How to Track Employee Performance: Expert Guide for Project Managers

Warum sollten Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter verfolgen?

Bei der Verfolgung der Mitarbeiterleistung geht es nicht nur darum, einen ehrlichen Einblick in deren Produktivität zu erhalten - sie ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Ein kontinuierliches Leistungsmanagement, das von modernen Tools unterstützt wird, motiviert die Mitarbeiter, ihre Ziele zu erreichen, aber auch sinnvollere Beziehungen zu ihren Vorgesetzten aufzubauen und innerhalb des Unternehmens zu wachsen. 

Mit anderen Worten: Die Leistung der Mitarbeiter unterstützt die menschliche Erfahrung, die für jeden Menschen so wichtig ist Mitarbeiter am modernen Arbeitsplatz. Der Deloitte-Bericht "Global Human Capital Trends 2019 " ergab, dass 84 % der Befragten die menschliche Erfahrung als wichtiges Thema für ihr Unternehmen betrachten. 

Jetzt verstehen Sie, warum die Nachverfolgung einen so großen Unterschied bei der Erreichung von Unternehmenszielen machen kann. Aber was ist das überhaupt? 

Was ist Mitarbeiterleistung? Definition

Die Leistung der Mitarbeiter bezieht sich auf die Effektivität der Arbeitnehmer bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und der Erzielung von Ergebnissen. Aber das ist nur die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite geht es darum, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter führen, entwickeln und anspornen, damit sie bessere Ergebnisse erzielen - ein Eckpfeiler für die Leistung eines Unternehmens.

Es gibt zwar keine allgemeine und übergreifende Theorie dazu, aber Manager können eine leistungsstarke Person oder ein leistungsstarkes Team leicht erkennen, indem sie ihre Arbeitsweise und ihre Leistungen mit dem Branchenstandard vergleichen. Mit Hilfe von Tracking-Software, die sowohl für die Selbstkontrolle als auch für die Verfolgung der Mitarbeiterleistung eingesetzt werden kann, erhalten sie zuverlässige Informationen zu diesem Thema.

Warum ist die Leistung der Mitarbeiter wichtig? 

Fangen wir mit dem Feedback an. Es ist unmöglich, Feedback zu geben, wenn Sie keine Ahnung haben, wie die Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben erledigen. Sie müssen einen Weg finden, das zu messen, denn regelmäßiges Feedback ist etwas, das Ihre Mitarbeiter brauchen, um bei Laune zu bleiben und noch produktiver zu werden.

• 24 % der Fachkräfte würden eine Kündigung in Erwägung ziehen, wenn ihre Vorgesetzten ihnen unzureichendes Feedback geben würden.(Quelle) 
• 68 % der Arbeitnehmer, die genaues und konsistentes Feedback erhalten, fühlen sich in ihrer Arbeit erfüllt.(Quelle)
• 69 % der Arbeitnehmer geben zu, dass sie härter arbeiten würden, wenn sie das Gefühl hätten, dass ihre Bemühungen besser anerkannt würden.(Quelle)
• Unternehmen, die in kontinuierliches Feedback investieren, haben eine um 14,9 % niedrigere Fluktuation als Unternehmen, die auf jährliche Beurteilungen setzen.(Quelle)

Und Sie können sicher sein, dass die neuen Generationen von Arbeitnehmern erwarten, regelmäßig Feedback zu erhalten. 

• 80 % der Arbeitnehmer der Generation Y bevorzugen Anerkennung vor Ort gegenüber formellen Beurteilungen.(Quelle)
• 63 % der Fachkräfte der Generation Z wünschen sich ein zeitnahes und konstruktives Leistungsfeedback über das ganze Jahr hinweg, nicht nur einmal im Jahr.(Quelle)

Wie sieht es mit regelmäßigen Überprüfungen aus?

Der traditionelle Ansatz der vierteljährlichen oder jährlichen Beurteilungen funktioniert nicht mehr. Diese Beurteilungen liefern nicht das Feedback, das die Mitarbeiter brauchen, und zwingen die Manager dazu, viel Zeit für Leistungsbeurteilungen aufzuwenden (die selten die gewünschten Ergebnisse liefern). 

• 90 % der Leistungsbeurteilungen werden als "schmerzhaft und ineffektiv" empfunden.
• 51 % der Arbeitnehmer glauben, dass die jährlichen Beurteilungen ungenau sind.(Quelle)
• Das Leistungsmanagement nimmt viel Zeit in Anspruch - jedes Jahr verbringen Manager 210 Stunden und Mitarbeiter 40 Stunden damit, während sie sich mit Projektmanagement beschäftigen könnten.(Quelle) 
• 95 % der Manager geben an, dass sie mit den herkömmlichen Leistungsmanagement-Lösungen "unzufrieden" sind.(Quelle)

Wie können Sie die Leistungsverfolgung Ihrer Mitarbeiter zu Ihrem Vorteil nutzen?

Ein sinnvolles Leistungsmanagement der Mitarbeiter ist mit besseren Geschäftsergebnissen verbunden. Laut Deloitte ist die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit hohem Wirkungsgrad ihre finanziellen Ziele erreichen, 1,4-mal höher als Unternehmen mit niedrigem Wirkungsgrad. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie innovativ sind, 2,4-mal höher.

Sie sehen nun, warum der Aufbau des richtigen Prozess und die richtigen Werkzeuge so wichtig sind:

• Die richtigen Instrumente und Praktiken helfen zu verstehen, wie Mitarbeiter arbeiten und was ihre Leistung beeinflusst.
• Dies wiederum ermöglicht es, regelmäßig genaues Feedback zu geben.
• Eine Feedback-Kultur spornt die Mitarbeiter an, jeden Tag mehr Energie in ihre Arbeit einzubringen.
• Und Untersuchungen zeigen, dass ein inspirierter Mitarbeiter 125 % produktiver ist als ein Mitarbeiter, der lediglich zufrieden ist.

Aber kommen wir zur Sache: Wie kann man die Leistung der Mitarbeiter verfolgen, um all dies zu erreichen?

Wie kann man die Leistung der Mitarbeiter verfolgen?

Sie sollten einfach die Leistung Ihrer Mitarbeiter verfolgen - das ist leichter gesagt als getan, wenn Sie nicht die richtigen Werkzeuge zur Hand haben. Wir können die Frage, wie man die Leistung der Mitarbeiter erfassen kann, ohne die entsprechende Software nicht beantworten.

Natürlich können Sie die Kollegen oder Vorgesetzten dieses Mitarbeiters bitten, Ihnen zu sagen, ob er auf der Grundlage seiner Selbstbeobachtung gute oder schlechte Leistungen erbringt. Aber am Ende erhalten Sie einen Haufen subjektiver Meinungen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Teammitglieder nach ihrer wahrgenommenen Leistung zu fragen. Dazu können Sie sie bitten, Ihnen einen Bericht über die innerhalb einer Woche oder eines Monats geleistete Arbeit zu geben. Aber auch hier haben Sie es mit einem subjektiven Bericht zu tun, der von der Fähigkeit der Mitarbeiter abhängt, sich an ihre Erfahrungen zu erinnern. Unten finden Sie die Lösung.

Bitten Sie Ihren Mitarbeiter, eine Software zur Mitarbeiterüberwachung zu verwenden.

Von der Zeiterfassung in Echtzeit bis hin zu den Aktivitätsprotokollen, die am Ende des Tages ausgefüllt werden, helfen diese Lösungen den Mitarbeitern zu verstehen, wie viel Zeit sie für ihre Aufgaben aufwenden und wie produktiv sie bei ihren täglichen Aufgaben sind. Und Sie erhalten eine Quelle objektiver Daten über ihre Leistung, da die Leistungsverfolgung der Mitarbeiter kaum Raum für Fehler lässt. Die Implementierung von Überwachungsinstrumenten ist jedoch mit einigen Herausforderungen verbunden.

Warum kann die Einführung von Tracking-Software eine Herausforderung sein?

Unserer Erfahrung nach besteht eines der größten Probleme für Unternehmen darin, ihre Mitarbeiter davon zu überzeugen, ihre Arbeitszeit zu erfassen.

Für sie ist die Leistungsüberwachung der Mitarbeiter nur eine weitere Maßnahme, die sie in ihrem ohnehin schon vollen Terminkalender erledigen müssen. Was hier funktioniert, sind der richtige Prozess und Werkzeuge, die eine einfache Zeiterfassung ermöglichen.

Nehmen Sie als Beispiel die prädiktiven Zeiterfassungsbögen. Anstatt Aufgaben manuell hinzuzufügen und zu beschreiben, bevor die dafür aufgewendete Zeit erfasst wird, können Mitarbeiter Stundenzettel verwenden, die mit vorläufigen Daten gefüllt sind, die ihr Vorgesetzter für dieses Projekt eingerichtet hat (Tipp: Primetric bietet vorausschauende Stundenzettel!).

Ein gutes Überwachungsinstrumentarium sollte es Ihnen auch ermöglichen, verschiedene Metriken zu sammeln, die einen Einblick in die Leistung eines Mitarbeiters im Vergleich zum Gesamtbild der Unternehmensziele bieten. Primetric beispielsweise bietet dank fortschrittlicher Berichte Einblicke sowohl in die Selbstüberwachung als auch in die gleichzeitige Überwachung aller Mitarbeiter.

Welche Leistungskennzahlen für Mitarbeiter sollten Sie verwenden?

Management nach Zielen 

Dieses Managementmodell konzentriert sich auf die Verbesserung der Leistung des Unternehmens, indem es die Unternehmensziele in spezifische individuelle Ziele übersetzt, die vom Mitarbeiter und der Führungskraft festgelegt werden. Der Mitarbeiter arbeitet an der Erreichung dieser Ziele und berichtet dem Vorgesetzten über seine Fortschritte. 

Abwesenheitsquote

Fehlzeiten und Leistung korrelieren stark miteinander, da sie vom Engagement der Mitarbeiter abhängen. Forscher bestätigen, dass hoch motivierte und engagierte Mitarbeiter weniger Krankheitstage nehmen (laut Gallup sogar bis zu 37 % weniger). Abwesende Mitarbeiter sind zwangsläufig weniger produktiv, und hohe Abwesenheitsraten im gesamten Unternehmen deuten auf eine geringere Unternehmensleistung hin. Wir haben Primetric einen speziellen Bericht zu diesem Thema hinzugefügt, um Projektmanagern zu helfen, diesen Teil des Puzzles zu verstehen.

Gewinn pro FTE

Diese Kennzahl bezieht sich auf den pro Vollzeitäquivalent (VZÄ) erzielten Gewinn. Das VZÄ, auch Vollzeitäquivalent (VZÄ) genannt, ist eine Einheit, die das Arbeitspensum einer beschäftigten Person angibt und es Projektmanagern ermöglicht, das Arbeitspensum in verschiedenen Kontexten leicht zu vergleichen. Um den Gewinn pro VZÄ zu berechnen, müssen Sie Ihren Gesamtgewinn (Einnahmen minus Ausgaben) durch VZÄ teilen. Wenn Sie hier eine hohe Zahl erhalten, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihr Unternehmen in Bezug auf die Produktivität gut dasteht.

In Primetric erhalten Sie FTE-Metriken, die nach Abteilungen und Teams für bestimmte Technologien unterteilt sind. Dies hilft bei der Bewertung der Leistung einzelner Teammitglieder, Teams und sogar ganzer Abteilungen.

Wenn Sie mit der Berechnung Ihrer Vollzeitäquivalente beginnen möchten, habe ich einen frei zugänglichen Vollzeitäquivalent-Rechner vorbereitet, mit dem Sie Ihre Werte addieren und eine Schätzung erhalten können:

FTE-Rechner

Einnahmen pro Mitarbeiter 

Der Umsatz pro Mitarbeiter zeigt, wie viel Umsatz im Durchschnitt pro Mitarbeiter erzielt wird. Durch die Kombination mit den Kosten pro Mitarbeiter können Sie diese Kennzahl nutzen, um zu sehen, wie das Unternehmen in einem bestimmten Quartal abschneiden wird. In Primetric können Sie diesen Bericht in Sekundenschnelle erstellen.

Überstunden pro Mitarbeiter

Um die durchschnittlichen Überstunden pro Mitarbeiter zu berechnen, nehmen Sie die Gesamtzahl der Überstunden, die in dem von Ihnen zur Arbeitszeiterfassung verwendeten System erfasst wurden, und teilen Sie diese durch die Anzahl der Mitarbeiter. Im Allgemeinen sind Mitarbeiter, die bereit sind, Überstunden zu machen, motiviert und produzieren mehr. Ein angemessener Betrag an durchschnittlichen Überstunden ist also ein gutes Zeichen. Sie können diese Kennzahl auch in Primetric-Berichten einsehen.

Auslastung der Mitarbeiter 

Auslastungsquoten sind ein hervorragendes Mittel, um die Produktivität einer Person bei der Erzielung von Einnahmen im Verhältnis zur verfügbaren Kapazität zu messen. Die Auslastung spiegelt die Anzahl der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters, die in Rechnung gestellt werden können, im Verhältnis zu seiner Gesamtverfügbarkeit wider.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie anbieten können oder wie viel Sie leisten können, kann es passieren, dass Sie Ihre Mitarbeiter zu wenig oder zu viel einsetzen. Um dieses Problem zu vermeiden, benötigen Sie Zielwerte für die Auslastung. Lösungen wie Primetric helfen Ihnen, mehr über die Auslastung Ihrer Mitarbeiter zu erfahren und bringen Sie auf den Weg zu mehr Rentabilität.

Pro-Tipp: Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv sind, sollten Sie ihnen nicht zu wenig Arbeit zuweisen - sie würden sich nur langweilen und ihre Leistung würde sinken. Vermeiden Sie aber auch, sie mit Aufgaben zu überhäufen - zu viele Aufgaben führen zu Frustration. Finden Sie den goldenen Mittelweg zwischen beidem. Primetric hilft Ihnen, diesen Aspekt des Projektmanagements zu meistern, indem es Ihnen einfach zu bedienende Heatmaps zur Verfügung stellt, die zeigen, wer mit Arbeit überlastet ist und wer gerade nichts zu tun hat.

Erfasste vs. geplante Zeit

Eine weitere wichtige Kennzahl, die sich direkt auf die Leistung der Mitarbeiter bezieht, ist der Vergleich zwischen der für ein Projekt geplanten Zeit und der von Ihrem Team tatsächlich aufgewendeten Zeit. Jede Diskrepanz hilft, Probleme in Ihrem Schätzungsansatz zu erkennen. Und wenn Sie Festpreisprojekte durchführen, verringert jede erfasste Stunde, die nicht im ursprünglichen Plan enthalten war, die Rentabilität des Projekts. Mit anderen Worten: Die Verfolgung der Mitarbeiterleistung zeigt Ihnen, ob die Dinge nach Plan laufen.

Auch hier hilft Primetric, indem es Ihnen Entsorgungsberichte anbietet, die die geplanten Stunden mit der Kapazität und den erfassten Stunden vergleichen.

Verfolgung der Mitarbeiterleistung - bewährte Verfahren

• Setzen Sie Erwartungen und Ziele - Machen Sie sich klar, was Sie erreichen wollen, und messen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter entsprechend. Wollen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern oder die Mitarbeiterbindung oder das Engagement verbessern? Sie müssen klare Ziele für Ihr Programm haben und diese den Mitarbeitern wirksam vermitteln.
• Führen Sie Stichproben durch - Überprüfen Sie, ob das Team seine Zeit korrekt erfasst, indem Sie hin und wieder die persönliche Produktivität überprüfen.
• Behalten Sie immer das Endergebnis im Auge - Leistungskennzahlen sind hilfreich, weil sie zeigen, ob Ihr Team die Aufgaben gut und schnell erledigt. Aber spiegelt Ihre Gewinnspanne diese Produktivität wider?
• Verwenden Sie das richtige Tool für die Leistungsverfolgung - Anstatt mit verschiedenen Excel-Tabellen zu jonglieren, überwachen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter mit einer modernen Lösung, die Zeiterfassung und Ressourcenzuweisung an einem Ort kombiniert, um einen Überblick über die Leistung Ihres Unternehmens zu erhalten.

Kombinieren Sie die Ressourcenzuweisung mit der Mitarbeiterüberwachung in Primetric

Durch die Einführung der Zeiterfassung können die einzelnen Mitarbeiter die Zeit, die sie für die Bearbeitung der Aufgaben aufwenden, sowie ihre Leistung verfolgen. Aber Sie müssen diese Zeit in einen größeren Zusammenhang stellen. Hier kommt die Ressourcenzuweisung ins Spiel.

In Softwareentwicklungsunternehmen besteht eine der größten Herausforderungen darin, die Arbeit für einen Mitarbeiter unter Berücksichtigung seiner Fähigkeiten zu planen:

• Verfügbarkeit (Sicherstellung, dass sie die richtige Menge an Aufgaben zur Hand haben)
• Qualifikationen und Berufserfahrung
• Stundensatz und Einnahmensatz.

Um ein hohes Maß an Engagement und Motivation zu erreichen, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter an Aufgaben arbeiten, die sie interessant und in gewissem Maße auch herausfordernd finden. Um die Leistung eines Mitarbeiters zu steigern, müssen Sie seine berufliche Entwicklung verfolgen und steuern.

Das erhalten Sie in Primetric

Verfolgung + Planung

In Primetric ist die Arbeitszeiterfassung direkt mit der Arbeitszeitplanung verknüpft. Das heißt, jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeit erfassen, aber auch sehen, wie viele Tage sein Vorgesetzter für ihn geplant hat.

Dies gibt Aufschluss darüber, wie sich die Planung auf die Umsetzung und damit auf die Leistung des Mitarbeiters auswirkt. Darüber hinaus weiß der Mitarbeiter, an welchen Projekten er in Zukunft arbeiten wird.

Hilfreicher Kalender

All diese Daten werden in einem benutzerfreundlichen Kalender abgebildet, der die Zeitspanne und die Anzahl der Stunden, die bestimmten Projekten zugeordnet sind, im Stil eines Gannt-Diagramms visualisiert. Dies ist eine große Hilfe bei der Verfolgung der Mitarbeiterleistung.

Zeiterfassung und vorausschauende Zeiterfassungsbögen

Primetric ermöglicht die Erfassung der Arbeitszeit in Echtzeit oder durch Eingabe der geleisteten Stunden am Ende des Tages. Dank der vorausschauenden Zeiterfassung können Manager die Mitarbeiter überwachen und sehen, wie viel Zeit heute erfasst werden sollte und wie diese mit der Realität übereinstimmt. Der Mitarbeiter kann die geplante Zeit einfach als erfasst akzeptieren, anstatt selbst Zeiteinträge hinzuzufügen.

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