How to Build a Project Planning Process for a Software Company

Wie man einen Projektplanungsprozess für ein Softwareunternehmen aufbaut 

Damit Ihr Projekt in jeder Phase rentabel bleibt, müssen Sie diese beiden kritischen Dimensionen festlegen: Zeit und Geld.

Sie zu schätzen, mag einfach erscheinen. Aber wenn Sie ein Softwareentwicklungsunternehmen leiten, wissen Sie wahrscheinlich, wie schwierig das sein kann.

Das Kernstück eines Projektplanungsprozesses ist die Festlegung Ihrer anfänglichen Kosten- und Rentabilitätsannahmen in einer bestimmten Phase Ihres Projekts. Sobald Sie das geschafft haben, wird die Projektplanung viel einfacher

I wrote this article to answer the questions I keep getting from COOs and Resource Planning Specialists about how to make cost estimation and project planning more accurate.

Lesen Sie weiter, um die besten Praktiken der Branche für die Projektmanagementplanung für Festpreis- und Zeit- und Materialmodelle kennenzulernen.

Was ist ein Projektplan in der Softwareentwicklung?

Let’s start with a project planning process. Your objective here is to define the scope and goal of your project. Ideally, this should go together with key project milestones (deliverables) and budgetary resources available for each stage/scope. 

Ein Projektplan formalisiert diesen Prozess. Es handelt sich um eine Sammlung von Dokumenten, die alles von der Ausführung bis zur Kontrolle Ihres Projekts festlegen. 

Ein Projektplan besteht aus:

• Zeitrahmen - Wie lange wird das Projekt laufen? Kennen Sie das Enddatum im Voraus, oder handelt es sich um ein unbefristetes Projekt?
• Umfang der Arbeit (SOW),
• Abrechnungsmodell - Wird das Projekt im Festpreis- oder Zeit- und Materialabrechnungsmodell realisiert? 
• Financial estimates and project budgeting - What is the potential revenue of a given project? What kind of profit margin is it going to bring?
• Resource allocation considerations - Do you have the specialists the project requires onboard? Are they available during the expected project timeframe? And if not, how long would it take you to hire new specialists?
  

Warum ist die Projektplanung für Softwareunternehmen wichtig?

Bessere Kontrolle der Gewinnspanne

Ein guter Projektplanungsprozess hilft dabei, die zu erwartenden Kosten und Einnahmen in jeder Projektphase zu ermitteln. Sie können eine solche Schätzung bereits in der Vorverkaufsphase vornehmen, wenn das Projekt noch ein vorläufiges ist. 

Bessere Preisgestaltung

Wenn Sie ein großes Unternehmen leiten, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten, Ihre durchschnittlichen Stundensätze pro Technologiepaket oder Dienstalter festzulegen. Die Planung wird Ihnen helfen, dies zu erkennen und realistisch zu bleiben. Durch den Vergleich unserer Schätzungen mit der Realität erfahren Sie, ob Ihr Ansatz Ihnen die gewünschte Gewinnspanne bringt.

Fähigkeit zur Vorhersage

Wenn Sie im Voraus planen, wissen Sie, was Ihre Mitarbeiter in den nächsten Monaten tun werden. Sie sehen auch, welche Fachkräfte auf der Ersatzbank sitzen werden oder ob Sie damit beginnen sollten, potenzielle freie Stellen zu besetzen.

Leichtere Ressourcenzuweisung

Ein gut ausgearbeiteter Projektplanungsprozess ist eine gute Gelegenheit, sich Gedanken darüber zu machen, welche Mitarbeiter für das Projekt in Frage kommen. Sie können auch prüfen, wie sich der Einsatz verschiedener Mitarbeiter auf die Gewinnspanne des Projekts auswirken würde. Und stellen Sie sicher, dass die richtige Anzahl von Spezialisten an Ihrem Projekt arbeiten wird, um die Auslastung der Mitarbeiter in Grenzen zu halten.

Einstellungsentscheidungen

Und wenn Sie keine verfügbaren Fachkräfte finden, wissen Sie jetzt, wen Sie langfristig einstellen müssen. Wenn Sie wissen, dass Sie normalerweise drei Monate brauchen, um einen neuen Mitarbeiter einzustellen, sollten Sie Ihre Projekte drei Monate im Voraus planen.

Projektplanungsprozess - Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Planung eines vorläufigen Projekts in der Vorverkaufsphase

Alles beginnt in der Vorverkaufsphase. Wenn das Projekt realistisch erscheint und der Kunde interessiert ist, müssen Sie Kostenvoranschläge erstellen.

Entscheiden Sie, wann Sie mit der Schätzung beginnen wollen

Deshalb müssen Sie zunächst entscheiden, wann es sinnvoll ist, mit der Schätzung und Planung eines Projekts zu beginnen. Am besten ist es, wenn Sie dem Projekt einen Wahrscheinlichkeitswert zuweisen (in %). Dann können Sie Ihren Schwellenwert festlegen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie Ihren Schwellenwert auf 70 % festgelegt haben. Das bedeutet, dass Sie bei einer Wahrscheinlichkeit von 60 % für den Abschluss eines Projekts noch nichts unternehmen. Liegt sie bei 80 %, dann ist es an der Zeit, erste Bewertungen und Prognosen zu erstellen.

Einen Projektumfang vorbereiten

At this stage, the most important task is to roughly prepare the scope of the project and use it as a foundation for scoping it in line with the required deadlines and the time measured in person-hours/deliverables.

Klarheit über die Abrechnungsmodalitäten haben

Sobald der Umfang des Projekts bekannt ist, können Sie sich Gedanken über die Art und Weise der Abrechnung mit dem Kunden machen.

In other words, you need to choose between the Fixed Price and Time & Material model.

Wenn Sie planen, das Festpreismodell zu verwenden, müssen Sie sich sehr darauf konzentrieren, Ihre Projektkosten richtig zu schätzen. Wenn Sie hier einen Fehler machen, riskieren Sie ein Projekt, das Ihnen keine anständige Gewinnspanne einbringt. Oder schlimmer noch, es verursacht nur Kosten.

Und was ist, wenn Sie sich für Zeit und Material entscheiden? Dann sollten Sie sich entscheiden, ob Sie dem Kunden die tatsächlich geleisteten Stunden oder ganze Tage in Rechnung stellen wollen. Auch die Frage der Projektkosten ist hier wichtig.

Sie wissen wahrscheinlich schon, dass Sie sowohl die Gehälter Ihrer Mitarbeiter als auch die durchschnittlichen Gemeinkosten pro Mitarbeiter einrechnen müssen, um realistische Kosten zu erhalten.

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Not sure how to calculate your overhead? This article explains everything you need to know: How do you calculate overhead cost per employee?‍

So, by establishing the project’s timeframe, the project scope, and billing model, you have the initial information to make some preliminary, rough estimates.

Die Entscheidungen, die Sie in der Vorverkaufsphase in Bezug auf das Abrechnungsmodell oder die anfänglichen Tarife treffen, haben einen massiven Einfluss auf die Rentabilität Ihres Projekts. 

Die obigen Ausführungen sind nur eine Zusammenfassung. Lassen Sie uns all diese Bestandteile näher betrachten, um sicherzustellen, dass Sie die klügsten Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.

2. Zeitrahmen: Planung eines kurzfristigen vs. langfristigen Projekts

You’ll probably agree with this one: it’s easier to plan a short-term project than a long-term one. Here’s why.

Bei einem kurzfristigen Projekt arbeiten Sie in der Regel mit einem festen Zeitrahmen und Umfang. Ein kurzfristiges Projekt ist leichter zu kalkulieren, weil Sie das Projekt nicht in Phasen unterteilen müssen. 

Planung eines langfristigen Projekts - Beispielszenario

Nehmen wir an, ein Kunde benötigt ein oder zwei Entwickler für die Wartung seiner Infrastruktur. Die zeitliche Dimension dieses Auftrags lässt sich nur schwer abschätzen, es sei denn, Ihr Vertrag sieht dies vor. 

Außerdem handelt es sich nicht um eine Reihe von Dienstleistungen in einem Paket wie bei der Bereitstellung einer mobilen Anwendung. Es handelt sich um langfristige Unterstützung, die aus Ad-hoc-Aufgaben besteht, die der Kunde hin und wieder schickt.

Wie kann man das schaffen?

Lösung: Unterteilen Sie Ihr Projekt in Phasen

Bei mittel- und langfristigen Projekten ist es sinnvoll, das Projekt in Phasen/Stufen, Umfänge oder Aufträge zu unterteilen. So lässt sich das Projekt leichter und genauer einschätzen. 

Sie können beispielsweise die Backend-Phase, die Fronted-Phase und die Design-Phase separat veranschlagen und dabei eventuell noch Spielraum für Änderungswünsche während des Projekts hinzufügen. 

3. Abrechnungsmodell: Projektplanung in Festpreis vs. Zeit & Material

Als nächstes müssen Sie entscheiden, welches Abrechnungsmodell Sie verwenden wollen: Festpreis oder Zeit und Material.

Genauere Angaben zum Festpreis

Da das Budget auf Ihrer Schätzung beruht, müssen Sie so genau wie möglich sein. Sie wollen ja nicht mit einem unrentablen Projekt enden. 

Gewinnspanne zu den Kosten in Zeit und Material hinzufügen

Beim Festpreismodell müssen Sie die Gewinnspanne nicht zu den durchschnittlichen Stundensätzen Ihres Projekts addieren. Stattdessen können Sie die gesamten Einnahmen für eine bestimmte Phase, einen bestimmten Umfang und einen bestimmten Auftrag addieren. Das ist bei Time & Material nicht der Fall, wo Sie den Umfang nicht genau bestimmen können, so dass es am besten ist, sich an Stunden- oder Tagessätze zu halten.  

Einstellen der Abrechnungszeit

Zu diesem Zeitpunkt ist es auch sinnvoll zu entscheiden, wann Sie dem Kunden die Kosten in Rechnung stellen. Diese Entscheidung wird sich massiv auf Ihren Cashflow auswirken.

Bei Zeit und Material ist eine monatliche Abrechnung eine gute Idee. Bei Festpreisen können Sie den Kunden bitten, Ihnen 50 % des Preises zu Beginn und den Rest nach Fertigstellung zu zahlen. 

4. Schätzung des Projekts 

So schätzen Sie die Gewinnspanne für Ihr Projekt:

• Berechnen Sie Ihre Gemeinkosten pro Stunde (wenn Sie nicht wissen, wie man das macht, lesen Sie diesen Artikel),
• Hinzu kommen die durchschnittlichen Kosten eines Mitarbeiters, der in einer bestimmten Technologie/Senioritätsstufe arbeitet. 
• Add a mark-up to keep the project profitable. Most IT companies try to maintain profitability at the level of 30%, so that should be your main goal.
  

Ein Hinweis zu den Kostenschätzungen:

Konzentrieren Sie sich bei der Ausarbeitung Ihres Projektplanungsprozesses darauf, wie Sie Ihre Schätzung aufteilen werden. 

Es ist klug, die Schätzung in Stufen zu unterteilen, aber auch nach technischem Niveau. Wenn Sie Spezialisten haben, die tendenziell teurer sind als Spezialisten mit anderen Fähigkeiten, erhalten Sie so bereits einen genauen Durchschnittspreis.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Durchschnittskosten auf 50 Dollar festlegen, haben Sie keine Chance, die Kosten in Grenzen zu halten, wenn das Projekt einen erfahrenen PHP-Entwickler erfordert, dessen Stundensatz 100 Dollar beträgt.

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Okay, jetzt haben Sie einige vorläufige Schätzungen. Schicken Sie sie dem Kunden als vorläufigen Kostenvoranschlag und sehen Sie, was er dazu sagt. 

Denken Sie nicht, dass die Arbeit getan ist, sobald das Projekt gebucht ist und die Arbeit beginnt.

5. Vergleich von Schätzungen mit der Realität für Prognosen

Gehen Sie einen Schritt weiter und vergleichen Sie Ihre Schätzungen regelmäßig mit der Realität.

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Wie Projektplanungssoftware helfen kann

Vor dem Aufkommen von Projektplanungssoftware mussten Unternehmen eine Sammlung von Dokumenten wie Excel-Tabellen pflegen. Die manuelle Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Dateien ist sehr zeitaufwändig.

Projektplanungssoftware ist zu einem wichtigen Werkzeug für COOs und Ressourcenplanungsspezialisten geworden, da sie viele der oben beschriebenen Aufgaben rationalisiert und automatisiert. 

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Softwareentwicklungsunternehmen verwenden Projektplanungssoftware, um Prozesse wie Budgetierung, Ressourcenzuweisung, Budgetierung und Kostenschätzung, Risikoüberwachung und Projektprognosen zu erleichtern.

Unverzichtbare Merkmale einer Projektplanungssoftware

• Ressourcenplanung für das Projektmanagement - für die Einplanung der richtigen Spezialisten für die richtigen Projekte,
• Ressourcen- und Kompetenzmanagement - für die Verwaltung der Kompetenzen von Mitarbeitern, die Erstellung von blinden Lebensläufen, die Überprüfung der Vertragshistorie und die Verwaltung von Urlauben,
• Finanzmanagement - für die Planung, Verfolgung und Vorhersage von Budgets,
• Stundenzettel und Zeiterfassung - Verfolgen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter und vergleichen Sie sie mit Ihren Plänen,
• Business Intelligence - für die Erstellung leistungsstarker Berichte und die Verbesserung der Abläufe.

Einpacken

Der Projektplanungsprozess, der die Beantwortung vieler verschiedener Fragen erfordert. Aber es ist Ihre Zeit wert. Wie können Sie sonst vorausplanen und sicherstellen, dass Ihre Spezialisten ausgebucht sind und Ihr Unternehmen einen ordentlichen Gewinn erzielt?

Wenn Sie genau sein wollen, können Sie Projekte nicht dem Zufall und dem Schicksal überlassen. Oder Excel-Tabellen, in denen die Gefahr menschlicher Fehler sehr groß ist.

Projektplanung kann ganz einfach sein, wenn man die richtige Softwarelösung zur Hand hat.

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