectos correctos. Por tanto, no es de extrañar que la gestión de personal se haya convertido en un asunto acuciante para la empresa.
"Primetric nos permite abarcar la complejidad, que crece exponencialmente a medida que aumenta el empleo".
Una de las principales preocupaciones de Jacob era mantener contentos e informados a todos los miembros de la empresa: empleados, directivos, clientes y miembros del consejo de administración. Sin embargo, incluso cuando Speednet era pequeña, no era una tarea fácil.
A medida que la empresa crecía, combinar la transparencia de los proyectos y las finanzas era aún más difícil. Con más personas llegaron más contratos, más costes y más beneficios, lo que dio lugar a un caos que crecía exponencialmente. Por lo tanto, Jacob esperaba que su nueva herramienta resolviera también este problema. Al mismo tiempo, también quería mantener la alta calidad de los servicios de la empresa, atendiendo a las necesidades de los clientes.
En el momento de la implementación, Speednet ya contaba con tres herramientas diferentes que debían convertirse en una sola con Primetric. Entre ellas se encontraban:
Afortunadamente, gracias a las integraciones disponibles en el sistema, este caso resultó muy sencillo para las personas implicadas en la integración. Tras unos pocos clics, las herramientas quedaron conectadas y Speednet pudo empezar a utilizar otras funciones incluidas en Primetric.
Como resultado, Primetric se convirtió en un único centro de mando para la planificación, el seguimiento y la previsión de la carga de trabajo de las personas, el rendimiento de la cartera de proyectos y las previsiones financieras.
En este momento, Speednet utiliza las siguientes funciones incluidas en Primetric:
"Primetric siempre me sorprende con sus capacidades. Es una herramienta muy completa con un enorme potencial y, cuando se utiliza correctamente, es sencillamente increíble. Además, Primetric me está enseñando mucho. Cuando leo su información de lanzamiento, simplemente puedo mejorar la gestión de los procesos."
Poco después de la implantación, Primetric se ganó no sólo la aprobación de Jacob, sino también su confianza.
"Confío en los datos disponibles en Primetric, y me siento tranquilo cuando evalúo el estado del proyecto. Tengo todos los proyectos aquí, y ningún proyecto se pierde; me siento tranquilo cuando navego por todo lo que ocurre en la empresa."
Además, no fue la única persona de la empresa a la que le sorprendieron las características de Primetric.
Poco después de la implantación, el impacto positivo de nuestra herramienta en el estado de Speednet se dejó sentir en toda la empresa. Entre otras cosas:
Las finanzas han sido una de las mejoras más bienvenidas que Primetric ha introducido en Speednet. Gracias a las funciones avanzadas en este campo, la empresa puede ahora gestionar:
Gracias a la implantación de estos servicios, Jacob puede ahora contabilizar cada céntimo que la empresa gasta y gana.
Speednet estaba creciendo de forma dinámica. Con su tamaño llegó una gran responsabilidad, y un caos bastante grande causado por la complejidad de la empresa. Nuevos proyectos, nuevas personas y, por último, nuevas fuentes de beneficios: Primetric tiene que reunir toda esta información y convertirla en calendarios para los empleados, gráficos e informes para sus directivos.
"Para evaluar el proyecto ahora, tenemos que empezar con Primetric. Para mí es estupendo que los ejecutivos no vengan a pedirme algún tipo de tablas o gráficos. Ahora, no tengo que prepararlos manualmente; pueden comprobarlo en Primetric. En mi opinión, Primetric es una única fuente de verdad a la que se puede acceder en cualquier momento, siempre que el director general o un director de proyecto lo necesite."
Que un especialista estuviera inactivo (o en el banquillo) era el peor escenario para Speednet. Por desgracia, también era algo habitual, ya que la empresa carecía de una única fuente de información y era fácil echar de menos a gente sin nada que hacer.
Ahora, Primetric no sólo puede proporcionar información sobre especialistas que no están trabajando en ningún proyecto. También sirve de base para los procesos de toma de decisiones que desempeñan un papel fundamental a la hora de minimizar los costes de un banco. Esta información puede utilizarse para motivar al equipo de ventas a buscar un nuevo proyecto, o para asignar mejor a las personas en el futuro.
Cuando empezamos a trabajar con Speednet, la empresa sólo contaba con algo más de 120 personas. Ahora, Speednet se enorgullece de tener más de 240 especialistas: su tamaño se ha duplicado desde que comenzó nuestra colaboración. Pero, ¿cómo ha sido posible en una empresa que inicialmente se enfrentaba a tantos retos?
La respuesta a esta pregunta está en los procesos basados en las características de Primetric. La herramienta puede recopilar información y convertirla automáticamente en diferentes recursos. En consecuencia, los gestores no tienen que hacer cálculos, estimaciones y presupuestos. Como resultado, su trabajo es menos pesado y permite gestionar equipos más grandes y complejos, como los que se pueden ver en Speednet hoy en día.
Como recordarán de la primera parte de este estudio de caso, las asignaciones cada vez más complejas eran uno de los problemas más acuciantes de Speednet. Afortunadamente para la empresa, Primetric ofrece una amplia gama de herramientas que ayudan a Jacob y a otros gerentes a manejar el problema como un jefe. Entre estas funciones se encuentran:
"¡Primetric me sirve de termómetro para todos mis proyectos!"
La mezcla de estas funciones ayudó a Jacob y a otros gestores a crear asignaciones exactas y precisas a tiempo completo y parcial en numerosos proyectos simultáneamente, sin errores ni contratiempos a la vista.
Las largas reuniones eran antes la única fuente de información en la empresa, pero eran bastante molestas y consumían mucho tiempo. Primetric ha cambiado eso.
"La junta directiva no necesita pedir informes y resúmenes; ahora, no tiene que hacerlo. El director general puede leer toda esta información en su portátil mientras se toma un café; Primetric está siempre a su disposición."
Ahora mismo, Primetric conecta todos los departamentos de la empresa. Reúne toda la información sobre costes, beneficios, personal, capacidad, estimaciones, etc., en un único lugar, y la convierte en bases de datos más fáciles de usar, como calendarios, tablas e informes. Como resultado, mejoró drásticamente la calidad del flujo de información y desempeñó un papel fundamental en la estandarización de los datos. Ahora, la información ya no se almacena en la mente de los directivos, sino que sus conocimientos están a disposición de todo el mundo con el nivel de acceso adecuado.
"Primetric es la única fuente de verdad e información sobre el estado del proyecto. Si quiero evaluar un proyecto, acudo a Primetric. [...] Es un sistema que nos permite detenernos y ponernos al día con todos los datos mediante la clara visualización de datos complejos. Nos permite tomar decisiones y realizar cambios, sin ahogarnos en los datos y recopilarlos, lo que ya nos consume tanto tiempo que nadie tiene fuerzas para analizarlos y tomar decisiones después."
Gestionar las operaciones en el sector de las TI no es un juego de niños. Pero, ¿y si pudiera utilizar los conocimientos y experiencias de otras grandes empresas del sector para mejorar los suyos?
Jacob no tuvo que hacerse esa pregunta. Mientras exploraba Primetric, descubrió que numerosos procesos incluidos en la herramienta eran, de hecho, una versión mejorada de los suyos.
"Gracias a Primetric, aprendo nuevos procesos que podemos implementar en la organización".
El motivo fue la estrecha colaboración de Primetric con decenas de clientes del sector de los servicios y la informática. Sus experiencias se incorporaron gradualmente a la herramienta, dando como resultado una amplia gama de herramientas para los procesos más avanzados y detallados que podríamos reflejar en una herramienta de este tipo.
"Una vez pregunté a la junta si podíamos hacer nuestro propio Primetric. La respuesta fue "No", porque Primetric reúne muchos conocimientos y experiencia. Intercambia inardevtamente conocimientos sobre procesos en sus características".
Cuando Speednet y Primetric se reunieron por primera vez, Jacob y el equipo directivo ya sabían que había que afrontar muchos retos.
Sin embargo, cuando comenzó nuestro viaje, estos problemas pasaron a ser cosa del pasado. Los directivos -incluido Jacob- pudieron sustituir el estrés causado por la falta de conocimientos y el caos por la confianza, los procesos escalables y la concentración en lo que mejor saben hacer: fabricar un software excepcional para sus clientes.
No dudamos de que Speednet seguirá creciendo en los próximos años, y estamos deseando ayudarles en ello aún más.
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