Why Growing Your Company Is Impossible without Project Control Software

Das Wachstum Ihres IT-Unternehmens ist ohne diese Art von Software so gut wie unmöglich. 

Wahrscheinlich möchten Sie nach Feierabend gut schlafen und wissen, dass Sie alles getan haben, um Ihrem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen. Die Einführung einer Projektkontrolllösung kann eines der Dinge sein, die Sie in diesem Quartal tun, um dieser Vision näher zu kommen. 

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum ich davon überzeugt bin, dass die Projektkontrolle den entscheidenden Unterschied in Ihrem IT-Unternehmen ausmachen kann.

Was sind Projektkontrollen für PPM?

Projektkontrollen sind Verfahren, mit denen Unternehmen Projektdaten erfassen und analysieren. Ziel ist es, die Projektkosten und den Zeitplan im Auge zu behalten. 

Projektkontrollen bilden einen iterativen Prozess, der Ihnen hilft, den Status eines Projekts zu messen, seine wahrscheinlichen Ergebnisse auf der Grundlage der Messungen zu prognostizieren - und dann seine Leistung zu verbessern, wenn diese Ergebnisse nicht allzu gut erscheinen. 

Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, was Projektkontrollen sind, finden Sie hier einige Aktivitäten, die Sie immer unter diesem Oberbegriff finden:

• Abstimmung Ihrer Projekte mit Ihrem Portfolio oder Ihren Unternehmenszielen und -vorgaben. 
• Erarbeitung eines Projektstrukturplans (WBS). 
• Budgetierung und Prognosen für Ihre Projekte. 
• Überwachung der Projektkosten. 
• Feedback und Berichterstattung über Projekte. 
• Mitarbeit an den ersten Projektplänen. 
• Entwicklung eines Risikomanagementsystems.
• Optimierung der Projektstrategien zur Verbesserung künftiger Ergebnisse.

7 Prozesse, die die Projektkontrolle definieren

1. Budgetierung

Ihr Budgetierungsprozess ist wichtiger, als Sie denken. Wenn Sie ihn reibungslos in alle anderen Projektaktivitäten integrieren, werden Sie bei Ihren Projekten konstante Gewinnspannen erzielen. Sie werden auch wissen, warum und wann Unterschiede zwischen Ihren Erwartungen und der Realität auftreten. 

Mit der Zeit verfeinern Sie Ihre Budgetschätzungen und entwickeln ein transparentes Modell, das allen Beteiligten zur Verfügung steht. Es wird Ihnen während des gesamten Projekts als Maßstab dienen und Ihnen helfen, das Wichtigste zu verstehen - den Cashflow, den Sie benötigen, um Ihr Unternehmen über Wasser zu halten. 

2. Projektplanung

Die Planung ist ein wichtiger Schritt bei der Durchführung eines jeden Projekts. Hier arbeiten Produktmanager und Controller oft zusammen, um Projektpläne, Zeitpläne und Kostenschätzungen zu erstellen. 

Diese Aktivität ist wichtig, um eine Grundlage zu schaffen, mit der Sie während des gesamten Projekts arbeiten können. 

Im Idealfall können Sie Ihre Pläne immer mit der Realität vergleichen, während das Projekt läuft und wenn es abgeschlossen ist. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihre Fehler zu erkennen und zu korrigieren.

3. Risikomanagement

Projektkontrollen öffnen die Tür zu einem genaueren Risikomanagement. Sie können Risiken erkennen, sie proaktiv überwachen und dann Notfallpläne zu ihrer Bewältigung aufstellen. 

Auf diese Weise wirken sich Risiken nicht so stark auf Ihr Budget oder Ihren Zeitplan aus, wie sie es könnten. Das ist der beste Weg, um Risiken in der Zukunft zu vermeiden. 

4. Veränderungsmanagement

Wie oft weicht ein Projekt von seinem Weg ab? Meistens liegt es nicht an einem einzigen Faktor, sondern an der Kumulation mehrerer Faktoren, die vielleicht unbemerkt bleiben, bis sie sich als Problem erweisen. 

Aus diesem Grund ist das Änderungsmanagement so wichtig. Indem Sie Änderungen verfolgen und ihre Auswirkungen auf das Projekt verstehen, können Sie sofort feststellen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist oder nicht. 

Dies ist auch eine Gelegenheit, Ihr Bewertungs-, Genehmigungs- und Rechenschaftsverfahren zu entwickeln, um Ihr Team in jeder Phase der Projektüberwachung zu unterstützen. 

5. Vorhersage

Die Arbeit an der Genauigkeit Ihrer Kostenvoranschläge ist Ihre Zeit wert. Sie erhalten einen besseren Einblick in die Ursachen für Kosten- und Terminüberschreitungen. 

Die Fortschrittsmessung gibt Ihnen auch hier eine Menge Input. Sie können keine Prognosen für Projekte erstellen, die nicht auf Daten basieren, richtig? 

Um diese Erkenntnisse zu nutzen, müssen Sie die tatsächlichen ungebundenen Kosten vergleichen und hochrechnen, damit sie mit Ihrer Prognose übereinstimmen (z. B. mithilfe von Standardprognosemethoden und -formeln). 

Aber wenn Sie in einem schnelllebigen IT-Geschäftsumfeld arbeiten, reicht es nicht aus, alles manuell zu erledigen. 

Aus diesem Grund ist die beste IT-Projektmanagementsoftware mit einem Prognosemodul ein entscheidender Faktor für eine schnelle Reaktion. So können Sie sofort korrigierend eingreifen, wenn Sie feststellen, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft. 

6. Leistungsmanagement

Wenn Sie noch keine Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) verwenden, um den Zustand Ihres Projekts zu überwachen und Trends zu prognostizieren, sollten Sie dies so bald wie möglich tun. 

Dies ist der beste Weg, um Trends in Ihrem Projekt vorherzusagen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, sobald Sie feststellen, dass etwas aus dem Ruder läuft. 

Unternehmen, die Leistungsdaten für die Verwaltung von Projekten nutzen, erreichen eine Erfolgsquote von 68 % gegenüber nur 7 % bei Projekten, die diese Daten nicht nutzen. 

7. Verwaltung

In diesem Prozess legen Sie im Grunde alle Prozesse und Systeme fest, die Ihren Teammitgliedern bei der Zusammenarbeit helfen.

Die Einführung eines Prozesses ist jedoch nur die eine Seite der Medaille. Die andere ist die Verfolgung von Statusaktualisierungen, die Erfassung von Sitzungsprotokollen und gewonnenen Erkenntnissen sowie die Verwaltung von Arbeitsabläufen, damit sich die Mitarbeiter auf die Ausführung konzentrieren können, anstatt Routineaufgaben zu organisieren.

Vorteile der Projektkontrolle für PPMs

Bei größeren Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, gibt es viele bewegliche Elemente, die es schwieriger machen, den ursprünglichen Plänen treu zu bleiben. Eine genaue Überwachung und Analyse hilft jedoch, alles im Griff zu behalten. 

Hier ist, was Sie tun können, wenn Sie mit der Projektsteuerung beginnen:

• Reduzieren Sie die Projektkosten durch rechtzeitige Entscheidungen (in Übereinstimmung mit Ihren KPIs). 
• Erhöhen Sie die Vorhersehbarkeit von Kosten und Fertigstellungstempo eines Projekts. 
• Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die Gewinnspanne, die Ihr Projekt einbringen wird. 
• Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über den finanziellen Zustand Ihres Projekts in allen Phasen. 
• Verringern Sie die Ausweitung des Projektumfangs. 
• Sie erhalten aussagekräftige Benchmarking-Daten, die Sie für künftige Projektkalkulationen nutzen können. 
• Verbessern Sie Ihren persönlichen Ruf als Manager, der weiß, wie man ein Projektportfolio gut steuert. 
• Ihre Geschäftsgewinne sind ein Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen mit weniger ausgereiften Produktmanagementfähigkeiten. 
• Ihre Teammitglieder sind zufriedener, und ihre Arbeitszufriedenheit ist höher.

4 Wege, wie Projektsteuerungssoftware das Wachstum Ihres Unternehmens unterstützt

1. Verbessert die Budgetierung im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten

Wenn Sie wissen, wie viel Zeit und Kosten Sie für ein Projekt veranschlagt haben und wie viel tatsächlich angefallen ist, erhalten Sie eine Fülle von Daten, die Sie für die Schätzung künftiger Projekte nutzen können. 

Praktisch jede Schätzungstechnik ist auf den Zugang zu historischen Daten angewiesen. Und was ist besser als die eigenen Erfahrungen und Lehren, die man daraus gezogen hat? 

Aber das ist nicht alles. Sie können die Pläne auch mit der Realität vergleichen, während das Projekt noch läuft. 

Wenn Sie z. B. feststellen, dass Sie bereits 70 % Ihres Projektbudgets verbraucht haben, aber nur 50 % der Arbeit geleistet haben, können Sie sofort eingreifen und Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass das Projekt das Budget überschreitet. 

2. Analyse der Ressourcenfähigkeit 

Ein weiterer Vorteil von Produktkontrollen für das Wachstum Ihres Unternehmens sind die Daten, die Sie über Ihre Ressourcenkapazitäten erhalten. Durch die Investition in eine hochwertige Software erhalten Sie einen Überblick über alle Fähigkeiten und Dienstaltersstufen in Ihrem Unternehmen aus der Vogelperspektive. So können Sie sehen, welche Spezialisten in Ihren Projekten am meisten gebraucht werden, und Sie können Ihrem HR-Team den Bedarf an Neueinstellungen mitteilen. 

Dies ist besonders wichtig, wenn es mit Informationen über die Auslastungsrate der Mitarbeiter gepaart wird. Wenn Sie feststellen, dass Ihre DevOps-Ingenieure ständig zu 100 % ausgelastet sind, ist es höchste Zeit, dass Sie neue Experten einstellen. Ihre Arbeitszufriedenheit und Motivation könnte sinken, weil sie zu lange mit voller Kapazität arbeiten. 

Sie wollen Ihre Mitarbeiter nicht überfordern, obwohl es wahrscheinlich das Klügste ist, sie zu halten, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern. Die Suche nach neuen Mitarbeitern wird Sie wahrscheinlich viel Zeit und Geld kosten, anstatt sich auf geschäftskritische Aufgaben zu konzentrieren. 

3. Prioritätensetzung

Projektkontrollen liefern Ihnen viele wertvolle Informationen für die Finanzplanung. Das ist besonders wichtig für ein IT-Dienstleistungsunternehmen wie das Ihre, das mit vielen verschiedenen Möglichkeiten konfrontiert wird. 

Was ist, wenn zwei Kunden mit ähnlichen Projekten an Sie herantreten, Sie aber nicht genügend Mitarbeiter haben, um beide Projekte abzudecken? Wie können Sie Projekte auf der Grundlage der vorhandenen Fähigkeiten und der finanziellen Informationen priorisieren? 

Natürlich sollten Sie das Projekt mit der höheren Rentabilität wählen. Sie können eine Simulation durchführen und auf der Grundlage der Informationen in der Projektsteuerungssoftware schnell Prioritäten setzen. Sie integriert Daten von Finanzberichten bis zu Ressourcenzuweisungen und gibt Ihnen die Daten an die Hand, die Sie benötigen, um die besten Entscheidungen zu treffen. 

4. Planung

Planung ist ein wichtiger Aspekt im Leben eines PPM. Sie wollen doch nichts dem Zufall überlassen, oder? 

Was Sie brauchen, ist ein echter datengestützter Planungsprozess. Aber alle Daten in die Hände zu bekommen und sie an einem Ort zusammenzuführen, ist eine zeitraubende Aufgabe, wenn Sie sich immer noch auf Tabellenkalkulationen verlassen.

Deshalb kann eine integrierte Projektkontrolllösung Ihr Leben so viel einfacher machen - alle Daten befinden sich an einem Ort und werden ständig aktualisiert, um die Arbeit an Ihren Projekten widerzuspiegeln.

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