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Projektumfangsmanagement - die wichtigsten Erkenntnisse
Nach der Lektüre dieses Artikels sollten Sie dazu in der Lage sein:
- den Projektumfang und alle seine Elemente zu definieren,
- alle aufeinanderfolgenden Schritte bei der Erstellung eines Projektumfangs befolgen und ein solches Dokument für Ihre eigenen Projekte erstellen,
- den Prozess zu steuern, während er sich später weiterentwickelt.
Was ist ein Projektumfang? Definition
Der Projektumfang ist eine Übersicht über alle Aktivitäten, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. In der Regel umfasst er alle Aufgaben, Ressourcen, Projektzeitpläne, Ergebnisse und allgemeine Grenzen. Außerdem werden die Hauptbeteiligten und andere Personen genannt, die für die aufeinanderfolgenden Teile des Projekts verantwortlich sind. Die Datei, die alle diese Informationen enthält, wird als Scope Statement oder Projektumfangsdokument bezeichnet.
Was ist in einer Erklärung zum Geltungsbereich enthalten?
Im Allgemeinen sollte die Erklärung zum Geltungsbereich Folgendes enthalten:
- Projektziele, einschließlich der wichtigsten Anforderungen und Akzeptanzkriterien,
- die Projektleistungen und die wichtigsten Meilensteine des Projekts,
- alle Ausschlüsse und Beschränkungen, die für das Projekt oder seine Teile gelten. Dazu gehören auch die Dinge, die von Seiten des Anbieters nicht getan werden können - der Kunde ist nicht die einzige Person, die das Projekt einschränken kann!
- erste Ideen - allgemeine Annahmen, die als Grundlage für das Projekt dienen. Sie sollen dem Projektteam ein besseres Verständnis für seine Ziele vermitteln.
Folglich hilft der Umfang bei der Organisation des Managementprozesses und seiner Elemente, wie Meilensteine, Ressourcen und Projektplanung.
Warum ist die Angabe des Projektumfangs so wichtig?
Es ist leicht anzunehmen, dass die Projektumfangserklärung ein weiteres sinnloses Dokument ist, das den Schreibtisch des Projektleiters verstopft. Diese Aussage könnte jedoch nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.
Das Scope Statement ist ein Rückgrat des Projekterfolgs und stellt sicher, dass das Unternehmen wirklich das Zeug dazu hat, den Kunden zu beeindrucken. Es gibt den Projektmanagern zum Beispiel eine Idee:
- ob das Projekt in einem bestimmten Unternehmen überhaupt durchgeführt werden kann,
- wie ein Fahrplan für das Projekt aussehen würde und welche Ressourcen erforderlich sind, um es rechtzeitig fertigzustellen,
- welche Anforderungen und Einschränkungen der Kunde hat,
- was nicht in ein Projekt aufgenommen werden sollte, unabhängig davon, wie es sich entwickeln wird,
- wer die Beteiligten auf beiden Seiten des Vorhabens sind.
Im Ergebnis hilft Ihnen das Projektumfangsdokument, einen besseren Projektplan zu erstellen, eine grenzenlose Ausweitung der Verantwortlichkeiten zu vermeiden und vom ersten Tag an klar mit dem Kunden zu kommunizieren.
Wie definiert man den Projektumfang? Schritt für Schritt Anleitung
Der Begriff des Projektumfangs mag zwar einfach klingen, er enthält jedoch zahlreiche Schlüsselfaktoren, die nicht übersehen werden dürfen - insbesondere im Projektmanagement. Aus diesem Grund ist die Definition des Arbeitsumfangs, der Projektziele, der Projektanforderungen und der Projektziele nicht unbedingt die einfachste Aufgabe. Sehen wir uns an, wie man eine Projektumfangsangabe erstellt, ohne sie auszulassen.
1. Definieren Sie das Hauptziel des Projekts
Das Projektziel im Projektmanagement sollte das Endergebnis des Projekts kurz zusammenfassen. Es kann in der Regel in nur einem Satz beschrieben werden, zum Beispiel: Das Ziel dieses Projekts ist es, eine Website für das Unternehmen X zu erstellen. Dieses Ziel wird unabhängig von den Umständen unverändert bleiben.
2. Definition der Projektanforderungen und -beschränkungen
Nachdem Sie das Hauptziel ausgewählt haben, versuchen Sie, das Projekt in kleinere Teile zu unterteilen - in Phasen, Aufgaben oder Projektmeilensteine, die den Erfolg des gesamten Vorhabens gewährleisten. Schätzen Sie, wenn möglich, wie viel Zeit für jeden dieser Schritte benötigt wird - diese Schätzung wird später für die Ressourcenplanung nützlich sein.
Diskutieren Sie dann den vorgeschlagenen Projektlebenszyklus mit den Beteiligten auf der Unternehmensseite und definieren Sie ihre Anforderungen für jedes der kleineren Teile. Konzentrieren Sie sich dabei sowohl auf die allgemeinen Ideen als auch auf kleine Details, die Ihr Projekt beeinflussen können. Besprechen Sie zum Beispiel die Funktionen, die in der Lösung enthalten sein sollen, Sicherheitsmaßnahmen, Technologien und das Budget.
Danach sollten Sie zu dem Teil des Projekts übergehen, den der Kunde in seinem Projektlebenszyklus nicht sehen oder erleben möchte. Dazu gehören in der Regel: Budgetüberschreitung, Zeitdruck, Technologien oder überflüssige Funktionen.
3. Definition der wichtigsten Ergebnisse
Nachdem Sie festgelegt haben, was zu tun und was zu vermeiden ist, können Sie versuchen, alle Vorgänge des Projekts in den Zeitplan einzuordnen und ihre Abhängigkeiten zu ermitteln - und dabei die Dauer der aufeinanderfolgenden Projektphasen im Auge behalten.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie auch versuchen, die Risiken von Verzögerungen bei verschiedenen Leistungen vorherzusehen. Wenn möglich, sollten Sie mehr Zeit für die Aufgaben einplanen, deren Erledigung sich als schwierig erweisen könnte - so ersparen Sie Ihren Kunden eine Menge Enttäuschungen.
4. Erstellung eines Ressourcenplans
Anhand der Informationen, die Sie in einem früheren Schritt gesammelt haben, können Sie nun dem Projekt Mitarbeiter zuweisen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen wirklich über die nötigen Mittel verfügt, um das Vorhaben rechtzeitig abzuschließen, und Sie helfen Ihrem Projektteam, seinen Teil des Projekts zu bewältigen, indem Sie ihm eine Aufstellung der zu erledigenden Aufgaben vorlegen.
Wir raten jedoch von der Ressourcenplanung in Jira ab, da das Tool weder den Projektmanagern noch den Teammitgliedern ein Gesamtbild bietet. Der beste Weg, Ressourcen zu prognostizieren, ist die Erstellung von Zuweisungen in einem Gantt-Diagramm, das das Ziehen und Ablegen jeder Zuweisung ermöglicht - so wie in einem Screenshot von Primetric unten gezeigt.
5. Bestätigen des Projektumfangs und Erstellen von Akzeptanzkriterien
Nachdem Sie die Analyse des Projekts für interne Zwecke abgeschlossen haben, können Sie nun mit Ihren Ergebnissen zum Kunden zurückkehren, um den von Ihnen erstellten Entwurf zu akzeptieren. Vergewissern Sie sich, dass der Projektumfang alle Anforderungen und Details enthält, die der Kunde in das Projekt aufnehmen möchte. Bestimmen Sie schließlich, was er wirklich braucht, um die Arbeit am Ende des Projekts abzunehmen, und fügen Sie diese Informationen in den letzten Absatz des Dokuments ein.
Beispiel und Vorlage für den Projektumfang
Genug der Theorie - es ist an der Zeit, zur praktischen Seite des Umfangsmanagements überzugehen.
Im Allgemeinen handelt es sich bei einem Projektumfang um ein Microsoft Word-Dokument, das einem typischen Aufsatz sehr ähnlich ist. Es ist in mehrere Abschnitte unterteilt, in denen die wichtigsten Faktoren beschrieben werden, die für den Erfolg des Vorhabens erforderlich sind. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Definition des Projektumfangs, das Sie später als Vorlage für Ihre eigenen Aktivitäten und Ihr Projektmanagement verwenden können.
Einführung
Das Projekt X, das von der Firma des Kunden, vertreten durch den Namen des Geschäftsführers, in Auftrag gegeben wurde, dient dazu, eine spezielle Website mit einem Shop für den Online-Shop des Kunden zu erstellen.
Umfang des Hauptprojekts
Das Hauptziel dieses Projekts ist es, eine voll funktionsfähige Website mit einem Online-Shop zu erstellen, der in der Lage ist, einen umfangreichen Datenverkehr zu unterstützen. Der Betrieb wird umfassen:
- die Websites der Wettbewerber zu recherchieren und dem Kunden die Ergebnisse zu präsentieren,
- Erstellung von Front- und Backend für die Website,
- Gestaltung der Website nach den besten UX/UI-Praktiken,
- Umsetzung der neuesten Sicherheitsprotokolle auf der Website,
- Vorbereitung der erforderlichen technischen Mittel und Einrichtung der Website.
All diese Aktivitäten werden von unserem Manager, der The Best Company vertritt, überwacht.
Das Projekt sollte nicht länger als 6 Monate dauern und bis Ende Dezember 2023 abgeschlossen sein.
Projektleistungen
Auf der Grundlage des Projektumfangs haben wir festgestellt, dass die wichtigsten Projektergebnisse Folgendes umfassen werden:
- den Bericht mit den Ergebnissen der Konkurrenzanalyse, der dem Kunden Firmenname innerhalb von 7 Tagen nach Beginn des Projekts zugestellt wird,
- Backend für die Website, erstellt innerhalb von 3 Monaten nach Annahme der Ergebnisse des Berichts,
- Frontend für die Website, erstellt 3 Monate nach Annahme der Ergebnisse des Berichts...
Projektausschlüsse
Das Projekt umfasst keine weitere Wartung der Websites oder weitere Aktualisierungen des Codes.
Projektbedingte Einschränkungen
Das Projekt kann einige Änderungen des Umfangs enthalten, sofern diese das Hauptziel nicht beeinträchtigen. Das Projekt darf unter keinen Umständen das Projektbudget überschreiten.
Projektabnahmekriterien
Der Name des Managers, der das Kundenunternehmen vertritt, wird das Projekt nur dann prüfen und annehmen, wenn er es erhält:
- die Zugangsdaten für die Website,
- eine voll funktionsfähige Website mit allen oben genannten Funktionen,
- Sicherheitszertifikate,
- Informationen über die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Website erforderlichen Wartungsarbeiten und Abonnements.
Kann sich der Projektumfang später noch ändern?
Das Management des Projektumfangs endet nicht mit der Übermittlung des Projektumfangs an alle Teammitglieder und andere wichtige Projektbeteiligte. Der Projektumfang sollte zwar so nah wie möglich am endgültigen Projektzeitplan liegen, aber es lässt sich nicht leugnen, dass er sich in manchen Fällen ändern kann - dann kommt es zu einer Umfangsvergrößerung.
Was ist eine schleichende Ausweitung des Geltungsbereichs?
Eine Ausweitung des Projektumfangs findet statt, wenn sich die zu erbringenden Leistungen, Aufgaben oder Anforderungen während der Projektlaufzeit ändern. Wenn beispielsweise ein Interessenvertreter ankündigt, dass er vergessen hat, eine Funktion in das Projekt aufzunehmen, verschiebt sich der Umfang ein wenig in die falsche Richtung. Dies ist oft ein unvermeidlicher Teil des Projektmanagements und des Projektumfangsmanagements insgesamt.
Leider kann eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs sehr schädlich für das Projekt sein, da sie in der Regel zu Verzögerungen führt und die Arbeit insgesamt durcheinander bringt. Daher sollte er um jeden Preis vermieden werden - vor allem, indem man die relevanten Interessengruppen so oft wie möglich befragt und jedes kleinste Detail des Projekts mit ihnen bespricht.
Sollten Sie jedoch das Gefühl haben, dass etwas in Ihrem Projektumfang fehlt, versuchen Sie, bei den Zuweisungen einen gewissen Spielraum für Fehler zu lassen - auch das ist Teil des Umfangsmanagements. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Team genügend Zeit zum Handeln hat, wenn ein neues Problem auftaucht.
Wie kann man den Projektumfang erfolgreich managen?
Der Projektumfang ist ein kritisches Dokument, das einen erheblichen Einfluss auf das gesamte Projekt hat. Fehler, die bei seiner Erstellung gemacht werden, können sich negativ auf den Erfolg Ihres Vorhabens auswirken. Hier erfahren Sie, wie Sie sie vermeiden können.
- Ermitteln Sie die Leistungen und Abhängigkeiten, die Ihr Projekt gefährden könnten. Das gilt sowohl für Vorgänge, die einfach länger dauern, als auch für solche, die sich ausweiten können, wenn sich Ihr Team mit den Details befasst.
- Konzentrieren Sie sich auf den Kunden. Versuchen Sie, den Beteiligten so viele Informationen wie möglich zu entlocken; stellen Sie Fragen und besprechen Sie Aufgaben im Detail, wann immer dies möglich ist. Versuchen Sie dabei, nichts auszulassen!
- Holen Sie die Zustimmung zu Ihren Ideen ein. Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, gehen Sie den Projektumfang mit dem Kunden durch und vergewissern Sie sich, dass er die Auswirkungen versteht. Jedes Zögern sollte mit zusätzlichen Fragen beantwortet werden!
- Stellen Sie fest, wie sich die Änderungen auf das Projekt auswirken werden. Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Dinge aus dem Ruder laufen könnten, prüfen Sie, wie sich die Änderungen auf den Stand des Projekts auswirken werden. Versuchen Sie, sich auf dieses Szenario vorzubereiten - schaffen Sie Raum für Fehler oder finden Sie jemanden, der Ihren Teammitgliedern helfen kann, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
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