Primarni izazov s kojim se ItCraft suočio bio je nedostatak šireg slikovnog pogleda na ono što se događa u tvrtki i nemogućnost praćenja, mjerenja i analize podataka.
Voditelj dostave
Osnovan prije više od deset godina, itCraft broji više od 110 ljudi specijaliziranih za web i mobilni razvoj. Tvrtka upravlja sa šest podružnica diljem svijeta, uključujući New York, London, Stockholm i Varšavu.
itCraft je završio preko 250 projekata u zdravstvu, telekomunikacijama, transportu i logistici, poslovnim rješenjima i m-trgovini za tvrtke kao što su Makro Cash&Carry, Sodexo, Rossmann, Top Secret, Deloitte, Roche i DHL. Tvrtka se usredotočuje na izvanrednu kvalitetu implementiranih procesa, usluga i svih aspekata vezanih uz sigurnost, potvrđeno certifikatima ISO 9001 / ISO 27001 i višestrukim nagradama Clutcha, Tech Reviewera i Manifesta.
Primarni izazov s kojim se ItCraft suočio bio je nedostatak šireg slikovnog pogleda na ono što se događa u tvrtki i nemogućnost praćenja, mjerenja i analize podataka. Tvrtka sada može mjeriti pokazatelje koje je prije bilo teško pratiti ili prognozirati, što se pretvorilo u bolju procjenu radnog vremena i dostupnosti stručnjaka.
Voditelji projekata sada mogu kontrolirati složenost povezanu s velikim brojem tekućih projekata. Više nisu morali odgovarati na ometajuća pitanja o tome tko je dodijeljen kojem projektu i koliko dugo - mogu jednostavno reći "Provjerite to u Primetricu". Nastavite čitati kako biste vidjeli kako je itCraft sve to postigao.
voditeljica dostave ItCrafta, Agnieszka, bila je odgovorna za cijeli proces isporuke i provedbe projekata, uključujući upravljanje ljudima, portfeljima projekata, voditeljima projekata.
Njezin svakodnevni izazov bio je učinkovito upravljanje portfeljem projekta, osiguravanje visoke stope iskorištenosti, briga o odgovarajućoj raspodjeli, analiza statusa provedbe projekta i donošenje strateških odluka.
Kao prvi voditelj projekta u tvrtki, Agnieszkin posao bio je i stvaranje standarda i procesa za suradnju između voditelja projekata.
itCraft je prvenstveno dodijelio ljude na dugoročnoj osnovi. Obično jedan zaposlenik radi na jednom ili dva naplativa projekta u isto vrijeme. Svaki projekt podijeljen je prema isporučenom radnom paketu - na primjer, dizajn, razvoj frontenda, razvoj pozadinskog sustava, testiranje itd.
Budući da su te aktivnosti poprečnog presjeka i često obuhvaćaju različita pitanja, procjene se izrađuju na razini faza projekta, a ne specifičnih zadataka.
"Radimo u agilnoj metodologiji, tako da upravljamo zadacima u Jira, ali ne procjenjujemo niti podmirujemo vrijeme provedeno na jednom zadatku. Umjesto toga, usredotočujemo se na praćenje vremena na razini ključnih etapa u projektu u skladu s našim dogovorima s klijentima."
Kada je itCraft brojao ne više od 50 ljudi, korištenje kombinacije Excel proračunskih tablica i Žetve za dodjelu i zapisivanje vremena bilo je dovoljno. Ali to se promijenilo kada je tvrtka počela rasti. Voditelj isporuke skočio je na problem i proveo Prognozu žetve kako bi pomogao u raspodjeli ljudi.
No, brzo se ispostavilo da nova kombinacija nije dopustila itCraftu da:
Svakog ponedjeljka ujutro svi voditelji projekata sjeli bi i hodali kroz rasporede ljudi jedan po jedan kako bi saznali što rade taj tjedan. Ponekad bi trebalo nekoliko sati da se sazna što se događa, tko bi mogao biti dostupan za nove projekte ili faze, tko je preopterećen radom i koje su financijske prognoze. To je izazvalo veliku zbrku. Štoviše, voditelji projekata nisu bili sigurni jesu li podaci ažurirani i da se na njih može osloniti.
Mjerenje stope iskorištenosti zaposlenika, praćenje ili usporedba planova sa stvarnošću jednostavno je bilo nemoguće. Povrh toga, Forecast nije mogao podnijeti različite valute ili modele namire - u takvim scenarijima tim je morao smisliti prilagođeno rješenje.
"Naš prethodni alat polako je učitavao i osvježavao podatke i nije nam pružio podatke o razvrstavanju i filtriranju alokacije iz različitih perspektiva. Na primjer, nije imao prilagođena polja za definiranje osoba. Također, nije bilo listova podataka ili naprednih izvješća u kojima smo mogli učitati podatke i usporediti naše planove s onim što se stvarno dogodilo u određenom projektu."
Provedba Primetrica podijeljena je u nekoliko faza:
Faza I - Identificiranje opsega implementacije i načina uvoza podataka. Primetrički tim organizirao je radionicu za definiranje glavnih ciljeva provedbe, procesa planiranja projekta i opsega odgovornosti.
Faza II - Prijenos podataka o zaposlenicima i projektima, testiranje Primetrica s nekoliko ljudi i integracija s Prognozom žetve. Nakon potpisivanja NDA-a, primetrički tim uvezao je podatke na temelju podataka izvezenih iz sadašnjih sustava. Ovo savezničko testiranje Primetrica na slučajevima stvarne uporabe.
Faza III - Nakon implementacije podataka, Primetrički tim pokazao je kako koristiti sustav. U ovoj fazi voditelji projekata pozvani su da testiraju alat i prikupe povratne informacije. Primetric je također proveo dodatne radionice tako da su svi znali pravilno koristiti sustav.
Faza IV - Posljednji korak bio je pozvati zaposlenike produkcije da zabilježe radno vrijeme.
"Primetricov tim za korisničku podršku pružio je vrijednu pomoć u svakom trenutku. Pomogli su u konfiguraciji, prijenosu podataka i integraciji s Harvest Forecastom tijekom prve faze implementacije - a zatim su otišli iznad i dalje kako bi bili sigurni da rješenje pokriva naše slučajeve upotrebe za 100%.
Više o metodologiji brze provedbe možete pročitati ovdje.
itCraft koristi Primetric i za naplative i za nenaplative projekte. Tvrtka vodi dosta projekata koji se ne naplaćuju, a Primetric to podržava s namjenskim značajkama.
Evo nekoliko primjera projekata koji se ne naplaćuju u itCraftu:
Zahvaljujući praćenju projekata koji se ne naplaćuju, itCraft može optimizirati planiranu upotrebu i optimizirati cijene kupaca kako bi održao pravu razinu profitabilnosti. Pogledajte ovaj članak da biste saznali više: Koja je formula stope korištenja za softverske tvrtke?
"Sva naša znanja o provedbi projekata i odnosima s kupcima koja se mogu pretočiti u planiranje rada nalaze se unutar Primetrica. Štoviše, ti su planovi izravno povezani s financijama, tako da lako možemo povezati svoje prognoze prihoda s našim ciljevima."
Ono što je značajno, itCraft koristi Primetric za bilježenje radnog vremena - ne samo među programerima softvera, već i dizajnerima, poslovnim analitičarima i menadžerima. Analitičari, dizajneri ili voditelji projekata nemaju nikakve zadatke organizirane u Jira,tako da ne moraju pratiti vrijeme provedeno na svakom zadatku. Ipak, zahvaljujući vremenu zapisivanja u Primetricu, tvrtka može izračunati svoju stopu iskorištenosti.
Primetric je itcraftu olakšao mjerenje različitih pokazatelja koje je prethodno bilo teško pratiti ili prognozirati. Izvješća pojednostavljuju analizu korištenja i raspodjele zaposlenika, omogućujući voditelju isporuke da kombinira te podatke s financijskim uvidima.
"Prije implementacije Primetrica morao sam upravljati ovim i mnogim drugim zadacima. Primetric mi je pomogao delegirati odgovornost pravim ljudima i razviti proces za to."
Zaposlenik itCrafta sada može provjeriti svoj dnevni raspored, pa čak i vidjeti što je planirano za sljedeće tjedne i mjesece. Prije toga zaposlenici su često morali pitati o svojim budućim angažmanima. Sada mogu dobiti sve ove informacije na jednom mjestu, kao i prenijeti svoj životopis. Na taj način, svatko naveden u sustavu je više od imena, ali osoba s određenim skupom vještina koji se odražava u njihovim profilima.
"Primetric je postao osnovni sustav za upravljanje timskim i projektnim portfeljem iz perspektive financijskog i radnog opterećenja. To je sada glavni sustav koji koriste naši voditelji projekata i jedini izvor informacija za mene kao voditelja dostave. Mogu lako zumirati jednog zaposlenika i izaći na projekt i perspektivu cijelog portfelja."
U bliskoj budućnosti itCraft planira koristiti Primetric kako bi pojednostavio proces podmirenja računa s klijentima, zabilježio projektne i financijske rizike te iskoristio više izvješća i značajki analitike podataka kako bi proširio svoje mogućnosti predviđanja.
Zahvaljujući bliskoj coperation i stalnim povratnim informacijama, Primetric tim implementirao je prilagođene nadzorne ploče i status RAG projekta, tako da itCraft može još više poboljšati operativnu učinkovitost.
Pripremili smo sve naše studije slučaja u PDF verziji kako bismo vam omogućili da ih podijelite na sastancima sa suigračima.
Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.
Logotip Capterra servisni je znak tvrtke Gartner, Inc. Sva prava pridržana. Recenzije Gartner Digital Markets dijele se na različitim web lokacijama robnih marki i čine subjektivna mišljenja pojedinih krajnjih korisnika na temelju vlastitih iskustava i ne predstavljaju stavove Gartnera ili njegovih podružnica.
