5 Wege, wie Ihr IT-Unternehmen die Verschwendung von Zeit und Ressourcen stoppen kann 

Die Leitung eines IT-Dienstleistungsunternehmens ist schwierig, weil so viele Dinge gleichzeitig nach Ihrer Aufmerksamkeit schreien. Sie müssen sorgfältig auswählen, auf welche Sie sich konzentrieren wollen.

Deshalb muss Ihr Ansatz für das Zeitmanagement ganzheitlich sein und die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen Ihren Teams berücksichtigen. 

Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um zu erkennen, ob sich Ineffizienz und Zeitverschwendung in Ihren Teams einschleichen (und was Sie dagegen tun können).

Warum sollten Sie Ineffizienz um jeden Preis vermeiden?

Dieser Punkt mag offensichtlich erscheinen. Schließlich ist Effizienz unser heiliger Gral in praktisch allen Bereichen unserer Arbeit.

Aber was bedeutet Ineffizienz in diesem Zusammenhang überhaupt? 

Bevor man lernt, wie man Ineffizienz beseitigt, muss man wissen, wie man sie von den normalen Dingen, die im Unternehmen von Zeit zu Zeit passieren, unterscheiden kann.

Werfen wir also einen Blick auf die typischen Symptome der Ineffizienz in einem IT-Unternehmen wie dem Ihren:

• Ihre Projektleiter und Teams sind sich nicht zu 100 % sicher, wer wie lange an was arbeitet (und fragen Sie deshalb ständig danach),
• Your cost estimations aren’t accurate and you’re not getting the profit margins your business needs to grow,
• Problems like double booking, schedule conflicts or lack of resources (=overtime for team members) begin to appear more often,
• Ihre Personalabteilung kann nur erahnen, welche Anforderungen das künftige Projekt stellt - statt Neueinstellungen zu planen, versucht sie in letzter Minute, Mitarbeiter einzustellen,

Was sind die Folgen der Ineffizienzen? Die schlimmsten Albträume eines jeden PPMs wie:

• Verschwendetes Geld,
• Verpasste Fristen,
• Schlechte Qualität der Arbeit,
• Allgemeines Chaos,
• Zeitverschwendung (von häufigen Besprechungen bis hin zur Zuweisung von Aufgaben mit geringer Priorität an Ihre besten Entwickler).
  

Die oben genannten Ineffizienzen wirken sich direkt auf Sie und Ihre Arbeit aus. Sie sind derjenige, der die Manager über die Zuweisungen auf dem Laufenden halten oder sich mit Problemen wie Doppelbuchungen befassen muss.

Auch nur eine Sache auf dieser Liste ist sehr teuer, und wenn sie langfristig auf Ihrer Liste stehen, werden sie für das Geschäft gefährlich.

Aber sie wirken sich auch auf Ihre PMs aus, die keine zentrale Quelle für aktualisierte Zuweisungen haben und sich stattdessen mit Hilfe von Silo-Tabellen abmühen, die Dinge in Ordnung zu halten. Das bedeutet noch mehr Stress für einen ohnehin schon stressigen Job.

Schließlich wirken sich diese Probleme auch auf Ihre Entwickler aus. Wenn Sie mit Ihrer Schätzung daneben lagen und das Projekt mehr Arbeit erfordert, als Sie dachten, müssen Sie jemanden neu einstellen. Aber die Einstellung von Spezialisten kostet viel Zeit; das ist Ihnen wahrscheinlich klar. 

Bevor ein neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team stößt, müssen Sie die zusätzliche Arbeitslast mit Ihren vorhandenen Ressourcen bewältigen. Das bedeutet lange Arbeitszeiten und Überstunden. Kein Entwickler kann das länger als ein oder zwei Wochen durchhalten. 

Wie hängt Ineffizienz mit Zeitverschwendung zusammen?

Now that I covered inefficiency let’s move to a different but closely related issue: wasted time and employee bench.

Wie hängen die beiden zusammen? Das ist ziemlich einfach:

Ineffizienz führt zu Zeitverschwendung, und Zeitverschwendung führt zu Ineffizienz. Wenn Sie bereits mit dem einen Problem zu tun haben, werden Sie wahrscheinlich auch bald mit dem anderen konfrontiert werden.

Begrenzter Zugang zu Informationen über Ressourcen oder mangelnde Klarheit darüber, wer was tut, zwingt die PMs dazu, viel Zeit darauf zu verwenden, ihre Tabellen zu aktualisieren, sie mit anderen zu teilen, sich mit anderen zu treffen, um die Zuweisungen zu besprechen und dann Anpassungen vorzunehmen, je nachdem, was sie entdecken. Dann beginnt der Kreislauf von neuem, immer und immer wieder.

Dies ist der Punkt, an dem sich Ineffizienz in Ihr Unternehmen einschleicht.

Gibt es eine Möglichkeit, dagegen anzukämpfen? Beginnen Sie mit der Entwicklung eines Arbeitsablaufs für alle Ihre PMs und besorgen Sie sich eine Lösung, die für alle, von den Managern bis zu den Mitarbeitern, als einzige Quelle der Wahrheit dienen wird.

Doch bevor Sie sich dieser Lösung zuwenden, müssen Sie wissen, wo Ihre Probleme liegen. Ohne dieses Wissen besteht die Gefahr, dass Sie mit einem Tool enden, das nicht alle dringenden Probleme löst.

Wie lassen sich Ineffizienz und Zeitverschwendung erkennen und bekämpfen?

1. Beginnen Sie mit der Erfassung und Analyse der Arbeitszeit

Die beste Möglichkeit, Zeitverschwendung zu erkennen, besteht darin, die Zeit zu erfassen, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit aufwenden. Achten Sie darauf, dass Sie sowohl fakturierbare als auch nicht fakturierbare Aufgaben erfassen. Dazu gehören Projektbesprechungen und Kundentermine, aber auch kleinere Aufgaben, Mittagspausen, Telefonate, die Verwaltung des Posteingangs und anderes.

Start with the key employees and gradually introduce the culture of tracking time across your entire company. Eventually, logging tasks and working time in the system will become a standard procedure for everyone, and tracking employee performance will be a piece of cake.

Sie könnten z. B. feststellen, dass Ihre PMs viel zu viel Zeit in Besprechungen oder mit der Aktualisierung ihrer Kalkulationstabellen verbringen. Sie werden zwei Probleme erkennen, die mit einer einzigen Sache gelöst werden könnten: eine einzige Quelle der Wahrheit, die die meisten Besprechungen, die sich mit Zuweisungen befassen, überflüssig macht, und definitiv alle einzelnen Tabellenkalkulationen eliminiert, die Ihnen den Blick auf das große Ganze versperren.

Bei Primetric haben wir die Zeiterfassung mit der Ressourcenzuweisung und Finanzinformationen kombiniert, um einen umfassenden Überblick über die Projekte zu erhalten:

2. Planen und schätzen Sie Ihr Projekt

Sie können viele potenzielle Zeitfresser bereits in der Planungsphase des Projekts eliminieren.

First, you need to create a realistic project budget. Break down your project into tasks and milestones - and then estimate each item on your list, identifying all the labor and materials you’ll need to realize it. 

Wenn Sie Ihre Ausgaben kennen, können Sie den richtigen Preis für Ihre Kunden festlegen und sicherstellen, dass Ihr Projekt rentabel ist. Achten Sie darauf, die Gemeinkosten in den Preis einzubeziehen, den Sie für die abrechenbaren Stunden festlegen.

Erfahren Sie hier mehr über die Kunst der Budgetierung: Wie Sie als IT-Dienstleistungsunternehmen Ihr Projektbudget effektiv verwalten

3. Vorläufige Projekte planen

PMs nehmen die Ressourcenplanung für künftige Projekte oft in letzter Minute vor. Es lohnt sich jedoch, bereits vor der Vertragsunterzeichnung mit der Planung und Zuweisung von Mitarbeitern zu beginnen. 

Warum? Weil Sie dann einen Vorsprung bei der Planung Ihres Projekts haben und viel Zeit zurückgewinnen, um den Ressourcenbedarf des Projekts zu decken. Sie müssen nicht befürchten, dass Einstellungen in letzter Minute die Qualität des Projektergebnisses gefährden.

In unserem Leitfaden zur Ressourcenplanung im Projektmanagement wird dies näher erläutert.

So sieht die Planung vorläufiger Projekte in Primetric aus:

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4. Ressourcen wie ein Profi zuteilen

Vergewissern Sie sich, dass Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Ressourcen haben, bevor Sie eine Zuweisung vornehmen. 

Andernfalls könnte es passieren, dass Sie Ihre wertvollen Talente an Projekte mit geringerer Gewinnspanne verschwenden. Oder noch schlimmer: Sie stellen Ihre teuersten Mitarbeiter für ein Projekt ein, für das ihr Fachwissen nicht erforderlich ist, oder der Kunde hat ein sehr knappes Budget.

Profi-Tipp: Wenn Sie eine Preiserhöhung in Erwägung ziehen oder wissen, dass Sie in ein paar Monaten mehr qualifizierte Mitarbeiter benötigen, sollten Sie ein Mitarbeiterentwicklungsprogramm in Erwägung ziehen, um einen kostspieligen Einstellungsprozess zu vermeiden.

Berücksichtigen Sie die Fähigkeiten, Kompetenzen und geplanten oder vorläufigen Reservierungen der Mitarbeiter, bevor Sie sie zuweisen. Wenn Sie über ein System verfügen, das alles auf einen Blick anzeigt, ist die Erledigung eine Sache von Minuten und nicht von Stunden.

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5. Verfolgen und überwachen Sie Ihre Ressourcen

Beginnen Sie gleich nach Projektbeginn mit der Verfolgung Ihrer Ressourcenauslastung. So können Sie sehen, wie Ihre Schätzungen in der Praxis funktionieren, eventuelle Unstimmigkeiten sofort erkennen und Maßnahmen ergreifen.

So kann es sein, dass Sie die Anzahl der für eine Projektphase benötigten Stunden unterschätzt haben, oder dass jemand vergessen hat, die Zeit zu erfassen (glauben Sie mir, das kommt vor!).

Wie Projektmanagement-Software hilft, Zeit zu sparen und Ineffizienzen zu vermeiden

• Es ist eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Beteiligten - keine nutzlosen Sitzungen mehr, in denen nur besprochen wird, wer was, wann und wie lange macht. All diese Informationen sind jetzt in einem System gespeichert, auf das alle PMs zugreifen können. Und das Tüpfelchen auf dem i? Alle Daten werden in Echtzeit aktualisiert. 
• Keine sich wiederholenden Arbeiten mehr - Ihre PMs verschwenden keine Zeit mehr mit dem Ausfüllen von manuellen Stundenzetteln oder dem Erstellen von Berichten darüber, was an diesem Tag erledigt wurde. Und Sie müssen nicht mehr Ihre Zeit damit verschwenden, alle Daten zusammenzustellen, um einen Überblick über die tatsächlichen Vorgänge in den Projekten zu erhalten.
• Automatisierter, moderner Prozess - die Planung und Verfolgung von Projekten in Tabellenkalkulationen ist einfach ineffizient. Es ist außerdem zeitaufwändig, teuer und führt aufgrund menschlicher Fehler eher zu Problemen. Entfernen Sie Tabellenkalkulationen aus der Gleichung und setzen Sie auf Projektmanagement-Software, um Ihren Prozess zu modernisieren und narrensicher zu machen.  
• Bessere Entscheidungsfindung: Wenn Manager nicht auf die richtigen Daten zugreifen können, treffen sie oft schlechte Entscheidungen oder brauchen zu lange, um sie zu treffen. Eine Projektmanagementlösung ermöglicht es ihnen, auf der Grundlage von datengestützten Erkenntnissen Maßnahmen zu ergreifen. 
  

Und es funktioniert wirklich. Nehmen Sie das australische IT-Unternehmen HSD als Beispiel. Durch die Implementierung von Primetric konnten die Manager die Zeit für die Zuweisung von Mitarbeitern zu Projekten und die Generierung von Daten aus Tabellenkalkulationen von 15 Stunden pro Woche auf 30 Sekunden reduzieren, was zu einer Steigerung der Einsparungen und Erträge um 200.000 US-Dollar pro Jahr führte. 

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