.JPG)
Was sind Meilensteine im Projektmanagement?
Ein Meilenstein im Projektmanagement ist ein klar definierter Punkt in der Laufzeit eines Projekts, an dem der Fortschritt gemessen und mit dem Endziel verglichen wird.
Im Allgemeinen wird ein Projektmeilenstein gewählt, um eine wichtige Errungenschaft im Projektplan oder den Abschluss eines wichtigen Teils des Projekts hervorzuheben. Außerdem sind sie ein guter Zeitpunkt für die Überwachung der Projektstatistiken und die Lösung von Problemen, die in den Prozessen auftreten können. Sie können auch als wertvolle Informationen für Teammitglieder dienen, die die Projektphasen besser planen wollen.
Was ist der Unterschied zwischen Meilensteinen und...
Ziele?
Das Projektziel ist der allgemeinste der Begriffe, die wir in diesem Abschnitt beschreiben werden. Das liegt daran, dass sie das Endziel des Projekts definieren, während sich die Meilensteine auf die aufeinander folgenden Schritte konzentrieren.
Ein ultimatives Ziel für das IT-Unternehmen wäre zum Beispiel die Erstellung einer funktionalen App. In diesem Fall würden die Meilensteine die Erstellung verschiedener Funktionen oder anderer wichtiger Teile der Software markieren, die im Projektplan enthalten sind.
Ergebnisse?
Deliverables sind stärker mit den Meilensteinen des Projektmanagements verbunden als andere Begriffe, die wir in diesem Abschnitt definiert haben. Das liegt daran, dass Deliverables das eigentliche Ergebnis der Fertigstellung eines Meilensteins sind.
Wenn Sie zum Beispiel ein IT-Unternehmen leiten, kann ein Meilenstein die Entwicklung einer bestimmten Funktion für eine App sein. Deliverables hingegen umfassen alle Einzelteile, die in die Entwicklung dieser Funktion eingeflossen sind - zum Beispiel Frontend, Backend oder Design.
Aufgabe?
In der Meilensteinplanung ist eine Aufgabe die kleinste Einheit aller Begriffe, die mit Projektmeilensteinen verbunden sind. Das liegt daran, dass Meilensteine eigentlich in Aufgaben unterteilt sind, die einfach aufeinanderfolgende Schritte sind, die zum Abschluss eines Meilensteins als Ganzes führen. Mit anderen Worten, eine Aufgabe ist im Allgemeinen eine kleine Aktion oder eine Reihe von Aktionen, die von zugewiesenen Teammitgliedern oder dem Projektteam abgeschlossen werden.
Wenn zum Beispiel ein Projektmeilenstein die Entwicklung einer bestimmten Funktion ist und die Ergebnisse dieser Funktion ein Frontend beinhalten, kann eine Aufgabe die Erstellung einer bestimmten Schaltfläche sein.
Projektmeilensteine - Beispiele
Die Meilensteine eines Projekts stellen in der Regel kritische Errungenschaften des Projektmanagements dar, wie z. B.:
- Start- oder Endtermine für die verschiedenen Phasen des Projekts,
- ein Merkmal oder ein Teil eines Projekts, das vom Kunden genehmigt wurde,
- Entwicklung von Schlüsselfunktionen für das Projekt,
- Treffen der Interessengruppen,
- größere Lieferungen oder Freigaben.
Die endgültigen Elemente der Meilensteinplanung können sich jedoch stark von den in dieser Liste aufgeführten Beispielen unterscheiden - letztlich hängt alles von der Art des Projekts, seinem Lebenszyklus und seinen Hauptzielen ab.
Erstellung von Projektmeilensteinen - häufige Fehler
Im besten Fall passieren Ihnen keine Pannen im Projektmanagement und Ihr Projektplan enthält keine Fehler und keinen einzigen falschen Projektmeilenstein. Dennoch ist es gut zu wissen, wie sie aussehen, wenn solche Pannen in Ihrem Projekt auftreten.
Zu den häufigsten Fehlern bei der Erstellung eines Projektplans mit seinen Meilensteinen gehören:
- Verwechslung von Zielen, Ergebnissen oder Aufgaben mit Projektmeilensteinen. Die Erstellung einer Schaltfläche für eine App ist kein Meilenstein, und der Abschluss des Projekts ist es auch nicht! Vermeiden Sie es, solche Eckpunkte in den Projektzeitplan aufzunehmen - sie können irreführend sein.
- falsche Abhängigkeiten von Aufgaben. Unabhängig davon, ob Sie nach dem agilen oder dem Wasserfallmodell arbeiten, sind alle wichtigen Ergebnisse und Aufgaben irgendwie miteinander verbunden. Wenn Sie diese Verbindungen nicht erkennen, können die Projektmeilensteine unmöglich erreicht werden.
- nicht verwenden Projektplanungswerkzeuge. Sie sind in der Lage, Rohdaten in viel verständlichere Gantt-Diagramme und Tabellen umzuwandeln, und sie sind die beste Wahl zur Verbesserung des Informationsflusses im Unternehmen.
- Erstellung von zu wenigen oder zu vielen Meilensteinen. Dies führt dazu, dass entweder zu allgemeine oder zu detaillierte Projektzeitpläne erstellt werden, die (in beiden Fällen) schwer zu verstehen und in Aufgaben und Leistungen aufzuschlüsseln sind. Infolgedessen können Sie einige wichtige Meilensteine übersehen und nicht in den Projektplan aufnehmen!
- fehlende Überwachung. Wie jeder Projektleiter weiß, gibt es keine Projekte, die ohne Änderungen am ursprünglichen Plan abgeschlossen werden. Die Überwachung des gesamten Projekts sowie der einzelnen Projektphasen mit einem Management-Tool ermöglicht es den Führungskräften, den Fortschritt zu überprüfen und auf etwaige Hindernisse zu reagieren.
Wie definiert man Projektmeilensteine für Ihr Projekt? 5 Fragen, die Sie stellen sollten
Gut, per Definition klingt das alles recht eindeutig - aber was ist, wenn ein Projektleiter nicht sicher ist, ob seine Projektmeilensteine korrekt sind?
In diesem Fall sollten sie sich diese 5 Fragen stellen:
- Bietet der Projektmeilenstein dem Kunden umfassende Informationen über den Aufwand des Anbieters?
- Gibt der Meilenstein an, welche Aufgaben und Leistungen erfüllt werden müssen, damit der Meilenstein korrekt ausgeführt werden kann?
- Kann der Meilenstein als wichtiger Marker für den Zeitplan oder die Projektphasen dienen?
- Kann der Meilenstein zur Bewertung der Projektleistung herangezogen werden?
- Umfasst der Meilenstein eine Risikoanalyse?
Wenn Sie alle diese Fragen mit Ja beantwortet haben, ist Ihr Meilenstein wahrscheinlich richtig. Herzlichen Glückwunsch!
Warum sind Meilensteine im Projektmanagement wichtig?
Projektmeilensteine werden manchmal von denjenigen vernachlässigt, die bereits mit Zielen, Zeitplänen und anderen Vorgaben überfordert sind. Dabei bieten Meilensteine im Projektmanagement den Fachleuten und ihren Führungskräften ganz andere Werte, von denen sie profitieren können.
Vorteile für C-Level-Führungskräfte
Projektmeilensteine mögen zwar als eine Idee erscheinen, die nur für Projektmanager interessant ist, sie können aber auch für PMOs, COOs oder sogar CFOs sehr nützlich sein. Mit solchen Kontrollpunkten können sie:
- ihre Schätzungen auf der Grundlage der Projektplanung zu verbessern,
- den Projektfortschritt zu überwachen, ohne sich mit den Details zu befassen,
- Projekte zu finden, bei denen das Risiko von Verzögerungen besteht, und auf diese Informationen zu reagieren,
- das Projektbudget während des Projekts zu überprüfen, nicht nur am Ende,
- die leistungsstärksten und die leistungsschwächsten Projekte zu ermitteln,
- Schwachstellen im Projekt zu entdecken und sie in Zukunft zu verbessern.
Vorteile für Projektmanager
Projektmanager sind diejenigen, die täglich mit Projektmeilensteinen arbeiten. Dank ihnen können diese Spezialisten:
- Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie das gesamte Projekt beeinträchtigen,
- mehrere Projekte ohne Mikromanagement verwalten,
- den Zeitplan und den Fortschritt der Projekte zu kontrollieren,
- die Projekte erforderlichenfalls zu unterstützen,
- die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und ihnen zu helfen, den Zeitplan des Projekts zu überwachen.
Vorteile für Arbeitnehmer
Für viele Mitarbeiter können Projektmeilensteine wie eine drohende Erinnerung an all die Aufgaben erscheinen, die auf sie warten. Wenn sie jedoch richtig verwaltet werden, können Meilensteine im Projekt dem Projektteam helfen:
- ihre Arbeit mit Hilfe von Gantt-Diagrammen für die Projektverwaltung überwachen,
- ihre Arbeit effizient zu planen und auf ein bestimmtes Ziel hinzuarbeiten,
- etwaige Hindernisse im Arbeitsablauf vorhersehen und sie mit den Führungskräften besprechen,
- durch ihre Arbeit Erfolgserlebnisse zu haben und die Arbeitsmoral zu verbessern,
- während des gesamten Projekts, das ansonsten recht eintönig sein könnte, motiviert zu bleiben.
Vorteile für Ihre Kunden
Natürlich kann der richtige Projektmeilenstein auch zahlreiche Vorteile für Ihre Kunden mit sich bringen - insbesondere für diejenigen, die einen perfekten Projektplan erwarten. Zum Beispiel für sie:
- ihnen helfen, die Entwicklung ihrer Projekte zu überwachen,
- die Zeitpunkte markieren, zu denen sie die nachfolgenden Teile bewerten müssen,
- eine bessere Verwaltung des Budgets ermöglichen, da Projektmeilensteine oft mit Abrechnungen verbunden sind.
Wie lassen sich Meilensteine in einem Projekt ermitteln?
Wenn Sie diesen Artikel aufmerksam gelesen haben, wissen Sie bereits, was Meilensteine sind. Aber woran erkennen Sie, was sie für Ihr spezielles Projekt sind?
1. Vorbereiten eines Projektumfangs
Nahezu jeder Projektmanagementprozess beinhaltet die Festlegung des Projektumfangs - und der Prozess zur Festlegung von Meilensteinen bildet hier keine Ausnahme.
In diesem Fall ist es wichtig, dass Sie mehr als nur einen allgemeinen Überblick über alle Aktivitäten haben. An diesem Punkt sollten Sie auch definieren:
- eine Liste spezifischer Ziele und Leistungen für das gesamte Projekt und seine nachfolgenden Phasen,
- einen Überblick über die Aufgaben und die zu ihrer Erfüllung erforderlichen Fähigkeiten,
- geschätzte Kosten für jede einzelne Maßnahme, die in dem Projekt enthalten ist,
- bevorzugte Fristen für das gesamte Projekt und seine Phasen,
- Akzeptanzkriterien,
- Projektbeschränkungen.
Mit diesen Details wird eine umfassende Work Breakdown Structure erstellt, die als Grundlage für die Projektmeilensteine dient.
2. Wählen Sie die wichtigsten Kontrollpunkte aus
Nachdem Sie die für den Abschluss jeder Projektphase erforderlichen Leistungen geschätzt haben, können Sie klar erkennen, wann einige Aufgaben abgeschlossen sind und andere beginnen. Allerdings sind nicht alle davon für Sie relevant - einige sind für den Projekterfolg wichtiger als andere.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie keine Aufgaben in Betracht ziehen:
- keinen Einfluss auf die Benutzerfreundlichkeit des Endprodukts haben,
- nicht zu einer Verzögerung der aufeinanderfolgenden Projektphasen führen wird,
- sind in keiner Weise kritisch für das Projekt,
- zeigen nicht, wie viel Arbeit in den Abschluss der Prozessphase investiert wurde.
Weisen Sie dann den Vorgängen, die noch auf Ihrer Liste stehen, Start- und Endtermine zu.
Danach können Sie sich unsere Beispiele für Meilensteine ansehen und sie den Aktionen und Phasen auf der Zeitachse zuordnen. Fügen Sie ruhig weitere Vorschläge hinzu, wenn Sie das Gefühl haben, dass sich Ihr Projekt auf etwas anderes konzentrieren sollte.
3. Visualisierung und Kommunikation von Projektmeilensteinen
Es reicht nicht aus, die Meilensteine auszuwählen, man muss auch dafür sorgen, dass jeder Projektleiter und jeder Fachmann über ihre Existenz Bescheid weiß.
Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten Zugang zu den Projektmeilensteinen haben, empfehlen wir die Verwendung von Projektportfoliomanagement-Tools, die ihre Visualisierung auf Gantt-Diagrammen und Kalendern aufbauen. Sie ermöglichen es den Projektmanagern, die Projektdauer mit all ihren Details im Kalender anzuzeigen - so wie es in Primetric auf dem Screenshot unten zu sehen ist.
In Primetric können Sie auch die Sichtbarkeit bestimmter Projektdetails einschränken, um sicherzustellen, dass bestimmte Daten nur für die Manager sichtbar sind.
Darüber hinaus dienen Visualisierungen einigen ebenso wichtigen Zwecken. Wenn sie vorhanden sind, können Sie:
- die von den Fachkräften erfasste Arbeitszeit überwachen,
- die Stadien sehen, denen die Personen zugeordnet sind,
- Durchsuchen Sie die geplanten, tatsächlichen und im Entwurf vorliegenden Mittelzuweisungen sowie die Projekte,
- überprüfen Sie die Feiertage in den kommenden Wochen.
Der Einsatz spezialisierter Tools für das Management von Projektmeilensteinen verschafft Ihnen daher einen umfassenden Überblick über Ihre Maßnahmen und verbessert Ihre Erfolgschancen.
Management von Projektmeilensteinen: Hauptziele
Es reicht nicht aus, die richtigen Meilensteine für das Projekt auszuwählen - man muss auch wissen, wie man sie verbessern und verwalten kann, wenn sie einmal eingerichtet sind.
Wir empfehlen allen Projektleitern, dies zu tun:
- Minimieren Sie das Risiko. Gehen Sie bei der Erstellung eines Projektplans nicht davon aus, dass alles wie geplant abläuft; lassen Sie einen gewissen Spielraum für Fehler. Stellen Sie sich auf Dinge ein, die schief gehen können, vermeiden Sie Hindernisse und planen Sie zusätzliche Zeit für das Unerwartete ein. Im schlimmsten Fall werden Sie das Projekt früher abschließen!
- Verwalten Sie Ihr Projektportfolio als Ganzes. Sofern Ihr Unternehmen nicht sehr klein ist, haben Sie wahrscheinlich mehr als nur ein Projekt zu bearbeiten. Nutzen Sie die Informationen aus allen Projekten, um einen Plan zu erstellen, der mit all Ihren Aktivitäten kompatibel ist.
- Rechnen Sie die Arbeit in Paketen ab. Stellen Sie Ihren Kunden nicht jedes Mal eine Rechnung, wenn Sie eine Änderung am System vornehmen! Planen Sie stattdessen die Arbeit in Paketen und stellen Sie Ihrem Kunden einen größeren Teil der Arbeit in Rechnung.
- Überwachen Sie die Fortschritte bei allen Projekten. Es reicht oft nicht aus, nur ein Projekt zu überwachen, da sich Probleme in einem Bereich auf andere Vorhaben auswirken können. Ein Überblick über alle Projekte kann Ihnen dabei helfen, Probleme zu entdecken und Lösungen zu finden, bevor sie zu einem Problem werden.
Meilensteine vs. Cashflow: Wie wirken sie sich auf die Budgetierung aus?
Kein Projekt ohne Budget - und das gilt auch für die Projektmeilensteine.
Bei Meilensteinen denkt man oft, dass es nur um Arbeitsabläufe geht. Der Arbeitsablauf ist jedoch von Natur aus mit den Kosten und dem Gewinn verbunden, die er erzeugt. Jede Phase hat ihre Kosten, Raten und schließlich Einnahmen - so wie es in einer Schätzung von Primetric unten dargestellt ist.
In vielen Fällen sind die Meilensteine sogar an bestimmte Bedingungen geknüpft:
- Abrechnungsarten und -termine (die Zahlung erfolgt erst nach Abschluss eines Meilensteins),
- Zahlung für jede Phase (ein einzelner Meilenstein oder eine Reihe von Meilensteinen),
- ggf. Zahlung für jede Rate.
Folglich können - und sollten - Projektmeilensteine auch finanzielle Anforderungen wie erwartete Ausgaben, Einnahmen und Gemeinkosten enthalten. Dank einer solchen Lösung können sie nicht nur als Grundlage für Projektzeitpläne, sondern auch als Zahlungsplan für die Buchhaltung dienen.
Möchten Sie in Ihrer Organisation Projektmeilensteine einführen?
Kein Problem - das ist im Handumdrehen erledigt!
Stöbern Sie zunächst in unseren anderen Artikeln über Projektmanagement und erfahren Sie mehr darüber:
und dann einfach in die Praxis eintauchen und Primetric gleich testen!
