What Is Resource Allocation in Project Management (and How to Ace It)

Viele COOs und Ressourcenplanungsmanager nutzen heute die Ressourcenzuweisung zu ihrem Vorteil. Es gibt keinen Grund, warum Sie sich merken sollten, welcher Mitarbeiter welchem Projekt zugewiesen ist (und hoffen, dass alles klappt). Ganz gleich, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist.

Dieser Artikel befasst sich mit allen wesentlichen Aspekten der Ressourcenzuweisung, damit Sie verstehen, worum es dabei geht und wie sie anderen dabei hilft, supereffiziente Softwareunternehmen zu führen.

Was bedeutet die Zuweisung von Ressourcen?

Ressourcenzuteilung bedeutet, die besten Ressourcen für die Aufgabe auszuwählen, sie einem Projekt zuzuweisen und ihre Arbeit während der gesamten Dauer des Projekts zu überwachen. 

Mit den besten Ressourcen meine ich die Personen, die die richtige Kombination von Fähigkeiten und Dienstalter haben. Und - natürlich - die für die Stelle verfügbar sind. 

Klingt knifflig, oder? Aber all diese Dinge sind wirklich leicht zu finden, wenn Sie das richtige Tool für die Ressourcenzuweisung zur Verfügung haben.

Was sind die Ziele der Mittelzuweisung?

Die Hauptidee hinter der Ressourcenzuteilung ist es, die effektive Nutzung der in Ihrem Unternehmen verfügbaren Ressourcen zu erhöhen, um ihre Auslastung zu maximieren.

Unterschiedliche Ansätze für die Ressourcenzuweisung können wichtige Unternehmenskennzahlen wie die Projektrentabilität beeinflussen. Das liegt daran, dass sich der Erfolg bei der Ressourcenzuweisung direkt auf Kennzahlen wie Mitarbeiterauslastung und Kapazität auswirkt. 

Nehmen Sie Future Mind als Beispiel. Durch die Implementierung von Primetric konnte das Softwareunternehmen dank intelligenter Filter Teammitglieder leichter zuweisen. Die Suche nach einem Senior Python-Entwickler mit ausgezeichneten Englisch- und Analysekenntnissen war eine Sache von wenigen Klicks. Auf diese Weise konnte Future Mind die Benchmark-Zeit um 3.500 abrechenbare Stunden pro Jahr reduzieren (das entspricht 200.000 Dollar pro Jahr)!

Was sind die Arten von Ressourcen im Projektmanagement?

• Arbeit / Menschen - das ist Ihre wichtigste und teuerste Ressource: die Teammitglieder, die mit ihren unterschiedlichen Fähigkeiten zum Projekt beitragen.
• Ausrüstung und Hilfsmittel - das kann alles sein, von Software bis hin zu einem Stehpult.
• Einrichtungen - diese Ressource bezieht sich auf die Umgebung, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich ist (meistens handelt es sich um ein Büro oder einen Besprechungsraum).
• Materialien - alle Verbrauchsmaterialien, die Ihre Teams benötigen, um Ergebnisse zu erzielen, von Haftnotizen bis hin zu Kraftstoff, den sie für die Fahrt zum Kunden benötigen.  
• Budget - das tatsächliche Geld, das Sie benötigen, um alle oben aufgeführten Ressourcen zu kaufen.

Welches sind die wichtigsten Messgrößen für die Ressourcenzuweisung?

• Geplante Auslastung - der geplante Auslastungsgrad der Mitarbeiter, der während des Projekts im Verhältnis zu ihrer Gesamtkapazität realisiert werden soll.
• Verfolgte Nutzung - der tatsächliche Nutzungsgrad auf der Grundlage der von den Mitarbeitern erfassten Arbeitsstunden.
• Kapazität - Die Gesamtkapazität eines Mitarbeiters entspricht der Gesamtzahl der verfügbaren Arbeitsstunden eines Mitarbeiters, von der Sie die Feiertage und die Urlaubs- oder Krankheitszeiten des Mitarbeiters abziehen.
• Verfügbarkeit - die Gesamtzeit, in der ein Mitarbeiter für die Arbeit zur Verfügung steht.
• Mitarbeiter FTE - die Anzahl der Stunden, die ein Vollzeitbeschäftigter für Ihr Unternehmen arbeitet.
• Billable / non-billable hours (scheduled & tracked)

Wie schlechte Zuweisung Ihrem Softwareunternehmen schaden kann

Softwareunternehmen, die ihre wertvollen Ressourcen nicht effektiv nutzen, werden zwangsläufig mit verschiedenen Problemen konfrontiert, die sich negativ auf den täglichen Betrieb, die Finanzen und sogar auf langfristige Entwicklungsstrategien auswirken.

Eine schlecht organisierte Ressourcenverwaltung birgt Risiken wie: 

• Poor team performance caused by schedule conflicts
• Geringere Moral des Teams
• Verschwendung von Potenzial und Fähigkeiten
• Instabiles und ineffizientes Arbeitsumfeld 
• Unrealistische Projektschätzungen und -planungen (die sich in einer geringen Projektrentabilität niederschlagen können)

Vorteile einer intelligenten Ressourcenzuweisung

1. Transparenz der Daten

Die Daten über die Ressourcenzuweisung sind für die Vertriebsabteilung, die PM-/Lieferabteilung, die Finanzabteilung oder die Führungskräfte sichtbar. Sie sind alle auf derselben Seite - jeder weiß, was los ist, wer bald verfügbar ist, wer beschäftigt ist, wer oft Überstunden hat und welche Stellen benötigt werden.

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2. Senkung der Projektkosten

Resource allocation means finding the best-fit resource instead of a resource you just stumble upon randomly or see first. You get to pick a resource that matches the expected financial performance of the project, keeping its profit margin at the desired level. For software development companies, this is usually 30%. Resource planning in project management can bring you closer to that goal! 

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3. Maximierung der Ressourcennutzung

Die willkürliche Zuweisung aller verfügbaren Ressourcen gewährleistet keine Rentabilität. Ihre besten Ressourcen könnten für nicht abrechenbare oder langweilige betriebliche Aufgaben eingesetzt werden. Die Ressourcenzuweisung hilft Ihnen, die besten Möglichkeiten zu erkennen und gleichzeitig eine Unter- oder Überbelegung im Voraus zu vermeiden. IT-Unternehmen streben in der Regel eine Auslastung von 70-80 % an.

4. Die richtigen Leute für die Aufgabe finden

Mit einem Ressourcenzuweisungstool wie Primetric können Sie alle ressourcenbezogenen Informationen in Echtzeit erfassen und diese Erkenntnisse in einem zentralen Panel konsolidieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Mitarbeiter auf der Grundlage von Fähigkeiten und Erfahrung, aber auch von Kosten (gemessen in Stundensätzen) und anderen Auswahlkriterien Projekten zuweisen. Dank der Aktualisierungen in Echtzeit vermeiden Sie Diskrepanzen, die zu einer Doppelbuchung von Ressourcen führen könnten.

5. Projekte innerhalb des Budgets und des Zeitplans abwickeln

Während unterqualifizierte Ressourcen zu Verzögerungen führen können, führen überqualifizierte Teammitglieder zwangsläufig zu höheren Kosten und stellen ein Risiko für die Rentabilität eines Projekts dar. Die Ressourcenzuweisung im Projektmanagement trägt dazu bei, die Zuweisung unter- oder überqualifizierter Ressourcen an Projekte zu vermeiden.

6. Verbesserung des Engagements der Mitarbeiter

By assigning resources to projects based on their skills and interests, you build a productive environment that serves self-development and skill-building - not to mention keeping up with the latest technology trends. Give your talents the right opportunities, allow them for employee development and you'll see them flourish (and delight your clients with their work).

7. Vorhersage offener Stellen

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, im Voraus zu bestimmen, wen Sie einstellen müssen. Dies ist besonders wertvoll für IT-Unternehmen, die mit dem Mangel an Fachkräften auf dem Markt zu kämpfen haben.

Häufige Herausforderungen bei der Ressourcenzuweisung in Softwareunternehmen

Änderungen beim Kunden 

In Agile development projects, the team needs to be prepared to face constant changes clients might demand due to the evolution of the target market or customers. It's important to have a strategy for allocating over long-term and transforming these allocations into specific sprints to support agile projects.

Unfähigkeit, die Verfügbarkeit von Ressourcen vorherzusagen 

Dieses Problem ist darauf zurückzuführen, dass es an geeigneten Instrumenten für die Ressourcenzuweisung mangelt. Heutzutage reicht es nicht mehr aus, Excel-Tabellen zu verwenden - selbst wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Um das Beste aus Ihren Ressourcen herauszuholen und ihre Nutzung zu kontrollieren, brauchen Sie einen Überblick.

Wenn Sie Daten in Tabellenkalkulationen und unorganisiert aufbewahren, wird Ihr Unternehmen eher früher als später Schaden nehmen. Software für die Ressourcenplanung ist die richtige Lösung für diesen Mangel an Transparenz, denn sie berücksichtigt die dynamische Natur von Softwareentwicklungsprojekten.

Begrenzte Ressourcen in einem Umfeld mit mehreren Projekten 

Die Ressourcenzuweisung kann Ihnen zeigen, dass Sie nur begrenzte Ressourcen für die anstehenden Projekte haben. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass Ihre Personalverantwortlichen oder die Personalabteilung Zugang zu diesen Informationen haben. Wie sollen sie sonst planen, wie sie die freien Stellen besetzen? 

Projekt-Abhängigkeiten 

Diese Herausforderung tritt bei einem Wasserfallprojekt mit festem Umfang auf, bei dem die Durchführung der nächsten Projektphase vom Abschluss der vorherigen abhängt. Dies wirkt sich direkt auf die Zuweisungsmethode aus - zum Beispiel, indem Ressourcen aus einem Projekt gestrichen und einem Projekt, das mehr Aufmerksamkeit benötigt, neu zugewiesen werden müssen.

Projektunsicherheiten 

Nur weil Sie sich über etwas nicht sicher sind, heißt das nicht, dass Sie es nicht planen können. Primetric ermöglicht die Planung von Ressourcen in Form von Reservierungen für vorläufige Projekte. Sie können auch einen Auftragsentwurf erstellen. Dies hilft Ihnen auch bei der Vorhersage Ihres Ressourcenbedarfs und der Kontrolle der Projektrentabilität.

Prioritäten im gesamten Unternehmen 

Wenn ein wichtiger Kunde oder eine wichtige Aufgabe auftaucht, neigen wir alle dazu, alles stehen und liegen zu lassen, um uns um die Aufgabe zu kümmern. Wenn Sie also einen Spezialisten für zwei Projekte gleichzeitig brauchen, müssen Sie wissen, wo sein Einsatz am sinnvollsten ist - sowohl im Hinblick auf Ihre Prioritäten als auch auf die Rentabilität des Projekts.

Verwendung von nicht skalierbaren Lösungen (Tabellenkalkulationen) 

Tabellenkalkulationen erfordern manuelle Arbeit. Und wir alle wissen, dass dies gewisse Risiken birgt - ganz zu schweigen von der mangelnden Skalierbarkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst. 

Alexandra Ardelean, Spezialistin für Ressourcenplanung bei Monterail, erzählte uns von ihren Erfahrungen mit Tabellenkalkulationen, bevor sie zu Primetric wechselte:

"Als ich bei Monterail anfing, musste ich, um die Planungsübersicht zu verstehen, Daten aus einigen Excel-Tabellen zusammenstellen, was zwangsläufig dazu führte, dass ich mich oft fragte, ob ich nichts vergessen hatte. Letzten Endes bedeutete dies, dass ich ohnehin alle wichtigen Informationen im Kopf hatte und mich darauf verließ, dass ich mich an verschiedene nicht standardisierte Situationen erinnerte, die einfach nicht formal in einer der Dateien dokumentiert waren. 

Alexandra Ardelean - Spezialist für Ressourcenplanung bei Monterail

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ressourcenzuweisung im Projektmanagement

1. Erstellung erster Projektschätzungen

Erstellen Sie einen groben Kostenvoranschlag für das Projekt - wie viele Stunden werden für das gesamte Projekt oder eine bestimmte Phase des Projekts, z. B. die Erkundungsphase, benötigt?

Definieren Sie die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Kompetenzen.

In diesem Stadium können Sie auch die Stunden-/Tages-/Gesamtkosten berücksichtigen, die Sie nicht überschreiten wollen, sowie die geschätzten Einnahmen.

2. Ermittlung des Ressourcenbedarfs für das Projekt 

Der erste Schritt zu einer effektiven Ressourcenzuweisung besteht darin, herauszufinden, welche spezifischen Fähigkeiten und Erfahrungen das Projekt erfordert. Sie können nicht drei Junior-Python-Entwickler anstelle eines Senior-Entwicklers einsetzen und hoffen, dass alle ihre Fähigkeiten zusammenpassen.

Berücksichtigen Sie nicht nur die Hard- und Soft-Skills, sondern auch die Dienstaltersstufe und andere relevante Anforderungen (z. B. geografischer Standort und Zeitzone, wenn Sie verteilte Teams führen).

3. Verfügbare Ressourcen mit passenden Fähigkeiten finden

Sobald Sie wissen, wie viel Zeit mindestens für das Projekt benötigt wird, können Sie Ihre Ressourcenzuweisung nutzen, um ein Gantt-Diagramm zu erstellen. Jetzt sind Sie bereit, die richtigen Mitarbeiter für die Aufgabe zu finden.

Zu diesem Zeitpunkt kennen Sie die Fähigkeiten, das Dienstalter und die Verfügbarkeit, nach denen Sie suchen. Sie können aus Ihrem Pool passender Qualifikations- und Erfahrungskombinationen wählen, um die richtigen Kandidaten zu finden, oder freie Stellen melden, wenn keine Ressourcen verfügbar sind.

Nehmen wir an, Sie haben zwei Junior-JavaScript-Entwickler gefunden, die über die gleichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Der eine ist jedoch ein Angestellter mit einem Stundensatz von 45 $, während der andere ein Auftragnehmer ist, der 55 $ pro Stunde berechnet.  

Es ist an der Zeit, einen Blick auf die Finanzen des Projekts zu werfen. Welche Person passt besser zu Ihren finanziellen Einschätzungen? Indem Sie den ersten Kandidaten mit dem Projekt beauftragen, erhöhen Sie dessen Gewinnspanne.

In diesem Stadium können Sie sehen, dass diese Person zunächst zu Ihnen beiden passt, weil sie das Recht dazu hat:

1. Fähigkeiten und Erfahrungen
2. Verfügbarkeit
3. den Kostensatz (Stundensatz)
   

Ich empfehle nun, eine so genannte "weiche Zuweisung" zu erstellen - d. h. eine Reservierung eines Mitarbeiters. Damit können Sie ihn zunächst dem Projekt zuweisen, wissen aber, dass die Buchung noch nicht 100%ig sicher ist. Viele unserer Kunden legen auch so genannte vorläufige Zuweisungen für unsichere Projekte an.

Auf diese Weise können Sie später je nach den Variablen unterschiedliche Prognosen erstellen. So können Sie beispielsweise die Verfügbarkeit von Mitarbeitern ohne vorläufige Projekte oder weiche Zuweisungen prüfen.

P.S. In Primetric können Sie all das problemlos tun.

4. Vergleichen Sie Ihre ursprünglichen Projektschätzungen mit den tatsächlichen Zuweisungen

Nachdem Sie Ihre anfänglichen/weichen Zuweisungen erstellt haben, können Sie sie mit Ihren anfänglichen Schätzungen vergleichen und sie optimieren, um die Daten genau zu machen. Wenn Sie sich über diese Zuweisungen sicher sind, können Sie sie in "aktiv" ändern (die sogenannte harte Buchung - 100% bestätigt)

P.S. Manchmal müssen Sie Personen nur einen bestimmten Prozentsatz ihrer Kapazität oder bestimmte Tage für eine bestimmte Anzahl von Stunden (oder eine Gesamtzahl von Stunden) zuweisen. Das Tool, das Sie verwenden, sollte diese Anwendungsfälle problemlos bewältigen können

5. Zuteilung von Ressourcen je nach Bedarf

Sobald Sie Ihre Ressourcen bestimmt haben, ist es an der Zeit, sie bestimmten Projektaufgaben zuzuweisen. Denken Sie daran, immer einen Ersatzplan zu haben, falls eine Ressource plötzlich ausfällt (z. B. wegen Krankheit) oder ein neuer Mitarbeiter in letzter Minute ein besseres Angebot erhält.

Bei kritischen Positionen sollten Sie dafür sorgen, dass ein neuer Mitarbeiter etwas früher eingestellt wird, um sicherzustellen, dass er bei Projektbeginn verfügbar ist. Und wenn Sie einen Mitarbeiter eingestellt haben, sollten Sie eine Ersatzkraft bereithalten, die die Aufgabe ein oder zwei Wochen lang übernehmen kann, wenn das Projekt anläuft.

Nach der Ermittlung der richtigen Ressourcen ist es eine gute Idee, diese grob langfristig zuzuweisen (gilt nicht für kurze Projekte). Man teilt die Leute nicht pro Aufgabe zu, sondern nach dem Engagement für das Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Beispielszenario:

Entwickler A hat in einem Monat Aufgabe A, Aufgabe B, Steuer C, Aufgabe D und Aufgabe E zu erledigen. Aus Sicht der Personalzuweisung ist das nicht so wichtig. Wichtig ist jedoch, dass für die Umsetzung der oben genannten Aufgaben 50 Stunden benötigt werden - also weisen wir diesem Projekt einen Entwickler für 50 Stunden zu.

Das macht den Prozess schneller und einfacher und verschafft Ihnen mehr Klarheit. So können Sie sich nicht auf bestimmte Aufgaben konzentrieren, sondern auf die Verfügbarkeit des Mitarbeiters.

6. Verfolgung und Überwachung der Ressourcennutzung 

Sobald das Projekt beginnt, können Sie die tatsächliche Auslastung der Ressourcen überwachen. Sie können sehen, wie Ihre Pläne umgesetzt werden, und eventuelle Unstimmigkeiten sofort erkennen. Vielleicht haben Sie zum Beispiel die Anzahl der für die Fertigstellung einer Projektphase benötigten Stunden überschätzt, oder jemand hat vergessen, die Zeit zu erfassen (glauben Sie mir, das kommt vor - und eine gute Formel für den Nutzungsgrad hilft dabei sehr!)

7. Passen Sie Ihre Pläne den Anforderungen an

In den meisten Fällen sind die Projekte dynamisch und ändern sich häufig. Nachdem Sie also eine langfristige Aufteilung erstellt haben, sollten Sie diese an die Erwartungen des Teams und des Kunden anpassen. Das können Sie bei wöchentlichen/monatlichen Besprechungen tun.

In diesem Fall "schneiden" wir die Zuteilung für eine bestimmte Woche/Monat aus der langfristigen Zuteilung ab und passen sie an den Bedarf an.

Dadurch erhalten wir eine größere Datengenauigkeit.

Es handelt sich also um einen kontinuierlichen Prozess, der am besten funktioniert:

1. für wöchentliche Treffen,
2. am Anfang/Ende des Monats, wenn der Kunde eine weitere Bestellung aufgibt.
   

Bewährte Verfahren für die Ressourcenzuweisung in Softwareunternehmen

Berufliche Entwicklung in Betracht ziehen 

Achten Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter, wenn Sie ihnen Projekte zuweisen. Es ist gut, ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, das es ermöglicht, Informationen über die Technologien zu speichern, die ein Entwickler beherrschen möchte. Das ist etwas, das Sie nicht in Ihre Tabellenkalkulation einfügen können.

Organisatorische Angelegenheiten 

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Mitarbeiter den Projekten zuordnen, kann sich je nach Ihrer Spezialisierung ändern. 

Einige Unternehmen bilden feste Teams, die einem Projekt zugeordnet sind - zum Beispiel ein Flutter-Entwicklungsteam für mobile Geräte oder ein Blockchain-Entwicklungsteam. Die Zuweisung dieser Ressourcen zu Projekten ist viel einfacher. Das Gleiche gilt für Body-Leasing-Unternehmen. 

Wenn Sie jedoch Teams haben, die dynamisch auf der Grundlage der Projektanforderungen gebildet werden, ist ein Tool zur Ressourcenzuweisung ein Muss (obwohl es natürlich in allen Fällen sehr hilfreich ist).

Kundentarife und Mitarbeitertarife 

Berücksichtigen Sie bei Ihren Projektkalkulationen stets diese beiden finanziellen Aspekte. Vergleichen Sie die Stundensätze Ihrer Kunden mit den Stundensätzen Ihrer Mitarbeiter, um die beste Übereinstimmung zu finden, die die gewünschte Gewinnspanne bringt.

Art der Beschäftigung 

Achten Sie bei der Zuweisung von Ressourcen auf den Beschäftigungsstatus. Handelt es sich um einen Auftragnehmer oder um einen festen Mitarbeiter, der schon seit Jahren zu Ihrem Team gehört? Wählen Sie für wichtigere Projekte eher Mitarbeiter als Auftragnehmer.

Messung von Auslastung und Kapazität

Vergessen Sie nicht, Ihre Auslastung und Kapazitätsrate zu überwachen. Dies hilft Ihnen, die Genauigkeit Ihrer Schätzungen zu verstehen, die Pläne mit der Realität zu vergleichen und die Prognosen zu verbessern.

Was sind die wichtigsten Merkmale einer Software für die Ressourcenverteilung?

Heute können Sie die Ressourcenzuweisung mit Hilfe von Tools, die eine Reihe hilfreicher Funktionen wie Zeiterfassung, Kalender und benutzerdefinierte Berichte enthalten, reibungslos und einfach gestalten.

Woran erkennt man, dass die Software, die Sie ins Auge fassen, alles hat, was ein IT-Unternehmen braucht? Hier sind die wichtigsten Merkmale einer Lösung für die Ressourcenzuweisung:

• Gantt-ähnliche Ansichten und Verfügbarkeits-Heatmaps - dies hilft, Teammitglieder zu identifizieren, die nichts zu tun haben und solche, die mit Arbeit überlastet sind.
• Drag & Drop Scheduler - verwenden Sie ihn, um Änderungen an den Zeitplänen der Mitarbeiter vorzunehmen.
• Kalenderansicht - idealerweise sollte der Kalender an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden können, z. B. durch die Änderung der Perspektive zwischen Personen und Projekten.
• Verschiedene Arten von Buchungen - vorläufige Projekte, Entwürfe oder Reservierungen - helfen dabei, Simulationen durchzuführen und die Nachfrage vorherzusagen. 
• Zentrale Kompetenzdatenbank - so finden Sie die am besten geeigneten Mitarbeiter für Projekte auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit, ihrer Kompetenzen und ihres Stundensatzes.
• Berichte - Berichte, die die Auslastung pro Mitarbeiter zeigen, helfen dabei, Pläne mit der Realität zu vergleichen und schnell Maßnahmen zu ergreifen.
• Feiertage und Freizeitmanagement - die von Ihnen gewählte Lösung sollte Sie bei der Verwaltung von Urlaub und Daten über Feiertage unterstützen.
  

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