Wann sollte man eine Projektprognosesoftware einsetzen (und wie macht man es richtig)?

Ich weiß, was Sie jetzt denken. Sie sind sehr beschäftigt und verbringen die ganze Zeit damit, Brände zu löschen. Warum sollten Sie sich noch eine weitere Aufgabe aufhalsen?aber glauben Sie mir: Es wird sich nichts ändern, wenn Sie immer noch das Dringende dem Wichtigen vorziehen, und es ist wichtig, dass Sie ein Tool einsetzen, das Ihnen hilft, die Zahl der Brände dauerhaft zu reduzieren.Projektprognosesoftware hilft Ihnen bei der Verwaltung von Projekten in vielerlei Hinsicht. Das ist ein echter Wendepunkt. 

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Business Intelligence

07/11/2021

Inhaltsübersicht

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Was Sie brauchen, um sich das Leben leichter zu machen (und um genügend Platz für, sagen wir, strategische Planung zu haben), sind:

  • ein großartiger Arbeitsablauf und eine Methodik, um dem Ganzen einen Sinn zu geben,
  • und eine Softwarelösung, die sich perfekt darauf abstimmen lässt.

Das Beste an Software ist, dass sie Daten für Sie verarbeitet und Ihnen sogar bei der schrecklichsten aller Aufgaben zur Hand geht: der Prognose. 

Die Vorhersage der Zukunft ist wirklich hilfreich - Sie können Projekte besser planen und Ressourcen besser zuweisen, die gewünschte Gewinnspanne erzielen und - letztendlich - Ihr Unternehmen ausbauen. 

Lesen Sie diesen Artikel weiter, um herauszufinden, welche Projektprognosesoftware wann eingesetzt werden sollte und wie man sie richtig einsetzt, damit Sie maximale Ergebnisse erzielen.

Was ist eine Projektprognosesoftware?

Softwarelösungen für die Projektprognose basieren auf der prädiktiven Analytik, einer Softwarefunktion, die Managern wie Ihnen hilft, die Zukunft zu erkennen. 

Der Gedanke dahinter ist, dass Sie durch die Betrachtung Ihrer historischen Daten Trends entdecken und mehr über das Geschehene erfahren können, um vorherzusagen, was höchstwahrscheinlich als nächstes passieren wird. 

Dies ist besonders wertvoll für Projekte, die sich über mehrere Monate oder sogar Jahre erstrecken und bei denen sich viele Variablen wie die Gemeinkosten Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit ändern können. Sie müssen eine Möglichkeit haben, Ihre Kosten vorherzusagen - andernfalls riskieren Sie, dass Ihr Projekt nicht die Gewinnspanne bringt, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen.

Und das ist nur einer der vielen Gründe, warum die Anschaffung einer Projektprognosesoftware eine gute Idee ist. 

3 Gründe, warum Sie eine Projektprognosesoftware einsetzen sollten

1. Sie haben eine einzige Quelle der Wahrheit als starken Bezugspunkt

Viele Missverständnisse bei der Ressourcenzuweisung entstehen, weil die Mitarbeiter keinen Zugang zu einer ständig aktualisierten Quelle der Wahrheit haben. Daraus resultieren Probleme wie Doppelbuchungen, doppelte Aufgaben oder sich überschneidende Arbeiten. 

So kann es beispielsweise vorkommen, dass Sie während eines langfristigen Projekts jemanden für eine gewisse Zeit in ein anderes Projekt versetzen müssen. Wenn Ihre Projektmanager nicht über ein System verfügen, das dies regelt, führt eine solche Zuweisung zu Problemen wie Missverständnissen, Doppelbuchungen und noch mehr Arbeit und Frustration für alle Beteiligten. 

Einer unserer Kunden hat ein umfangreiches Dokument erstellt, um Zeit zu sparen und seinen Zuteilungsprozess zu verbessern, der genau auf diese Aufgabe ausgerichtet ist. Wenn Sie einen Blick darauf werfen und es in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten, können Sie es hier herunterladen:

Zuteilungsprozess

2. Sie erhalten einen Überblick über das Geschehen in Ihrem Unternehmen aus der Vogelperspektive

Ist Ihr Projekt heute rentabel? 

Wird es sich in drei Monaten rentieren, wenn Sie ein neues, großes Büro für Ihr Unternehmen anmieten müssen und Ihre organisatorischen Gemeinkosten steigen werden? 

Wie nutzen Ihre Teammitglieder die ihnen zugeteilte Zeit aus? Liegen Sie mit Ihren Schätzungen daneben? 

Wenn Sie nicht über eine Projektprognosesoftware verfügen, wird es sehr schwierig sein, all diese Fragen zu beantworten. 

Selbst wenn Sie bei der Pflege Ihrer Kalkulationstabellen äußerst akribisch sind. 

3. Keine Einstellungen in letzter Minute mehr mit hochwertiger Teamplanungssoftware

Sicher, Sie können Ihre Mitarbeiter bitten, Überstunden zu machen, wenn plötzlich neue Ressourcen für das Projekt benötigt werden und niemand zur Verfügung steht. Aber die Leute können nur so viele Überstunden machen. Früher oder später müssen Sie einfach eine weitere Fachkraft einstellen. 

Und Sie wissen, wie schwierig das in unserer Branche sein kann. 

Die Einstellung eines DevOps-Ingenieurs kann manchmal sogar 2 bis 3 Monate dauern. Was ist mit einem erfahrenen Backend- oder Frontend-Entwickler? 

Sie können nicht erwarten, dass die Kunden monatelang warten, bevor sie ihr Projekt erweitern. 

Wenn Sie mit einer hochwertigen Teamplanungssoftware ausgestattet sind, ist das kein Problem mehr. Sie werden in der Lage sein, weit im Voraus zu erkennen, wann ein bestimmter Bedarf entstehen wird - und den Ball mit Ihrer Personalabteilung ins Rollen bringen. 

Wie Sie sich vorstellen können, wird sich auch die Personalabteilung darüber freuen. Niemand will sich um eine Einstellung in letzter Minute streiten. 

Woran erkennt man, dass es an der Zeit ist, eine Projektprognosesoftware einzuführen? 

Hier sind einige Symptome, die darauf hinweisen, dass Sie sich so schnell wie möglich eine Lösung für die Produktprognose zulegen sollten. 

Sie sagen überhaupt nichts voraus

Jede Abrechnung ist eine Überraschung für Sie. Sie wissen oft nicht, wie rentabel ein Projekt sein wird, bis Sie die erste Rechnung stellen. 

Es gibt viele Gründe, warum Manager keine Prognoseinstrumente verwenden, um mehr über die Zukunft ihrer Projekte zu erfahren. 

Vielleicht haben Sie noch nie eine ausprobiert, die Ihnen gute Ergebnisse gebracht hat. Oder Sie glauben nicht, dass Ihre Einschätzungen genau genug sind, um in Zukunft zu halten. 

Glauben Sie mir, es lohnt sich, jederzeit damit anzufangen. Je mehr Daten Sie in das System einspeisen, desto genauer werden seine Vorhersagen sein.  

Die Zukunft wird immer schwieriger vorherzusagen

In der IT-Branche ändern sich die Dinge schnell. Menschen kommen und gehen, Kunden tauchen aus dem Nichts auf und verwickeln Sie plötzlich in einen Strudel von zeitraubenden Projekten. 

Als IT-Dienstleister wollen Sie natürlich aufgeschlossen bleiben und zu jedem Projekt Ja sagen. 

Es mag sich kontraintuitiv anhören, aber es ist so:

Aber wenn Sie die Zahlen nicht überprüfen und einfach jede Gelegenheit enthusiastisch ergreifen, werden Sie Ihr Unternehmen daran hindern, schneller zu wachsen. 

Durch die Implementierung einer Prognoselösung können Sie die Zahlen schnell berechnen und prüfen, ob die vorgeschlagenen Tarife Ihren Erwartungen hinsichtlich der Gewinnspanne entsprechen. 

Sie müssen Ihr Unternehmen langfristig unterstützen

Wenn Sie ein IT-Dienstleistungsunternehmen betreiben und es ernst meinen (was Sie vermutlich tun, wenn Sie diesen Artikel lesen), dann wollen Sie wahrscheinlich sein langfristiges Wachstum sicherstellen. 

Prognosen helfen dabei. Mit der richtigen Lösung, die diese Art von Funktionalität unterstützt, ist es möglich, alles zu prognostizieren - von der Auslastung der Mitarbeiter bis hin zur langfristigen finanziellen Leistung. 

Worauf sollte man bei einer Projektprognosesoftware achten? 

1. Produktplanungs- und Ressourcenplanungsfunktionen

Eine gute Produktprognoselösung sollte mehr beinhalten als eine einfache Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens. 

Was Sie brauchen, ist die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu simulieren, um zu prüfen, wie sich Ihre Entscheidungen auf die Rentabilität Ihres Projekts auswirken können. Die besten Lösungen auf dem Markt bieten Ihnen diese Möglichkeit - Sie können die Realisierungsraten von Projekten, die Verfügbarkeit von Ressourcen oder sogar die voraussichtliche Anzahl von Leerständen prognostizieren.

Diese Art von langfristiger Vision ist wichtig, um die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen. 

2. Ausgezeichnete Berichtsfunktionen

Woran können Sie sonst erkennen, ob sich Ihr Unternehmen in die richtige Richtung entwickelt? 

Das Interessante an der Berichterstattung ist, dass sie am besten funktioniert, wenn sie nicht nur Daten über Ihre Projekte, sondern auch über Ihre Mitarbeiter enthält. 

Von Finanzdaten bis hin zur Auslastung der Mitarbeiter - mit einer geeigneten Lösung haben Sie alles an einem Ort. Ein zusätzlicher Bonus ist die Datenvisualisierung, die die Gewinnung von Erkenntnissen aus Daten beschleunigt - sowohl für Sie als auch für Ihre Projektmanager. 

Es lässt sich nicht leugnen, dass unser menschliches Gehirn Visualisierungen liebt und das Denken mit ihnen viel einfacher ist. 

3. Vorhersagefunktionen

Im Projektmanagement ist es wichtig zu wissen, was in der Vergangenheit passiert ist. Der wahre Wert historischer Daten liegt jedoch in den Erkenntnissen, die sie über die Zukunft liefern können. 

Schließlich sind wir alle im Bereich der Innovation tätig - und das bedeutet, dass wir in die Zukunft schauen. 

Eine gute Produktprognoselösung liefert eine Reihe verschiedener Kennzahlen wie Produktrentabilität, Mitarbeiterzuweisung, Mitarbeiterauslastung und vieles mehr. 

Indem Sie all diese Faktoren vorhersagen, können Sie realistischere Pläne aufstellen und spätere Überraschungen vermeiden. Und das Beste daran ist, dass Sie Ihre Pläne immer mit der Realität vergleichen können, um zu prüfen, wo Ihre Schätzungen daneben lagen. Und dann machen Sie nie wieder denselben Fehler. 

4. Finanzielle Modelle

Eine geeignete Produktprognoselösung muss Business-Intelligence-Funktionen enthalten, die Ihnen einen tiefen Einblick in Ihre Projekt- und Unternehmensfinanzen ermöglichen.

Wenn Sie auf diese Art von Daten zugreifen, können Sie sofort erkennen, ob ein Projekt rentabel ist oder nicht - und um wie viel! 

Und wenn etwas schief geht, können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um etwas zu ändern und die erforderliche Gewinnspanne zu sichern. 

Wann sollte ich eine Projektprognosesoftware einführen? 

Früher ist besser als später, aber später ist besser als nie. 

Es lässt sich nicht leugnen, dass die Leitung eines größeren IT-Unternehmens ohne ein solches System mit mehr Schmerzen verbunden ist. Vor allem, wenn sich Abteilungen wie die Finanz- oder Personalabteilung über die fehlenden langfristigen Prognosen beschweren. 

Selbst wenn Sie ein kleineres Unternehmen leiten, werden Sie wahrscheinlich wachsen - und dann in Schwierigkeiten geraten, wenn Sie keine Lösung haben, um diese Größe zu bewältigen. 

Stellen Sie sicher, dass Sie die Einführung zu einem für Sie sicheren Zeitpunkt planen - nicht, wenn Sie mit Stürmen zu kämpfen haben. Behandeln Sie das Projekt wie ein echtes Projekt in Ihrem Unternehmen mit allen zu erbringenden Leistungen, einschließlich des Änderungsmanagements, das wohl einer der schwierigsten Aspekte bei der Implementierung einer solchen Software ist. 

Aber glauben Sie mir, eine ruhige Planung, ein strukturiertes Ressourcenmanagement, ein schneller Live-Überblick über die wichtigsten Berichte... das alles ist es wert.

Durch die Entwicklung von Prognosefähigkeiten in Ihrem Unternehmen werden Sie:

  • Bauen Sie eine solide Rekrutierungspipeline auf, damit Sie nie ohne Spezialisten dastehen, wenn sie gebraucht werden, 
  • Halten Sie Ihre Rentabilitätsrate unter Kontrolle, indem Sie nicht nur Ihre Einnahmen, sondern auch Ihre Kosten prognostizieren.
  • Und erhöhen Sie dabei Ihren Gewinn. 

Ich weiß, dass es schwierig ist, ein IT-Dienstleistungsunternehmen zu führen. Ich war da, wo Sie jetzt sind, und konnte keinen Weg finden, um zu verstehen, wohin sich mein Unternehmen entwickelt. Deshalb haben wir Primetric entwickelt.

Wenn Sie neugierig sind, wie eine Projektprognoselösung funktioniert, buchen Sie eine Demo und ich zeige Ihnen all die unglaublichen Prognosefunktionen, die wir für vielbeschäftigte Manager wie Sie vorbereitet haben.


Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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