Kako DLabs.AI riješio 80% svojih proračunskih tablica i povećao dobit koristeći točnije podatke

U DLabs.AI se svakodnevno upravljanje temeljilo na proračunskim tablicama. Međutim, kako je tvrtka postajala sve veća i veća, njezine su se datoteke počele prelijevati podacima koji su stalno zahtijevali ručna ažuriranja, sprječavajući menadžere da delegiraju odgovornosti i usredotočuju se na procese donošenja odluka. Odlučio DLabs.AI to promijeniti s Primetricom.

Planiranje resursa
industrija
Razvoj softvera za umjetnu inteligenciju
Planiranje resursa
Lokacija
Poljska
Planiranje resursa
veličina tvrtke
0-50
Planiranje resursa
vrsta projekata
Vrijeme i materijal
Planiranje resursa
korišteni softver
Proračunske tablice

Ewa Rajewska

Suosnivač i financijski direktor

Kako DLabs.AI riješio 80% svojih proračunskih tablica i povećao dobit koristeći točnije podatke

U DLabs.AI se svakodnevno upravljanje temeljilo na proračunskim tablicama. Međutim, kako je tvrtka postajala sve veća i veća, njezine su se datoteke počele prelijevati podacima koji su stalno zahtijevali ručna ažuriranja, sprječavajući menadžere da delegiraju odgovornosti i usredotočuju se na procese donošenja odluka. Odlučio DLabs.AI to promijeniti s Primetricom. 

U ovoj studiji slučaja naučit ćete: 

  • kako DLabs.AI pohranjivao sve svoje podatke u beskrajne proračunske tablice - i zašto to nije bio način da se ide i raste za njih, 
  • kako je Primetric prikupio sve podatke i pretvorio proračunsku tablicu u jedan, automatski ažuriran izvor istine, 
  • Kako je novostečena transparentnost pomogla DLabs.AI uočiti nedosljednosti u svom poslovanju i uštedjeti tisuće dolara. 

Uvod

DLabs.AI je tvrtka za razvoj softvera za umjetnu inteligenciju koja koristi moć umjetne inteligencije i strojnog učenja kako bi pomogla organizacijama u racionalizaciji tijekova rada, poboljšanju poslovnih ishoda i jačanju KPI-ja.

Osnovana 2015. godine, njihova je zaklada duboko ukorijenjena u zdravstvenom sektoru. Tvrtka je rođena iz istinske potrebe: razviti aplikaciju temeljenu na umjetnoj inteligenciji koja bi mogla duboko poboljšati kvalitetu života pacijenata s dijabetesom.

Danas DLabs.AI pokazuje stručnost u širokom rasponu domena umjetne inteligencije, od računalnog vida i obrade prirodnog jezika do novih područja generativne umjetne inteligencije i ekspanzivnih jezičnih modela poput renomiranog GPT-a. Ugostiteljstvo raznolike klijentele, od vodećih maloprodajnih behemota i globalnih obrazovnih platformi do agilnih startupa, ustrajni su u uvjerenju da umjetna inteligencija ima transformativni potencijal za tvrtke, bez obzira na njihovu veličinu.

Njihova posebnost leži u njihovom pristupu usmjerenom na problem. Ova metodologija osigurava duboko razumijevanje izazova klijenta, usklađivanje najprikladnijeg rješenja, a zatim iskorištavanje najbolje tehnologije za ispunjavanje poslovnih ciljeva. Njihov jedinstveni model AI-KPI motora svjedoči o ovom pristupu, omogućujući klijentima da odrede i prouče ključne pokazatelje uspješnosti ključne za njihovo ubrzanje poslovanja.

Njihovu stručnost priznali su kolege i stručnjaci iz industrije. DLabs.AI je počašćen plasmanima na popise 'Top AI Companies' i 'Top Machine Learning Companies' tvrtke Clutch.

Projekti DLab.AI

DLabs.AI se usredotočuje na istraživačke i razvojne procese koji koriste umjetnu inteligenciju kako bi potaknuli poslovanje kupaca i pomogli im u postizanju njihovih ciljeva. Stoga su 90% projekata u DLabs.AI projekti Vrijeme i materijal koji omogućuju tvrtki da ostane fleksibilna u svom proračunu, bez obzira na nagle promjene smjera njihovih projekata.

Struktura DLabs.AI

Općenito, DLabs.AI pokušava stvoriti fiksni tim za cijelo vrijeme trajanja projekata, čineći dugoročna izdvajanja u svojim planovima. 

Međutim, za neke zaposlenike s posebnim vještinama potrebna su i dodjela nepunog radnog vremena. Oni se obično dodjeljuju projektima ili njihovim dijelovima koji zahtijevaju specifične vještine koje ovladava samo ograničen broj ljudi u organizaciji. To uglavnom uključuje tehnološke potencijalne kupce ili više stručnjake. 

Ewina uloga u DLabs.AI

Još 2015. godine Ewa je bila jedna od suosnivačica DLabs.AI, kao i financijska direktorica poslovanja. 

Ipak, budući da je DLabs.AI relativno mala tvrtka, Ewa mora upravljati i nekoliko drugih područja ključnih za organizaciju. Trenutno nadgleda pravna pitanja, ugovore, računovodstvo i još mnogo toga. Ona također osigurava da moral tima ostane visok - kao i dobit. 

Izazovi u DLabs.AI

Budući da je s DLabs.AI od svog osnutka, Ewa je vidjela kako njegovi procesi rastu. Ipak, sa sve većim brojem proračunskih tablica, imala je dojam da poslovanje polako prerasta svoje trenutne procese upravljanja zbog problema s: 

Komplicirano financijsko planiranje raštrkano po brojnim proračunskim tablicama

Prije nego što je DLabs odlučio prihvatiti neke naprednije alate, trebale su mu proračunske tablice za praćenje njegovih financija, detaljno i općenito. 

Samo jedan projekt trebao je imati proračunske tablice za: 

  • praćenje trenutnog korištenja proračuna projekta
  • stvaranje strukture projekta prije nego što započne, 
  • analizirati proračun nakon završetka projekta kako biste donijeli zaključke i poboljšali slične operacije u budućnosti. 

Međutim, to je bio samo vrh ledenog brijega, jer je daljnje prikupljanje informacija iz projekata i tvrtke u cjelini zahtijevalo još veći broj proračunskih tablica. Naravno, svi su oni zahtijevali komplicirane algoritme i beskrajna ručna ažuriranja. 

Uz brojne projekte, upravljanje proračunskim tablicama postajalo je sve dugotrajnije i sklonije pogreškama. Ewa je bila odlučna da to promijeni. 

Nemogućnost delegiranja bitnih procesa menadžerima

Upravljanje toliko proračunskih tablica bilo je teško za Ewu, čak i uz njezino veliko znanje u tom području. Nažalost, oni koji su bili manje upoznati s grafikonima od nje nisu mogli izvršiti radnje koje je uspješno učinila zbog svog mnoštva i sveobuhvatnosti. 

Osim toga, upoznavanje drugih zaposlenika s kompliciranim Excelovim sustavom proračunskih tablica bilo je nemoguće. S toliko dokumenata, oni bi mogli biti više obmanjujući nego korisni. Zbog toga je Ewa zaglavila s beskrajnim stolovima s kojima je trebala sama rukovati. 

"Nisam imao slobodu delegirati takve odgovornosti drugima. Nisam imao sredstava objasniti tako komplicirane Excel proračunske tablice drugim menadžerima, pa se nisam mogao osloniti na njih da obavljaju moje dužnosti."
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Razna dostupnost i kapacitet ključnih zaposlenika 

Upravljanje radnim opterećenjem u DLabs.AI također je bilo pretjerano komplicirano. Baš kao i financije, informacije o dostupnosti zaposlenika također su pohranjene u Excelu za svaki tjedan rada. Rezultirajuća datoteka bila je gotovo beskrajna i teško ju je tumačiti i analizirati, što je menadžerima otežavalo donošenje odluka na temelju informacija koje su u njoj navedene. 

Da stvar bude gora, Ewa je također bila vrlo skeptična u pogledu točnosti ove datoteke. Budući da se svaka promjena morala izvršiti ručno, nikada nije bila sigurna ima li tablični dokument najnovije podatke ili ne. Slijedom toga, cijeli proces upravljanja resursima bio je sklon ljudskim pogreškama uzrokovanim nedovoljnim protokom informacija između upravitelja. 

Ručno izrađena izvješća koja traju satima za pripremu

Izračunavanje naprednijih KPI-ja nije komad torte u proračunskoj tablici programa Excel. U slučaju DLabs.AI, takve su formule ugrađene u humongous tablice stvorene tijekom godina. Međutim, ulazne podatke za ta izvješća i dalje je trebalo prikupljati ručno, prisiljavajući Ewu da provede sate kako bi drugim rukovoditeljima pružila informacije bitne za vođenje njihovog poslovanja. 

"Trebalo je prikupiti desetke varijabli i dodati ih u još jednu proračunsku tablicu. Tek tada sam mogao doći do konačnog rezultata izračuna. Cijeli put je bio besmislen i dugotrajan. [...] Izvješća također nisu automatski ažurirana i zahtijevala su stalne izmjene."
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Rješenje: jedan izvor informacija s naprednom analitikom i automatskom obradom podataka

Konačno, odlučio DLabs.AI riješiti se proračunskih tablica i isprobati neke naprednije alate. Na kraju, Ewa je bacila oko na Primetric. Prvenstveno su je zanimale njegove izvještajne značajke, kao i potpuni pregled rada u financijama u projektima.

"Testirali smo druge alate, ali oni mi nisu pružili veliku vrijednost u smislu upravljanja financijama. Ostale opcije jednostavno nisu bile dovoljno dobre".
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Međutim, tada je vidjela da Primetric donosi mnogo više koristi svojoj tvrtki. To je uključivalo: 

Jedan izvor istine o radnom opterećenju i financijama smanjujući broj proračunskih tablica za 80%

U početku je DLabs.AI odlučio izvesti podatke iz posljednjih šest mjeseci poslovanja u Primetric kako bi provjerio jesu li podaci koje je alat dostavio dovoljni. Da skratim priču, bilo je više od toga. 

"Kad sam vidio brojeve u Primetricu, jednostavno sam prestao stvarati i ažurirati naše proračunske tablice. Kako smo se sve više upoznali s alatom, otkrili smo nove načine za izvlačenje podataka iz njega i njihovo korištenje u našu korist.
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Kao što je Ewa primijetila, Primetric je odmah poboljšao protok informacija u poslovanju. Povezao je sve menadžere, dajući im prostor za razmjenu bitnih informacija i njihovo korištenje za donošenje kritičnih odluka. Također ih više nisu trebali ažurirati - to se dogodilo automatski, a da oni to nisu znali. 

"Ako je sve ispravno u Primetricu, uvjereni smo da nema pogrešaka u cijenama ili praćenim satima. To je konačna potvrda da su financijski podaci pouzdani i točni."
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Delegiranje odgovornosti u samo nekoliko sekundi 

S novootkrivenom transparentnošću u DLabs.AI, Ewa je konačno bila slobodna podijeliti svoje odgovornosti s drugim menadžerima i omogućiti im da nadgledaju financije svog projekta. U njezinom umu, sustav je bio jednostavan, dopuštajući njezinim kolegama da se brzo upoznaju sa svim njegovim značajkama. 

Kao rezultat toga, Ewa više nije bila zaglavljena u beskrajnim proračunskim tablicama - mogla je jednostavno nadzirati financijske rezultate projekata u Primetricu. 

"S Primetricom imam sveobuhvatno rješenje koje mi je pomoglo da od osobe koja priprema sve podatke dođem do jednostavnog potvrđivanja i prihvaćanja."
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Osim toga, Ewa također nije morala brinuti o bilo kakvim promjenama u ključnim izračunima ili podacima. Sa svim formulama objedinjenim u jednom sustavu, alat je automatski došao do ključnih KPI-ja. Kao rezultat toga, svi menadžeri su uvijek bili na istoj stranici, bez obzira na okolnosti. 

"Prilikom definiranja kupca u Primetricu možemo odabrati opcije relevantne za njegovu naplatu i namire. Kao rezultat toga, pogreška u stopama je nemoguća, jer ne moramo kopirati i lijepiti podatke svaki mjesec."
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Automatski generirana izvješća sa sažetkom ključnih informacija

Ipak, ovo nije bio kraj Primetricovog križarskog rata protiv proračunskih tablica. Uskoro je alat također učinio svoj dio u uništavanju ogromnih Excel izvješća. Sada su automatski stvoreni pomoću podataka koje svakodnevno pružaju menadžeri i zaposlenici. Jedino što je Ewa trebala učiniti je pronaći pravi izvještaj i podijeliti ga s pravim ljudima. 

"Ovdje mogu pokazati svim članovima odbora koji ne rade na području financija nekoliko izvješća koja pokrivaju najvažnije informacije. Ne moram čak ni razgovarati s njima - oni mogu jednostavno pregledavati podatke uživo u sustavu."
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Povećana dobit ostvarena poboljšanim upravljanjem korištenjem 

Ubrzo nakon implementacije Primetrica u DLabs.AI, razvili smo izvješće o korištenju, koje menadžerima pokazuje iznos naplativih i nenaplativih sati praćenih u njihovom projektu. Za Ewu je to bio prilično neočekivan saveznik - ali i vrlo profitabilan. 

"Pokazalo se da se [izvješće o korištenju] može koristiti kako bi se vidjelo koliki se postotak vremena ljudi bilježi za interne i komercijalne zadatke. Utvrđeno je da su neki zaposlenici malo više zauzeti neprofitabilnim stvarima. To smo promijenili, poboljšavajući pritom našu profitabilnost."
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Testiranje više scenarija za bolje planiranje projekata i financija 

Posljednje, ali ne i najmanje važno, također DLabs.AI koristio Primetric kako bi zavirio u budućnost i planirao svoje projekte bolje nego ikad prije. Simulacijama i nacrtima tvrtka je uspjela testirati različite scenarije i odlučiti koji im najbolje odgovara, kako u pogledu financija, tako iu vremenu. 

"Simulacije i nacrti omogućuju nam pripremu ponuda, simulaciju uključenosti ljudi u određeni perion i vidjeti kako će izgledati raspored i financije projekta."
Ewa Rajewska, suosnivačica i financijska direktorica u DLabs.AI

Naravno, planovi se kasnije koriste i za kontrolu napretka projekta. Zahvaljujući automatski ažuriranim informacijama, svaki upravitelj s odgovarajućom razinom pristupa može pristupiti podacima o aktivnostima dovršenim u određenoj operaciji i vidjeti može li se nešto poboljšati ili ne. 

Prednosti primetrijskog

  • intuitivni UX koji omogućuje novim zaposlenicima da se brzo upoznaju sa sustavom, 
  • napredni sustav uloga i razina pristupa koji pomaže rukovoditeljima i rukovoditeljima da delegiraju svoje odgovornosti, 
  • sve se informacije automatski prikupljaju i ažuriraju u jednom sustavu kad god se napravi promjena, 
  • opsežna, automatski generirana izvješća koja eliminiraju potrebu za ručnim stvaranjem proračunskih tablica programa Excel, 
  • širok raspon financijskih značajki koje Ewi omogućuju kontrolu financija svakog projekta, kao i tvrtke u cjelini, 
  • izvrsna korisnička usluga s iznimnim vremenom odziva i dostupnošću. 

Sažetak

Zajedno s Primetricom, uspio DLabs.AI postići više nego što je ikada očekivao ispunjavajući sve ciljeve provedbe. Novi alat omogućio je poslovanju da se proširi i podijeli odgovornost, kao i da prati svoje trenutno poslovanje, bez obzira na vrstu. 

Naravno, ovo nije kraj puta za Primetric i DLabs.AI. Koristeći alate koje pruža Primetric, DLabs.AI ima za cilj još veći rast s najboljim praksama uključenim u sustav. 

Povezane studije slučaja

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.