Die Formel für den Nutzungsgrad - warum ist sie so wichtig?

Seien wir ehrlich. Nehmen Sie sich jede Woche etwas Zeit, um Ihren Nutzungsgrad zu messen und zu analysieren? Was ist der Nutzungsgrad überhaupt? Und wie kann sie sich auf Ihre professionellen Dienstleistungen auswirken?

Wenn Sie sich nicht um diesen Aspekt der Unternehmensführung kümmern, riskieren Sie überhöhte Gemeinkosten, Probleme mit der finanziellen Leistungsfähigkeit und eine sinkende Rentabilität.

Die Berechnung der Auslastung pro Mitarbeiter, Team oder Projekt kann eine Menge aufdecken: von ungesunden Prozessen und überlasteten Teammitgliedern bis hin zu ernsthaften Personalengpässen, die Ihre Lieferung gefährden. 

Wenn diese Erkenntnisse in Maßnahmen umgesetzt werden, erhöhen sie Ihre Gewinnspanne und machen Ihre Teams zufriedener.

Aber keine Sorge, es ist nie zu spät, damit anzufangen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Softwareunternehmen über die Messung, Implementierung und Analyse der Nutzungsrate wissen sollten (plus eine praktische Nutzungsformel und einen Leitfaden zur Berechnung der Nutzung). 

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Nach der Lektüre unseres Textes über den Auslastungsgrad bei professionellen Dienstleistungen werden Sie es wissen:

• was ein Nutzungsgrad und ein Kapazitätsnutzungsgrad sind,
• wie eine Formel für den Nutzungsgrad aussieht,
• wie Sie den Auslastungsgrad für Ihr Unternehmen, Ihre Projekte oder Ihre Mitarbeiter ermitteln können.  

Wie hoch ist die Auslastungsrate in einem Softwareunternehmen? Definition

Der Auslastungsgrad ist definiert als die Zeit, die ein Mitarbeiter für fakturierbare Arbeit (Kundenarbeit) aufwendet, im Verhältnis zur Gesamtzeit, die diesem Mitarbeiter zur Verfügung steht.

Was hat es mit dem Auslastungsgrad auf sich? Der Auslastungsgrad der Mitarbeiter gibt an, wie viel Ihrer verfügbaren Zeit für kommerzielle Projekte verwendet wird.

Wie wirkt sich die Auslastungsrate auf professionelle Dienstleistungen in der IT aus?

Was bedeutet das für ein Softwareentwicklungsunternehmen wie das Ihre?

• Zeit und Material - Wenn Ihre Projekte größtenteils nach Aufwand abgerechnet werden, sollten Sie eine möglichst hohe Auslastung anstreben (es sei denn, Sie haben eine Budgetobergrenze für das Projekt). Dies führt direkt zu höheren Unternehmenseinnahmen und optimalen Abrechnungssätzen sowie zu einer besseren Gewinnspanne.
• Festpreis - Wenn die meisten Ihrer Projekte Festpreisprojekte sind, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Anzahl der Stunden zu erhalten, die Ihren ursprünglichen Schätzungen entsprechen. So vermeiden Sie die Verschwendung Ihres Budgets und die Entstehung von Gemeinkosten für Ressourcen.
• Eine Mischung aus beidem - Wenn Sie beide Arten von Projekten durchführen, müssen Sie die Auslastung meisterhaft im Griff haben. Unabhängig von Ihren Projekttypen zeigt Ihnen der Nutzungsgrad, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter tatsächlich für die Arbeit aufwenden und wie viel Zeit ins Leere läuft.

Welche Arten von Auslastungsgraden gibt es?

Die Nutzung wird im Allgemeinen in zwei Arten unterteilt:

1. Geplante Auslastung - dies ist der Auslastungsgrad, den Sie für die Mitarbeiter während des Projekts im Verhältnis zu ihrer Gesamtkapazität planen.
2. Verfolgte Nutzung - dies ist der tatsächliche Nutzungsgrad, der auf der Anzahl der von den Mitarbeitern erfassten Stunden basiert.

Dank dieses Ansatzes können Sie Ihre Pläne mit der Realität vergleichen und leicht Schlussfolgerungen für die Zukunft ziehen.

Lösungen für die Ressourcenplanung und -zuteilung können Ihnen sehr dabei helfen, den Überblick zu behalten und den Betrieb der Nutzungsformel reibungslos zu gestalten.

In Primetric können Sie beispielsweise die Ressourcennutzung in geplante und verfolgte Arbeitsstunden unterteilen, die sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Arbeitsstunden für Ihre professionellen Dienstleistungen umfassen. So können Sie die durchschnittlichen Gesamtarbeitsstunden sehen und erkennen, ob Ihr idealer Auslastungsgrad in Reichweite ist.

Dieses Diagramm zeigt die Anzahl der geplanten Arbeitsstunden (fakturierbare und nicht fakturierbare) im Vergleich zur Anzahl der von den Mitarbeitern erfassten Stunden. Der hellgrüne Bereich markiert die 100 %ige Auslastung, so dass Sie leicht erkennen können, wann die Auslastung überschritten wurde. So können Sie sehen, ob der ideale Auslastungsgrad erreicht wird.

Warum verwenden Softwareunternehmen Nutzungsraten? 

Vermeiden Sie die Zeit auf der Bank

Wenn Sie nicht wissen, wie viel Sie leisten können, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht voll auslasten. Fehlende Kontrolle in diesem Bereich führt dazu, dass Ihre Teammitglieder auf der Ersatzbank sitzen. Und wenn Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit auf der Ersatzbank verbringen, ist das weder gut für Ihr Unternehmen noch für ihre Zufriedenheit mit der Arbeit.

Arbeitsbelastung der Mitarbeiter klären

Wenn Sie den Auslastungsgrad Ihrer Teammitglieder kennen, können Sie intelligentere und fundiertere Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen. So wissen Sie und die Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen beispielsweise, wer ein neues Projekt oder ein Arbeitspaket in einem bestehenden Projekt bearbeiten könnte.

Feststellung des Personalmangels

Wenn Ihr Entwicklungsteam zu mehr als 95 % ausgelastet ist und Ihr QA-Team zu 75 %, bedeutet dies, dass Ihre Entwickler eine viel höhere Arbeitslast haben als Ihre QA-Spezialisten. Jetzt, da Sie das wissen, können Sie etwas dagegen tun, z. B. mehr Entwickler einstellen.

Überprüfen Sie den Zustand Ihres Prozesses

Eine einigermaßen hohe Ressourcennutzungsrate ist ein Zeichen dafür, dass Ihr Prozess gesund und produktiv ist. Vieles hängt jedoch von Ihrem Ansatz und Ihrem Dienstleistungsangebot ab. Für eine projektbasierte Software-Agentur bedeutet sie etwas anderes als für ein Unternehmen, das sich auf das Leasing von IT-Körpern spezialisiert hat.

Nutzungsprobleme vorhersehen

Eine Softwareplattform wie Primetric ermöglicht nicht nur die Überprüfung historischer Daten, sondern auch die Vorhersage Ihrer Auslastung. Durch die Ausführung von Auslastungsformeln und die Überprüfung der zukünftigen Auslastungsrate können Sie schnell reagieren - zum Beispiel zusätzliche Ressourcen einstellen oder die Information über die Verfügbarkeit von Ressourcen an die Vertriebsabteilung weitergeben, damit diese Projekte für sie finden kann.

Letztendlich geht es bei der Auslastungsformel darum, die Rentabilität des Unternehmens zu steigern und die Ressourcen besser zu nutzen.

• Woran erkennen Sie, dass Ihre Mitarbeiter gute Leistungen erbringen? Schauen Sie hier nach: Wie Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter messen können: Expertenleitfaden

Was ist ein guter Auslastungsgrad der Mitarbeiter?

Untersuchungen von HubSpot unter Digitalagenturen haben ergeben, dass die meisten eine Nutzungsrate von 85 bis 90 % anstreben, die durchschnittliche Nutzungsrate jedoch mit 60 % deutlich niedriger liegt.

Das ist sicher interessant, aber völlig bedeutungslos.

Eine perfekte Auslastungsrate für eine Softwareentwicklungsagentur - oder für jede andere Unternehmensart - gibt es nicht. Eine perfekte Formel für ihre Berechnung gibt es auch nicht. 

Das liegt daran, dass jedes Unternehmen anders ist. Es hat unterschiedliche Projektarten, Abrechnungsmethoden und Spezialisierungen. 

Wie berechnet man den Auslastungsgrad eines Mitarbeiters?

Stellen Sie sich Mark vor, einen Frontend-Entwickler, der in einem polnischen Softwareentwicklungsunternehmen arbeitet. 

Im Jahr 2021 hat Mark insgesamt 221 Tage gearbeitet. Er verbrachte 26 Tage im Urlaub und nahm 5 Tage frei, weil er krank war. 

Wie berechnen Sie also den Nutzungsgrad von Mark? Hier ist eine praktische Formel für die Auslastung

Der erste Schritt besteht darin, seine Kapazität zu ermitteln. Andernfalls haben wir keine Zahl, mit der wir die Anzahl von Marks abrechenbaren Stunden vergleichen können.

Im Jahr 2021 arbeiteten die polnischen Arbeitnehmer 252 Tage lang. Multiplizieren Sie dies mit 8 Stunden und Sie erhalten 2016 Stunden. Das ergibt im Durchschnitt 168 Stunden pro Monat.

Aber die Mitarbeiter brauchen doch eine Mittagspause, oder? Es ist also sinnvoll, Mark jeden Tag 1 Stunde Mittagspause zu gewähren. Wenn wir 252 Tage mit 7 Stunden multiplizieren, erhalten wir 1764 Stunden (im Durchschnitt 147 Stunden pro Monat).

Jeder Arbeitnehmer in Polen hat 26 Tage Urlaub. Es ist also sinnvoll, dies in unsere Berechnung einzubeziehen. Wir haben jetzt 226 Arbeitstage, also 1808 Stunden (im Durchschnitt 150,7 Stunden pro Monat).

Aber Mark nahm in diesem Jahr auch 5 Tage Urlaub, weil er krank wurde. 

Die Gesamtkapazität von Mark beträgt also 221 Tage, was 1547 Stunden pro Jahr ergibt. 

Im Jahr 2021 verzeichnete Mark 1428 abrechenbare Stunden. 

Wenn wir all das berücksichtigen, sehen wir, dass Marks Auslastung 92 % betrug (1428 Stunden / 1547 Stunden = 0,92). Jetzt wissen Sie, wie Sie die Auslastung berechnen können!

Was ist zu tun, wenn Ihre Nutzungsrate niedrig ist?

Sie haben die Nutzungsformel überprüft und festgestellt, dass sie zu niedrig ist. Was können Sie jetzt tun? Eine niedrige Auslastung bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter viel Zeit für Tätigkeiten aufwenden, die keine Kundenarbeit sind. Sie erwirtschaften keinen Gewinn für Ihr Unternehmen.

Das bedeutet, dass Sie Geld verlieren.

Eine hohe Anzahl nicht fakturierbarer Stunden bedeutet jedoch nicht automatisch, dass Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten ist. 

Wenn Sie bei der Entwicklung eines neuen Produkts oder internen Tools die Formel für die Nutzungsrate anwenden, müssen Sie sich nicht wundern, wenn Sie eine geringe Nutzung feststellen. 

Aber hier ist die Frage: Wie können Sie feststellen, dass die Anzahl der nicht in Rechnung gestellten Stunden im Verhältnis zu den anstehenden Aufgaben steht?

Die beste Methode ist, einfach zu prüfen, wohin die gesamte nicht fakturierbare Arbeit fließt. In Primetric können Sie die Nutzungsanalyse auf ein bestimmtes Projekt oder Team eingrenzen. Wenn Sie ins Detail gehen, können Sie leicht überprüfen, ob die wertvolle Zeit Ihres Teams nicht irgendwo verloren geht. 

Eine niedrige Auslastung kann jedoch auch bedeuten, dass Sie bei der Planung und Zuweisung von Ressourcen nicht gut arbeiten. 

Ihre Mitarbeiter sitzen nur im Büro herum und tun nichts. Das ist natürlich nicht gut für Ihr Unternehmen.

Hier kann ein Tool zur Ressourcenplanung und -zuweisung Abhilfe schaffen. Future Mind hat Primetric implementiert, um mehr Kontrolle über die Ressourcenzuweisung zu erhalten, Prognosen zu erstellen und dann zu überprüfen, wie diese mit der Realität übereinstimmen. Auf diese Weise konnte Future Mind die Ressourcennutzung optimieren, die Benchmark-Zeit um 4 % reduzieren und die Anzahl der abrechenbaren Stunden um 3.500 erhöhen.

Was ist, wenn Ihr Nutzungsgrad 100 % beträgt?

Wenn Sie eine konstant hohe getrackte Auslastung (die tatsächlich von den Mitarbeitern protokollierte Arbeit) feststellen, bedeutet dies, dass die Teammitglieder ihre gesamte Zeit mit der Arbeit an Kundenprojekten verbringen.

Das könnte bedeuten, dass sie überlastet sind. Oder dass Sie nicht genug in ihre berufliche Entwicklung oder den Aufbau eines Teams investieren.

Auf lange Sicht könnte eine 100 %ige Auslastung eine ernste Gefahr für Ihr Unternehmen darstellen.

Wie können Sie eine Formel für den Nutzungsgrad in Ihrem Unternehmen einführen?

a. Beginnen Sie mit der Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter

Moment, streichen Sie das.

Dies ist kein guter Ansatz für die Berechnung Ihrer Nutzung.

Warum? Wenn Sie Ihre Eingabedaten nicht strukturieren, bevor Sie mit der Zeiterfassung beginnen, werden Sie am Ende eine Menge erfasster Stunden für Tausende verschiedener Aufgaben haben. Totales Chaos.

Deshalb sollte Ihr erster Schritt sein: 

b. Bestimmen Sie, was Sie messen wollen (und wie genau)

Abrechenbar vs. nicht abrechenbar

Werden Sie nur die Zeit für abrechenbare Projekte erfassen? Oder werden Ihre Mitarbeiter auch die Zeit für nicht fakturierbare Aktivitäten erfassen? Wenn ja, nur für große Projekte oder auch für Aktivitäten wie Workshops und Teamsitzungen?

Grad der Präzision

Nehmen wir an, Sie beschließen, die abrechenbaren Stunden zu erfassen. Aber auf welcher Granularitätsebene? Werden Ihre Mitarbeiter die Zeit pro Projekt, Projektphase oder einzelner Aufgabe erfassen? 

Ihre Wahl wird von zwei Dingen abhängen:

• Wie Sie mit Ihrem Kunden abzurechnen gedenken (manche wollen vielleicht Berichte bis auf die Ebene der einzelnen Aufgaben)
• Wie weit Sie bei der Analyse des Zeitaufwands für abrechenbare Aufgaben gehen wollen.
  

Wie auch immer Sie sich entscheiden, sorgen Sie dafür, dass die Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter einfach und bequem ist. Die Zeiterfassungssoftware die Sie verwenden, muss benutzerfreundlich und intuitiv sein.

Ok, aber wie beginnt man mit der Zeiterfassung in seinem Softwareunternehmen?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine Zeiterfassung betreiben, herzlichen Glückwunsch! Sie haben den ersten Schritt bereits getan. 

Wenn Ihre Mitarbeiter noch keine Zeiterfassung durchführen oder Sie sie nur schwer davon überzeugen können, lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie den Prozess der Zeiterfassung so strukturieren können, dass er Ihnen eine Fülle von Daten liefert und Ihren Mitarbeitern keine Unannehmlichkeiten bereitet.

c. Berücksichtigen Sie die Kapazität eines Mitarbeiters bei der Planung

Die Kapazität ist eine wichtige Kennzahl, um die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter zu verstehen. In Primetric können Sie sowohl die geplante als auch die verfolgte Auslastung analysieren. 

Geplante Auslastung = Anzahl der geplanten Stunden in einem bestimmten Zeitraum / Gesamtkapazität der Mitarbeiter

Verfolgte Auslastung = Anzahl der erfassten Stunden in einem bestimmten Zeitraum / Gesamtkapazität der Mitarbeiter

Gesamte Mitarbeiterkapazität = Gesamtzahl der verfügbaren Arbeitsstunden des Mitarbeiters - (Feiertage + Urlaubs- oder Krankheitszeiten)

Bei der Messung der Auslastung eines Mitarbeiters ist die tatsächliche Kapazität der betreffenden Person zu berücksichtigen.

Potenzieller Bedrohungsalarm! Diese Kapazität könnte sich im Laufe der Zeit ändern, so dass es zu einem Problem werden könnte, Ihre Daten in Ordnung zu halten.

d. Prüfen Sie, wie viele Stunden die Mitarbeiter für fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeit aufwenden

1. Nehmen Sie sich jede Woche 30 Minuten Zeit für die Analyse Ihrer Nutzungsraten. Wählen Sie einen bestimmten Tag und halten Sie sich daran.
2. Erstellen Sie einen Bericht pro Projekt und pro Mitarbeiter.
3. Vergleichen Sie die Auslastung mit der Kapazität. Analysieren Sie die fakturierbaren und die nicht fakturierbaren Stunden nach der oben genannten Formel.
4. Nach einiger Zeit werden Sie in der Lage sein, Ihre Auslastungsraten auf der Grundlage historischer Daten zu analysieren. Sie können einen Indikator festlegen, der für Ihr Unternehmen zufriedenstellend ist. Er wird Ihnen als Bezugspunkt dienen.

Wie bestimmt man einen solchen Indikator? Hier ist eine einfache Methode:

• Ihr erstes Ziel ist es, Ihre Mitarbeiter davon zu überzeugen, ihre Arbeitszeiten korrekt zu erfassen.
• Dann sind Sie bereit, Ihren Indikator zu entwickeln. 
• Ermitteln Sie die durchschnittlichen Kosten für Ihren Mitarbeiter. Achten Sie darauf, die Gemeinkosten des Unternehmens und des Projekts einzubeziehen. 
• Vergleichen Sie diesen Wert dann mit der durchschnittlichen Einnahmequote des Projekts.
• Auf diese Weise können Sie feststellen, wie hoch die fakturierbare Mindestauslastung sein sollte, um die richtige Marge zu erhalten.
  

5. Optimieren Sie die Anzahl der abrechenbaren Stunden und Ihren Indikator in Abhängigkeit vom jeweiligen Anwendungsfall:

• Reduzieren oder erhöhen Sie die Anzahl der nicht fakturierbaren Stunden,
• Verlagerung der Arbeitslast von überlasteten Arbeitnehmern auf diejenigen, die weniger zu tun haben.

e. Wie können Daten über Mitarbeiter, die nicht viel Zeit abrechnen können (z. B. Teamleiter), eliminiert werden?

Nicht alle Mitarbeiter haben eine hohe Auslastung, auch wenn sie hart arbeiten und einen großen Wert für Ihr Unternehmen darstellen. Wir sprechen hier von Managern und Teamleitern.

Wie können Sie also trotzdem eine realistische Auslastungsrate für das Projekt, das Team oder das Unternehmen ermitteln?

Dafür gibt es nur wenige Ansätze:

1. Ansatz - Behandlung nicht-operativer Mitarbeiter als Gemeinkosten:

Behandeln Sie diese Personen als Gemeinkosten, und berechnen Sie dann die Beteiligung (Anteile) jedes Projekts an den Gemeinkosten der Organisation. Wie? Indem Sie die Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden und die geplanten abrechenbaren Stunden für ein bestimmtes Projekt teilen.

Was Sie davon haben? Sie können einfach prüfen, wie hoch die Mindestmarge für jedes Projekt sein sollte, um alle Ihre Gemeinkosten zu decken, einschließlich der nicht-operativen Mitarbeiter.

2. Ansatz - Erfassung der Zeit von nicht operativ tätigen Personen als nicht abrechenbare Tätigkeit für jedes Projekt

Sie können ihre Zeit als nicht abrechenbare Aktivität erfassen und dann sehen, wie viele Stunden sie für abrechenbare Projekte und andere Aktivitäten aufgewendet haben.

f. Seien Sie sich der Gefahren bewusst, die mit der Messung Ihrer Nutzungsrate verbunden sind

Veränderung der Mitarbeiterkapazität 

Warum ändert sich die Mitarbeiterkapazität? Weil ein paar Faktoren die Formel immer wieder beeinflussen werden:

• Anzahl der Arbeitstage in einem bestimmten Zeitraum (auch hier sind Feiertage zu berücksichtigen)
• Urlaubstage
• Krankheitsbedingte Abwesenheit
• Dauer und Art der Beschäftigung (Vollzeit, Teilzeit, freiberuflich)
  

Veränderte Nutzungsraten

Das ist völlig normal. Ein Softwareunternehmen ist ein lebendiger Organismus, in dem sich die Anforderungen ständig ändern. Ein Kunde könnte neue Funktionen wünschen, ein neuer Kunde könnte plötzlich an Ihre Tür klopfen, oder einer Ihrer Mitarbeiter könnte kündigen. 

All dies manuell zu berechnen ist schwierig. Deshalb habe ich Primetric eine Funktion hinzugefügt, die es ermöglicht, die Auslastungsraten in Abhängigkeit vom Grad der Gewissheit über Projekte und zugewiesene Ressourcen zu überprüfen. 

Hier ist ein Beispielszenario:

Sie messen die Ressourcennutzung, alles läuft gut, und dann kommt plötzlich die Vertriebsabteilung und sagt, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Unternehmen ein neues Projekt akquiriert, bei 80 % liegt. Nach den ersten zeitlichen und finanziellen Schätzungen müssen Sie Leute finden, die das Projekt durchführen können.

Sie haben sie gefunden, aber was nun? Sie können sie in Ihrer Softwareplattform oder Tabellenkalkulation planen, aber Sie werden feststellen, dass die geplante Entsorgung zugenommen hat. Was ist, wenn Ihr Kunde zu einem anderen Unternehmen wechselt und die von uns geplanten Mitarbeiter plötzlich ohne die geplante Arbeit dastehen? Ihre Auslastungsquote wird drastisch sinken.

Um solche Überraschungen zu vermeiden, ermöglicht Primetric das Buchen und Einzeichnen von Personen für Projekte und das Anlegen ungewisser Projekte. All dies wird im Diagramm dargestellt. Auf diese Weise können Sie sehen, wie Ihre geplante Ressourcenauslastung für Projekte aussieht, die mit Sicherheit stattfinden, und für solche, die ungewiss sind. 

In Primetric können Sie Reservierungen für bestimmte Projekte und Entwürfe für unsichere Projekte, die noch nicht vom Vertrieb bestätigt wurden, verwenden:

Die drei Symbole neben Zuweisungen haben folgende Bedeutung: schwarz - Projektentwurf, gelb - reserviertes Projekt, grün - aktives Projekt.

g. Wie kann die tatsächliche Nutzung gemessen und dem Kunden anders in Rechnung gestellt werden?

Manchmal haben Sie ein Projekt laufen, an dem einige Entwickler in Vollzeit arbeiten. Aber in der Zwischenzeit nehmen sie noch an internen Besprechungen teil und springen manchmal sogar schnell für ein paar Stunden pro Woche in ein anderes Projekt ein.

Einerseits möchten Sie die Zeiterfassung nutzen, um eine Rechnung für den Kunden zu erstellen. Auf der anderen Seite möchten Sie die tatsächliche Auslastung Ihrer Mitarbeiter und die tatsächlich für dieses Projekt aufgewendete Zeit sehen.

Hier ist eine Lösung. In Primetric können Sie die Arbeitszeit in mehreren Projekten gleichzeitig erfassen. Aber wenn Sie dem Kunden eine Rechnung stellen, können Sie die entsprechende Anzahl von Stunden und den vereinbarten Abrechnungssatz eingeben. 

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h. Wann soll die Formel für den Nutzungsgrad angewendet werden?

Wenn Sie keine direkte Kontrolle mehr über das Geschehen im Unternehmen haben. Kleine Teams sind leicht zu managen. 5-15 Personen. Aber in einer größeren Struktur mit PMs mit eigenen Zuständigkeiten weiß niemand, wer was tut, und das führt zu einem Mangel an Wissen über die Effizienz.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht wissen, was in Ihren Projekten passiert, und die Abteilungen Vertrieb, PMO und Entwicklung ihre Anforderungen austauschen und um Ressourcen kämpfen, ist es an der Zeit, die Auslastung zu messen.

Es geht um die Gesundheit Ihres Unternehmens. Selbst in der Anfangsphase, in der Sie den Eindruck haben, die Situation vollständig unter Kontrolle zu haben, lohnt es sich, Ihre Auslastung zu verfolgen und im Laufe der Zeit zu optimieren, um die Rentabilität zu steigern oder einfach Probleme mit der Bankzeit/Arbeitslast zu vermeiden.

i. Wer sollte für die Messung des Nutzungsgrades zuständig sein?

Das hängt von der Unternehmensgröße und den Zuständigkeiten für die Ressourcenzuweisung in einem bestimmten Unternehmen ab:

• Selbstorganisation und Verteilung
• Top-down-Management
  

Meistens ist die Messung der Auslastung die Aufgabe eines COO in kleineren Unternehmen und eines Ressourcenmanagers in größeren Unternehmen. 

In einigen Unternehmen haben die für das Projektmanagement zuständigen Mitarbeiter mehr Verantwortung und weisen den Projekten Mitarbeiter zu oder kümmern sich um die Ressourcenzuweisung. Der COO überprüft dann, ob alles gut funktioniert und die Auslastung hoch ist (besonders wichtig bei T&M-Projekten).

Sie sind dran

Die Berechnung und Analyse des Auslastungsgrads von Mitarbeitern kann sich als schwierig erweisen, vor allem wenn Sie mit Daten aus verschiedenen Tabellenkalkulationen jonglieren und kein Automatisierungswerkzeug im Einsatz haben.

Außerdem haben Sie wahrscheinlich nicht viel Zeit für diese Aufgabe. Aber Sie brauchen diese Erkenntnisse, um Ihre Gewinnspanne zu verwalten. Das manuelle Zusammenstellen von Daten aus Tabellenkalkulationen und Berichten reicht nicht aus.

Eine Plattform wie Primetric nimmt Ihnen die ganze Arbeit ab. Sie kombiniert Zeiterfassungsfunktionen mit Ressourcenplanung und -zuweisung, die auf die Bedürfnisse von Softwareentwicklungsagenturen zugeschnitten sind.

Wenn Sie sich von Ihren Tabellenkalkulationen erdrückt fühlen, nach einer einzigen Quelle der Wahrheit suchen oder versuchen, Ihre Zuweisungen zu verstehen, melden Sie sich für eine Demo an, um zu sehen, wie Primetric Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und Ihre Umsätze zu steigern.