Wie Primetric Future Mind half, die Zeit am Prüfstand um 3.500 Stunden zu reduzieren

Einführung

Future Mind ist ein Softwareentwicklungsunternehmen, das sich auf mobile Entwicklung, Webentwicklung, IoT und IT-Beratung spezialisiert hat. Future Mind ist seit 2008 tätig und hat über 150 mobile Apps entwickelt, darunter preisgekrönte Anwendungen wie Frappka und Żappka (Hauptpreis und 1. Platz in der Kategorie Commerce/M-Commerce, Mobile Trends Awards 2019). 

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Das Unternehmen wurde in die Forbes Diamonds 2020-Liste der am schnellsten expandierenden Unternehmen in Polen und in die jährliche Financial Times 1000-Liste der am schnellsten wachsenden Unternehmen in Europa aufgenommen.

Future Mind nutzte Harvest Forecast für die Planung und Zuweisung von Spezialisten zu Projekten. Die Lösung war jedoch zu einfach und es fehlten wichtige Funktionen wie Finanzprognosen, Überprüfung der Prognosen mit den tatsächlichen Ergebnissen und erweiterte Berechtigungseinstellungen. 

Nach der Umstellung auf Primetric kann Future Mind nun Spezialisten für Projekte zuweisen, Prognosen erstellen und anschließend überprüfen, wie diese mit der Realität übereinstimmen. Alle Daten werden an einem Ort aufbewahrt und stehen den Teammitgliedern mit unterschiedlichen Berechtigungen zur Verfügung. Darüber hinaus bietet es den Führungskräften des Unternehmens Controlling-Tools.

"Im Vergleich zu anderen Tools ermöglicht uns Primetric, bei allen Aktivitäten der Personalzuweisung, Planung und Prognose proaktiv zu sein."

Paul Josiek - Betriebsleiter bei Future Mind

Die Struktur von Future Mind in Kurzform

Future Mind zählt rund siebzig Spezialisten, die sowohl auf geschäftliche als auch auf technische Bereiche spezialisiert sind. Als Softwareentwicklungsunternehmen zeichnet sich Future Mind durch die Betonung des Prozesses der Produktentwicklung aus, die durch die technische Expertise des Teams ergänzt wird. 

Um die Zuweisung von Mitarbeitern zu verwalten, hat Future Mind drei Zuweisungstypen eingeführt:

• Entwurfszuweisungen - Entwürfe sind Projekte, die vom Vertriebsteam erstellt werden und wie erste Platzhalter funktionieren. 
• Reservierungen - diese Kategorie ist für laufende Projekte gedacht. Es gibt zwar keine formelle Bestätigung für den Einsatz zukünftiger Mitarbeiter, aber es ist wahrscheinlich, dass bestimmte Spezialisten für einen längeren Zeitraum benötigt werden.
• Aktive Zuweisungen - Buchungen, die offiziell bestätigt wurden.

Planungsprozess

Wenn das Vertriebsteam eine erste Einigung über ein Projekt und seinen Zeitplan erzielt hat, fügt der leitende Berater die Projektphasen in die Projektakte ein und teilt dieses Wissen während der wöchentlichen Planungsbesprechung mit. Dieser frühe Entwurf enthält das Preismodell, den Tarif und die Fristen des potenziellen Projekts.

Während der Planungssitzung besprechen das Vertriebsteam, das PMO und die Leiter der Mobil- und Web-Entwicklungsteams die anstehenden Gelegenheiten, gehen die Liste der laufenden Projekte durch und klären alle auftretenden Konflikte.

Problem: Es fehlte eine Lösung, die wichtige Aspekte der Prozesse von Future Mind abdecken und umfassende Berichte für die Abteilungen liefern konnte.

Für die Planung und Zuweisung von Fachkräften nutzte Future Mind eine Kombination aus:

• Jira,
• Zusammenfluss,
• und Erntevorhersage.

Der Buchungsprozess für die Teams fand in der letztgenannten Lösung statt. Sie half, Überbuchungen zu vermeiden, Konflikte zu bewältigen und die Wartezeit zu minimieren.

Der zuvor verwendeten Software fehlten jedoch mehrere Funktionen, die das Unternehmen für eine effiziente Personalzuweisung benötigte. Zunächst einmal enthielt sie keine erweiterten Berechtigungseinstellungen, die eine bessere Kontrolle über den Umfang der für die verschiedenen Teammitglieder verfügbaren Informationen ermöglicht hätten.

Darüber hinaus war die Lösung in Bezug auf die Projektzuweisung problematisch - das Tool war einfach zu simpel und unterschied nicht zwischen verschiedenen Projekttypen wie Buchungsentwurf, Reservierung und aktive Buchung. Dieser Anwendungsfall ist typisch für Softwareentwicklungsunternehmen, während Future Mind eine generische Lösung für jede Art von Unternehmen verwendet.

Future Mind hatte auch keinen Zugang zu modernen Finanzprognosen und Berichten. Infolgedessen konnte das Team seine Prognosen nicht mit den tatsächlichen Ergebnissen seiner Projekte vergleichen. 

Der Mangel an geeigneten Funktionen war ein Problem, das sich durch das schnelle Wachstum des Unternehmens noch verschärfte. Future Mind vergrößerte sein Team jedes Jahr um mindestens ein Dutzend Vollzeitmitarbeiter, und es wurde immer schwieriger, sie genau den Projekten zuzuordnen.

Infolgedessen fehlte dem Unternehmen eine einzige Quelle der Wahrheit, die seine Prozesse unterstützen und verschiedenen Abteilungen den Zugang zu wichtigen Daten ermöglichen würde. Die Kommunikation und der Wissensaustausch wurden immer schwieriger. Und die Manager konnten die Auswirkungen ihrer Vereinbarungen nicht sehen, Prognosen nicht nutzen und sie nicht mit den Ergebnissen vergleichen.

Lösung: Implementierung von Primetric

Auf der Suche nach der richtigen Kombination von Funktionalitäten wandte sich Future Mind an uns. 

Hier sind die Merkmale, die Primetric zur ersten Wahl für das Unternehmen gemacht haben:

• Bessere Budgetierung Forecast enthält keine Budgetierungsfunktionen, die auf die spezifischen Anforderungen von IT-Projekten zugeschnitten sind. Primetric ermöglicht es dem Unternehmen, Projekte endlich nach den Praktiken der Branche zu budgetieren.
• Finanzielle Prognosen - das Team kann sofort die Stundensätze der Spezialisten einsehen und die Gewinnspanne pro Projekt oder Phase analysieren. Dies hilft dabei, die richtigen Mitarbeiter den richtigen Projekten zuzuweisen.
• Einfachere Teamzuweisung - dank intelligenter Filter hat dies in einem größeren Team einen Unterschied gemacht. Zum Beispiel ist es einfach, einen Senior Python-Entwickler mit guten Englischkenntnissen und analytischen Fähigkeiten zu finden. 
• Sinnvolle Berechtigungen - der Zugriff auf die Daten erfolgt gemäß dem Berechtigungssystem, das den tatsächlichen Rollen im Unternehmen (HR, Vertrieb, PM) entspricht.
• Erweiterte Berichte - mit diesen Berichten kann das Vertriebsteam prüfen, ob es freie Mitarbeiter gibt. Projektmanager können sie nutzen, um die Ressourcennutzung zu optimieren und Spezialisten in verschiedene Bereiche zu versetzen, um ihnen zu helfen, neue Fähigkeiten zu erlernen und ihre berufliche Entwicklung zu gewährleisten.
  

Future Mind beschloss, Primetric zu testen, weil es:

• Liefert klare und verständliche Daten über die Nutzung durch die Menschen,
• Ermöglicht die Planung von Projekten und die Buchung von Teams für diese an einem Ort,
• Bietet ausführliche Finanzprognosen,
• ist nahtlos in Harvest integriert.
  

Der Wechsel von Harvest Forecast zu Primetric war unkompliziert und dauerte nur einen Tag.

Alle Projektmanager fügten ihre Projekte während eines einzigen Treffens in die neue Lösung ein. Anschließend schulte der Product Champion das Team anhand der Primetric-Wissensdatenbank. In Kombination mit unserer laufenden Unterstützung erreichte Future Mind eine vollständige Implementierung innerhalb eines Monats.

"Im Vergleich zu Jira war die Implementierung von Primetric ein Kinderspiel. Das Team hinter Primetric war sehr proaktiv und hat uns während des Onboarding-Prozesses sehr geholfen. Ihr hervorragender Support half uns, alle Probleme schnell zu lösen. Wir hatten auch einen offenen Kommunikationskanal mit Zbyszek, dem Mitbegründer von Primetric. Er hat zu jeder Tageszeit auf meine Nachrichten geantwortet - das war wirklich beeindruckend!"

Paul Josiek - Geschäftsführender Direktor bei Future Mind

Wie Future Mind Primetric nutzt

Heute nutzen 16 Mitarbeiter von Future Mind Primetric, um Spezialisten für Projekte zuzuweisen, Prognosen zu erstellen und dann zu überprüfen, wie diese mit den tatsächlichen Ergebnissen übereinstimmen. 

Die gesamte Planung kann nun von unten nach oben erfolgen. Die Teams können dank des Berechtigungssystems Prognosen mit den wichtigsten Daten erstellen. Und die Geschäfts- und Produktionsteams sind endlich auf derselben Seite.

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Verglichen mit dem Jahr vor der Einführung von Primetric konnte Future Mind seine Arbeitszeit um 4 % reduzieren, was 3.500 abrechenbaren Stunden entspricht.

Dieser Wandel resultierte aus einer Reihe von Verbesserungen in den Produktions- und Vertriebsprozessen sowie der vorteilhaften Gestaltung von Langzeitprojekten. Primetric wurde zu einer wichtigen Wissensquelle zu diesem Thema und lieferte einen Vorwand für die Einführung dieser Veränderungen. Es erleichterte einen proaktiven Ansatz zur Umsetzung von Veränderungen in diesem Bereich der Unternehmenstätigkeit.

"Primetric ist eine Lösung, die auf die speziellen Probleme von IT-Unternehmen und Software-Entwicklungsfirmen wie uns eingeht. Wir haben sie so konfiguriert, dass sie perfekt zu unseren Prozessen passt und viele zusätzliche Funktionen implementiert. Das Primetric-Team stand uns in jeder Phase der Implementierung zur Seite."

Paul Josiek - Geschäftsführender Direktor bei Future Mind

Hier sehen Sie, wie der aktuelle Prozess bei Future Mind mit Hilfe von Primetric aussieht:

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1. Das Vertriebsteam fügt Primetric einen Kunden und sein vorläufiges Projekt hinzu, zusammen mit den Projektphasen und Schätzungen (zeitlich und finanziell).

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2. Während der wöchentlichen Planungssitzung tauscht das Team Informationen über dieses potenzielle Projekt mit der Produktionsabteilung aus. 

3. Sie gehen die Liste der aktiven Projekte und Buchungen durch, um die Zuweisungen von Entwicklern zu bestätigen und möglicherweise Personen zwischen Projekten zu verschieben. Besonders nützlich sind hier Berichte über Verfügbarkeit und Auslastung sowie ein Kalender, der es ermöglicht, die am besten erreichbaren Personen aus der Vogelperspektive zu ermitteln, basierend auf Fähigkeiten, Position und Datum.

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4. Dann geht das Team bestimmte Personen durch, wenn sie im Moment keinem Projekt zugewiesen sind. Sie werden nicht abgerechneten Projekten zugewiesen, den so genannten Side Quests. Dies ist auch ein Zeichen für das Vertriebsteam, seine Aktivitäten in Bezug auf dieses bestimmte Team zu intensivieren oder eine Upselling-Möglichkeit zu finden.

5. Dank des Verfügbarkeitsberichts kann das Vertriebsteam mit der Suche nach Fachkräften beginnen und die Aufgabe leicht mit den Abteilungsleitern abstimmen.

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6. Mithilfe der Funktion Projektfinanzen erstellt das Unternehmen eine Prognose für das nächste Quartal, um den generierten Umsatz zu verstehen, der in aktive/geplante Buchungen und Reservierungen unterteilt ist. Primetric zeigt die Prognose im Vergleich zu den Ergebnissen an und zeigt so das tatsächliche Engagement im Vergleich zur Planung. 

7. Dank der Informationen über die Kosten bestimmter Personen kann Future Mind die Gewinnspanne leicht analysieren und optimieren.

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Ergebnisse

• Optimierung der Prüfzeit (Reduzierung um 4%)
• Verbesserte Budgetierung 
• Verfügbarkeit von Finanzprognosen bereits in einem frühen Stadium der Planung
• Unkompliziertere Teamzuweisung in größeren Teams 
• Fortgeschrittenes Berechtigungssystem, das den tatsächlichen Rollen im Unternehmen entspricht (HR, Vertrieb, PM).
• Erweiterte Berichterstattung

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