Capco vs. Tabellenkalkulationen. Wie hat Primetric bei Transparenzfragen geholfen?

Einführung 

Capco, ein Wipro-Unternehmen, ist ein globales Technologie- und Managementberatungsunternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, die digitale Transformation in der Finanzdienstleistungsbranche weltweit voranzutreiben. 

Mit einem wachsenden Kundenportfolio, das über 100 globale Organisationen umfasst, arbeitet Capco an der Schnittstelle von Geschäft und Technologie, indem es innovatives Denken mit unübertroffener Branchenkenntnis kombiniert, um datengesteuerte End-to-End-Lösungen zu liefern und digitale Initiativen für das Bankwesen und den Zahlungsverkehr, die Kapitalmärkte, die Vermögensverwaltung, Versicherungen und den Energiesektor zu beschleunigen.

Die Struktur von Capco in Kürze 

Capco beschäftigt 6000 Spezialisten. Darunter befindet sich ein Team von 40 Mitarbeitern, das sowohl an IT-Entwicklungs- als auch an IT-Wartungsprojekten arbeitet und von Doug Helm geleitet wird.

Diese Gruppe von Experten unterstützt die Capco RISC Services Business Line. Genau dieses Team war auf der Suche nach einer Lösung, mit der es seine Arbeit intuitiver organisieren konnte. Deshalb entschied sich Doug, der Leiter des Teams, Primetric zu implementieren und es den Teamleitern, die er betreut, vorzustellen. 

Auch wenn das Team, das wir Primetric zur Verfügung gestellt haben, klein erscheinen mag, so spielt es doch eine zentrale Rolle im Unternehmen, da es für viele wichtige Aufgaben zuständig ist. Die genaue Anzahl der gleichzeitig durchgeführten Projekte variiert in der Regel in Abhängigkeit von Neuzugängen, Pausen und abgeschlossenen Projekten. Aus diesem Grund benötigte Capco einen flexiblen Ansatz für die Personalverwaltung.

"Wir haben Architekten, Softwaredesigner, Entwickler, Tester, Projektmanager und Systemadministratoren. Ich schaue mir ständig unsere Spezialisten an, um zu verstehen, woran sie arbeiten und wie lange, damit ich dem Unternehmen die Verfügbarkeit unserer Mitarbeiter klar darlegen kann. Ich habe also wirklich versucht, den Stand der Projekte zu ermitteln und ein Führungsportfolio für unser Unternehmen zu erstellen. Mit diesen Informationen kann ich dem Geschäftsteam sagen: Wir werden das Projekt bis zum Zeitpunkt X abschließen, und es wird Y kosten."

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Capco's Werkzeuge

Ursprünglich basierte der Betrieb des IT-Teams von Capco auf zwei Systemen:  

• Excel-Tabellen mit allgemeinen Informationen über das Unternehmen, die von den Teamleitern bei den monatlichen Treffen vorgelegt werden, 
• Jira wurde für die Verfolgung der Projekte und die Verwaltung bestimmter Teams verwendet.

Leider waren diese beiden Lösungen problematisch. 

Zunächst einmal bot Jira, auch wenn es für bestimmte Teams und Entwickler nützlich war, für Doug keine übergeordnete Perspektive. Daher musste er die Arbeit eines einzelnen Mitarbeiters analysieren und dann die Daten kombinieren, um sich ein umfassenderes Bild von ihren Projekten zu machen. 

Diese Situation war für alle Teamleiter, die Doug beaufsichtigte, sehr unangenehm - und alle mussten den Überblick über ihre Mitarbeiter behalten. Um hier Abhilfe zu schaffen, beschlossen sie, für jedes Team individuelle Excel-Tabellen zu erstellen. 

Leider wurde es mit dieser Behelfslösung immer schlimmer. Die Kalkulationstabellen mussten jedes Mal manuell aktualisiert werden, wenn sie vorgelegt werden sollten - und das geschah mindestens einmal pro Woche. 

Um das Unternehmen am Laufen zu halten, mussten sie in ihren Tabellen Informationen über:

• Zeit- und Kostenschätzungen pro Phase, d.h. MVP,
• Stundensätze für Entwickler und andere abrechenbare Spezialisten, 
• geplante und überwachte Arbeitszeiten. 

Dies war ein zeitaufwändiger Prozess, der bis zu 4 Stunden dauerte! 

Hinzu kam, dass das Unternehmen im Laufe der Zeit seine eigenen Tabellenkalkulationen immer mehr ausufern ließ. Sie wurden immer undurchsichtiger, da sie von verschiedenen Teamleitern getrennt ausgefüllt wurden. 

Außerdem lieferten die Tabellenkalkulationen keine Echtzeitinformationen. Diese wiederum wurden in Jira verwaltet - und dieses Tool konnte in keiner Weise mit Excel synchronisiert werden. Das bedeutete auch, dass alle Dokumente manuell aktualisiert werden mussten, wenn ein Mitarbeiter abwesend war oder in den Urlaub ging. 

"Ich habe versucht, all diese Tabellen in einer einzigen zusammenzufassen, um eine Art Masterplan zu haben, aber das war wirklich schwer zu handhaben."

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Mit anderen Worten: Tabellenkalkulationen waren nicht in der Lage, Doug und seinen Teamleitern konsistente Informationen in Echtzeit zu liefern.

Außerdem hat die Organisation mit nur 40 Mitarbeitern im Technologieteam keinen Zugang zu einer großen Anzahl von Spezialisten. Daher musste die Gruppe ihre Teammitglieder genau zuordnen und Unsicherheiten auf ein Minimum beschränken. Dies erwies sich jedoch als schwierig, da die Organisation keine Quelle der Wahrheit hatte - sie verließ sich auf handgefertigte Berichte von Teamleitern, die anfällig für menschliche Fehler waren.

Planungsprozesse

Bei Capco wird ein zukünftiges Projekt zunächst sowohl von den Business-Analysten als auch von den Technologie-Teams bewertet. Ihre Meinungen bilden die Grundlage für die Festlegung der grundlegenden Anforderungen, die für die Schätzungen verwendet werden. Dieser frühe Entwurf enthält das Preismodell, den Preis und die Fristen für das potenzielle Projekt. 

Im Allgemeinen unterteilt Capco den Prozess in zwei aufeinanderfolgende Phasen. In der ersten Phase wird das Minimum Viable Product definiert, das erforderlich ist, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen. Die zweite Phase umfasst die weitere Entwicklung der Lösung in den nächsten Schritten. 

Später werden diese Pläne, Entwürfe und Schätzungen entweder genehmigt oder abgelehnt; danach kann das Projekt beginnen

Ein solches Verfahren in Verbindung mit der umfassenden Verwendung von Excel-Tabellen stellte die Manager jedoch vor eine Reihe von Herausforderungen. 

Zunächst einmal mussten alle Teamleiter und auch Doug ihre eigenen Excel-Tabellen erstellen und aktualisieren, um zur Informationsdatenbank beizutragen. Dies hatte zur Folge, dass der wichtige Prozess des Vergleichs von Schätzungen mit den tatsächlichen Ergebnissen fast unmöglich war.

Zweitens war es schwer zu sagen, ob sich das Team an die Pläne und Schätzungen anpassen kann, da es keine einzige Quelle für die Wahrheit über ihre Verfügbarkeit gab. Doug hatte keinen direkten Zugang zu den Berichtssystemen, da diese in die Zuständigkeit einer anderen Abteilung fielen. Infolgedessen erhielt er einmal wöchentlich Tabellenkalkulationen aus Zeiterfassungssystemen. Diese mussten jedoch zusätzlich aufbereitet werden, um lesbar zu sein. 

Schließlich war der gesamte Vorbereitungsprozess einfach zu zeitaufwändig und konnte nicht nach Bedarf durchgeführt werden. Infolgedessen musste Dougs Abteilung den gesamten Planungsprozess einmal im Monat durchführen und hoffen, dass es in Zukunft keine weiteren Änderungen geben würde. Das war leider nur selten der Fall, so dass Doug und sein Team gezwungen waren, nach benutzerfreundlicheren Lösungen zu suchen. 

Wichtigste Herausforderungen

Die Management- und Betriebsprozesse bei Capco erfordern Koordination und Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern. Mit nur einer Reihe von Excel-Tabellen war es jedoch eine Herausforderung, Transparenz zu schaffen. 

Dies war die Ursache vieler Probleme, unter anderem: 

Mangel an Konsistenz und Kommunikation. Die Tabellenkalkulationen mit wichtigen Daten wurden von den einzelnen Teamleitern getrennt ausgefüllt. Sie tauschten die gesammelten Informationen nur in zeitaufwändigen wöchentlichen Sitzungen aus, die umfangreiche Vorbereitungen erforderten. 

Personalverwaltung. Die Informationen über die verfügbaren Fachkräfte wurden in den Tabellenkalkulationen gespeichert. Diese Daten konnten jedoch nicht in Echtzeit aktualisiert werden und enthielten keine Angaben zu Urlaub und Abwesenheit. Infolgedessen war es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, den Überblick über die Fachkräfte und ihre Kapazitäten zu behalten.

Begrenzte Transparenz. Die Tabellen enthielten nur grundlegende Informationen über die Spezialisten und die Projekte, an denen sie beteiligt sind. Hinzu kam, dass die Daten nicht automatisch in Diagramme und Grafiken umgewandelt werden konnten, so dass die Teamleiter gezwungen waren, dies separat zu tun. 

"Früher hatten wir monatliche Sitzungen, weil sie so viel Zeit in Anspruch nahmen. Jetzt haben wir die Möglichkeit, bei Bedarf nachzuschauen, was mit den aktuellen Daten passiert, egal ob es Montag, Dienstag oder sogar Sonntag ist.

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Zeitraubende organisatorische Abläufe. Tabellenkalkulationen mussten regelmäßig von jedem einzelnen Teamleiter aktualisiert werden - und das ohne zusätzliche Hilfsmittel. Dieser Prozess dauerte bis zu 4 Stunden. Anschließend mussten sie manuell zusammengeführt werden, was weitere 4 Stunden in Anspruch nahm. Infolgedessen verschwendete Capco Kapazitäten für banale Aufgaben statt für Wachstum. 

Lösung: Primetric 

Beginn des Wandels

Zunächst definierte Capco, vertreten durch Doug, seine Anforderungen an ein zukünftiges Projektportfolio-Management-Tool. Erstens sollte es auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten sein und ihnen eine Skalierung ermöglichen. Zweitens sollte die Lösung einfach in das bereits im Unternehmen implementierte Jira zu integrieren sein. Während unserer Demo entschied sich Capco, Primetric auszuprobieren, da es beide Kriterien erfüllte.

"Ich kam an einen Punkt, an dem ich mir sagte: Es gibt bessere Dinge, mit denen ich meine Zeit verbringen kann. Ich sollte nicht hier vor diesem Excel sitzen. Es ist an der Zeit, ein Tool zu finden, das mir diese Arbeit abnimmt."

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Erste Schritte 

Nach der Demo erhielt Capco Zugang zu einer Testversion von Primetric. Während der Testphase erreichte das Unternehmen seinen ersten Meilenstein: die Integration mit Jira. Entgegen den Erwartungen von Capco waren für diesen Schritt keine technischen Kenntnisse oder fortgeschrittenen Algorithmen erforderlich. Mit einem einfachen Integrationscode wurden alle in Jira des Unternehmens enthaltenen Daten innerhalb weniger Minuten in Primetric importiert. 

"Schon während meiner Probezeit habe ich mit Primetric allein gespielt. Ich bin nicht der technisch versierteste Mensch, und wenn ich auf eine technische Integration stoße, möchte ich mich nicht damit befassen. Als ich also einen Code für Jira in Primetric einfügte, dachte ich, dass ich wirklich etwas gefunden hatte. Ich dachte: Das ist großartig.

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Darüber hinaus half Primetric Capco dabei, Mitarbeiter und Projekte in das System hochzuladen und dabei auf Tabellenkalkulationen zurückzugreifen, die zuvor die Grundlage für die Arbeit des Unternehmens bildeten. 

Zusätzlich wurde die Integration von Capco durch Leitfäden mit GIFs und visuellem Material unterstützt und erleichtert, die den Teams des Unternehmens halfen, sich mit der Lösung vertraut zu machen. 

Merkmale für den Erfolg von Capco

• effizientes Personalmanagement sowohl für bestätigte als auch für vorläufige Projekte, 
• Kalender, unterteilt in Personen und Projekte, mit Angabe von Urlaub und Abwesenheit, 
• erweiterte Mehrzweckberichte, Diagramme und Schaubilder, 
• verschiedene Funktionen für Führungskräfte und Mitarbeiter in einer einzigen App, 
• Finanzielle Prognosen und Entwürfe für das Unternehmen, die Projekte und die Mitarbeiter. 

Die Vorteile von Primetric 

"Wir können mit 90 %iger Sicherheit eine Schätzung erstellen. Wir wissen, dass wir diese Leute brauchen; aber wann wird diese Gruppe zur Verfügung stehen? Können wir das Projekt jetzt noch starten? Mit Primetric sehen wir die Schätzungen und die Mitarbeiter, ihre Verfügbarkeit und Kapazität. Das hilft uns, uns während des gesamten Projekts zu orientieren. "

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Wie löst Capco seine Probleme mit Primetric? 

Flexibler Kalender mit Echtzeitdaten. Die Benutzer können ihn nach Tagen, Wochen oder Monaten vergrößern und verkleinern. Die Kalenderansicht zeigt die Kapazität der einzelnen Teammitglieder und deren Verfügbarkeit an. Sie umfasst auch Feiertage und Abwesenheiten, die in den Tabellen nicht berücksichtigt werden konnten.

Aktualisierungen in Echtzeit. Immer wenn eine neue Abwesenheit gemeldet wird, erscheinen die Informationen über die Details sofort im System und erreichen den richtigen Manager sofort. Auf diese Weise können die Führungskräfte ihre Pläne an die aktuelle Situation anpassen. 

Vorteile beim Onboarding. 

"In den letzten Jahren hatten wir viele Veränderungen in unseren Teams. Wir haben einige Mitarbeiter entlassen, und es ist wirklich einfach, neue Mitarbeiter in das System aufzunehmen und die Zeit so schnell zu erfassen. Die Art und Weise, wie Sie den Personalbereich in der Organisation organisieren, ermöglicht es mir, das Onboarding jeder einzelnen Person zu verwalten."

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Vorläufige Projekte und Prognosen. Wann immer ein Projekt pausiert oder eine neue Gelegenheit in Betracht gezogen wird, kann Capco vorläufige Pläne erstellen, um festzustellen, ob und wann das Projekt abgeschlossen werden kann. Auf diese Weise kann das Unternehmen seine Aktivitäten flexibel steuern. 

Erweiterte Berichte und Filter. Mit Primetric werden alle von Capco und seinen Mitarbeitern gesammelten Daten in intuitive Diagramme, Tabellen und Grafiken umgewandelt, die bei Bedarf zur Verfügung stehen. Dank dieser Funktion können die Teamleiter sowohl die Chancen als auch die Gefahren erkennen, die in der Zukunft auf sie zukommen könnten. 

Ständige Unterstützung. Die Einführung eines neuen Tools ist immer eine neue Herausforderung. Zum Glück für Capco waren die Primetric-Berater immer zur Stelle, um bei allen Funktionen und Aktivitäten zu helfen, die das Unternehmen in der Anfangsphase seiner Reise mit dem Tool noch entdecken musste. 

"Ich kann jederzeit in Slack einsteigen und einfach sagen: "Hey, ich stecke hier und hier fest, und Thomas antwortet mir innerhalb von Sekunden, und ich spüre, dass du willst, dass ich mit deinem Tool erfolgreich bin!"

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Einfache Verwaltung. Primetric enthält eine Reihe von personalbezogenen Datenpunkten, die im System ausgewählt werden können, um die Spezialisten nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, z. B. Dienstalter, Gruppenzugehörigkeit, Führung, Verfügbarkeit und mehr. Mit dieser Funktion kann Doug das Onboarding neuer Mitarbeiter verwalten und bestehende Mitarbeiter beaufsichtigen. 

"Das Verständnis der Zeit im Verhältnis zur Kapazität in der Zukunft usw. war mit Tabellenkalkulationen unmöglich zu bewältigen. Dies ist der Grund für die enorme Zeitersparnis."

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Umfassende Budgetierung. Primetric half Capco, Schätzungen mit den tatsächlichen Werten zu vergleichen und die Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. Es wurde auch für Finanzberichte und Prognosen verwendet.

Automatisierte Importe. Primetric kann mit vielen verschiedenen Tools verbunden werden, darunter JIRA - eines der beliebtesten Tools für jedes IT-Unternehmen. Es kann auch die Strukturen und Informationen aus JIRA widerspiegeln, ohne dass der Benutzer zusätzliche Aktionen durchführen muss.

"Ich finde es toll, dass Primetric mit Jira integriert ist, denn wir haben die gesamte Struktur in Jira erstellt. (...) und das Schöne daran ist, dass die Zeit nach Person, Projekt und Datum nahtlos in Primetric übernommen wird und man nicht mehr darüber nachdenken muss. Es passiert einfach - das ist wirklich schön."

Doug Helm, Stellvertretender Direktor für Technologie und Betrieb

Ergebnisse 

Bei der Planung eines Projekts greift das Unternehmen auf Primetric zurück, um Live-Daten zu den Fachkräften sowie deren Verfügbarkeit und Kapazität zu sammeln. Auf diese Weise kann Capco bestimmen, wann das Projekt beginnen und wann es zu welchen Kosten abgeschlossen werden kann. 

Mit Primetric: 

• Alle Daten über Projekte und Mitarbeiter stehen in Echtzeit zur Verfügung, ohne Verzögerungen und zusätzlichen Aufwand,  
• Die Daten werden zusammengeführt und kompiliert, um spezifische Berichte aus allen Tabellenkalkulationen zu extrahieren,
• Alle Daten werden in einem System gespeichert, das allen Führungskräften und Mitarbeitern zur Verfügung steht, 
• Dank der Integration mit Jira kann das Unternehmen die Schätzungen mit den tatsächlichen Ergebnissen in Echtzeit vergleichen,
• Die Verwaltungsprozesse sind nicht mehr zeitaufwändig, 
• Urlaub, Abwesenheit und andere unvorhergesehene Ereignisse sind im System sofort sichtbar, 
• Die Dauer von Managementsitzungen wurde von 4 Stunden auf 30 Minuten reduziert - ohne zusätzliche Vorbereitung!

Zusammenfassung 

Als Capco und Primetric sich das erste Mal trafen, hatte Doug mit Ineffizienz, endlosem Papierkram und mangelnder Transparenz im Management zu kämpfen. 

Als unsere Reise jedoch begann, gehörten diese Probleme der Vergangenheit an. Die Manager, einschließlich Doug, konnten die Tabellenkalkulation hinter sich lassen und sich auf das konzentrieren, was sie am besten können - Gewinne erzielen. 

Wir haben keinen Zweifel daran, dass Capco weiter wachsen wird - und Primetric wird alle Anstrengungen unternehmen, um mit dem Unternehmen zu wachsen, zu skalieren und sich weiterzuentwickeln. Mit einem individuellen Ansatz und proaktiver Zusammenarbeit sind wir sicher, dass Primetric Capco mit allen Daten versorgen wird, die das Unternehmen braucht, um in den kommenden Jahren erfolgreich zu sein.