.JPG)
Wenn Sie sich fragen, was Ressourcenprognosen sind und wie sie das Wachstum Ihres IT-Unternehmens unterstützen können, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.
Dieser Leitfaden enthält die Antworten auf alle Fragen, die ich immer wieder von Produktportfoliomanagern, COOs und anderen Personen, die für die Leitung von IT-Unternehmen verantwortlich sind, bekomme.
Warum sind Prognosen für das Projektmanagement wichtig?
Die Ressourcenprognose bringt Ihnen eine Reihe von Vorteilen, die nur schwer zu erreichen sind:
Es stellt sicher, dass Sie die richtigen Leute für jede Aufgabe im Projekt haben
Dieser Ansatz hilft Ihnen, die Projektaufgaben mit Ihrem Personal abzustimmen: Vollzeit- und Teilzeitkräfte sowie freiberufliche Mitarbeiter.
Auf diese Weise stimmen Sie das Projektpensum mit der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten der Mitarbeiter ab und stellen sicher, dass alle Aufgaben angemessen abgedeckt werden.
Sie bietet Einblicke in potenzielle Ressourcenlücken
Ein weiterer wichtiger Vorteil der Prognosen besteht darin, dass sie Ihnen die Möglichkeit geben, die Stellen in Ihrem Projektzeitplan zu ermitteln, an denen eine Ressourcenlücke entstehen könnte.
Sie erkennen dieses Problem im Voraus und vermeiden das Risiko von Projektverzögerungen, die sich auf den gesamten Zeitplan für die Ressourcenzuweisung eines Unternehmens wie dem Ihren auswirken können.
Es hilft, Projekte innerhalb des Budgets zu halten
Um abzuschätzen, wie viel das Projekt im Laufe der Zeit kosten wird, müssen Sie alle Komponenten bewerten - von den Stundensätzen der beteiligten Personen bis hin zu den Gemeinkosten Ihrer Organisation.
Zum Glück helfen hier intelligente Prognoselösungen. Sie berechnen alles, um Ihnen zu zeigen, wie viel Einnahmen dieses Projekt Ihrem Unternehmen in Zukunft bringen wird. Das kann in einem Monat, in sechs Monaten oder sogar in Jahren sein!
Sie können auch sehen, wie sich das Projekt auf Ihren künftigen Cashflow auswirkt, so dass Sie mit mehr Sicherheit planen können.
So erhalten Sie genaue Informationen, die Sie an die Leitung weitergeben können.
Wenn Sie Ihr Projekt schneller genehmigen lassen wollen, müssen Sie die Transparenz gegenüber allen Beteiligten erhöhen.
Wenn Sie eine genaue Kosten- und Ertragsanalyse sowie einen Zeitplan vorlegen, aus dem hervorgeht, wie lange das Projekt dauern wird und wie viele Personen daran beteiligt sein werden, wird es leichter sein, grünes Licht zu bekommen.
Ein kurzer Leitfaden für Prognosen - Projektmanagement Essentials
Prognosen beruhen auf Vorhersagen darüber, was in der Zukunft geschehen wird, und stützen sich auf Fakten wie historische Daten in Verbindung mit Ihren Annahmen.
Im Projektmanagement bezieht sich die Vorhersage auf den Prozess der Analyse der aktuellen Statusinformationen und das Verständnis, wie die Leistung am Ende des Projekts aussehen wird.
Es mag den Anschein haben, dass es bei Prognosen um wilde Vermutungen geht. Aber glauben Sie mir, es geht um mehr als das.
Richtige Prognosen sind Schätzungen oder Vorhersagen, die auf einer sorgfältigen Auswertung aller verfügbaren historischen Daten beruhen. Sie werden mit dem Projektfortschritt aktualisiert, so dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus dem Vergleich von Planung und Realität ziehen.
Wie gehen Top-IT-Unternehmen bei Projektmanagement-Prognosen vor?
Sie wissen, welche Faktoren die Ressourcenprognose im Projektmanagement beeinflussen
Im Produktmanagement ändern sich die Dinge schnell, und kluge IT-Unternehmen wissen, dass viele verschiedene Faktoren ihre Prognosen beeinflussen können.
Hier sind die wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Vorausschau berücksichtigen müssen:
- Art und Umfang Ihres Projekts,
- Anzahl der Vollzeitäquivalente, relevante Fähigkeiten und bestehende Projekte,
- Die Anzahl der Teilzeitkräfte und Freiberufler in Ihrem Unternehmen,
- Alle ungeplanten und geplanten freien Tage (ob Urlaub oder Krankheit).
- Höhe des Aufwands (LOE),
- Projektbudget.
Wenn Sie jedes Mal, wenn Sie ein Projekt prognostizieren, auf all diese Elemente achten, werden Ihre Schätzungen genauer sein und Sie auf das vorbereiten, was vor Ihnen liegt.
Sie haben ein umfassendes Verständnis der für das Projekt erforderlichen Fähigkeiten
Zu wissen, welche Mitarbeiter für ein neues Projekt eingesetzt werden sollen, erfordert eine Menge Erfahrung und Know-how. Aber es kann auch datengesteuert sein.
Wenn Sie eine Lösung für die Ressourcenprognose einführen, die alle Daten über Ihre derzeitigen Mitarbeiter und deren Fähigkeiten enthält, wird es viel einfacher, die richtigen Mitarbeiter für die Stelle zu finden.
Bei der Planung können Sie bei dieser Gelegenheit auch prüfen, wie hoch die Stundensätze sind und wie sie sich auf die Gesamtgewinnspanne Ihres Projekts auswirken werden.
Es ist klug, in dieser Phase die Gemeinkosten für die Mitarbeiter und die Organisationskosten zu berücksichtigen.
Durch die Kombination von Erkenntnissen über die Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den finanziellen Aspekten des Projekts können Sie jedes Mal eine erfolgreiche Mischung aus Senior-, Mid-Level- und Junior-Ressourcen auswählen.
Sie analysieren vergangene Projekte, um zu erfahren, wo Ressourcen zu wenig oder zu viel genutzt wurden.
Eine weitere wichtige Erkenntnis, die Ihnen historische Daten über vergangene Projekte liefern können, ist die Frage, ob einer Ihrer Mitarbeiter in der Vergangenheit über- oder unterausgelastet war.
Ein Tool zur Ressourcenprognose liefert Ihnen in der Regel Daten wie die Auslastungsrate der Mitarbeiter. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Ihre DevOps-Ingenieure projektübergreifend ständig überbeansprucht sind, ist es klar, dass Ihre Personalabteilung nach neuen DevOps-Experten suchen sollte.
Die unzureichende Auslastung der Mitarbeiter wirkt sich nachteilig auf deren Motivation aus. Wenn Sie also diesen Trend in Ihren historischen Projektdaten erkennen, müssen Sie Maßnahmen ergreifen.
Sie können entweder Ihr Vertriebsteam Projekte finden lassen, die den Fähigkeiten der nicht ausgelasteten Mitarbeiter entsprechen, oder in deren berufliche Entwicklung investieren, damit sie zusätzliche Fähigkeiten erwerben.
Sie bemühen sich nicht um Neueinstellungen in letzter Minute
Wenn Sie Projekte genau vorhersagen, wissen Sie einen Monat, drei Monate oder sogar ein halbes Jahr im Voraus, welche Art von Fähigkeiten Ihr Unternehmen benötigt.
So haben Sie genügend Zeit, Ihrer Personalabteilung diesen Bedarf mitzuteilen, damit diese mit der Suche nach einem geeigneten Kandidaten beginnen kann. Und glauben Sie mir, je früher Sie das tun, desto besser.
Die Einstellung von technischen Experten ist oft zeitaufwändig. Die Rekrutierung eines DevOps-Ingenieurs dauert sogar zwei Monate.
Und was ist, wenn Sie ein Projekt unterzeichnen, für das Sie DevOps-Fachwissen benötigen? Dann müssen Sie entweder in letzter Minute jemanden einstellen oder Mitarbeiter von anderen Projekten abziehen, wodurch Sie Überstunden und Qualitätsprobleme riskieren.
Sie verwenden Software für Projektmanagement-Prognosen
Kluge IT-Dienstleistungsunternehmen wissen, dass Prognosen ein wesentlicher Bestandteil der Projektplanung sind.
Anstatt sich auf Excel-Tabellen zu verlassen, in die Daten manuell eingegeben werden müssen, verwenden sie eine Software zur Ressourcenprognose, die alle wichtigen Daten zusammenführt. Dies hilft ihnen zu verstehen, wie sich die Kapazität ihrer Mitarbeiter auf ihre Einnahmen und Gewinnspanne auswirkt.
Durch die Implementierung eines Prognosetools erhalten Sie Zugang zu einem breiten Spektrum von Faktoren, die Sie bei der Prognose Ihrer Einnahmen, Kosten, verfügbaren Kapazitäten und mehr berücksichtigen können.
Außerdem kann eine Prognoselösung zu einer einzigen Quelle der Wahrheit für das gesamte Unternehmen werden. Sie dient als leistungsstarker Bezugspunkt für alle Ihre Mitarbeiter, während Ihr Unternehmen wächst.
Wann sollte ich eine Projektmanagement-Prognosesoftware einsetzen?
Wahrscheinlich fragen Sie sich jetzt: Ist die Investition in ein Tool zur Ressourcenprognose für mein Unternehmen in diesem Stadium sinnvoll?
Wenn Sie diese Lösung in Ihr Arsenal aufnehmen, sollten Sie das lieber früher als später tun. Aber es ist auch besser als später als nie. Es ist also nie zu spät, sich für Prognosen zu interessieren.
Die Leitung eines größeren IT-Dienstleistungsunternehmens ist noch schwieriger, wenn Sie kein Prognosesystem haben und keine genauen Schätzungen über Ihre zukünftigen Einnahmen, Kosten oder Kapazitäten vorliegen.
Dieser Schmerz holt Sie ein, wenn Abteilungen wie die Personal- oder Finanzabteilung anfangen, sich über das Fehlen einer langfristigen Prognose zu beschweren.
Aber auch wenn Sie ein kleineres IT-Unternehmen leiten, werden Sie eines Tages wachsen, und wenn Sie dann keine Prognosemöglichkeiten haben, werden Sie in Schwierigkeiten geraten.
Wenn Sie noch nicht über eine Prognosesoftware verfügen, sollten Sie Ihre Implementierung zum richtigen Zeitpunkt planen (nicht erst, wenn Sie gerade dabei sind, Brände zu löschen).
All das lohnt sich, denn wenn Sie Ihr Team um eine Prognosesoftware erweitern, bauen Sie eine Rekrutierungspipeline auf, haben nie einen Mangel an Fachkräften, wenn sie gebraucht werden, und halten Ihre Gewinnspanne in Schach.
Wenn Sie sehen möchten, wie eine Lösung zur Ressourcenprognose in der Praxis funktioniert, buchen Sie eine Demo mit mir. Ich zeige Ihnen alle Funktionen, die wir bei Primetric entwickelt haben, um Menschen wie Ihnen zu helfen, die Zukunft besser vorherzusagen.
