Ressourcenplanung in Jira - Ein Leitfaden für Master-Planer [TIPPS]

Jira hat Dutzende interessanter Funktionen, die Sie vielleicht übersehen haben - aber gehört die Ressourcenplanung auch dazu? In diesem Artikel finden Sie alle Informationen, die Sie über die JIRA-Ressourcenplanung benötigen!

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Ressourcenplanung

25/7/2022

Inhaltsübersicht

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Kann ich die Ressourcenplanung in einem Standard-Jira durchführen?

Um es gleich vorwegzunehmen: Jira wurde als Projektmanagement-Tool entwickelt. Eine der wichtigsten Funktionen ist die Aufgabenverwaltung.

Und deshalb erlaubt seine Struktur nur einen kurzfristigen Ressourcenplanungsprozess, was unserer Erfahrung nach in vielen Fällen nicht ausreicht. Das war zum Beispiel das Problem von Capco, einem unserer Kunden , der mit Zuweisungen zu kämpfen hatte, bevor er unser Tool fand.

Und deshalb lautet die kurze Antwort: Nein, eine langfristige Ressourcenplanung ist in Jira aufgrund der Struktur und des Fokus auf das Aufgabenmanagement nicht möglich.

Wie können Sie also Ihre Ressourcen mit Jira planen? Weiter unten in diesem Artikel finden Sie zwei spezifische Ansätze.

Was ist in Jira allein möglich?

Derzeit können Projektmanager mit Jira Projekte und Aufgaben erstellen und Personen zuweisen, die sie erledigen müssen.

Sie können auch die Fristen festlegen und sehen, ob die Meilensteine erreicht sind. Eine solche einfache Ressourcenplanung liefert Ihnen die Informationen über das Projekt und seinen Fortschritt nur kurzfristig und auf der Grundlage von Aufgaben, die Sie erstellt haben.

Doch bei einer Vielzahl von Projekten und Teammitgliedern vermissen viele diese Funktion in Jira. Mit anderen Worten: Die Ressourcenplanung für das Projektmanagement in Jira ist, gelinde gesagt, mühsam.

Vergleich der umfassenden Ressourcenplanung mit der Ressourcenplanung in JIRA
Vergleich der umfassenden Ressourcenplanung mit der Ressourcenplanung in JIRA

Vor- und Nachteile der reinen Ressourcenplanung in Jira

Der Ansatz der Jira-Ressourcenplanung ist sehr projektorientiert und erlaubt es Projektmanagern nicht, ein Gesamtbild aller Vorgänge zu sehen. Sie erhalten keine Informationen über die Kapazität der Teammitglieder und die Auslastung.

Mit anderen Worten: Bei der Planung Ihrer Ressourcen müssen Sie die Mitarbeiter für einen neuen Auftrag blind auswählen und ihre Reaktionen abwarten, ohne dass ein tiefgreifendes Projektmanagement oder eine Kapazitätsplanung erforderlich ist. 

Darüber hinaus kann Jira auch keine Finanzen im Zusammenhang mit den Ressourcen verwalten. Daher kann es nicht verwendet werden, um genaue Budgetprognosen zu erstellen oder Löhne zu berechnen - dies muss in allen Jira-Projekten separat erfolgen.

Daher ist Jira möglicherweise nicht die beste Wahl für die Ressourcenplanung, vor allem nicht für hochrangige Manager und Führungskräfte, die einen allgemeineren Überblick über ihre Tätigkeiten suchen. Aber woher wissen Sie, ob Jira wirklich nicht die richtige Wahl für Sie ist?

Was sollte ein Ressourcenplan enthalten? 

Beantworten wir diese Frage zunächst mit einer Definition des richtigen Ressourcenplans. 

Der Ressourcenplan ist eine Übersicht über alle Ressourcen und Vorgänge auf einer bestimmten Zeitachse. Um all diese Funktionen zu kombinieren, müssen Lösungen, die eine umfassende Ressourcenplanung anbieten, eine Vielzahl von Optionen bieten. 

Im Allgemeinen sollte ein typischer Ressourcenplan Elemente wie diese enthalten: 

  • Menschen, 
  • Budget und Kosten,
  • Fähigkeiten, Erfahrungen, Zertifizierungen, 
  • Kapazität und Auslastung, 
  • Kalender mit flexiblen Zuweisungen und bearbeitbaren Funktionen, 
  • Prognosen für künftige Projekte und die dafür erforderlichen Ressourcen. 

Primetric bietet all diese Funktionen - und noch viele mehr.

Kann ein Ressourcenplan von der obigen Liste abweichen?  

Bei einigen Unternehmen und Zuständigkeiten sollten die Ressourcenpläne auch die Kosten und Gewinne mit all ihren Elementen (einschließlich Löhne, Gemeinkosten usw.) enthalten.

Diese Elemente sind besonders wichtig in Branchen, die von der Kreativität ihrer Mitarbeiter profitieren und deren Arbeitsbelastung optimieren müssen - die IT-Branche ist ein perfektes Beispiel für solche Unternehmen. 

Langfristige und kurzfristige Planung - was ist der Unterschied? 

Langfristige und kurzfristige Planung sollten getrennt voneinander betrachtet werden, obwohl sie ein sehr ähnliches Ziel haben. Das liegt daran, dass es sich um sehr unterschiedliche Prozesse handelt. 

Kurzfristige Planung - Definition

Die kurzfristige Planung in digitalen Tools wie Jira beinhaltet in der Regel eine umfassende Aufgabenverwaltung. Sie eignen sich sehr gut für einzelne Projekte und sind in der Lage, tiefe Einblicke in die betreffenden Vorgänge zu geben.

Sie bietet den Managern jedoch nur einen begrenzten und kurzfristigen Überblick über die Tätigkeit des Unternehmens. 

Langfristige Planung - Definition

Das ist der Punkt, an dem die wahre Magie geschieht. Wenn wir mit verschiedenen Managern sprechen, sind sie bestrebt, Risiken und Chancen schnell zu erkennen, ohne sich in unnötige operative Details zu verlieren. Aus ihrer Sicht ist eine langfristige Planung viel hilfreicher.

Denn sie hilft bei der Vorhersage, was im kommenden Monat, Quartal oder sogar Jahr passieren wird - vor allem, wenn Sie langfristige Projekte haben. Dadurch erhalten Sie einen Gesamtüberblick und können strategische Entscheidungen treffen, um unnötige Risiken zu vermeiden - und das alles, während Sie selbst für die anspruchsvollsten Kunden 100 % genaue Schätzungen erstellen.

Darüber hinaus bieten langfristige Planungstools zahlreiche zusätzliche Optionen, die für Sie von Nutzen sein können, z. B. Kapazitätsprognosen, Projektportfoliomanagement, flexible Zuweisungen und vieles mehr. 

Darüber hinaus ist die langfristige Planung nicht nur für die Projektmanager von Vorteil, sondern auch für das Vertriebsteam, die Finanzdirektoren oder sogar den CEO selbst - und das alles dank ihres umfassenden Charakters.

Der Unterschied zwischen langfristiger und kurzfristiger Planung in der JIRA-Ressourcenplanung
Der Unterschied zwischen langfristiger und kurzfristiger Planung

Wie verwaltet man Ressourcen in Jira?

Ein umfassendes Ressourcenmanagement ist in Jira nicht möglich - wie wir bereits erwähnt haben, verfügt das Tool nur über grundlegende Funktionen, die solche Prozesse erleichtern. Mit diesem Tool können Sie lediglich ein neues Projekt erstellen (oder in ein bestehendes Projekt eintreten), ihm Aufgaben und Unteraufgaben hinzufügen und die für sie verantwortlichen Personen hinzufügen. 

Zum Glück gibt es andere Tools, die Sie verwenden können - darunter Primetric. 

Woher weiß ich, ob eine begrenzte Jira-Ressourcenplanung für mich ausreichend ist? 

Bevor Sie sich auf die Suche machen, sollten Sie sich zunächst vergewissern, dass es Ihre Erwartungen nicht erfüllen wird. Beantworten Sie dazu die folgenden Fragen: 

  1. Fällt es Ihnen manchmal schwer, eine bestimmte Person mit dem Projekt zu beauftragen? Wie treffen Sie die Entscheidung? Anhand der Fähigkeiten/Erfahrungen der Mitarbeiter, des Gehalts und der Verfügbarkeit?
  2. Möchten Sie das Arbeitspensum und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter für mehr als ein paar Wochen sehen?
  3. Benötigen Sie einen allgemeinen Überblick über die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Rollen?
  4. Benötigen Sie einen Überblick über den Nutzungsgrad mit Aufteilung in abrechenbare und nicht abrechenbare Leistungen? 
  5. Müssen Sie das Gehalt, die Fähigkeiten und die Erfahrung des Mitarbeiters kennen, um sie erfolgreich zuzuweisen? 
  6. Verwendet Ihr Unternehmen verschiedene Planungsmodelle, z. B. Auslastung, feste Stunden usw.? 
  7. Müssen Sie Urlaubstage und Feiertage manuell berücksichtigen? Sind Sie daran interessiert, alle Feiertage und Abwesenheiten zu erkennen? 

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, habe ich schlechte Nachrichten für Sie. 

Jira reicht nicht aus, um Ressourcen in Ihrem Unternehmen und Team zu planen. 

Dennoch sollten Sie sich keine Sorgen über Jira-Probleme machen - Sie können immer noch Add-ons oder spezielle Tools verwenden, um Ihren Prozess reibungslos und an Ihre Bedürfnisse angepasst zu gestalten. Primetric ist eines dieser Tools! 

Kann ich in Jira Advanced Roadmaps Ressourcen planen? 

JIRA Advanced Roadmaps ist eines der JIRA-Add-ons. Nach Angaben der Anbieter ist es in der Lage, komplexe Aufgaben und Projekte zu verwalten und strategisch über mehrere Projekte hinweg zu arbeiten.

JIRA-Ressourcenplanung mit Advanced Roadmaps - welche Funktionen beinhaltet sie? 

Das Tool ist in der Lage: 

  • Planung der Arbeit der Teams und Überwachung der Beziehungen zwischen den verschiedenen Teams sowie ihres Beitrags zu den Projekten,
  • Analyse der Problemquellen (Boards, Projekte und Filter), die bestimmen, welche Daten in Jira Software zur Erstellung eines Plans verwendet werden,  
  • die Erstellung von Projekten und Aufgaben, 
  • Festlegung von Ausnahmen und Prioritäten.

Wie die oben genannten Funktionen zeigen, verfügt Jira Advanced Roadmaps über einige zusätzliche Funktionen für die Ressourcenzuweisung. Dennoch geht es hier um Aufgaben und nicht um einen allgemeineren Überblick, und es ist definitiv keine gute Option für diejenigen, die einen genaueren Blick auf bestimmte Spezialisten und ihre Kapazitäten werfen wollen. Mit anderen Worten: Es darf einfach nicht sein. Primetic kann diese Lücken jedoch leicht füllen. 

Jira-Ressourcenmanagement mit Add-ons und Erweiterungen

JIRA ist stolz auf seine Fähigkeit, sich mit einer Vielzahl anderer Tools zu integrieren - und dies ist die Lösung, die der Anbieter für diesen Anwendungsfall empfiehlt. In der Tat finden Sie Dutzende solcher Tools im Atlassian Marketplace. Es gibt jedoch nur wenige Tools, die wirklich in der Lage sind, sowohl ein detailliertes als auch ein allgemeines Ressourcenmanagement durchzuführen.

JIRA-Ressourcenplanung mit Primetric

Primetric, das ebenfalls auf dem Atlassian Marketplace angeboten wird, ist eines der Tools, die eine umfassende Ressourcenplanung bieten und in JIRA integriert werden können.

Diese Lösung wurde entwickelt, um alle notwendigen Informationen in Echtzeit aus Jira zu importieren und sie zur Erstellung genauer und aktueller Pläne für beliebige Vorgänge zu verwenden. 

Ressourcenplanung auf Basis von JIRA in Primetric
Ressourcenplanung in Primetric

Das Ressourcenmanagement von Primetric bietet: 

  • flexible, bearbeitbare Gantt-Diagramm-Kalender für Teammitglieder und Projekte, mit Informationen zu Urlaub, Abwesenheit und Feiertagen, per Drag & Drop, 
  • eine umfassende Budgetierung auf der Grundlage von Informationen über Löhne und geleistete Arbeitsstunden sowie über die Projektfinanzen (Einnahmen, Gemeinkosten usw.), 
  • intelligente Zuweisungen (das System schlägt die besten Teammitglieder vor, um die Arbeit zu erledigen), 
  • Jira-Kostenmanagement auf der Grundlage der erfassten Stunden,
  • intuitive Zuordnungssuchleiste in Ihren Projekten, 
  • fakturierbare und nicht fakturierbare Zuweisungen,
  • automatisch berechnete Kapazität für alle Nutzer,,
  • fortgeschrittene und anpassbare Berichte über Schlüsselindikatoren, einschließlich Bänke, Überstunden und Überbuchungen, 
  • Qualifikationsdatenbank mit Informationen über Erfahrung, Fähigkeiten und Zertifizierungen der Mitarbeiter, 
  • eine umfassende Übersicht über alle Projekte und die an ihnen beteiligten Personen, 
  • Warnungen und Benachrichtigungen bei wichtigen Problemen, einschließlich Überbuchungen,
  • ständige Unterstützung durch die Berater von Primetric. 

So kann die Ressourcenplanung von Primetric den Projektmanagern sowohl einen detaillierten als auch einen allgemeinen Überblick über alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen sowie über deren Finanzen geben. Wenn Sie die Software selbst testen möchten - hier können Sie sie kostenlos ausprobieren.

Natürlich ist dies nur eine der verfügbaren Optionen - weitere können Sie in unserem Ranking der Ressourcenplanungs-Tools einsehen.

Was sind die Vorteile der in Jira integrierten Ressourcenplanung?

Eine in Jira integrierte Ressourcenplanung - wie sie Primetric anbietet - hat für Projektmanager mehrere Vorteile. Dazu gehören: 

  • komfortable Arbeit, 
  • keine Fehler, 
  • nahtlose Kommunikation, 
  • aktuelle Informationen, 
  • Kompatibilität mit der Jiractime-Verfolgung,
  • verschiedene Zugriffsebenen, 
  • genaue Schätzungen und Pläne, 
  • erweiterte Berichte,
  • Flexibilität bei der Zuteilung, 
  • umfassendes Management sowohl für die Mitarbeiter als auch für alle Projekte auf einmal. 

FAQ

Kann ich dem Profil eines Teammitglieds in Jira funktionale Fähigkeiten hinzufügen? 

Nein - das können Sie nur mit einigen vorhandenen Add-ons tun. Primetric ist eines davon - das Skill-Management sowie das Projektmanagement im Allgemeinen sind bereits in dem Tool enthalten und können für die Suche und Auswahl der richtigen Person für den Job verwendet werden. 

Ist es möglich, generische Ressourcen in den Teams zu haben und sie in den Advanced Roadmaps zuzuweisen?

Nein, diese Funktion ist nicht mehr verfügbar. Einige Add-ons, darunter Primetric, bieten Ihnen diese Option jedoch an. 

Sind in Jira Teilzeitzuweisungen möglich? 

Ja, Sie können eine Person für ein paar Stunden pro Woche dem Projekt zuweisen. Allerdings können Sie die Kapazität und Verfügbarkeit dieser Person nicht mit der neuen Zuweisung vergleichen. Dadurch riskieren Sie eine Überbuchung. In Primetric können Sie einer Person sowohl ein Teilzeitkontingent zuweisen als auch überprüfen, ob sie dafür ausgelastet ist. 

Primetric liefert den Anwendern die Informationen über die geplante Auslastung für die Ressourcenplanung
Geplante Nutzung in Primetric

Jira Ressourcenplanung - Zusammenfassung

Jira kann zwar zweifellos eine einfache Ressourcenplanung durchführen, ist aber nur für diejenigen eine sinnvolle Wahl, die bestimmte Projekte in Aufgaben aufschlüsseln wollen. Und selbst das kann schwierig sein, da JIRA zahlreiche Schlüsselinformationen nicht speichert und daher zu falschen Schlussfolgerungen führen kann. 

Auch wenn Jira selbst nicht das Zeug zur Ressourcenplanung hat, so ist es doch ein perfektes Werkzeug für Integrationen. Im Falle von Primetric können diese im Handumdrehen abgeschlossen werden. Wie das geht? Buchen Sie eine Demo und finden Sie es heraus.

Arkadiusz Terpiłowski

Mitbegründer

Arkadiusz ist Head of Growth und Mitbegründer bei Primetric. Zuvor war Arkadiusz an der Spitze seines eigenen Softwareentwicklungsunternehmens tätig, wo er das operative Geschäft leitete. Er ist ein großer Fan von Prozessverbesserungen und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Softwareunternehmen auf ihrem Weg zum Wachstum profitabler und effizienter zu machen.

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