.JPG)
Nawet najmniejsza firma IT nie może sobie pozwolić na długoterminowe korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych. Excel może być twoim przyjacielem w krótkim okresie, ale arkusze kalkulacyjne nie są praktyczne w rysowaniu długoterminowego obrazu obciążenia pracą lub rentowności, ponieważ nie są:
a) skalowalność
b) łatwy w użyciu
c) czysty
d) i dostosowanie ich do ról w organizacji oraz do przyznawania/otrzymywania dostępu jest trudne.
Jeśli prowadzisz większą firmę świadczącą usługi IT, ty lub twój kierownik projektu prawdopodobnie musicie przejść od prostych arkuszy kalkulacyjnych lub aplikacji do zarządzania projektami do zintegrowanego rozwiązania, które scentralizuje kluczowe dane finansowe i alokacyjne dla wszystkich twoich projektów.
Ale kiedy jest właściwy czas na wdrożenie tego typu oprogramowania? W jaki sposób można stwierdzić, że nie jest to już miły dodatek, ale krytyczna potrzeba Twojej firmy? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania finansami projektu?
Oprogramowanie do zarządzania finansami projektów to ogólny termin określający rozwiązania obejmujące określone funkcje zarządzania projektami i finansami.
W idealnym scenariuszu takie rozwiązanie może stać się jednym źródłem prawdy dla całej firmy. Dlatego też zmniejsza konflikty harmonogramów, eliminuje wiele spotkań i poprawia pracę zespołową.
Dzięki takiemu wglądowi w dane biznesowe, kierownicy projektów mogą zwiększyć wyniki finansowe projektów i utrzymać marże zysku na poziomie potrzebnym do rozwoju firmy.
Ile kosztuje wdrożenie systemu śledzenia finansów?
Wdrażanie narzędzi do zarządzania finansami to proces, którego nigdy nie należy przeprowadzać szybko i bez zwracania uwagi na szczegóły. Wynika to z faktu, że będziesz podejmować dość ważne decyzje w oparciu o dane płynące z tego oprogramowania.
Ile czasu realnie potrzeba od momentu podjęcia decyzji o wdrożeniu platformy do jej uruchomienia w całej firmie? Lepiej przygotować się na długi proces, który może trwać nawet kilka miesięcy.
Ale zaufaj mi, poświęcenie czasu jest najlepszą rzeczą, jaką możesz tutaj zrobić.
Jeśli wdrożysz rozwiązanie do zarządzania projektami tak szybko, jak to możliwe i bez zwracania uwagi na szczegóły, takie jak przepływ pracy w firmie, ryzykujesz zmarnowanie dużej ilości pieniędzy.
System śledzenia finansów, który ostatecznie otrzymasz, może nie być idealnie dopasowany do Twojego procesu. Będziesz więc musiał zmodyfikować swój przepływ pracy (i dlaczego miałbyś to robić, skoro już działa naprawdę dobrze dla firmy?) lub, co gorsza, przeprowadzić wdrożenie od nowa. Prawdopodobnie nie chcesz tracić na to czasu i pieniędzy.
Teraz już wiesz, dlaczego wdrożenie nowego, błyszczącego narzędzia nie sprawi, że Twoja firma odniesie natychmiastowy sukces.
Aby poradzić sobie z zarządzaniem projektami finansowymi, musisz zbudować sprawdzony w boju przepływ pracy dla wszystkich interesariuszy projektu. A następnie znaleźć rozwiązanie, które idealnie do niego pasuje.
Zacznij wdrażać swoje rozwiązanie, zanim będzie za późno
Jako PPM lub COO musisz być przygotowany na przyszłość, a nie tylko zajęty gaszeniem pożarów.
Jeśli rozważasz wdrożenie platformy do zarządzania projektami, która rozwiązuje za Ciebie kwestie finansowe, to znak, że potrzebujesz jej bardziej niż myślisz.
Wygrasz tylko wtedy, gdy wcześnie wdrożysz to narzędzie. Im dłużej zwlekasz, tym bardziej Twoja firma się rozrasta i tym droższe staje się wdrożenie.
Właściwym momentem na wdrożenie jest również przygotowanie firmy do skalowania lub pojawienie się sygnału w firmie, że nadszedł czas na rozwój. Takimi sygnałami mogą być:
- Zatrudniasz więcej klientów w danym okresie niż wcześniej,
- Twoi PM walczą o pozyskanie deweloperów do swoich projektów,
- Kierownicy projektów nie są w stanie obsłużyć więcej projektów niż te, którymi zajmują się obecnie.
Jeśli sygnał ten pochodzi z działu finansowego i wskazuje na problem, oznacza to, że jesteś już znacznie spóźniony z wdrożeniem. Nie czekaj, aż Twój zespół finansowy przyjdzie do Ciebie - zacznij planować wdrożenie, gdy tylko zobaczysz skalę swojej firmy.
Kiedy wiedzieć, że nadszedł najwyższy czas na system śledzenia finansów?
Jak rozpoznać, że nadszedł czas na wdrożenie rozwiązania do zarządzania finansami projektów? Oto kilka problemów, które są wyraźnymi wskaźnikami takiej potrzeby w Twojej firmie.
Twoje arkusze kalkulacyjne są niezrozumiałe (nawet dla ciebie).
Masz do czynienia z wieloma arkuszami kalkulacyjnymi, których ładowanie trwa wieczność. Znalezienie czegokolwiek zaczyna zajmować dużo czasu, ponieważ trzeba zintegrować dane.
Coraz więcej osób przychodzi do ciebie z pytaniami, ponieważ jesteś jedyną osobą, która wie, jak się po nich poruszać.
Optymalizacja tego obszaru może przynieść ogromne korzyści. Australijska firma IT HSD wdrożyła Primetric i skróciła czas potrzebny na uzyskanie danych z 15 godzin tygodniowo do 30 sekund. Oszczędności i zyski firmy wzrosły o ponad 200 000 USD rocznie!
Nie ma jednego źródła prawdy o alokacjach
Nieporozumienia związane z zadaniami mogą powodować, że członkowie zespołu tracą czas na nakładanie się lub powielanie zadań.
Czasami trzeba przenieść ludzi z jednego projektu do drugiego. Jeśli PM nie posiada odpowiedniego systemu, mogą pojawić się takie problemy jak nieporozumienia związane z alokacją lub podwójne rezerwacje (co przysporzy ci jeszcze więcej pracy).
Oto zrzut ekranu z obszernego dokumentu stworzonego przez jednego z naszych klientów w celu zaoszczędzenia czasu i optymalizacji procesu alokacji. Jeśli chcesz pobrać tę część, aby wdrożyć ją w swojej organizacji, możesz to zrobić tutaj: Proces alokacji
Ty i Twoi PM spędzacie dużo czasu na spotkaniach
I to nie jest tak, że jesteś zajęty kreatywną burzą mózgów. Po prostu informujesz się nawzajem o tym, kto będzie pracował nad jakim projektem, kiedy i jak długo. Stale.
Jestem pewien, że masz ważniejsze rzeczy do zrobienia ze swoim czasem niż ręczne przydzielanie zasobów.
Nie masz wglądu z lotu ptaka w to, co dzieje się w Twojej firmie.
Kiedy ludzie zadają ci pytania, musisz za każdym razem przeglądać arkusze kalkulacyjne, aby uzyskać odpowiedzi. Zaczyna to zajmować zbyt dużo czasu i odciąga cię od tego, co naprawdę ważne.
Nie masz pewności co do rentowności swoich projektów.
Nie masz pojęcia, jak wykorzystywane są zasoby Twojego projektu. Czy wykorzystujesz cały przydzielony czas? A może Twoje szacunki są bardzo rozbieżne? Nie da się tego stwierdzić, jeśli nie masz pod ręką rozwiązania do zarządzania projektami.
Wskaźnik wykorzystania zasobów jest tajemnicą
Czy jest ktoś, kto pracuje za dużo w nadgodzinach? Zanim zdasz sobie z tego sprawę, może to przerodzić się w poważniejszy problem i spowodować utratę motywacji.
Jeśli przynajmniej jedna z wymienionych powyżej kwestii jest dla Ciebie ważna, najwyższy czas zainwestować w system śledzenia finansów, który pokaże Ci wskaźnik wykorzystania zasobów. Nierozwiązanie tych kwestii przed rozwojem firmy będzie miało negatywny wpływ na całą firmę.
Jakich funkcji można oczekiwać od wysokiej jakości oprogramowania do zarządzania projektami? Oto odpowiedź.
Pożegnaj się z arkuszami kalkulacyjnymi
Wdrożenie oprogramowania do zarządzania finansami projektu we właściwym czasie zaoszczędzi wielu kłopotów. Im dłużej będziesz zwlekać, tym bardziej ucierpisz, próbując zapanować nad chaosem alokacji, wykorzystania i finansów.
Chcesz zrobić pierwszy krok już dziś? Zaplanuj prezentację ze mną, aby zobaczyć, jak Primetric może pomóc w rozwiązaniu najbardziej powszechnych problemów związanych z zarządzaniem i finansami w firmach IT.
