Wie Netgen mit Primetric die volle Kontrolle über die Finanzen zurückgewann

Wenn Sie wissen wollen, wie Netgen Herausforderungen wie diese meistert:

• ungenaue finanzielle Einschätzungen, 
• verschiedene Arten von Projektbudgets in einem einzigen Tool widerspiegeln, 
• enormer Budget-Burnout, 
• mangelnde Transparenz und eine einzige Wissensquelle für die gesamte Organisation, 

...dann lesen Sie weiter! 

Was ist Netgen? 

Netgen ist ein Webdesign- und Entwicklungsunternehmen mit Sitz in der Schweiz und in Kroatien. Sie bezeichnet sich selbst als Boutique-Agentur, die nicht die Absicht hat, viele Kunden anzuziehen, sondern ihre Kunden auswählt, um ihnen erstklassige Dienstleistungen zu bieten. Sie arbeitet hauptsächlich mit Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern zusammen. 

Im Laufe der Jahre hat Netgen sowohl Open-Source- als auch Unternehmenssoftware entwickelt, bietet aber auch strategische Beratung für Unternehmen aus verschiedenen Branchen an. Dabei zielt Netgen nicht auf eine bestimmte Branche ab, sondern bedient eine Reihe von Unternehmen aus verschiedenen Bereichen, z. B. Banken, Gesundheitswesen, Kommunikation und mehr.

"Wir sind kein Unternehmen, das nur eine Website entwickelt. Die Kunden kommen zu uns, weil sie ihr Geschäft weiterentwickeln und etwas am Arbeitsablauf ändern wollen."

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Darüber hinaus ist Netgen auch Mitglied der Swiss ACT Association. Darüber hinaus organisiert das Unternehmen das Web Summer Camp - eine jährliche Veranstaltung für Mitarbeiter und IT-Spezialisten, die ihr Wissen erweitern möchten. 

Insider-Blick: Treffen mit dem CEO

Die Person, die hinter dem Erfolg von Netgen steht, ist Christian Paredes - CEO der Schweizer Niederlassung von Netgen.

Er ist auf die interne und externe Geschäftsentwicklung spezialisiert und war daher derjenige, der beschloss, nach besseren Projektportfoliomanagement-Tools für sein Unternehmen zu suchen. Abgesehen davon sucht er auch nach Möglichkeiten; er berät auch Kunden bei der digitalen Transformation und versorgt sie mit Wachstumskomponenten. 

Die Struktur von Netgen

Netgen besteht aus zwei Unternehmen mit Sitz in der Schweiz und in Kroatien. Die Zuständigkeiten sind ebenfalls getrennt: Die Spezialisten in der Schweiz konzentrieren sich auf Projektmanagement, Beratung, Wachstum und UX-Services sowie Kampagnen und Inhalte. Das gesamte Entwicklungsteam und die UX-Spezialisten arbeiten hingegen von Kroatien aus.

Diese Struktur ist jedoch nicht das Ergebnis von Outsourcing, das in der IT-Branche recht verbreitet ist. Die beiden Niederlassungen agieren finanziell als getrennte Unternehmen. Diese Aufteilung spiegelt sich noch in der Projektbuchhaltung wider, in der die Mitarbeiter aus Kroatien separat erfasst werden müssen.

Planungsprozesse in Netgen: Was lief früher schief?

Projektausschreibungsphase - Erste Schätzungen und Bedarfsprognosen

Jedes neue Projekt beginnt mit einer Projektanfrage. Sie enthält die wichtigsten Merkmale und Spezifikationen, die der Kunde in das Projekt aufnehmen möchte, um einen bestimmten Zweck zu erfüllen. Diese Merkmale bilden dann die Grundlage für Kosten- und Zeitschätzungen. 

An dieser Stelle unterteilt Netgen sein Projekt in drei Kategorien. Diese sind: 

1. Zeit- und Materialprojekt. Bei dieser Art von Projekten zahlt der Kunde für die tatsächliche Anzahl von Stunden, die Netgen-Mitarbeiter für projektbezogene Aufgaben aufwenden. Dieses Modell wurde in der Regel für Projekte gewählt, die sich aus Schätzungen ergeben. 
2. Projekte mit Festpreisen. Projekte mit festen Kosten werden zu Beginn der Arbeiten berechnet. Bei Netgen können die Kosten solcher Projekte im Voraus, nach Abschluss des Projekts, beglichen werden, oder sie können in Raten aufgeteilt werden, die nach einem flexiblen Zeitplan gezahlt werden (zum Beispiel zu Beginn und am Ende des Projekts). 
3. Anwendungsmanagement und Servicevertrag. Retainer-Projekte mit einem Festpreis; das Budget soll jedoch über einen bestimmten Zeitraum vernünftig ausgegeben werden, um eine Lösung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig eine gesunde Gewinnspanne zu erzielen. 

Diese Vielfalt war eines der Probleme von Netgen. Seine Software zur Verwaltung des Projektbudgets konnte nur eine dieser Arten von Projekten abbilden. Hinzu kam, dass sie keine detaillierten Informationen enthielt und nicht in Echtzeit aktualisiert werden konnte, was zu zahlreichen Missverständnissen führte. 

"Für eine Agentur wie die unsere müssen wir unser Budget klug verwalten. Es gibt nie nur ein Projekt und ein Budget; es gibt viele Projekte, Budgets, Änderungsanträge, Wartung, Hosting und viele andere Dinge. In einer Agentur kann man nur erfolgreich sein, wenn man all diese Faktoren im Auge behält."

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Planungsphase - langfristige Mittelzuweisungen und Haushaltsprognosen

Dann musste das Projekt im Kalender des Unternehmens geplant werden. Leider erwies sich auch dies als schwierig, da Netgen zwei verschiedene Tools verwenden musste: eines für die langfristige und eines für die kurzfristige Perspektive. Ihre Eingaben wurden in klassischen Tabellenkalkulationen kombiniert. Diese Tools waren jedoch nicht mit den Finanzen verknüpft, so dass die Manager gezwungen waren, zwischen den Lösungen zu wechseln. 

"Die Stundenerfassung in JIRA war umständlich, also begannen wir mit Tempo. Aber es gab viele Dinge, die dort gefehlt haben: Verwaltung von Mitarbeitern, Teilzeit usw. Zehn Jahre später sind diese Probleme immer noch nicht gelöst, auch wenn wir den Support kontaktiert haben."

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Außerdem war es für das Unternehmen schwierig, sich einen Überblick über seine Finanzen zu verschaffen. Wie bei der Zuweisung von Personal wurden zwei Instrumente verwendet: Tempo Budget für die Überwachung künftiger Kosten und Float, um langfristige Zuweisungen mit Prognosen zu kombinieren. Diese Methode der Budgetierung war jedoch zeitaufwändig, kompliziert und anfällig für zahlreiche schwerwiegende Fehler. 

Die Herausforderungen von Netgen

Trennen Sie Pläne und Finanzen. Netgen wurde mit einer Vielzahl von Tools überschwemmt, mit denen es versuchte, Finanzen und Projektpläne zu kombinieren. Außerdem hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, sich einen Überblick über seine Operationen zu verschaffen; stattdessen steckten die Manager in einer endlosen Liste von Lösungen fest, die nicht miteinander kompatibel waren. 

"Besonders bei knappen Budgets können wir nicht bis zum Ende des Projekts warten, um den Gewinn zu sehen. Wenn man mit Angestellten, Auftragnehmern oder Dritten zusammenarbeitet, wird die Budgetierung sehr schwierig, da die Eingaben separat erfasst werden. Das war in den letzten 20 Jahren eine Herausforderung für uns".

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Budget-Burnout. Da die Kostenschätzungen nicht auf Anhieb stimmten, hatte das Unternehmen ständig mit der Überwachung seiner Finanzen zu kämpfen. Hinzu kam, dass das Unternehmen auch Schwierigkeiten hatte, unregelmäßige Transaktionen zu verfolgen. In einigen Fällen entdeckte Christian unrentable Projekte erst, nachdem sie bereits abgeschlossen waren! 

Andere Tools waren unzureichend. Einige andere Tools boten Netgen zwar geeignete Tracking-Funktionen, konnten dem Unternehmen aber keine Lösungen für das Personal- und Finanzmanagement bieten. Hinzu kam, dass sie die Daten nicht in Echtzeit anzeigen konnten und die Implementierung von Änderungen nahezu unmöglich war - und wenn sie doch möglich war, verursachte sie unvorhergesehene Probleme. 

"Man konnte viele Daten in die anderen Tools eingeben, z.B. Tarife, einzelne Stunden usw., aber das musste man bei jedem Projekt manuell machen. Dann änderten sich auch noch die historischen Daten des Mitarbeiters, was zu einem enormen Chaos führte."

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Mangel an Transparenz. Christian versuchte, Rollen, Tarife und Kosten für alle Mitarbeiter, Projekte und Maßnahmen zu verfolgen. Leider konnte er mit den Tools für die Ressourcenverwaltung, mit denen er bisher arbeitete, die Informationen nicht nach den wirklich benötigten Filtern sortieren. Außerdem war es für ihn sehr schwierig, alle Informationen manuell zu aktualisieren. Infolgedessen standen ihm nur unvollständige - oder falsche - Daten zur Verfügung. 

Unfähigkeit, die Struktur des Unternehmens in anderen Tools abzubilden. Mit zwei Niederlassungen in zwei verschiedenen Ländern. Netgen hatte Schwierigkeiten, die Finanzen für beide Standorte im Griff zu behalten. Auch die Verbindungen zwischen ihnen waren unklar. 

Kritische Fehler bei den Finanzen. Die zuvor von Netgen verwendeten Tools spiegelten nicht die Vorgänge wider, die das Unternehmen im Auge behalten wollte. So konnten beispielsweise keine Rechnungen mit zurückliegendem Datum hinzugefügt werden. In einigen Fällen führte die Software auch unerwartete Änderungen in den vergangenen Projekten ein, wenn die Details neuer Vorgänge geändert wurden. Dies führte dazu, dass Dokumente verloren gingen, ausgelassen oder einfach nur auf ungewollte Weise bearbeitet wurden, was zu zahlreichen Problemen in der Buchhaltung und zu einer Verschwendung von Ressourcen führte. Dabei handelte es sich nicht nur um einige wenige Fälle - laut Christian waren über 20 % der Rechnungen aufgrund von Softwareproblemen ungenau!

"Wenn jemand vergaß, seine Stunden hinzuzufügen, oder die Stunden in der Vergangenheit änderte, oder in der Vergangenheit Kosten hinzufügte, wurden sie in unseren alten Tools nie in Rechnung gestellt - und niemand konnte es erkennen. Man musste jedes Mal nachforschen, was passiert war!"

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Mangel an einer umfassenden, flexiblen und genauen Datenbank. Die bisher von Netget verwendeten Tools waren nicht intuitiv genug und boten oft sehr verwirrende oder anstrengende Lösungen. Eines der häufigsten Probleme war die Eingabe von Lohnänderungen in das Resource & Skill Management System. Die Informationen waren nicht einem Mitarbeiter zugeordnet, sondern mussten in jedem Projekt, in dem der Mitarbeiter arbeitete, geändert werden. Bei anderen Tools wurden die Lohnänderungen auch in vergangenen Projekten erfasst, was die Genauigkeit der Budgetierung drastisch reduzierte. 

"Die Mitarbeiter konnten nur einen Tarif haben, und das war's, und den konnte man nur pro Konto ändern, nicht pro Projekt.

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Keine Integrationen oder fehlende Unterstützung für sie. Das Unternehmen stützte sich auf JIRA. Die zuvor von Netgen verwendeten Tools unterstützten das System jedoch nicht korrekt oder verlangten enorme Summen für die Funktion, so dass Christian keine andere Wahl hatte, als sich nach einer anderen Software umzusehen. 

Was hat Netgen veranlasst, sich nach einem neuen Werkzeug umzusehen? 

Manchmal sind Frustrationen und Fehler die Quellen für gute Ideen - und genau das war bei Christian und Netgen der Fall. 

"Es war verrückt: Die Mitarbeiter investierten über 20 % ihrer Zeit in die Aktualisierung aller Tools. Das war nicht effizient; wir könnten diese 20 % in Rechnung stellen. So konnten wir nicht weitermachen."

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Nachdem sie jahrelang ineffektive Prozesse verwendet hatten, waren die Manager es leid, mit zahlreichen Tools gleichzeitig zu arbeiten. Leider konnten diese Perspektiven nicht kombiniert werden, um ihnen ein Gesamtbild zu vermitteln. Folglich wühlten sich Führungskräfte und Manager ständig durch verschiedene Tools und verloren so ihre wertvolle Zeit.

"Alle Projektleiter sagten, dass sie die Art und Weise, wie wir arbeiteten, als umständlich empfanden. Wir sahen auch, dass viele Fehler gemacht wurden, die man nur finden konnte, wenn man sich unsere Arbeitsabläufe wirklich genau ansah."

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Außerdem stießen sie immer wieder auf zahlreiche Fehler, die durch die unterschiedlichen Ansichten , die ihnen andere Tools lieferten, verursacht wurden . Einige von ihnen konnten Christian nicht einmal auf Fehler hinweisen, die innerhalb eines Tools sichtbar waren. Infolgedessen entdeckte er die Probleme oft erst, als es zu spät war, sie zu lösen. 

Die Unterstützung durch verschiedene Tools machte diese Situation nicht besser. Der Kundendienst war sehr oft nicht ansprechbar. Es dauerte Monate, bis sie antworteten, und die von Christian gemeldeten Probleme blieben oft jahrelang ungelöst. Die Tools schienen einfach nicht mit Netget mitzuwachsen - und deshalb entschied sich das Unternehmen, woanders nach grüneren Weiden zu suchen. 

"Ich habe ein paar Dinge gefunden, die in den Tools verbessert werden mussten. Am Ende wurde über die Vorschläge [von vielen Unternehmen] abgestimmt. Einige gewannen - und etwa 7 Jahre später sind sie immer noch da. Tickets mit Tausenden von Stimmen!"

Chrisitan Paredes - Netgen Schweiz CEO

Das ist der Moment, in dem Primetric die Führung übernimmt!

Wie hilft Primetric Netgen? 

Blitzschnelle Implementierung und nahtlose Jira-Integration

Die Implementierung ist ein zentraler Bestandteil des Einsatzes von Primetric - im Falle von Netgen war sie jedoch auch einer der schnellsten Prozesse dieser Art, die wir bisher durchführen durften. 

Der gesamte Implementierungsprozess dauerte weniger als 3 Wochen und umfasste alle Anwendungsfälle. Christian wurde vom Primetric-Support unterstützt, er hat seine Prioritäten klar kommuniziert und seine Anfrage wurde sofort beantwortet. Das Primetric-Team wiederum hat sich sofort um alle Probleme gekümmert, die er gemeldet hat, und sie entsprechend angepasst.

Die Implementierung wurde auch durch schnelle und reibungslose Integrationen unterstützt. Im Fall von Netgen konzentrierte sich das Unternehmen auf die Integration mit JIRA. Glücklicherweise war eine solche Funktion nicht nur in Primetric verfügbar, sondern erforderte auch nur ein paar einfache Schritte. So konnte Netgen seine Daten in nur wenigen Minuten in Prietric durchsuchen. 

Darüber hinaus wurde Primetric auch von den Mitarbeitern von Netgen mit offenen Armen empfangen. Dank einer intuitiven Oberfläche konnten sie sich schnell mit dem Tool vertraut machen und es zu ihrem Vorteil nutzen. Diese Meinung wurde sowohl von den Führungskräften als auch von den Spezialisten geteilt. 

"Es dauert nur Minuten, das Projekt zu konfigurieren und die Daten zu sehen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Wie profitiert Netgen vom Einsatz von Primetric? 

"Ich habe 3 Jahre lang aktiv nach einer guten Lösung gesucht. [...] Nach einiger Zeit war es wirklich klar, dass Primetric nicht die Probleme hat, die andere haben."

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Benutzerdefinierte Filter und umfassende Berichte. Mit Primetric konnte Christian die Diagramme und Tabellen im Tool besser als je zuvor an seine Bedürfnisse anpassen. Er konnte die Daten so sortieren, wie er es brauchte, und individuelle Berichte erstellen, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten waren. 

Fortschrittliche und dennoch intuitive Integration mit Jira.

Primetric kann - und wurde - mit nur wenigen Klicks in JIRA integriert werden. Es kommuniziert ständig mit dem System, um den Managern Echtzeitinformationen über die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter zu liefern. Darüber hinaus stellt es den Benutzern JQL zur Verfügung, das den Import von Arbeitsprotokollen aus einem JIRA-Projekt in viele Projekte in Primetric ermöglicht, wodurch die Genauigkeit der Abrechnung in vielen Finanzmodellen gleichzeitig verbessert wird. 

Vollständige Flexibilität bei den Finanzen unter Berücksichtigung verschiedener Abrechnungsmodelle.

Primetric ist in der Lage, alle Geschäftsszenarien abzudecken, die Netgen typischerweise zur Erbringung seiner Dienstleistungen für seine Kunden verwendet. Unabhängig davon, ob es sich um ein Zeit- und Materialprojekt oder ein Festpreisprojekt handelt, kann die Lösung die jeweiligen Merkmale widerspiegeln, um ihre Berechnungen anzupassen und Christian mit genauen und aktuellen Finanzdaten zu versorgen. 

"Man hat alle Fälle, die möglich sind [im System]. Das hat uns die Augen geöffnet, und wir haben gesagt: "Dieses Tool ist wirklich gut!". Ich weiß noch, wie ich es meinen Freunden in Kroatien gezeigt habe. Sie sagten: "Wenn das so ist, brauchen wir es auch!". 

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Detaillierte Finanzinformationen. Im Gegensatz zu anderen Tools bot Primetric Christian einen detaillierten Ansatz für seine Finanzen. Die Finanzberechnung im Tool umfasste viele kleine, aber entscheidende Faktoren, wie Änderungswünsche, Wartung, Hosting usw. - und sie konnten jederzeit geändert werden. Dank dieser Funktion konnte Christian kein Komma und keine Zahl entgehen. 

Eine Vielzahl von Projekten - Zeit- und Materialbudgets, Festpreisbudgets, Caps und andere Arten von Budgets - sie alle sind für Netgen in Primetric verfügbar. So kann das Unternehmen seine Struktur in dem Tool abbilden und auf der Grundlage detaillierter und genauer Daten zu Ausgaben und Einnahmen effizient verwalten. 

"Um ehrlich zu sein, ist Primetric eine der wenigen Lösungen, die ein so breites Spektrum [von Szenarien] abdecken kann. Bei früheren Tools haben wir immer eine Art Marge oben drauf gelegt. Mit Primetric sehen Sie die Kalkulation, Sie sehen die Gewinne, Sie sehen die Marge, und das ist alles, was Sie brauchen."

Christian Paredes - Netgen Schweiz CEO

Die Möglichkeit, Budgets für beide Niederlassungen einzubeziehen. Mit den erweiterten Finanzoptionen konnte Netgen endlich alle Kosten in einem einzigen Tool sehen. In diesem Fall hat das Unternehmen beschlossen, dass die Finanzen der kroatischen Niederlassung in die Gemeinkosten einbezogen werden. Diese Änderung hat die Budgetierung im gesamten Unternehmen drastisch verbessert. 

Ergebnisse

1. Flexible Änderungen mit automatischen Aktualisierungen für alle Projekte. 
2. Keine falschen oder irreführenden Rechnungen im System. 
3. Umfassende finanzielle Übersicht über jedes Projekt und alle Projekte auf einmal. 
4. Geringerer Zeitaufwand für die Aktualisierung anderer Tools und mehr abrechenbare Zeit für wichtige Manager und Spezialisten. 
5. Detaillierte Informationen über alle Projekte, einschließlich kleiner, aber entscheidender Gemeinkosten, d. h. Hosting, Löhne, Gemeinkosten usw. 
6. Die Möglichkeit, Kosten aus beiden Geschäftsbereichen mit Gemeinkostenoptionen zu verfolgen. 
7. Flexible Abrechnungsmodelle, die die Merkmale der Netgen-Projekte widerspiegeln. 
8. Detaillierte Beschreibungen des Projektbudgets mit zusätzlichen Informationen über Gemeinkosten, Zusatzkosten usw. 

Die Zukunft sieht gut aus mit Primetric! 

Auch wenn die Implementierung von Primetric in Netgen für beide Seiten ein großer Erfolg war, ist unser gemeinsamer Weg damit noch nicht zu Ende. In den kommenden Monaten plant Christian die Ausweitung unseres Systems in seinem Unternehmen auf in

Verschiebung von Urlauben und Abwesenheiten zu Primetric. Bislang hat sich Netgen auf die finanzielle Seite von Primetric konzentriert. Schon bald wird das Unternehmen das System auch für die Überwachung von Urlaub, Abwesenheit und Ferien nutzen, um ein umfassenderes Bild der verfügbaren Mitarbeiter im Unternehmen zu erhalten. 

Schätzungen und Prognosen. Netgen wird demnächst eine neue Seite von Primetric ausprobieren - Prognosen und Schätzungen. Das Unternehmen hofft, seine gesamten Finanzoperationen auf das System umstellen zu können, und wird bald die Gelegenheit dazu haben. 

Die Möglichkeit, PDF-Berichte zu erstellen. Primetric wird eine benutzerdefinierte Funktion von PDF-Berichten nur für Netgen vorbereiten, um ihnen die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die das Unternehmen benötigt, um bessere Entscheidungen zu treffen. 

Kurzfristige Planung. Netgen bereitet sich derzeit darauf vor, kurzfristige, detaillierte Aufgabenpläne für zweiwöchige Sprints zu erstellen. Das Unternehmen hat in Primetric bereits ein Potenzial für solche Pläne entdeckt und wird es bald voll ausschöpfen.